Se om ditt hus. Perspektiv. Alla pratar om hållbarhet. Men vad vill politikerna? Nya! Daniel Steinholtz, expert inom hållbarhet guidar till ISO 26000

Transkript

1 Nya! Perspektiv #194 november årgång 23 på hållbar verksamhetsutveckling utblick Alla pratar om hållbarhet. Men vad vill politikerna? företaget Medarbetarnas kreativitet sattes på prov hos HSB Göteborg HALLÅ DÄR! Daniel Steinholtz, expert inom hållbarhet guidar till ISO KRÖNIKA Bakom varje stort beslut finns en stark känsla Se om ditt hus INTERN REVISION. Det gäller att både lyfta blicken och se upp för fallgroparna. Lyckas ni med det blir den interna revisionen ett lyft. magasinet för kvalitets- & miljöproffs

2 Frågan som vi bör ställa oss är om det arbetssätt vi har är lämpligt för att klara av våra utmaningar. Lennart Gidlöf

3 intern revision tema Ge företaget ett lyft med intern revision Ökad kunskap och en chans till förbättring. Fördelarna med den interna revisionen är många. Men att få till en bra revision är inte alltid så enkelt. Många upplever att arbetet inte tar dem vidare. Men lugn, det finns en hel del knep. Illustration: Åsa Till Den interna revisionen hjälper högsta ledningen att få korrekt information om hur det faktiskt står till i verksamheten. Ökad kunskap om den egna organisationen är viktigt för ett företag som vill utvecklas och ständigt förbättras. För ett företag som är certifierad mot till exempel ISO 9001 eller ISO är dessutom intern revisionen ett krav. Trots många fördelar kan ibland den interna revisionen vara svår att förankra. Många företag upplever att de står och stampar i sitt revisionsarbete. Revisionerna görs, men ingenting händer. Verksamheten kommer inte vidare. Utgå från utmaningarna Men det finns en del knep. Lennart Gidlöf, Gidlöf Consulting AB, har under flera år undervisat olika företag i hur de får till en mer effektiv och framgångsrik intern revision. Enligt honom bör en företagsledning börja med att fråga sig själva vad de vill få ut av den interna revisionen. Funderar man kring det och kommer fram till ett svar så har man kommit långt. Utgångspunkten bör vara de utmaningar som man står inför de närmsta två till tre åren. På så sätt kan man komma fram till vad i företagets arbetssätt som måste utvecklas för att utmaningarna ska klaras av, samt vad man bör lägga fokus på i den interna revisionen, säger han. Fallgropar i processen Enligt Lennart Gidlöf finns en rad fallgropar under processens gång. För att förtydliga sitt resonemang bryter han upp internrevisionsprocessen i fyra faser. Och redan i den första fasen,»välja fokusområden«, finns det anledning att vara extra vaksam. Problemet som kan uppstå är att man inte utgår från vad som kommer att vara viktigt i framtiden. Det kan bero på att ledningen inte tagit fram några fokusområden, utan överlåtit det till revisorerna att hitta själva, och det är inte alltid dessa har full kontroll på vad som kommer att vara viktigt, säger han. Men även om man förstår vilka framtidens utmaningar är, så får man inte luta sig tillbaka. Fokus kan fortfarande hamna fel. Man kanske inser att man måste bli effektivare i sin leverans av tjänster eller produkter och lägger därför fokus på produktionen. Men vid revisionen upptäcker man att produktionen fungerar väldigt bra. Hade man tittat ett steg längre så hade man kanske förstått att det varit bättre att fokusera på produktionsutvecklingen och istället designat tjänster och produkter som kan levereras mer effektivt, säger Lennart Gidlöf. Förbered medarbetarna När man definierat de viktiga fokusområdena är det dags för fas två:»att välja metod för revision«. Här måste man tänka på att de frågor som man vill ha svar på måste styra det sätt som man gör revisionen på, trots att det ibland kan krävas mer av revisorerna. Till exempel kanske man behöver göra ett förarbete genom att skicka ut en enkät med frågor till alla medarbetare innan man gör själva djupintervjuerna. Visst, det tar längre tid att utföra revision på det sättet, men det ger sannolikt en bättre revision. Det blir även en mer intressant uppgift för revisorerna. # Perspektiv 7

4 tema intern revision Om ledningen inte har talat om vad som är viktigt så kan revisionen peka fel. Lennart Gidlöf 8 Perspektiv #

5 intern revision tema Foto: Börje Ahlström I tredje fasen,»genomför revision«, är det enligt Lennart Gidlöf vanligt att för mycket fokus läggs på efterlevnad istället för på förbättring. Vi frågar oss ofta om vi gör som vi har sagt att vi ska göra. Men frågan som vi snarare bör ställa oss är om det arbetssätt vi har är lämpligt för att klara av våra utmaningar. Självklart är detta en fråga om balans, man måste alltid stämma av så att det man har bestämt efterföljs, men rapporteringen måste ändå vara framåtriktad. Svagaste punkten Det är i sista fasen,»förbättra«, som han ser processens svagaste punkt. Problemet som kan uppstå är att man inte gör något åt de saker som man hittar eller att man gör så lite som möjligt för att bli av med avvikelsen. Då blir ju arbetet med att vaska fram avvikelser helt meningslöst. Och problemet hänger samman med processens tidigare faser. Om ansvariga chefer inte gör någonting åt de avvikelser som man hittat blir ju frågan: Varför inte då? Jag ser två förklaringar. Kanske vet inte de här cheferna hur man gör. De saknar utbildning i grundorsaksanalys och känner sig otrygga. Eller så kan förklaringen ligga i att det inte finns någon acceptans i organisationen för att det kan ta tid att komma fram till rätt åtgärder. Man söker istället snabba lösningar och fokus läggs på att klara av istället för att klara ut, säger han. Men det kan också vara så att cheferna anser att det som revisorerna hittat inte är viktigt. Och det kan de ju faktiskt ha rätt i, revisorerna har kanske inte tittat på rätt saker, och varför har då revisorerna inte tittat på rätt områden? Ja, då är vi tillbaka i första fasen. På så sätt hänger de problem som uppstår i fas fyra ibland ihop med hur arbetet läggs upp i fas ett. Om ledningen inte har talat om vad som är viktigt så kan revisionen peka fel. Och då är det ju helt rätt av mig som chef att strunta i att göra någonting åt dessa synpunkter. Jag ska ju inte lägga ner tid på att lösa problem som inte är viktiga när det finns viktiga problem att lösa. Ställ krav För att lyckas med den interna revisionen bör man enligt Lennart Gidlöf ställa krav. Lägsta kravet är att den interna revisionen ska leverera minst lika mycket värde som man förbrukar. Genom att ha den inställningen blir man mer motiverad att hitta de värden i verksamheten som man bör fokusera på för att bli lönsam, säger han. Och för att revisionen ska bli lönsam måste man vara inställd på att det krävs både tid och engagemang. Att se revisionsverksamheten som någonting nödvändigt ont eller som ett måste för att uppfylla en standards krav, kommer inte att ge något lönsamt resultat. För att få pengar tillbaka måste ledningen investera tid, dels genom att ta reda på de saker som revisorerna ska titta på och dels genom att ge dem tid att utföra revisionerna. Välj rätt revisor Enligt Lennart Gidlöf är det också viktigt vem man väljer som revisor. Revisorerna behöver inte nödvändigtvis vara personer som alltid följer regelboken. Snarare människor som är utvecklingsinriktade, visionärer som kan tänka nytt och spännande. Vid val av revisor är det inte ovanligt att den person som är miljö- eller kvalitetssamordnare också får axla rollen som organisationens enda internrevisor. Ofta motiveras det med att den personen har bra kontroll på all dokumentation och därför redan är insatt. Men den kunskapen behöver inte alls innebära någon trygghet. Om miljö- eller kvalitetssamordnaren också är internrevisor blir ju den personen hela systemet. Då blir arbetet mycket sårbart. När den personen slutar så är ju alla funktioner borta med en gång. Men om du har en annan som jobbar som internrevisor så tappar du bara en funktion och har ändå ett fortsatt fungerande system. Den viktiga dialogen Både inför själva revisionen och under resans gång, kan det vara bra att ledningsgruppen, revisorerna och de mellanchefer som tar hand om avvikelser, träffas och diskuterar de förväntningar som finns inför revisionen. Att alla får en chans att uttrycka sina förväntningar inför revisionen ger ett bra diskussionsunderlag. Det gör även revisorerna mer motiverade till att faktiskt diskutera, säger Lennart Gidlöf. Genom de regelbundna mötena menar Lennart Gidlöf att gruppen även kommer närmare varandra. Ledningen kommer att känna sig mer trygga i att revisorerna går ut och tittar på rätt saker och även bli mer nyfikna på resultatet. Revisorerna vet att ledningen kommer att vara intresserade av deras svar, vilket betyder att de kommer att lägga ner mer energi på revisionen. Låt fler vara revisorer Mellancheferna i sin tur förstår att ledningen tycker att det här är viktigt och vet då att frågorna som revisorerna kommer att ställa är viktiga. Mellancheferna kommer också att lägga större energi på att faktiskt åtgärda avvikelserna, då de vet att deras arbete kommer att granskas och presenteras för ledningen. Lennart Gidlöf tror även att det kan vara bra att låta fler personer prova på rollen som revisor. Att vara internrevisor är en uppgift som kan vara både utvecklande och rolig. Därför kan man fundera på om man inte ska låta den uppgiften rotera. Jag tycker man ska se internrevisionsuppgiften som ett tillfälligt förordnande. Tre år kan vara en lämplig tid och aldrig längre än fyra. Att byta ut en revisor handlar inte om att denne gjort ett dåligt jobb utan om att släppa fram fler. Av cathrine beijer Checklista. Läs mer och få konkreta och nyttiga tips på nästa sida. # Perspektiv 9

6 tema intern revision Tips för en lyckad intern revision Se utmaningarna Fråga er själva vad ni vill få ut av den interna revisionen och var medveten om era utmaningar. På så sätt ser ni vad i företagets arbetssätt som måste utvecklas och vad ni ska fokusera på i den interna revisionen. Ställ krav på lönsamhet Lägsta kravet ni bör ha på er interna revision är att den ska leverera minst lika mycket värde som man förbrukar. Välj rätt revisor Låt inte miljö- eller kvalitetssamordnaren bli organisationens enda revisor. Då finns kunskapen bara hos en eller några få personer och systemet blir sårbart. Diskutera Diskutera tillsammans ledningsgrupp, revisorer och mellanchefer kring era förväntningar inför revisionen. En dialog kan skapa större motivation och intresse för arbetet. Undvik fallgroparna i de fyra faserna Fas 1] Välj fokusområden För att verkligen vara säker på att man fokuserar på rätt saker bör det vara ledningen som tar fram de områden som revisorerna ska undersöka. Fas 2] Välj metod för revision Tänk på att de frågor som man vill ha svar på måste styra det sätt som man sedan gör själva revisionen på, trots att det ibland kan krävas mer av revisorerna. Fas 3] Genomför revisionen Lägg inte bara fokus på efterlevnad. Se också era förbättringsmöjligheter. Fas 4] Förbättra Blir inte avvikelserna åtgärdade? Säkerställ att de berörda cheferna har rätt kompetens för att åtgärda avvikelserna, samt att revisorerna undersökt rätt fokusområden. Är inte rätt fokusområden undersökta får man gå tillbaka till fas ett för att få rätt fokusområden utpekade. 10 Perspektiv # Illustration: Åsa Till

7 intern revision tema»kalla det hellre förbättringsdagar«vad är syftet med en revisionsstandard och hur använder man sig av den? Den är en källa till inspiration, säger Mårten Sjölin, vd på Vega och konsult inom intern revision. Hur ska man använda sig av standarden ISO 19011? Jag tycker att man kan se den som en vägledning och en av många källor till inspiration. Standarden kan vara bra för den person i företaget som ansvarar för revisionsverksamheten och revisionsprogrammet, eftersom standarden bland annat visar hur man sätter upp ett revisionsprogram samt ger vägledning för vilken kompetens en revisor ska ha. Vad är syftet med standarden? Att skapa ett ramverk för hela revisionen, till exempel vad man bör tänka på när man planerar revisionen. Men många företag har skapat en egen metod som fungerar för dem och använder inte standarden alls. Det viktigaste är att revisionen förbättrar verksamheten. Men visst kan det vara bra att stämma av mot standarden för att se hur man kan bli ännu bättre. Vad tycker du är viktigt att tänka på när man följer standarden? Fokus bör inte ligga på att följa standarden till punkt och pricka, det är verksamheten som måste ligga i fokus. Jag tycker heller inte att man behöver kommunicera standarden internt inför en revision. Då blir det lätt byråkratiskt och ses kanske mer som ett måste än som en möjlighet. Det är bättre att den som ansvarar för revisionsverksamheten säkerställer att kraven i ISO uppfylls, inte den enskilde revisorn. Vilken av standardens nyheter tror du kan bli ett lyft? Jag tycker att de mer tydliga kompetensbeskrivningarna för de olika ämnesområdena är bra. Idag är det kanske en eller några i verksamheten som slentrianmässigt gör revisionerna och som egentligen inte besitter rätt kunskap. Ibland kan det vara samma person som reviderar alla delar i ett integrerat ledningssystem. Jag tror inte att det är så bra. Alla delar bör genomföras av någon med grundkompetens för det område som ledningssystemet omfattar. Jag tycker även det är bra att standarden utformats så att den nu gäller alla discipliner. Innan gällde den bara för miljö och kvalitet, men många har ju integrerade ledningssystem där även exempelvis arbetsmiljö ingår. Eftersom standarden nu gäller för alla system underlättas arbetet med revisioner. Slutligen, vilka är dina bästa tips för en lyckad intern revision? Till att börja med bör man anpassa revisionen till verksamheten. Använd företagets språk och inte standardspråk. Varför inte kalla den interna revisionen för förbättringsdagar istället? Det är ju ändå förbättringar som det faktiskt handlar om. Tänk utanför ramarna. Intervjua inte bara medarbetarna utan prata även med kunder och leverantörer. Då ser man verksamheten med externa ögon och kunden känner även att man tar deras åsikter på allvar. Man behöver heller inte vara så traditionell, varför inte använda telefoner eller ha webbmöten? Om man gör platsbesök, vid till exempel beskrivningar av arbetsmiljö, kan man dokumentera detta med en kamera. Det kan vara ett bra sätt att visa en avvikelse som är svår att beskriva i ord. Tänk på presentationen. Det handlar om att nå igenom bruset med resultatet från revisionen. Fundera på vem mottagaren är. Är det ledningen som ska presenteras för underlaget så kanske de till exempel är mest intresserade av vilka avvikelser som innebär risker för ekonomin eller företagets anseende, då är det dessa punkter som man särskilt får lyfta fram. Gör presentationen lättillgänglig genom att använda bilder och diagram, skicka inte bara iväg rapporten i ett mail. Av cathrine beijer Mårten Sjölin är vd för konsultföretaget Vega. Foto: vega # Perspektiv 11

8 Prenumerera på Perspektiv tidskriften för konkurrenskraftiga organisationer som satsar på miljö- och kvalitetsarbete. Klicka här >> PERSPEKTIV