En onboarding i världsklass så lyckas du!

Transkript

1 EN GUIDE AV En onboarding i världsklass så lyckas du!

2 EN GUIDE AV Inledning Det är ingen hemlighet att det är kandidatens marknad och många chefer kämpar med samma sak att attrahera, utveckla och behålla riktigt bra personal. När makten ligger i kandidatens händer är det extra viktigt att säkerställa toppklass på de saker du faktiskt kan påverka. Onboardingen är en sådan! I den här guiden vill vi belysa vikten av att skapa en positiv upplevelse under hela onboardingen från första intervjun till signerat kontrakt, följt av tiden innan start och vidare under de inledande månaderna väl på plats. EN ONBOARDING I VÄRLDSKLASS SÅ LYCKAS DU! 2

3 Introduktion vs. onboarding vad är skillnaden? Många gör misstaget att prata om introduktion och onboarding som samma sak, vilket blir missvisande då själva introduktionen bara är en del av en större onboardingprocess. Startskottet för en onboarding går redan vid första intervjutillfället, det vill säga en bra bit innan själva introduktionen väl på plats äger rum. Redan under första intervjun börjar kandidaten omgående samla på sig intryck och bilda sig en uppfattning om er som potentiell arbetsgivare, vilket fortsätter under hela processens gång. KRITISK TID FRÅN SIGNERAT KONTRAKT TILL FÖRSTA ARBETSDAGEN För dig som chef kan det vara farligt att luta dig tillbaka efter att ha fått ett signerat avtal med din drömkandidat. Kandidatens uppsägningstid som ofta ligger runt 2-3 månader är en sårbar tid där mycket kan hända. Under veckorna eller månaderna från att ni skakade hand tills det är dags att börja finns en överhängande risk att kandidaten får ett lockande mot-erbjudande från en konkurrerande arbetsgivare, eller att den nuvarande arbetssituationen förbättras med allt från bättre förmåner eller lön till nya spännande arbetsuppgifter. Vad du istället bör göra är att se den här tiden som ett gyllene tillfälle att stärka relationen och uppvakta din nya medarbetare, och ta vara på den nyfikenhet som ofta finns. EN ONBOARDING I VÄRLDSKLASS SÅ LYCKAS DU! 3

4 6 tips för en lyckad onboarding Vi vill istället lyfta vikten av att se onboardingen som en helhet som sträcker sig under en lång tid där alla delar är lika viktiga för att säkerställa att kandidaten får en positiv upplevelse av er som arbetsgivare. Här delar vi med oss av 6 bra tips för att säkerställa att er onboarding håller världklass! 1. KOMMUNICERA MERA En intervjuprocess är ofta intensiv där kandidaten träffar dig och dina medarbetare med hög frekvens under förhållandevis kort tid. Att helt låta kommunikationen dö ut så fort avtalet är signerat och förvänta dig att kandidaten kommer tillbaka med full energi och motivation första arbetsdagen är som gjort för magplask. Du måste med andra ord hålla kommunikationen vid liv! Visar inte du tillräckligt med intresse finns risken att någon annan gör det, och innan du hinner blinka har ett bättre erbjudande dykt upp och du kan vinka hejdå till din drömkandidat. 2. INFORMERA INTERNT OM DIN NYA REKRYTERING För att din nya medarbetare ska känna sig välkommen och uppskattad är det viktigt att alla på företaget är informerade om rekryteringen och aktuellt startdatum. Ingen vill komma till sin nya arbetsplats och behöva få frågor om var den eventuella företrädaren har tagit vägen, så det är din uppgift som chef att se till att det inte händer. Ta därför ansvar för att marknadsföra din nya nyckelrekrytering internt med bra engagemang, och på så sätt undvika att kandidaten själv behöver presentera sig själv och sin nya roll till alla på företaget. EN ONBOARDING I VÄRLDSKLASS SÅ LYCKAS DU! 4

5 3. BJUD IN TILL AKTIVITETER Ta för vana att alltid bjuda in kandidaten till aktuella aktiviteter på företaget för att tidigt skapa en känsla av delaktighet och samhörighet det gäller allt från konferenser till AW:s. Lägg ingen värdering i vad som kan vara roligt och inte bjud in till allt och låt kandidaten själv välja! De saker som redan är inplanerade i kalendern kan du med fördel bjuda in till direkt efter signering. 4. SKICKA HEM ETT VÄLKOMSTPAKET De flesta av oss gillar glada överraskningar och din kandidat lär inte vara något undantag. Välj ut några saker till ett välkomstpaket som kan vara uppskattat att få hem innan det är dags att sätta igång på allvar. Att kontinuerligt fånga upp tankar, känslor och upplevelser gör att kandidaten känner sig sedd och hörd 5. INFORMERA OM STÖRRE FÖRÄNDRINGAR DIREKT Har kandidaten tackat ja till jobbet i tron om att arbeta tätt tillsammans med en särskild kollega på företaget, som hinner säga upp sig under uppsägningstiden? Eller pratade ni om delaktighet i ett projekt som sedan hinner blåsas av? Informera direkt om sådana saker. Om inte förväntningarna motsvarar verkligheten väl på plats är risken stor att kandidaten tackar för sig och vänder på klacken. EN ONBOARDING I VÄRLDSKLASS SÅ LYCKAS DU! 5

6 6. HA LÖPANDE AVSTÄMNINGAR Löpande och regelbundna avstämningar är lika viktigt för kandidaten som för dig som arbetsgivare. Att kontinuerligt fånga upp tankar, känslor och upplevelser gör att kandidaten känner sig sedd och hörd, samtidigt som du får chansen att identifiera förbättringsmöjligheter inför både framtida onboardingprocesser som för företaget i stort. Kartlägg hur kandidatens första intryck av företaget och rollen stämmer överens med förväntningarna som fanns innan start och se samtidigt till att ha en tydlig plan för den individuella utvecklingen framåt på arbetsplatsen. Så tar du fram ett introduktionsschema Att själva introduktionen på plats bara är en del av en större onboardingprocess vet vi vid det här laget, men den är fortfarande ack så viktig. Om inte den första tiden känns riktigt bra finns risken att din nya kollega börjar omvärdera sitt beslut. Det går med andra ord inte att ligga på latsidan här! Ett vanligt misstag är att det saknas ett strukturerat schema för de första dagarna. Ett gediget introduktionsschema gör det enklare att smidigt och snabbt komma in i jobbet och underlättar för både chef och medarbetare. På Inhouse har vi valt att ta fram en intern utbildningsplattform, Inhouse Academy, varav en del är just introduktionen för att säkerställa att alla nya medarbetare snabbt kommer in i sin roll och verksamheten. EN ONBOARDING I VÄRLDSKLASS SÅ LYCKAS DU! 6

7 HÄR FÖLJER NÅGRA DELAR AV VÅRT INTRODUKTIONSPROGRAM: Why, What och How Någon gång under de första dagarna sätter sig våra nya kollegor ner med vår VD för att ta del av varför vi finns, varför vi gör det vi gör och hur vi gör det. Det handlar om en djupare förståelse än det som går att utläsa ur årsredovisningen eller genom att granska ett organisationsschema, det är här vi beskriver vår historia, själ och vart vi är på väg. Verksamhetsförståelse Förutom att förstå vår företagskultur och vår historia behöver våra nyanställda såklart även en hög förståelse för vår verksamhet. Det är först när nya medarbetare greppar vad vår affär handlar om som de kan vara med och jobba mot företagets mål. Extern kommunikation Vårt varumärke är en viktig del av vårt företag och därför får de nya kollegorna även en genomgång av vår kommunikationschef, som är ansvarig för vårt varumärke och extern kommunikation. Hon beskriver bland annat vår kommunikationsplattform, vår kommunikationstrategi och hur vi skapar närvaro och synlighet. Ekonomi- och administration En viktig nyckel är självklart även administration kring våra tidrapporter, vårt affärssystem, policys, utläggsredovisningar och vår ekonomifunktion med mera. Som hjälp får även alla våra anställda vår personalhandbok som vi kontinuerligt uppdaterar med aktuell information. PS! Glöm inte heller att boka in lunch med någon eller några av kollegorna första dagen. Du vill absolut inte hamna i ett läge där din nya medarbetare står ensam utan lunch när klockan slår 12.00, för att alla andra har med sig egna matlådor. Det kommer garanterat skapa en dålig känsla direkt! EN ONBOARDING I VÄRLDSKLASS SÅ LYCKAS DU! 7

8 Jag har inte tid! Känner du igen dig? Oavsett om du känner dig trygg eller inte med punkterna ovan är det ofta tiden som brister och gör att hela onboardingprocessen blir en dålig upplevelse. För att maximera kandidatupplevelsen och ha en chans att attrahera, behålla och utveckla talanger på dagens tuffa marknad måste dock onboardingen prioriteras och dessutom hålla toppkvalitet! Det är med andra ord bara att ta sig tid det kommer löna sig långsiktigt. Lyckligtvis finns dessutom en rad olika hjälpmedel och verktyg idag för att effektivisera arbetet, allt från olika HR-system till onboarding-appar. Låt med andra ord inte tiden bli ett hinder se till att er onboarding håller världsklass redan idag! PS! Du kan även outsorca arbetet till experter på området som oss på Inhouse! Lär känna oss lite bättre här: EN ONBOARDING I VÄRLDSKLASS SÅ LYCKAS DU! 8

9 STUREGATAN STOCKHOLM T. +46(0) KUNGSPORTSAVENYN GÖTEBORG T