Intern revision av ledningssystem

Transkript

1 Intern revision av ledningssystem Intern revision av ledningssystem - en introduktion... en introduktion ISO 9000, ISO 14000, ISO 27000, OHSAS 18000

2 Behöver du en introduktion? Detta häfte är i första hand skrivet för dig som ska utbildas för att utföra interna revisioner av ledningssystem. Det lämpar sig också som en introduktion eller repetition för ledningspersoner eller dig som ska bli intervjuad i samband med en intern revision. Mycket av innehållet kan härledas till standarden ISO 19011: Vägledning för revision av kvalitets- och/eller miljöledningssystem. Om du vill ha ett eller flera exemplar av denna skrift i pappersformat kan du mot en administrativ avgift få det utskickat till dig. Du kan även hämta hem dokumentet från vår webbplats. Vill du veta mer om intern revision, ledningssystem, standarder eller har andra frågor med ankytning till området? Kontakta gärna SIS Forum så hjälper vi dig vidare: Tel: , Fax: e-post: forum@sis.se, Välkommen till SIS! Lennart Gidlöf Utbildningsledare, SIS Forum

3 Vad är ett ledningssystem - och vad är nyttan med intern revision? Varje organisation är unik och har sitt speciella sätt att fungera. Vanligtvis förändras, förtydligas och formaliseras arbetssätten i takt med att organisationen växer. Men då blir den ofta också svårare att leda och utveckla. En framgångsrik väg för ledning, styrning och utveckling är att kartlägga hur organisationen faktiskt fungerar och beskriva det. Sedan stämmer du och dina medarbetare av att beskrivningen är riktig. När ni kommit så långt kan man säga att de beskrivningar ni kommit fram till också fungerar som en sorts kontrakt mellan ledningen och medarbetarna. Beskrivningarna brukar ofta även kallas för instruktioner, rutinbeskrivningar, processbeskrivningar, SOP:ar eller något liknande. Om beskrivningarna arbetas fram på ett bra sätt är ofta effekten att organisationen börjar fungera bättre på en gång. Du och dina kollgor blir mer medvetna om vad som är viktigt i just ert arbete för resten av organisationen. Ofta upptäcker ni att det på sina håll finns oklarheter och mindre lämpliga arbetssätt. Nästa steg blir då att förtydliga och förbättra. Det förutsätter en fungerande systematik för arbetet med att utveckla organisationen. Det måste vara klart vem som gör vad i förbättringsarbetet och hur de olika delarna hänger samman. Det är just den systematiken som är organisationens ledningssystem. Alla medarbetare är alltså på ett eller annat sätt en del av ledningssystemet. Vill du förstå en organisations ledningssystem är det med andra ord organisationen och medarbetarna du bör fokusera på. Standardiserade modeller för Ledningssystem Det finns idag ganska många modeller för hur ledningssystem ska vara uppbyggda. Alla har det gemensamt att det ska finnas beskrivningar på hur viktiga arbetsuppgifter ska utföras och vem som är ansvarig. De kräver också att man hela tiden förbättrar organisationen och att det är ledningen som driver, styr och ansvarar för detta förbättringsarbete. Den mest spridda modellen är den som beskrivs i den internationella standarden ISO Den anger de krav en organisation bör uppfylla när: - den ska visa sin förmåga att kunna leverera varor och tjänster som uppfyller kund- och lagkrav - de ska göra sina kunder ännu mer nöjda. Den näst mest spridda modellen beskrivs i den internationella standarden ISO Den har fokus på organisationens miljöpåverkan. Det finns också standarder för ledningssystem för arbetsmiljö, informationssäkerhet, kompetensförsörjning med mera. Varför använder organisationer sig av ledningssystemsstandarder? Den vanligaste orsaken till att en organisation börjar arbeta enligt ISO 9001 eller ISO är att kunderna, ägarna eller någon annan viktig intressent kräver det. De egentliga skälen till att så många arbetar enligt en eller flera ledningssystemsstandarder är att: - modellerna är beprövat effektiva, - det finns många med kunskap och praktisk erfarenhet om hur du lämpligen bör arbeta med dem, - din organisation kan certifiera sig och därmed få ett kvitto på att ni uppfyller kraven, - ett certifikat på att organisationen uppfyller kraven i t.ex. ISO kan vara avgörande för om företaget ska få leverera till en kund eller inte. En vanlig missuppfattning är att organisationen måste certifieras för att det ska vara någon nytta med att arbeta efter t.ex. ISO Din organisation kan ha stor nytta av att arbeta efter ISO 9001 även om ni väljer att inte certifiera er. Ledningssystem är beprövade verktyg för ledning, styrning och utveckling av organisationer av olika slag

4 Vad innebär certifiering? Ett certifikat är ett sorts intyg. För att t.ex. få ett ISO certifikat krävs två saker: - för det första måste det sätt som du och dina kollegor arbetar på uppfylla kraven i standarden. - för det andra att organisationen har genomgått en certifieringsrevision. En sådan innebär att en oberoende granskningsorganisation kontrollerat att kraven i standarden faktiskt är uppfylla. Certifieringsrevision En certifieringsrevision går till så att revisorerna först läser igenom beskrivningarna av organisationens arbetssätt och kontrollerar att arbetssätten uppfyller kraven i de standarder revisionen gäller. Därefter besöker revisorerna organisationen och kontrollerar dels att du och dina kollegor arbetar på det sätt som ni beskrivit och dels att arbetssätten uppfyller kraven i standarderna. Kontrollen sker genom: - intervjuer med ledning och utvalda medarbetare, - observationer av som händer, samt - granskning av uppgifter i dokument och datorer. Om revisorn upptäcker att de faktiska arbetssätten avviker beskrivningarna eller att beskrivningarna inte uppfyller kraven i standarden skriver revisorerna en avvikelserapport. Intern revision Ett krav i alla ledningssystemsstandarder är att man även ska utföra interna revisioner. De som utför dessa interna revisioner är vanliga anställda som fått utbildning och träning. De som utför de interna revisionerna kallas för interna revisorer. Intern revision går till på ungefär samma sätt som en certifieringsrevision. Skillnader mellan certifieringsrevisioner och interna revisioner Certifikatet är ett bevis på att man uppfyller krav i en standard. Det innebär att certifieringsrevisioner i praktiken inriktar sig på att kontrollera att kraven uppfylls. De interna revisionerna kan man välja att inrikta mot andra saker. Givetvis kan man låta de interna revisionerna framförallt kontrollera att beskrivningar följs men man kan också inrikta sig på att hitta möjligheter till förbättringar. Den typen av intern revision är betydligt intressantare men också roligare för alla inblandade. Certifikatet är ett kvitto på att ni arbetar efter standardens krav Vilka är delaktiga i den interna revisionen? Något förenklat går det att påstå att det finns tre parter inblandade i den interna revisionen. Den första parten är ledningen. Det är de som beställer, dvs. bestämmer, att det ska utföras revisioner. När vi i Sverige talar om ledningen menar vi ofta personerns i ledningsgruppen. Rent formellt är det oftast bara en grupp som VD eller motsvarande sammankallar för att få eller sprida information och för att ha några att bolla idéer med. Det är alltså VD eller den högste chefen för den organisation eller del av organisationen som ledningssystemet gäller för som är ledningen. Den andra parten är den avdelning eller del av organisationen som den interna revisionen ska granska. Den tredje parten är revisorerna och det är alltså de som genomför revisionen. Revisorerna brukar arbeta i team om två eller fyra personer. Den revisor som leder revisionsteamet kallas för revisionsledare. Det vanligaste och det som vi också rekommenderar är att man arbetat i team om två personer. Idag arbetar många organisationer processinriktat. Det innebär att man betraktar sammanhängande kedjor av aktiviteter som en helhet och styr och utvecklar dessa som en helhet. Ofta skär sådana kedjor över avdelningsgränser. Ofta inriktar man revisioner på sådana aktivitetskedjor. För revisionen är det viktigt att det finns någon person som är ansvarig för den del av organisationen som ska revideras. Detta gäller givetvis också när man utför processrevisioner.

5 Hur går en intern revision till? Steg 1 - Utarbeta revisionsprogram Elisabet, som är VD, Alex, som är kvalitetssamordnare, går igenom hur verksamheten fungerar. En strategisk inriktning för företaget är att minska såväl kostnaderna för inköp samt antalet leverantörer vilket också finns dokumenterat i policy och måldokument. Trots det har Elisabet identifierat att både inköpskostnader samt antalet leverantörer överstiger de uppsatta målen. Alex instämmer och berättar att man dessutom har haft tre reklamationer från kunderna och som berott på inköpta komponenter. Elisabet och Alex bestämmer att man i revisionsprogrammet ska ha två revisioner med fokus på inköp. Den ena ska genomföras på avd. C (inköpsavdelningen) och den andra på avd. L (centralförrådet). De bestämmer att Eva och Joakim ska genomföra revisionen på avd C. Eva är säljare och Joakim arbetar på produktionsavdelningen. Eva ska leda revisionen. Steg 2 - Informera de som berörs av revisionen Eva och Joakim får i uppdrag att genomföra en verksamhetsrevision av hur avdelning C arbetar med inköp. De har gått en kurs och lärt sig utföra interna revisioner. Första momentet är att kontakta avdelningschefen för att bestämma datum och tid för revisionen. De passar samtidigt på att informera avdelningschefen om att revisionen ska vara inriktad på inköp. Steg 3 - Förbereda revisionstillfället Eva och Joakim förbereder sig genom att läsa igenom dokumentationen som beskriver hur inköp ska utföras. De upprättar samtidigt en lista med frågor de vill ha svar på och noterar de dokument de ska titta på när de kommer till avdelning C. Dessutom skriver de ett papper som avdelningschefen kan använda då han ska informera de som arbetar på avdelningen om att det ska vara en intern revision. Steg 4 - Intervjuer Den dag revisionen ska genomföras är alla berörda kallade till ett kort öppningsmöte. Eva och Joakim berättar hur revisionen kommer att gå till. På mötet bestämmer de vilka som ska intervjuas. Givetvis är avdelningschefen en av dessa. Efter mötet börjar Eva och Joakim med intervjuerna. De ber personerna berätta och visa hur de utför inköp. Eva och Joakim tittar även på de dokument som tas fram. Om de upptäcker att inköp utförs på ett annat sätt än det är beskrivet noterar de detta. De noterar även förbättringsförslag. De avslutar varje intervju med att berätta vilka brister de har hittat och vilka förslag de tagit emot. Steg 5 - Sammanställning Eva och Joakim sammanställer de brister och förbättringsförslag de funnit. De är noga med att prioritera och inte vara för petiga eller peka ut enskilda medarbetare. De saker de anser vara de viktigaste och mest värdefulla skriver de ner. Steg 6 - Återkoppling Revisionsdagen avslutas med att Eva och Joakim har ett möte med avdelningschefen. De berättar om vad de funnit och överlämnar dokumentationen. De brister som upptäckts måste avdelningschefen åtgärda. Hur lång tid hon eller han får på sig beror på hur allvarlig bristen är. Eva och Joakim skriver en kort rapport till ledningen om revisionen. Sen är det ledningens sak att följa upp att identifierade brister åtgärdas. Eva och Joakim återvänder till sina avdelningar.

6 Ordlista Den här ordlistan är inte uttömmande och innehåller även en del termer som inte är definierade inom ramen för något av ISO:s ledningssystemsprojekt. För dig som önskar fördjupa dig i terminologin rörande intern revision av ledningssystem kan vi i första hand hänvisa till ISO 9000:2005 och ISO 19011:2002. Ackreditering (ej def. term) Förfarande då ett oberoende organ, ett ackrediteringsorgan, skriftligt intygar att en organisation besitter erforderlig kompetens för en specificerad uppgift. I Sverige är SWEDAC det centrala ackrediteringsorganet, som utför ackreditering av svenska certifieringsorgan, provningslaboratorier och besiktningsorgan. Ackreditering föregås av en bedömning av organets förmåga att genomföra specificerade provningar, kalibreringar, mätningar, certifieringar och kontroller. Alla organisationer som genomför certifieringar av ledningssystem är ackrediterade. Avvikelse (term 3.6.2) Icke-uppfyllande av ett krav i standarden. Certifiering (ej def. term) Förfarande då ett opartiskt organ, ett certifieringsorgan, skriftligt intygar att ett system, en produkt, process eller tjänst är i överensstämmelse med krav avseende hälsa, miljö, säkerhet eller kvalitet, vanligen specificerade i en föreskrift eller standard. Certifieringsrevisor (ej def. term) Revisor som utför revisioner på uppdrag av ett certifieringsorgan. Kraven på en certifieringsrevisor är högre än på en vanlig internrevisor. Dessa krav är kopplade till vad certifieringsrevisorn ska revidera. Kraven finns beskrivna i föreskrifter från SWEDAC. Den högsta ledningen (term 3.2.7) Person eller grupp av personer som leder och styr en organisation på högsta nivå. Den ansvarige för den del av verksamheten som ska revideras (ej def. term) Avdelningschef, processägare, etc. Revisor (term 3.9.9) Person med visade personliga egenskaper och visad kompetens att genomföra en revision. Revisionsteam (äv. R-grupp R-lag - term ) En eller flera revisorer som tillsammans genomför en revision. Revisionsledare (ej def. term) Revisor som leder arbetet i revisionsteamet. Revisionsprogram (term 3.9.2) En eller flera revisioner planerade att utföras under en viss tidsperiod och för ett visst ändamål. Revisionsplan (term ) Beskrivning av aktiviteter och arrangemang för en revision. Revisionsrapport (ej def. term) Kort sammanfattning av resultaten av en revision och dess giltighet. Internrevisor (ej def. term) Revisor som utför revisioner på beställning av den högsta ledningen och där resultatet av revisionen i första hand rapporteras tillbaks till den egna organisationen. Vanligtvis en person anställd i organisationen som endast är verksam som revisor på deltid. Samordnare av den interna revisionen (ej def. term) Person som på högsta ledningens uppdrag samordnar verksamhetens interna revisioner. Ofta är det kvalitetschefen/miljöchefen eller motsvarande som fungerar som samordnare av den interna revisionen. Har du frågor? Kontakta gärna oss för mer information forum@sis.se

7 Utbildning Utbildning inom intern revision av ledningssystem Intern revision - grundkurs, 2 dagar Kurs för dig som är eller ska bli intern revisor och behöver lära dig mer om revision av kvalitets-, arbetsmiljö- och miljöledningssystem. Arbetsmiljökunskap för revisorn, 1 dag Kurs för dig som är eller ska bli intern revisor av ledningssystem för arbetsmiljö och som behöver en grundläggande kunskap om dagens arbetsmiljöproblem samt en översikt över relevant lagstiftning inom området. Miljökunskap för revisorn, 1 dag Kurs för dig som är eller ska bli intern revisor av miljöledningssystem och som behöver en grundläggande kunskap om dagens miljöproblem samt en översikt över relevant lagstiftning inom området. Intern revision - nästa steg, 1 dag Kurs för dig som står inför att utveckla och förnya den interna revisionen som behöver nya infallsvinklar, förslag på arbetssätt och inspiration till en revision med tydliga förbättringseffekter för dig i din verksamhet. Intern revision för vården, 2 dagar Kurs för dig som är eller ska bli intern revisor eller som ska ansvara för de interna revisionen och egenkontroll i en hälso- och sjukvårdsverksamhet. Företagsintern revisionsträning Utbildning i intern revision är ofta effektivt att genomföra företagsinternt. Då utgår vi från er egen verksamhet. Många praktiska övningar görs med ert eget ledningssystem som grund. VD och övriga i ledningen deltar med fördel i delar av utbildningen. Andra kurser inom ledningssystem och verksamhetsutveckling Introduktion till ledningssystem Grunderna i kvalitetsledning, 2 dagar Grunderna i miljöledning, 1 dag Arbetsmiljö - i ett ledningssystem, 2 dagar Informationssäkerhet - grundkurs, 1 dag Kvalitetsledning för vården, grundkurs, 1 dag Bygga upp och införa ledningssystem Skapa ett kvalitetsledningssystem, 3 dagar Skapa ett miljöledningssystem, 2 dagar Skapa ett kvalitetsledningssystem i vården, 2 dagar Effektiv styrning av projekt, 1 dag Socialt ansvarstagande, 1 dag Förvalta och vidareutveckla Rollen som kvalitets- eller miljösamordnare, 1 dag Processledning i praktiken, 2 dagar Förnya miljöarbetet, 1 dag Målstyrd verksamhetsutveckling, 1 dag Aktuella kursdatum och mer information Företagsintern utbildning Utbildning hos er leverans av kunskap där den ska användas De flesta av våra öppna kurser kan arrangeras företagsinternt och anpassas efter din organisations behov. Mentorskap använd vår erfarenhet i ditt arbete Är du ensam i din roll som ansvarig för ledningssystemets utveckling? Vi erbjuder dig en kunnig samtalspartner med erfarenhet av ledningssystem, ledarskap och chefsskap. Halvdagsseminarium för ledningsgrupper Skillnaden mellan framgång och misslyckande beror till stor del på hur pass väl du lyckas få ledningens engagemang för uppgiften. Under vinjetten Vad varje Ledningsgrupp bör veta om... erbjuder vi en introduktion till områdena: ISO 9000 och kvalitetsledning Processinriktning ISO och miljöledning Kvalitetsledning för hälso- och sjukvård ISO och informationssäkerhet Arbetsmiljöarbete enligt OHSAS 18001

8 SIS - Swedish Standars Institute Utan att vi tänker på det är vi överallt omgivna av standarder. Ta bara en titt runt omkring dig. Gemensamma normer som förenklar och förbättrar vår tillvaro varhelst du ser. Det är dessa normer, eller standarder, som vi på SIS jobbar med dagligen. Förutom att vi utvecklar samt tillhandahåller standarder och handböcker, förmedlar vi även kunskapen om hur standarder fungerar och vad de kan åstadkomma. Utveckla dig och din verksamhet på tre sätt Delta och påverka Som medlem i SIS har du möjlighet att delta i nya och pågående europeiska, globala och nationella standardiseringsprojekt. Standardiseringen erbjuder även andra tjänster bland annat skräddarsydda lösningar för till exempel bransch- och företagsstandarder samt rådgivning. Ta del av det färdiga arbetet Hos SIS Förlag kan du enkelt via eller vår kundtjänst ta del av all världens standarder. Vi erbjuder också ett brett utbud av handböcker och e-tjänster som är anpassade efter dina behov. SIS Förlag Standarder & handböcker Öka förståelsen och förbättra genomslaget SIS utbildningsföretag, SIS Forum, erbjuder dig öppna och kundanpassade utbildningar kring innehåll och tillämpning av standarder i Sverige och internationellt. Swedish Standards Institute Standardisering SIS Forum Utbildning & konsulttjänster Vill du veta mer? Gå in på eller kontakta oss på telefon, fax eller e-post enligt nedan. Kunskap direkt från källan SIS Forum, Telefon: , Fax: , e-post: forum@sis.se,