Introduktionsplan. för medarbetare och chefer. Förvaltningsövergripande introduktion. Arbetsplatsförlagd introduktion. Uppföljning av introduktion

Transkript

1 för medarbetare och chefer Innehåll Förvaltningsövergripande introduktion Arbetsplatsförlagd introduktion Uppföljning av introduktion Program för chefsintroduktion

2 Introduktion inom barn- och utbildningsförvaltningen Introduktion genomförs på kommun-, förvaltnings- och arbetsplatsnivå. Barn- och utbildningsförvaltningen har även ett individuellt anpassat chefsprogram. Syftet med all introduktion är att den nyanställde ska känna sig välkommen och få kännedom om vilka krav och förväntningar som finns. För att kunna utföra sitt jobb måste den nyanställde också få information om arbetsuppgifter, arbetssätt, informationsvägar samt om organisationens mål och strategi. Möjligheten att få introduktion gäller även medarbetare som varit borta från sin arbetsplats en tid. Det kan gälla medarbetare som varit föräldralediga, tjänstlediga för studier eller varit sjukskrivna. Arbetsmiljölagen, och ett flertal arbetsmiljöföreskrifter, föreskriver att arbetsmiljöaspekterna skall beaktas vid introduktion av personal. Gemensamt för lagtext och föreskrifter är att arbetsgivaren ska se till att arbetstagaren får en god kännedom om arbetsförhållandena, om de risker som kan finnas i arbetet, om vilka rutiner som finns när det gäller att undvika riskerna samt en beskrivning av hur arbetsmiljöarbetet bedrivs på arbetsplatsen. Arbetsgivaren ska förvissa sig om att arbetstagaren har de kunskaper som behövs för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter utan att bli utsatt för risker för ohälsa och olycksfall. Samtidigt måste arbetsgivaren förvissa sig om att arbetstagaren har förstått informationen och innehållet i introduktionen. På de följande sidorna presenteras barn- och utbildningsförvaltningens riktlinjer för introduktion av nyanställda medarbetare. Dokumentet bygger på gällande lagstiftning, Kristianstads kommuns riktlinjer för introduktion, samt på de processer och rutiner som beskrivs i Kristianstads kommuns PA-handbok vilken finns på Intranätet. 2

3 Förvaltningsövergripande introduktion Alla nyanställda, med en anställning på minst sex månader eller en termin, ska snarast möjligt delta i den obligatoriska förvaltningsövergripande introduktionen. Syfte Den förvaltningsövergripande introduktionen syftar till att ge ett helhetsperspektiv på förvaltningen och att få den nyanställde att känna sig delaktig i ett större sammanhang. Vilken målsättning kommunen har med skolan och hur vi arbetar tillsammans för att nå dit. Introduktionen ska vidare ge förutsättningar för nätverksbygge och samverkan inom, och mellan skolområdena. Omfattning Förvaltningsintroduktion genomförs under en halv dag minst två gånger per år. Ansvarig Ansvarig för den förvaltningsövergripande introduktionen är HR-chefen. Medverkar gör förvaltningschef, skolchefer samt andra föredragande. Innehåll Under introduktionen ska nyanställda bli insatta i våra värderingar, vår vision, vår personalpolitik och vilka mål förvaltningen har. Medarbetarna ska få kunskaper om organisationen, våra verksamheter och de beslutsvägar som finns. Deltagarna ska även få kännedom om offentlighet och sekretess, IT och de ekonomiska förutsättningarna som finns inom förvaltningen. Fackliga företrädare ges möjlighet att i anslutning till introduktionstillfället ge information för respektive avtalsområde. 3

4 Arbetsplatsförlagd introduktion Närmaste chef ansvarar för den arbetsplatsförlaga introduktionen. Det är viktigt att förbereda introduktionen i god tid innan anställningen börjar. Checklista Aktiviteter innan anställningen börjar Begär in utdrag ur belastningsregistret där så krävs. Skicka in uppgifter som behövs gällande anställningsavtalet till lonesupport@kristianstad.se Informera övriga berörda medarbetare om den nya anställningen. Ordna med ev arbetsplats/kontor/dator (namnskylt till dörren i de fall det förekommer). Ev. telefonnummer, meddela växeln om den nya medarbetaren (ev mobil). Beställ behörigheter till eventuella datasystem etc genom behörighetsblanketten. Ordna ev postfack. Ordna ev nycklar och passerkort. Material som t.ex. pennor, block, miniräknare etc. Genomfört Planera medarbetarens introduktionsprogram, se mall i metodboken. Vilka ska den nyanställde träffa den första tiden? Utse en fadder. Beställ ev skyddskläder eller skyddsskor. Den nyanställde fyller i blankett om eventuella bisysslor. Aktiviteter under den första veckan Genomgång av kommunens skolplan, verksamhetsplan och delegeringsordning. Presentera medarbetaren för arbetskamraterna och visa lokalerna. Information om posthantering, telefon, skrivare och kopiering. Informera om offentlighet och sekretess samt regler för e-post, underskrift. 4

5 Anställningsvillkor, löneutbetalning, skattetabell, kontouppgifter. Blankett för löneutbetalning ska fyllas i. Visa medarbetaren hur Heroma självservice fungerar (lägger in uppgifter om nära anhörig etc). Det finns filmer på intranätet. Ev flextid, raster och semester. Disponering av arbetstid. Sjukfrånvaro, friskanmälan. Informationskällor (intranätet, First Class, Cefyren etc). Personalförmåner (personalföreningen Karisma, andra förmåner gällande friskvård). Arbetstagaren ska få skriftlig information om gällande försäkringar (TFA, AGS). Informera om kontaktperson för facklig verksamhet, skyddsombud, ansvarspersoner. Information om åtgärdsplan vid nödsituation (brandsläckare, uppsamlingsplats vid brandlarm, första hjälpen, utrymningsvägar samt krisgrupp). Informera om hantering av risk, tillbud och skada som gäller elever och tillbudsoch arbetsskadeanmälan gällande medarbetare i Flexite. Ergonomigenomgång (t.ex. lyfta rätt, skrivbordsinställningar etc). Aktiviteter efter en tid Uppföljning av arbetet. Gå igenom förvaltningens organisation och beslutsnivåer. Gå igenom arbetsmiljöpolicyn, personalidén och medarbetarpolicyn. Var tydlig med uppdraget och hur medarbetaren kan påverka sin lön utifrån gällande lönekriterier (informera om när medarbetarsamtal samt lönesamtal äger rum). Introduktion till upphandling/inköp. 5

6 Uppföljning av introduktionen Syfte Ur kvalitetssynpunkt är det lika viktigt att introduktionen följs upp och utvärderas på samma noggranna sätt som den har planerats och genomförts. Syftet med uppföljningen är att uppmärksamma möjligheter till förbättringar och ta tillvara den nyanställdes idéer. Innehåll Uppföljningssamtal med närmaste chef ska genomföras när alla delar i Barn- och utbildningsförvaltningens introduktionsprogram är avslutade. Uppföljningssamtalet är ett bra tillfälle att gå igenom checklistan för att förvissa sig om att alla moment har gåtts igenom och om något moment behöver förtydligas närmare. Ansvarig Respektive chef Förslag på frågor vid uppföljning Hur har du upplevt den första tiden på arbetsplatsen? Vad har varit bra? Har du några förbättringsförslag till verksamheten? Hur fungerar samarbetet med dina kollegor? 6

7 Program för chefsintroduktion Introduktion genomförspå kommun-, förvaltnings- och arbetsplatsnivå. Syftet med introduktionen är att den nyanställde chefen ska få de bästa förutsättningarna för att så snart som möjligt skapa positiva resultat. Eftersom alla nyanställda chefer har olika förutsättningar anpassas programmet individuellt. Programmet består av tre delar. 1. Chefsintroduktion förvaltning Två gånger om året genomför central förvaltning en introduktion för nyanställda chefer. Introduktionens omfattning är en halv dag. Anmälan görs av ansvarig chef till HR-specialist vid anställning. Syftet med introduktionen är att tydliggöra barn- och utbildningsförvaltningens vision, mål och arbetssätt för att nå dit. Fokus ligger på vår värdegrund, ledarskap, arbetsgivarroll, personalpolitik och vilka vi är till för. Deltagarna ska få grepp om organisationen och veta vart de ska vända sig för olika frågor. De som medverkar är förvaltningschef, utvecklingschef, HR-chef, ekonomichef, en skolchef och planeringschef. 2. Nätverk, Mentor, grupper Nyanställda chefer ska ha möjlighet att få en mentor som ska vara från ett annat skolområde inom förvaltningen eller från någon annan verksamhet i kommunen. Val av mentor beror på chefens erfarenhet och behov. Behov och val av mentor diskuteras med berörd HR-specialist. Mentorn och adepten ska få en tydlig struktur för uppgiften. Överenskommelse/kontrakt skrivs mellan adept och mentor. Även en fadder från den egna ledningsgruppen kan utses som kan vara ett stöd i det dagliga arbetet. 3. Övrig chefsintroduktion Nya chefer behöver introduceras inom ett flertal områden. Det kan t.ex. gälla något av våra system eller någon förvaltningsspecifik policy. För att tydliggöra vad den nya chefen bör introduceras i finns en bifogad checklista. All introduktion sker utifrån chefens tidigare erfarenhet. Kristianstads kommun erbjuder ett ledarutvecklingsprogram för chefer. Programmet innehåller ett antal olika fristående s.k. verktyg. På intranätet finns information om verktygen och hur man anmäler sig till dem. 7

8 Företagshälsovård Kommunens företagshälsovård, Arbetsmiljöenheten, erbjuder även utbildning i grundläggande arbetsmiljö. Rektorsutbildning Rektorsutbildningen omfattar 30 högskolepoäng och genomförs på avancerad nivå. Programmet fördelas på tre delkurser: skoljuridik och myndighetsutövning, mål- och resultatstyrning och skolledarskap. Utbildningen är obligatorisk för nya rektorer. Utbildningen ska påbörjas snarast möjligt efter det att rektorn tillträtt sin anställning. Dokumentet upprättat Reviderat Introduktionsplanen avser medarbetare i verksamheter som har Kristianstads kommun som huvudman.