Rutiner för Arbetsanpassning och rehabilitering

Transkript

1 HÖGSKOLAN DALARNA HDa dnr: F2001/1766/12 1 Rutiner för Arbetsanpassning och rehabilitering INLEDNING Bakgrund Personalen är Högskolans viktigaste resurs såväl ur ekonomisk som kompetensmässig aspekt. Förebyggande arbetsmiljöarbete är därför av största vikt. Planerings- och utvecklingssamtal är ett instrument i det förebyggande arbetet och har till syfte förutom att ge den anställde kännedom om vilka krav och förväntningar som ställs att ge den anställde möjlighet att påverka sin egen arbetssituation. Här kan chefen dessutom få ta del av/upptäcka tidiga impulser för att kunna förebygga ohälsa. Det är viktigt att ta tillvara den kompetens som de anställda har även om ohälsa inträffar som gör att individen inte klarar arbetet på samma villkor som tidigare. Ändamålsenliga och klara rutiner samt tydlig ansvarsfördelning för rehabiliterings- och anpassningsarbetet är därför en nödvändighet. Högskolan Dalarnas arbetsmiljöpolicy fastställd av Högskolestyrelsen den 3 maj 2000 anger bl a följande: Det är av central betydelse att arbetsmiljöarbetet genomförs i förebyggande syfte. Ingen skall utsättas för eller drabbas av skada på grund av brister i arbetsmiljön och risken för såväl psykisk som fysisk ohälsa skall minimeras. I Arbetsmiljölagen fastslås bl a följande Arbetsförhållandena skall anpassas till människors olika förutsättningar i fysiskt eller psykiskt avseende (kap 2 1) och i kapitel 3 anges att Arbetsgivare och arbetstagare skall samverka för att åstadkomma en god arbetsmiljö (kap 3 1a). Arbetsmiljölagen reglerar också arbetsgivarens totalansvar för arbetsmiljön inklusive att en organisation skall finnas för arbetsanpassnings- och rehabiliteringsarbete. Arbetstagarens ansvar för att medverka i arbetet med att åstadkomma en god arbetsmiljö fastslås även. En av flera åtgärder för att de anställda skall uppfatta arbetsmiljön som god är att rutiner finns som anger hur man får hjälp att komma tillbaka till arbetet om man drabbas av ohälsa och behöver stöd för rehabilitering. Dessa rutiner skall för att skapa trygghet vara kända av de anställda. Lag (1962:381) om allmän försäkring kap 22 reglerar arbetsgivarens och den enskildes ansvar vad gäller rehabilitering. I Högskolan Dalarnas arbetsmiljöpolicy anges under vilka förutsättningar som det delegerade arbetsmiljöansvaret och därmed också ansvaret för rehabilitering fördelas i organisationen. Samverkansavtalet mellan Högskolan och de fackliga organisationerna reglerar samverkan gällande det övergripande arbetsmiljöarbetet inklusive samverkansgruppernas roll som skyddskommitté. Syfte Syftet är att sjukdomar och skador skall undvikas genom en god arbetsmiljö och förebyggande åtgärder. Om sjukdom/skada ändå uppstår där sjukskrivning blir följden är syftet att den anställde skall få det stöd och den hjälp som behövs för att så snabbt som möjligt kunna återgå till arbete. Högskolan har ambitionen att se till att rehabilitering kommer igång så snart som möjligt så att resultatet kan bli framgångsrikt. Fastställd av Rektor Sidan 1 av 5

2 HÖGSKOLAN DALARNA HDa dnr: F2001/1766/12 2 Mål Målet för rehabiliteringen är att den anställde skall kunna vara kvar på sin arbetsplats, i första hand med de arbetsuppgifter som han/hon hade innan sjukskrivningen. I andra hand skall andra anpassade arbetsuppgifter prövas. I tredje hand skall möjligheterna till arbete på någon annan arbetsplats inom Högskolan utredas. Först när alla rehabiliteringsmöjligheter på Högskolan är uttömda blir andra åtgärder aktuella. ANSVAR Arbetsgivarens ansvar Arbetsgivaren har ett långtgående ansvar när det gäller såväl den totala arbetsmiljön som förebyggande åtgärder och rehabilitering. Närmaste chefen har huvudansvaret för arbetsmiljön inom sitt ansvarsområde och därmed också ansvar för att rehabiliteringsåtgärder initieras, fortlöper och följs upp. Ingen annan, vare sig personalfunktionen eller företagshälsovården har så bra kännedom om de speciella förhållanden som kan ha medverkat till sjukskrivningen och vilka åtgärder/insatser som kan göras för att anställda som drabbats av ohälsa skall kunna återgå till arbetet. Resurser för rehabilitering av personal skall finnas och behöver beaktas i budgetarbetet. Arbetstagarens ansvar Samtliga anställda har ansvar för att medverka till en god arbetsmiljö, att vara uppmärksam på varningssignaler för att på ett tidigt stadium kunna motverka långtidssjukskrivningar och att stödja arbetskamrater vid rehabilitering. Förutom det gemensamma ansvaret för arbetsmiljön har samtliga anställda också ansvar för sin egen hälsa. Vid rehabilitering har arbetstagaren ansvar för att aktivt delta och medverka i rehabiliteringsarbetet. Personalorganisationernas roll Personalorganisationerna deltar som aktiv part i Samverkansgruppernas (som tillika är skyddskommitté) arbete och är utifrån den anställdes önskemål stöd till denne under rehabiliteringsarbetet. Personalfunktionens uppgifter och roll i rehabiliteringsarbetet Personalsekreteraren och övriga medarbetare inom personalfunktionen skall följa utvecklingen inom rehabiliteringsområdet och hålla sig ajour inom området. Personalsekreteraren ger råd och hjälp till ansvarig chef efter begäran samt medverkar och bistår med professionellt stöd och hjälp med formaliteter samt interna- och externa kontakter. FORMELL HANDLÄGGNING Arbetsgivaren är skyldig att i samråd med den som är sjukskriven utreda och bedöma behovet av rehabilitering, när någon - har varit helt eller delvis sjukskriven mer än 4 veckor i rad - har haft upprepad sjukfrånvaro, 6 tillfällen under en 12 månaders period - själv begär det. Utredningen skall sedan lämnas till försäkringskassan så snart som möjligt dock senast inom 8 veckor efter insjuknandedagen. Fastställd av Rektor Sidan 2 av 5

3 HÖGSKOLAN DALARNA HDa dnr: F2001/1766/12 3 Förberedande undersökning Löneadministratören informerar respektive chef samt berörd personalsekreterare när någon av medarbetarna haft sjukfrånvaro enligt ovan. Närmaste chef skall ta kontakt med den som är sjukskriven och initiera och genomföra den förberedande undersökningen. Den förberedande undersökningen skall ligga till grund för ställningstagande om en rehabiliteringsutredning behövs eller ej. Om bedömningen är att rehabiliteringsutredning inte behövs t ex när en anställd kommer att vara sjukskriven på grund av benbrott eller annan sjukdom där det är förutsägbart att den anställde kommer tillbaka utan rehabiliteringsåtgärder, skall detta anmälas till försäkringskassan med motivering. Rehabiliteringsutredning Om bedömningen är att rehabiliteringsutredning behöver genomföras kan vid behov samråd ske med försäkringskassan, företagshälsovården eller behandlande läkare. Såväl kontakter med företagshälsovård/läkare som utredningen i sin helhet skall ske i samråd med den som är sjukskriven. Samråd skall även ske med fackliga organisationer om den anställde så önskar. Även annan person som den anställde vill ha med sig kan medverka. Den anställde skall medverka i och ta ansvar för sin egen rehabilitering genom att delta i utredning och kartläggning av rehabiliteringsbehoven och efter bästa förmåga delta i rehabiliteringen. Det är den anställde som genom sin unika kunskap om sig själv, sina förväntningar och sin inställning är en förutsättning för ett bra resultat. Den anställde skall här få det stöd och den hjälp som behövs av chef, pesonalsekreterare och arbetskamrater för att kunna nå målet att komma tillbaka till arbetet. Rehabiliteringsutredningen kan bl a innehålla en kartläggning av arbetsmiljön avseende nuvarande arbetsuppgifter, arbetsorganisation, ergonomi, arbetstillfredsställelse, samarbete och arbetsgemenskap. Den upplevda orsaken/anledningen till sjukfrånvaron kan också anges. Rehabiliteringsutredningen skall vara klar inom 8 veckor och skall därefter sändas till försäkringskassan. Resultatet skall redovisas till försäkringskassan på särskild blankett (FKF 6636) som finns att hämta hos löneadministratören eller på Försäkringskassans hemsida. Rehabiliteringsplan Med utgångspunkt i rehabiliteringsutredningen skall vid behov en rehabiliteringsplan upprättas. Ansvarig för att upprätta planen är försäkringskassan. Detta görs tillsammans med chefen, personalsekreteraren, den som är sjukskriven och om den denna/denne önskar även facklig företrädare/skyddsombud. Av planen skall framgå: - aktuella åtgärder - vem som ansvarar - när åtgärderna skall vidtas - beräknade kostnader - kostnadsfördelning - hur och vem som ansvarar för uppföljning Fastställd av Rektor Sidan 3 av 5

4 HÖGSKOLAN DALARNA HDa dnr: F2001/1766/12 4 Sekretess Sekretess gäller för uppgifter om anställdas hälsotillstånd och personliga förhållanden i övrigt som framkommer vad gäller sjukdom, sjuklön och rehabilitering. De som handlägger ett rehabiliteringsärende eller på annat sätt känner till sekretessbelagda uppgifter har tystnadsplikt. Rehabiliteringsutredningar och protokoll från förberedande utredningar får ej lämnas ut. Samverkansgrupp med inriktning på arbetsmiljöfrågor De olika samverkansgrupperna utgör tillika skyddskommitté. En gång per kvartal behandlar samverkansgrupperna arbetsmiljöfrågor. Vid dessa tillfällen tas bland annat övergripande frågor upp såsom uppföljning och utvärdering av rehabilitering och arbetsanpassning liksom sjuktal och sjukskrivningsstatistik. SJUKANMÄLAN, KONTAKTER och ÅTERGÅNG TILL ARBETET Sjukanmälan Sjukanmälan skall göras till växeln eller löneadministratören och till närmaste chef. För övrigt se Personalhandboken där rutiner för sjuk- och friskanmälan finns beskrivna. Arbetsskada och tillbud I personalhandboken finns information om de rutiner som gäller för anmälan om arbetsskada och tillbud. Kontakt med den som är sjukskriven Respektive chef ansvarar för att kontakt tas med den som är sjukskriven snarast möjligt och senast inom ramen för första sjukskrivningsveckan. Chefen skall hålla kontinuerlig kontakt med den som är sjuk. Så snart personen orkar skall han/hon, för att uppehålla kontakten med de andra på arbetsplatsen, bjudas in en gång per vecka till förekommande aktiviteter som t ex personalmöten eller för att delta i fikarast. Chefen skall också ansvara för att den som är sjukskriven får information om vad som händer på arbetsplatsen. Rehabiliterande åtgärder För att nå ett optimalt resultat är det nödvändigt att tidig rehabilitering sätts in. Åtgärderna skall beskrivas i den rehabiliteringsplan som upprättas tillsammans med Försäkringskassan. I de flesta fall behöver åtgärder genomföras på flera olika plan alltifrån olika medicinska och rehabiliterande behandlingar och stöd till anpassning av arbetsuppgifter och inköp av tekniska och andra hjälpmedel mm. Återgång till arbetet och omplacering Rehabiliteringen skall i första hand resultera i att den anställde skall kunna gå tillbaka till sin arbetsplats, med de arbetsuppgifter som han/hon hade innan sjukskrivningen. Om detta inte är möjligt skall i andra hand andra anpassade arbetsuppgifter prövas. Som ett tredje alternativ skall möjligheterna till omplacering på någon annan arbetsplats inom Högskolan utredas. Först när alla rehabiliteringsmöjligheter inom Högskolan är uttömda blir andra åtgärder aktuella. Arbetsprövning Arbetsprövning under t ex en 3 månaders period kan vara ett sätt att finna lämpliga arbetsuppgifter i en miljö som överensstämmer med den anställdes förutsättningar ur hälso- och kompetenssynpunkt. Det är viktigt att den anställde får känna sig för med en mjuk övergång innan omplacering definitivt genomförs. Chefen på den nya arbetsplatsen ansvarar för Fastställd av Rektor Sidan 4 av 5

5 HÖGSKOLAN DALARNA HDa dnr: F2001/1766/12 5 förberedelse av arbetsprövning, introduktion och uppföljning samt information till andra anställda på arbetsplatsen. Om arbetsprövningen inte faller väl ut, återgår ärendet till den gamla chefen som tillsammans med den anställde och med stöd av personalsekreteraren diskuterar fram eventuell ny arbetsprövning. Utbildning En ändamålsenlig introduktion till den nya arbetsplatsen är viktig. Byte av arbetsuppgifter kräver dock ofta utbildning i någon form. Utbildningen bör i första hand ske internt. Extern utbildning kan också komma i fråga. Omplacering till annan arbetsgivare Om det visar sig att arbetsprövning och omplacering till andra arbetsuppgifter inom Högskolan inte kan ske, kan omplacering till annan arbetsgivare bli aktuell. Sjukbidrag/förtidspension I vissa fall är arbetsförmågan så nedsatt att den anställde trots rehabiliteringsförsök varken helt eller delvis återgå i arbete. Då blir utredning om sjukbidrag eller sjukpension aktuell. Sjukpensionsärenden handläggs av Försäkringskassan i samverkan med respektive chef och personalfunktionen. Utvärdering Efter slutförd rehabilitering bör insatserna utvärderas så att erfarenheterna kan tas tillvara för kommande rehabiliteringsärenden. Uppföljning Rapport och uppföljning av rehabiliteringsärenden skall ske i Samverkansgrupp med inriktning på arbetsmiljöfrågor som en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Dokumentet har utarbetats av PA-controller Solveig Hannersjö i samarbete med Marianne Häggblom, skyddsombud vid Campus Falun enligt beslut i Samverkansgrupp 17/10. Fastställd av Rektor Sidan 5 av 5