INTRODUKTION AV NYANSTÄLLDA CHECKLISTA

Transkript

1 Sida 1 ( 5) INTRODUKTION AV NYANSTÄLLDA CHECKLISTA Du som chef är ansvarig för att din medarbetare får en god introduktion på arbetsplatsen. Denna checklista för introduktion är till hjälp för dig som chef att få med de delar som Kalmarsunds gymnasieförbund vill att våra medarbetare får information om. Anpassa checklistan nedan till den befattning det gäller. Kryssa i det som är relevant för befattningen. Lägg till verksamhetspecifika områden som saknas. Genomförd introduktionsplan förvaras på enheten hos chefen. Introduktion för Introduktionsansvarig chef Utsedd fadder Datum för uppföljningssamtal FÖRE TILLTRÄDET Anställningsbeslut, välkomstbrev. Vid behov anmälan/ändring av löntagaruppgifter till Nordea och övrig viktig anställningsinformation skickas till den nyanställde. Underskrivet anställningsbeslut och relevanta betyg/ ansökningshandlingar skickas till Kalmar kommuns personalenhet. Kopia till facklig organisation på anställningsbeslutet. Redovisa nyanställning i beslutsjournal vid tillsvidareanställning eller tidsbegränsad anställning 6 månader eller längre. Informera berörda medarbetare om att en ny medarbetare har anställts. Utse en ansvarig fadder för introduktionen. Planera upplägget av introduktionen i god tid och ta fram lämpligt material. Förbered de första arbetsuppgifterna. Kom överens med den nya medarbetaren om var och när ni ska träffas den första arbetsdagen. Vem tar emot första dagen. Ordna med allt praktiskt nyckel/koder/passerkort. Underlag till skollegitimation påbörjas av personalredogörare/planerare. (VLS-GYF Skollegitimation Rutin/ VLS- GYF Skollegitimation Instruktion) Införskaffa dator och anmäl ny användare för datorkonto med relevanta program till respektive systemadministratör (obs anställningsbeslut är en förutsättning för datorbehörighet) och inloggning. (För administrativ personal, administrativa nätet: VLS-GYF Beställning av användarkonto på administrativa nätet. För pedagogisk personal, utbildningsnätet: VLS-GYF Lån av dator till ny pedagogisk personal Instruktion) Införskaffa mobil så fort anställningsbeslutet är klart. (VLS- GYF Riktlinjer-anskaffning, användning, uppsägning, avyttring. Blankett för bedömning vid anskaffning. Avtal för användning) tillsammans med fadder / personalredogörare KALMARSUNDS GYMNASIEFÖRBUNDS VERKSAMHETSHANDBOK - GEMENSAM Dokumentansvarig Kapitel nr. Fastställd datum Reviderad datum Karita Jeansson, personalsekreterare

2 FÖRE TILLTRÄDET Ordna med arbetsrum/arbetsplats. Gör i ordning postfack och beställ namnskylt. Kom ihåg namnskylten vid dörren. Tänk på de små detaljerna och ställ gärna en välkomstblomma på skrivbordet till den första arbetsdagen. FÖRSTA ARBETSDAGEN Hälsa välkommen och presentera den nyanställde för medarbetare, chefer och övrig berörd personal och visa arbetsrum/arbetsplats. Berätta och ge en skriftlig beskrivning av hur introduktionen är planerad såsom tider och vad som kommer att ingå. Stäm av med den nyanställde att upplägget är relevant. Gå igenom anställningsbeslutet med bilagor. Presentera den nyanställdes fadder Informera om det praktiska såsom arbetstider, raster, lunchmöjligheter, ledigheter, sjukanmälan, postfack/postgång, företagshälsovård, friskvård och parkeringsmöjligheter. Informera om självservice (flextidsregler) och tidrapportering. Boka tid för utbildning. Se till att nyckel och passerkort kvitteras ut. Gå igenom hur telefonistöd fungerar. Gå igenom gemensamma lokaler och bokningssystem Dela ut skollegitimation Personal med anställning över sex månader/en termin: Skollegitimation tilldelas snarast efter anställning. Fotograferingar sker vid varje terminsstart. Kompletteringsfotograferingar görs minst en gång per termin. Visstidsanställda under sex månader/en termin: Temporär skollegitimation märkt med personaletikett (VLS-GYF Skollegitimation Rutin/ VLS-GYF Skollegitimation Instruktion) /fadder /fadder/ personalredogörare / systemansvarig för Självservice KL-kontoret Vaktmästare /personalredogörare 2

3 3 FÖRSTA ARBETSVECKAN Beskriv den nya medarbetarens arbetsuppgifter tydligt. Beskriv de mål som gäller för arbetsplatsen. Beskriv arbetsrutiner, ansvarsfördelning samt aktuella möten. Berätta också vad som har planerats för medarbetaren den närmaste tiden. Visa intranätet ( och var medarbetaren kan hitta intern information som hon/han kan behöva i sitt arbete (VLS dokument) samt grafisk profil och logotyper (internsidor/organisation/kommunikation och marknadsföring). Besök nyckelpersoner i och utanför organisationen. Gå igenom programvaror som används i det dagliga arbetet. För lärarpersonal är det också viktigt att få en genomgång av teknisk apparatur i undervisningssalarna. Informera om vart man vänder sig om man har problem med sin dator, mobil, mail, program mm. Informera om vart man vänder sig i frågor som har med lön att göra. Informera om förbundets organisation. INOM EN MÅNAD Uppföljning/Återkoppling på introduktionsplanen. Komma igång med arbetsuppgifterna. Gå igenom gymnasieförbundets verksamhetsmål och värdegrund. Gå igenom offentlighets- och sekretesslagen samt övriga lagar kopplade till verksamheten. Visa hur den nyanställde kan beställa visitkort på hemsidan. Informera om delegationsordningen/beslutsgången i Kalmarsunds gymnasieförbund. Beskriv den arbetsmiljö som den nyanställde kommer att arbeta i. Medarbetaren ska vara införstådd med eventuella risker som arbetet medför och hur dessa ska undvikas. Informera om hur tillbud/arbetsskador ska anmälas. Berätta om rutiner vid brandlarm och visa/informera om krishanteringsplanen. Använd vid behov blanketten Brandskydd-checklista vid introduktion Fadder/personalredogörare/ kommunikatör / IKT-pedagog / IKT-pedagog /fadder Fadder/ personalredogörare /personalredogörare / kommunikatör Skolassistent/förbundssekreterare /fadder/ skyddsombud /personalredogörare /skyddsombud/ vaktmästare

4 4 INOM EN MÅNAD Informera om var första hjälpen-kit, brandutrustning och eventuell hjärtstartare finns. Gå igenom säkerhetsrutinerna gällande hot och våld. (VLS-GYF Handlingsplan mot hot och våld) Berätta om vilka som är fackliga företrädare samt skyddsombud på arbetsplatsen. Informera om förbundets policys, riktlinjer och rutiner t.ex. arbetsmiljö, rehabilitering, alkohol, tobak jämställdhet och mångfald samt att hitta information om dem på intranätet. Information om förbundets samverkansavtal, utvecklingssamtal, lönedialog/lönekriterier, arbetsplatsträffar mm. Informera om Aktiv Liv samt att hitta information om personalförmåner på intranätet. Dela ut aktivitetskort. INOM 6 MÅNADER vid tillsvidareanställning Boka in datum för uppföljningssamtal närmaste chef. Göra upp en kompetensutvecklingsplan för första året. Underteckna Rektor Uppdragsbeskrivning rektor Överenskommelse om fördelning av arbetsuppgifter gällande arbetsmiljö, brandskydd och miljö. Anställningsbeslut/Förtydligande av anställningskontrakt Redovisning av bisyssla Mobiltelefoni - avtal Övrigt Gå igenom fördelning av arbetsmiljöarbetsuppgifter Inköpsrutiner Registrering/diarieföring och arkivering Genomgång av personalprocesser: rehabilitering, rekrytering, kompetensutveckling, utvecklingssamtal och lönedialog Skyddsombud/vaktmästare/ skolsköterska /skyddsombud /fadder/ personalredogörare Verksamhetsområdeschef Fadder Diarieansvarig /personalredogörare

5 5 Datum Underskrift den anställde Datum Underskrift chef Namnförtydligande Namnförtydligande Introduktionen är genomförd enligt ovanstående checklista.