Certifiering enligt Bureau Veritas Guide för Certifieringskunder

Transkript

1 Certifiering enligt Bureau Veritas Guide för Certifieringskunder

2 Bureau Veritas En kort översikt Mer än 180 år av expertis inom kvalitet, hälsa och säkerhet, miljö och socialt ansvar Att söka sanningen och berätta den utan rädsla eller tjänst". 182 år efter bildandet av Bureau Veritas är uttalandet från vår grundare lika relevant som någonsin. Bureau Veritas har haft samma huvuduppgift sedan vi bildades. För att lyckas måste man vara i rörelse. Till nya platser, till nya marknader, till nya produkter och tjänster. Eller för att helt enkelt förbättra det man redan gör. Detta betyder även att man behöver ta risker. Bureau Veritas tjänster bidrar till att våra kunders utveckling och prestanda förbättras. Vi stödjer våra kunder i hela världen, med samma grad av tillförlitlighet. Bureau Veritas fokuserar på tre viktiga områden: Förbättring av prestanda Minimering av risker Marknadstillträde anställda 950 platser i 140 länder kunder 2,67 miljarder Euro omsättning 8 globala affärsområden Fördelen med en global organisation är att oavsett var du befinner dig, är vi din lokala kompetenta partner. Våra medarbetare känner till era behov och kan agera utifrån det. Vi gör det möjligt att ge optimal service och samtidigt hålla kostnaderna så låga som möjligt. Tack vare vår samlade kunskap och erfarenhet, är vi den ideala partnern när era mål skall tillfredsställas och uppfyllas. 2 Bureau Veritas Certification Tel: info@se.bureauveritas.com

3 Bureau Veritas Certification Världsledande Certifieringsorgan Bureau Veritas Certification: Bureau Veritas oberoende Certifieringsorgan Bureau Veritas Certification är det världsledande certifieringsorganet med ett stort utbud av anpassade certifieringstjänster inom Kvalitet, Arbetsmiljö, Miljö och Socialt Ansvarstagande. Genom dessa tjänster kan Bureau Veritas Certification ge er möjligheten att satsa på era värdeskapande processer mot att förbättra företagets resultat och visa deras värde samtidigt som de får konkurrensfördelar. "Att lägga er certifiering i händerna på en organisation som har levererat över certifikat över hela världen är ett stort steg mot framgång." certifierade företag i över 100 länder utfärdade certifikat högt kvalificerade revisorer Erkänt av fler än 40 ackrediteringsorgan Certifiering enligt Bureau Veritas 3

4 Certifiering enligt Bureau Veritas Guide för Certifieringskunder Innehåll 1. Inledning 2. Inför besöket 3. Under revisionen 4. Efter revisionen 5. Genomförande Uppföljning / Avslut 6. Regler kring suspendering, indragning 7. Förrevision 8. Extrabesök (särskilt kontrollbesök) 9. Multi-site 10. Ordlista 4 Bureau Veritas Certification Tel: info@se.bureauveritas.com

5 1. Inledning Att certifiera en verksamhet innebär att jämföra hur verksamheten bedrivs jämfört med något eller några revisionskriteria, till exempel standarder som ISO 9001 eller ISO För att en sådan utvärdering skall kunna göras måste företaget ha arbetat enligt sitt ledningssystem under så lång tid att alla väsentliga delar av systemet använts. De krav och rutiner som Bureau Veritas arbetar efter är baserade på krav i bl.a. ISO 17021, ISO samt riktlinjer från EA och IAF. Specifika krav kan förekomma för vissa typer av verksamheter, t.ex. BRC, ISO/TS 16949, m.fl. Fokus i denna skrift är de områden där vi av erfarenhet vet att frågor brukar uppkomma vid revision. Inledningsvis dock några korta punkter om de processteg/aktiviteter som kommer dessförinnan Bureau Veritas Certifications Försäljning Flera aktiviteter görs i denna process som har inverkan på revisionsresultatet, bl.a.: Insamling av kundinformation (verksamhet, anställda, platser, kontaktpersoner, m.m.) Preliminärt Scope, (verksamhetsområde), kodning (alla verksamhetsområden beskrivs med en s.k. EA-kod), beräkning av man-dagar, m.m Bureau Veritas Certifications Planering Efter att kontraktet är tecknat lämnas det till planeringsavdelningen. De flesta aktiviteter här har direkt inverkan på revisionen, bl.a.: Sammansättning av revisionsteam, rollfördelning vid flera kontrakt, m.m. 1. Hitta revisor kvalificerad för aktuell bransch (EA-kod) 2. Om flera möjligheter, välja revisor(er) med kort resväg 3. Preliminärt planera in detta i kalendern 1.3. Hur färdigt måste systemet vara? Innan revisionen bör ledningssystemet ha varit i drift i minst sex månader. Alla viktiga delar av systemet måste ha använts så att revisionen kan se att det fungerar. Exempel på viktiga delar är: Ledningens genomgång Mötesprotokoll skall finnas Certifiering enligt Bureau Veritas 5

6 Interna revisioner Revisionsplan skall finnas Alla processer skall vara reviderade Det måste finnas avvikelser som gått hela vägen d.v.s. är funna, åtgärdade och uppföljda. Utbildning Dokument från utbildning eller kvalificering Mål och mätningar Mål (kvalitetsmål, miljömål, etc.) måste vara definierade Det måste finns spår i protokoll eller dyligt av mätning och uppföljning Data från mätning/övervakning av processer skall finnas och vara använda 2.1. Boka revisionstillfället Planeringsavdelningen eller revisionsledaren kontaktar kund med förslag på datum. Företrädesvis via planerings och rapporteringsverktyget BVForum. Bekräftelse från er önskas senast 60 dagar före aktuellt datum Information om den verksamhet som skall certifieras För att revisionsteamet skall kunna förbereda revisionen behövs t.ex. Orienterande information om verksamheten, relevanta webbsidor, etc. Beskrivning av systemet och verksamhetens processer (gärna inloggning på intranät) Betydande aspekter eller risker (miljöutredning, riskbedömning,..) Miljörapport, Rapporter om Hållbarhet, Sustainability, Social Responsibility, eller liknande Program för besöket Utifrån kontraktets omfattning och det material revisionsledaren fått från företaget sätts ett program ihop. I detta beskrivs när ett visst område kommer att besökas och vilka revisorer som kommer. Programmet sänds till er kontaktperson i god tid före revisionen. Programmet beskriver vad revisionsledaren bedömt att han/hon måste granska för att revisionen skall uppfylla kraven. Det är därför viktigt att ni meddelar revisorn om det av någon anledning inte går att följa programmet. 6 Bureau Veritas Certification Tel: info@se.bureauveritas.com

7 3. Under revisionen 3.1. Öppningsmöte Den första punkten på revisionsprogrammet är öppningsmötet. Här presenterar revisionsledaren sig och sitt team. Omfattningen (Scopet) och standard bekräftas för att ha grundförutsättningarna klara. Om saker hänt som gör att programmet måste ändras (t.ex. sjukdomar) tas dessa om hand här. Revisionsledaren går även igenom grunderna i revisionen, intervjuer, avvikelser, villkor för certifiering, etc Granskning (intervju, observation, dokument) Revisionens syfte är att visa att företagets verksamhet bedrivs i enlighet med kraven i den standard som används. Detta görs genom att intervjua olika personer, läsa dokument, studera arbete som utförs, etc. Under revisionens gång kan det hända att teamet gör avvikelser från programmet p.g.a. information som kommer upp på plats Iakttagelser och resultat Revisionen avslutas med ett formellt avslutningsmöte men om revisionen pågår mer än en dag brukar revisionsledaren hålla summeringsmöten vid slutet av varje dag. Resultatet av en revision presenteras dels muntligen vid avslutningsmötet dels skriftligen i rapport och avvikelser. Revisionsrapportens innehåll Formalia som företagets namn, reviderad standard, revisionens omfattning m.m. Positiva iakttagelser Förbättringsområden d.v.s. sådant som inte bedöms effektivt eller som är en potentiell avvikelse Eventuella stora och mindre avvikelser Avvikelser är sådana punkter där verksamheten inte uppfyller den aktuella standardens krav Stora avvikelser är där en hel eller stora delar av en paragraf i standarden missats i verksamheten t.ex. ISO 9001, verksamheten har ingen rutin för interna revisioner. Det kan också vara flera mindre avvikelser inom samma område Mindre avvikelser är allt annat d.v.s. en del av en paragraf följs inte i verksamheten. Certifiering enligt Bureau Veritas 7

8 4. Efter revisionen - åtgärdande av avvikelser Rapporten läggs upp på en webbportal, BVForum, dit ni som kund får inloggningsuppgifter. Här kan man läsa rapporten, besvara avvikelser lägga in kommentarer till revisorn, etc. Här syns också de tider som bestämts för åtgärderna. Enligt Bureau Veritas regler gäller att en revision skall var färdigbehandlad inom 90 dagar. Av dessa 90 har vi avsatt 60 till er som kund att korrigera funna avvikelser. De resterande 30 dagarna används enligt följande: Revisorn skall granska Era svar och eventuellt begära kompletteringar. När revisorn är nöjd med svaren lämnas hela dokumentationen vidare till avdelningen för slutkontroll på Bureau Veritas. Här granskas inte bara Era svar utan också att revisorn hanterat revisionen enligt gällande regler Vad krävs för att en avvikelse skall anses åtgärdad? Orsaksanalys, korrigering och korrigerande åtgärder skall redovisas. För att kunna göra rätt åtgärd måste man förstå grundorsaken till avvikelsen. Därför godkänns inte hade glömt att.., eller Kalle kände inte till gällande rutin.. Att undersöka grundorsaken innebär t.ex. att förstå varför Kalle inte lärt sig rutinen, var läroboken otydlig, var lärlingsperioden för kort, läraren opedagogisk, etc. En orsaksanalys blir alltså oftast ett antal rader lång. Korrigering är den åtgärd man kan behöva göra för att rätta felet för stunden. Om t.ex. en stege gick sönder svetsar man ihop den så att arbetet kan fortsätta. Den korrigerande åtgärden är däremot något som görs för att långsiktigt förbättra. En korrigerande ätgärd skall förhindra upprepning av felet. I exemplet med stegen betyder det kanske att orsaksanalysen visar på olämpligt material i stegen som i sin tur beror på att inköparen av stegar kan för lite om olika materials hållfasthet. Därför blir den korrigerande åtgärden att skriva en check lista till inköparen som visar på vilka olika krav som en stege för olika applikationer skall uppfylla. Stora avvikelser skall alltid kompletteras med verifikat (om inte extra kontrollbesök skall göras). Mindre avvikelser skall biläggas med verifikat där det är relevant och Team Leadern bedömer det nödvändigt. Mindre avvikelser kan stängas mot konkreta handlingsplaner och verifieras på plats vid nästa besök 8 Bureau Veritas Certification Tel: info@se.bureauveritas.com

9 4.2. Om avvikelser inte åtgärdas i tid? Grunden för att inneha ett certifikat är att organisationen följer de kriterier som certifieringen stipulerar. Såväl kunder som kollegor i den bransch där man arbetar förväntar sig certifikatet representerar ett värde. Därför kan man inte ha ett certifikat om man inte uppfyller kraven. Efter Certifieringsrevision: Alla avvikelser måste vara färdigbehandlade inom 90 dagar. Färdigbehandlad kan i vissa fall för små avvikelser vara en plan för hur de skall korrigeras. I detta fall är det planen som revisorn skall godkänna. Kan avvikelserna inte stängas inom denna tid kan revisionsledaren inte rekommendera certifiering. Certifieringsprocessen avbryts och en diskussion om fortsättning tas med kund. Om företaget väljer att ej fortsätta med certifieringsprocessen, med en ny 2-stegs certifieringsrevision, sägs kontraktet upp. Nästa certifiering börjar från början och omfattar alltså både för och huvudrevision. Efter en PUB (Periodiskt Utvecklings Besök): Kunden har ett gällande certifikat och vid en PUB skrivs avvikelser. Om kunden inte anser att det är möjligt att åtgärda avvikelserna inom den avsatta tiden kan suspendering av certifikatet begäras. Detta innebär att man behåller certifikatet men det får under tiden för suspendering inte användas i marknadsföring. Om suspendering inte begärs skall revisionsledaren rekommendera att certifikatets giltighet upphör och meddela Bureau Veritas detta. Certifikatet kan då dras in, se regler nedan. Efter en Recertifiering: Avvikelser måste vara stängda senast dagen innan certifikatets giltighet går ut. I annat fall saknas giltigt certifikat och processen måste börja om från början som en ny certifiering. Bureau Veritas försöker att planera in Recertifieringar i god tid innan certifikatets utgång för att tidsnöd ej skall uppstå. Om ni vill flytta fram er recertifiering kontrollera då först certifikatets utgångsdatum Kan avvikelserna inte stängas i tid skall revisionsledaren rekommendera att certifikatets giltighet upphör och meddela Bureau Veritas detta. Certifieringsprocessen avbryts då och kontraktet sägs upp. OBS, vid recertifiering finns ej möjlighet till Suspendering. Certifiering enligt Bureau Veritas 9

10 5. Regler kring suspendering, indragning SUSPENDERING kan begäras av kund om inte avvikelser vid PUB ar kan stängas inom angiven tid (max 90 dagar). Detta innebär att man får max 3 månader ytterligare varefter ett extra uppföljningsbesök skall göras. Om detta besök visar att avvikelserna är stängda återupprättas certifikatet. Om besöket inte visar stängda avvikelser men ett startat arbete och planer som gör att revisorn kan tro på att ordningen återställs kan suspenderingen förlängas i max ytterligare 3 månader. Efter detta görs ett besök varvid avvikelserna om möjligt stängs och certifikatet återupprättas. Kan avvikelserna inte stängas skall revisionsledaren rekommendera att certifikatets giltighet upphör och meddela Bureau Veritas detta. Certifieringsprocessen avbryts då och kontraktet sägs upp. INDRAGNING: Följer normalt efter Suspendering då kunden inte genomfört tillräckliga åtgärder. Dessutom kan certifikatet dras om avvikelserna inte stängts och kunden inte begär suspendering. Suspendering innebär att certifikatet behålls men får inte användas, d.v.s. visas upp i marknadsföring, vid offerering, och dylikt. Se också Allmänna villkor, som ni fick tillsammans med kontraktet 6. Förrevision Gäller vid all certifiering av ledningssystem (enl. ISO 17021). Huvudsyftet är att avgöra om kunden är klar för certifieringsrevision Tid mellan Förrevision och Certifieringsrevision skall vara 3-6 månader. Ytterligare en Förrevision kan göras om utfallet visar att man inte rimligen kan klara en Certifieringsrevision utan allvarliga anmärkningar. Då flyttas Certifieringsrevisionen till senare tidpunkt. Detta bedömer revisionsledaren. Rapport skrivs men inga formella avvikelser. Kunddata skall bekräftas som t.ex. verksamhet, platser/anläggningar, anställda, scopetext, undantag, mm Förrevisionen skall visa om ledningssystemet i fråga fungerar tillräckligt bra för att det skall klara en certifiering. Revisorn tittar främst på att ramverket så som ledningens genomgång, interna revisioner, avvikelsehantering, etc. fungerar 10 Bureau Veritas Certification Tel: info@se.bureauveritas.com

11 7. Extrabesök ( särskilt kontrollbesök ) Särskilt kontrollbesök kan initieras av revisionsledaren vid alla steg i certifieringsperioden (certifiering, PUB, recertifiering), om resultatet av korrigerande åtgärder behöver verifieras på plats, t.ex. vid stor avvikelse eller många mindre. Normalt görs rapportering av extrabesök direkt i den föregående revisionsrapporten. Om extrabesöket inneburit en omfattande genomgång, kan separat rapportering göras Extrabesök kan också begäras av kund vid t.ex. utökning av certifikat, uppgradering, eller liknande. 8. Multi-site Vid s.k. Multi-site certifiering finns särskilda riktlinjer för mandagsberäkning, sampling eller urval av siter, etc. som behandlas initialt i försäljningsprocessen. Principen är att man kan utgå från att alla siter arbetar efter samma rutiner så att man därmed kan nöja sig med att granska ett urval. För revisionsledaren är det viktigt att en revisionsplan läggs upp för hela certifieringsperioden och att den hålls aktuell löpande. En preliminär plan bör tas upp vid förrevisionen. Vid utökning av fler siter, görs bedömning från fall till fall. Det är viktigt att organisationen kan visa att ledningssystemet är implementerat på alla siter och att de omfattas av övervakning, internrevision och ledningens genomgång. Certifiering enligt Bureau Veritas 11

12 9. Ordlista Avvikelse -Ett krav som inte uppfylls, t.ex. ett krav i en standard eller i företagets egen procedur BRC - British Retail Consortium. British Retail Consortium är en branschorganisation som representerar detaljhandeln, från de stora kedjorna och varuhus till oberoende butiker. Läs mer på EA - European co-operation for Accreditation. Ett gemensamt organ för ackrediteringsorgan där samarbete tas för likformighet och harmonisering av certifieringsorgan och andra ackrediterade organ. Läs mer på EA-kod - Kodningssystem för branschkoder. Liknande det svenska SNI (Svenskt Näringslivsindex), eller NACE (Nomenclature generale des Activites economiques dans les Communautes europeennes). Förbättringsområde - Ett problem, en process, eller aktivitet som inte är en avvikelse nu men riskerar att bli om den inte förbättras. Förrevision - Steg ett i certifieringsrevisionen, en utvärdering av om företaget är redo för certifiering Huvudrevision - Steg två i certifieringsrevisionen. Avgör om företaget uppfyller standarden. IAF - The International Accreditation Forum, Inc. Som EA, men på global nivå. Läs mer på IATF - International Automotive Task Force. IATF är en ad hoc-grupp för fordonstillverkare och deras branschorganisationer, som bildats för att tillhandahålla bättre kvalitet till kunder inom bilindustrin i hela världen. Läs mer på ISO - International Organization for Standardization (Internationella standardiseringsorganisationen), är ett internationellt standardiseringsorgan, representerat av nationella standardiseringsinstitutioner som arbetar med industriell och kommersiell standardisering. 12 Bureau Veritas Certification Tel: info@se.bureauveritas.com

13 ISO Krav på organ som reviderar och certifierar ledningssystem ISO Vägledning för revision av kvalitets- och/eller miljöledningssystem. ISO/TS Technical Specification är en internationell standard som syftar till utveckling av ett kvalitetssystem som ger ständig förbättring, betonar förebyggande och minskning av variation och spill i leveranskedjan. Korrigerande åtgärd - Den långsiktiga lösningen på ett problem som förhindrar att problemet återkommer Korrigering - Den omedelbara åtgärd man gör för att rätta till ett uppkommet problem och kunna arbeta vidare Multi-site - En organisation med flera kontor där de enskilda kontoren är lika uppbyggda och arbetar på samma sätt. Kontoren skall vara så lika att man kan granska några som stickprov i stället för att besöka alla. Multi-site certifiering kan även kallas paraplycertifiering eller Koncerncertifikat, där ett gemensamt certifikat ges för de anläggningar/platser som ingår i certifikatet. Möjlighet finns att även anläggningar/platser ges undercertifikat med referens till det gemensamma (moder) certifikatet. PUB (Periodiskt Utvecklings Besök) - Uppföljningsrevision, en kortare revision som görs med 6-12 månaders intervall under certifieringsperioden. ReCertifiering - Vart tredje år skall certifikatet förnyas. Detta sker efter en huvudrevision som normalt är ca 2/3 av certifieringsrevisionen Scope - En kort beskrivning av certifikatets omfattning. T.ex. Tillverkning av skottkärror Site - Anläggning eller plats som ingår i ledningssystemet och i certifieringen. Team Leader - Revisionsledare. Den revisor som är formellt kundansvarig för revisionens genomförande samt blir kontaktansvarig under certifikat- och kontraktsperioden. Uppföljning - Kontroll av resultatet av en åtgärd. Blev det som vi tänkt? Certifiering enligt Bureau Veritas 13

14 Bureau Veritas Certification Sverige AB Fabriksgatan 13 SE GÖTEBORG Tel: +46 (0) Fax: +46 (0) Credits : Digital Vision, shutterstock,