Introduktion för chefer

Transkript

1 Introduktion för chefer Att börja som ny chef i en organisation ska kännas välkomnande och enkelt Omgivningen ska vara förberedd på att en ny chef börjar. Information ska ges på ett tydligt, metodiskt och systematiskt sätt. Den nya chefen ska snabbt och enkelt kunna inhämta information utan att behöva fråga runt. Den nya chefen ska bli presenterad i verksamheten, allt från arbetsplatsen till kommunen. V 2.0

2 Till dig som introducerar en ny chef! Den första dagen på jobbet sätter ofta avtryck, liksom hela den första tiden på en ny arbetsplats. Arbetsgivare har därför mycket att vinna på att skapa en bra introduktion för nya medarbetare. Introduktionen i ett nytt arbete är en investering för alla parter. Den ger en ny medarbetare möjlighet att snabbt komma in i jobbet och tidigt få information om eventuella risker, om arbetsmiljö, regler och rutiner. En bra introduktion gör också att medarbetaren snabbt blir en del av det sociala sammanhanget på arbetsplatsen, vilket i sin tur ger bra förutsättningar för trivsel och delaktighet. För arbetsgivaren är introduktionen ett sätt att säkra både att den nya chefen får den information och den kunskap som behövs för att utföra uppdraget men också för att känna sig hemma i organisationen och förstå sin del i helheten. Som introducerande chef bör du särskilt tänka på att: Planera introduktionen Avsätta tid för introduktionen Planera in uppföljning och återkoppling regelbundet under introduktionen Sätta ett ungefärligt slutdatum för introduktionen, och för när olika delar i introduktionen ska vara genomförda. 2

3 Innehållsförteckning Till dig som är rekryterande chef: Att tänka på inför introduktion 4 Planering av introduktion checklista 5 Program Välkommen 6 När den nya chefen börjar checklista 7 Besök hos kommunövergripande stödfunktioner 8 Introduktionsdag för nya chefer i Vindelns kommun 10 Material 11 3

4 Till dig som är rekryterande chef Vad du som chef ska tänka på inför introduktion av din nya chef 1. Planera introduktionen i god tid. 2. Avsätt tid inför introduktionen. 3. Gör ett individuellt program, se checklista Planering av introduktion. 4. in berörda personer fadder etc. 5. Följ checklistan och bocka av. 6. besök till respektive avdelning inom kommunen. 7. Vindelns kommun introduktion. 8. Uppföljning en gång per vecka under första månaden. 9. Uppföljning en gång per månad under första året. 4

5 Till dig som är rekryterande chef Planering av introduktion checklista Vad Vem Ansvar Datum Klart/Sign 1. Informera i verksamheten om att ny chef börjar (blankett för detta finns i den digitala Chefshandboken) Chef 2. Arbetsplatsen: - Kontor/material - Möbler/Inredning - Telefon/Mobil - Namnskylt - Nycklar/Tag - Visitkort - Dator - Parkeringsplats - Fikarum 3. Utse och boka tider med fadder 4. IT-frågor: - Behörigheter - AD-konto/E-post Beställning av verksamhetsprogram: - Å-data - Netwise/informera växeln - Visma/anmälan ny användare - m.m. 5. Välkommen: Skicka välkomstbrev med datum, tid etc. välkomstblomma 6. Utkast till Individuellt introduktionsprogram 7. Anmälan till utbildningar internt: Se checklista Stödfunktioner 8. Material till den nya chefen Se sid 11 i detta häfte 9. Bedöm behov av utdrag ur belastningsregister 5

6 Introduktionsprogram Introduktion för: Ansvarig chef: Nätverk: Användar-id: Välkommen den: Tid Aktivitet Ansvarig Check Välkommen. Samtal med närmaste chef. Genomgång av introduktionen och programmet. Praktiska frågor Chef Allmänt God förberedelse inför första dagen och introduktionen Se checklista - nycklar - behörigheter - telefon - kontor - kalender - tystnadsplikt - rutiner - larm - post Lunch Chef/ kollega/ fadder Presentationsrunda på arbetsplatsen Chef Förberedelse inför presentationen Egen tid Genomgång av verksamheten Träffa medarbetare 6

7 När den nya chefen börjar checklista Aktiviteter under de två första månaderna. Vad Hur Ansvarig Förväntningar Uppdrag/roll Introduktionsprogrammet och fortsatt introduktion Verksamheten: Plan, Mål, Styrdokument, Policy, Årshjulet, Arbetsmiljödelegation Våra verksamhetsfora vilka de är och mötestider Praktiska frågor: Var hittar man vad? Vem vänder man sig till? Rutiner på arbetsplatsen? Posthantering, utskrifter Attesträtt Kommunikationer/Parkeringsplats Anmäl konto till bank för löneutbetalning Visma/Lönesupport IT-enheten Ekonomiavdelningen HR-avdelningen Nämndsadministrationen Vibo Fackliga företrädare För att få information om hur de ser på sin roll och funktion. Uppföljning Med chef Med chef Med chef Med chef Chefsmöten APT, Samverkan förvaltning, FÖS. Övriga möten Handböcker personal, ekonomi etc. Pärmar Chefshandboken Delegationshandbok Regelbundet Klart/sign 7

8 Vindelns kommun stödfunktioner Vid besök hos kommunövergripande verksamheter går vi igenom följande områden. En digital version, med länkar till respektive sidor, av nedanstående checklista finns på adressen Nämndsadministrationen Vem ansvarig När Vår roll Funktion Kompetens Lagar/avtal Allmänna handlingar Dokumenthantering Delegation Leasingbilar - körjournal HR-avdelningen Vem ansvarig När Vår roll Funktion Kompetens Lagar/avtal Personalsidorna Chefshandboken/Personalhandboken Självservice Anställning - Lön Personal & Organisation Företagshälsovård - Sjuk och Frisk Rekrytering - HR Supporten Delegation Samverkan Medarbetarsamtal Utbildning Kompetensutveckling/iKnow Förmåner - Hälsa Rehabilitering Arbetsvärdering - MIA Medarbetarenkäten - MAE Systematiskt Arbetsmiljöarbete Årshjulet Skyddsronder - KIA 8

9 Ekonomiavdelningen Vem ansvarig När Vår roll Funktion Kompetens Lagar/avtal Handböcker Ekonomiportalen Prognossystem uppföljning Å-data Leasingavtal Attester Kundreskontra på Webben Utbildning IT-enheten Vem ansvarig När Vår roll Funktion Kompetens Help Desk Telefoni Vibo Vem ansvarig När Vår roll Funktion Kompetens 9

10 Introduktion i Vindelns kommun Vad När Vem Innehåll Syfte Introduktionsdag för nya chefer i Vindelns kommun Två tillfällen per år Kommunchef m.fl. Policydokument Budskap, visioner och förhållningssätt Basutbildning Vid fyra olika tillfällen HR-avd. Juridik Kommunikation Systematiskt arbetsmiljöarbete Lönepolitik Mångfald och jämställdhet Ekonomi Ökad kunskap i styrformer och arbetsgivarkunskaper Fördjupad introduktion för chefer Stöd och utveckling i ledarskapet Öka kommunikationen Att få en gemensam bild av Vindelns kommun Erfarenhetsutbyte 10

11 Material till dig som är ny chef Verksamhetsövergripande Verksamhetsplan Förvaltningsövergripande Budget, förvaltningen Årsrapport Förmåner och friskvård Kommunövergripande Budget, Vindelns kommun Kommunfullmäktiges måldokument Övergripande policyer Personalsidorna på 11