VÄSTERVIKS KOMMUN FÖRFATTNINGSSAMLING

Transkript

1 VÄSTERVIKS KOMMUN FÖRFATTNINGSSAMLING GEMENSAMMA RIKTLINJER FÖR HANTERING AV ANPASSNINGS-, REHABILITERINGS- OCH OM- PLACERINGSÄRENDEN ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN , 151 Kommungemensamma riktlinjer för hantering av anpassnings- rehabiliterings- och omplaceringsärenden. Riktlinjerna avser ärendehantering när anställda blir sjuka och särskilda insatser behövs för återgång i arbete, alternativt avveckling om inget arbete inom ramen för den anställdes arbetsförmåga finns tillgängligt i kommunen. 1. Förebyggande arbete och åtgärder Förebyggande arbete är åtgärder för att förbättra hälsan hos de anställda så att riskerna för sjukdom och olycksfall minskas. Här ingår anpassning av arbetsorganisation, arbetsmetoder, arbetsplatser och arbetsuppgifter efter de anställdas olika förutsättningar i fysiskt och psykiskt avseende (AML 2 kap 1 2 st och AFS 1994:1). Arbetsgivarens arbetsmiljöuppgifter och ansvar regleras i det systematiska arbetsmiljöarbetet (AML 3 kap 2a och AFS 2001:1). Kommunens arbetsmiljöarbete regleras vidare i kommunens arbetsmiljöpolicy och Strategisk plan. Dessutom förutsätts hälsofrämjande åtgärder, satsningar och anpassningar till förutsättningar och villkor på arbetsplatsen ingå i det fortlöpande samverkansarbetet i syfte att vara den goda arbetsplatsen. Åtgärder under sjukskrivning När sjukskrivning inträffar ska närmaste chef ta initiativ till tidig kontakt med medarbetaren för att tillsammans bedöma förutsättningarna för återgång i arbete. Denna kontakt ska äga rum så snart som möjligt dock senast 7:e sjukdagen. 1

2 Ett viktigt syfte med tidig kontakt är också att klarlägga om sjukfrånvaron orsakas av förhållanden/händelser i arbetet.* Kan man redan då bedöma att särskilda åtgärder behöver vidtas ska planering för detta påbörjas. Närmaste chef och den anställde ska fortlöpande och regelbundet ha kontakter under sjukskrivningstiden för avstämning och fortsatt planering. Som stöd i det arbetet rekommenderas kommunens handledning med checklista vid rehabiliteringsarbete och anpassning. Företagshälsovården kan anlitas som expert på förhållandet mellan hälsa och arbete och bedömning av arbetsförmåga. Andra sakkunniga anlitas efter behov. * Enligt Arbetsmiljölagen 3 kap 2a ska arbetsgivaren utreda arbetsskador. Enligt Arbetsmiljöförordningen 2 1 stycket ska arbetsgivaren vid fall av eller tillbud till allvarlig skada eller sjukdom utan dröjsmål kontakta arbetsmiljöverket. Rutiner för arbetsskadeanmälan och tillbud finns i Personalhandboken. Handlingsplan Handlingsplanen inriktas mot någon av följande målsättningar: Återgång till ordinarie arbetsuppgifter med bibehållen arbetskapacitet. Återgång till ordinarie arbetsuppgifter med vissa förändringar i arbetsinnehåll, anpassning av arbetsplatsen, arbetstider, utrustning, hjälpmedel mm. Återgång i arbete inom anställningsavtalets ram inom hela arbetsgivarens verksamhet, förflyttning. Om särskilda åtgärder måste vidtas för återgång i arbete måste en handlingsplan upprättas. Planerade och vidtagna åtgärder ska följas upp och dokumenteras noggrant. Dialog med den anställde ska alltid föras. Om den anställde så önskar ska facklig företrädare delta vid rehabiliteringsmöten. Experthjälp från företagshälsovården anlitas vid behov. Samverkan med Försäkringskassan ingår i arbetet. För bedömning av arbetsförmåga kan extern expertis anlitas. Arbetsprövning, kompletterande utbildning och arbetsträning, successiv återgång i arbetet med partiell sjukskrivning och liknande åtgärder kan ingå i planen. 2

3 Om återgång till ordinarie arbetsuppgifter eller till ordinarie arbetsplats inte är möjlig, ska handlingsplanens inriktning vara återgång till arbete inom hela arbetsgivarens verksamhet. Då kan förflyttning dvs förändring inom avtalets ram enl AB 6 vara aktuell. En förflyttning kan inte ske mot arbetstagarens vilja och alternativet ska vara skäligt för arbetstagaren. Förflyttning ska ske till sådana arbeten som arbetstagaren bedömts ha arbetsförmåga till. Ledigt arbete som behöver disponeras för förflyttning undantas från företrädesrätt till återanställning. Rehabiliteringen avslutas Rehabiliteringen avslutas när arbetstagaren återgår i arbete eller då arbetstagaren efter genomförda rehabiliteringsåtgärder bedömts sakna arbetsförmåga för arbete inom anställningsavtalets ram. Avslutningen ska ske på ett formellt sätt i möte med samtliga inblandade parter. Vidtagna åtgärder, händelseförlopp och ställningstaganden ska redovisas och dokumenteras. Omplacering Saknas möjligheter att bereda arbetstagaren fortsatt arbete inom anställningsavtalets ram skall möjligheterna att omplacera arbetstagaren till annat arbete utredas enl LAS 7. Omplaceringsutredningen ska omfatta alla lediga anställningar i hela kommunens verksamhet*. Utredningen och resultatet av denna ska dokumenteras. Ledigt arbete som behöver disponeras för omplacering undantas från företrädesrätt till återanställning. Omplacering innebär i princip inte någon rätt för arbetstagaren att bibehålla samman slags befattning eller samma slags anställningsvillkor som tidigare. Om arbetstagaren utan godtagbara skäl avböjer ett omplaceringserbjudande föreligger saklig grund för uppsägning. *Eftersom de kommunala bolagen är självständiga juridiska personer finns ej skyldighet att pröva omplacering mellan förvaltningar och bolag och vice versa. Med Västerviks Bostads AB finns en överenskommelse från om att rehabiliteringsfrågor ska hanteras koncernövergripande och möjlighet till omplacering av dessa orsaker ska vara ömsesidiga för anställda i Bostadsbolaget och kommunen. Uppsägning Uppsägning av arbetstagaren kan ske om nedsättningen av arbetsförmågan är stadigvarande och arbetstagaren inte kan utföra arbete av någon betydelse för arbetsgivaren. Arbetsgivaren ska kunna visa att man uppfyllt sitt rehabiliteringsansvar och att man efter fullgjord omplaceringsutredning inte kan bereda arbetstagaren fortsatt arbete. Uppsägning sker då av personliga skäl. 3

4 Underrättelse om varsel om uppsägning måste ske inom två månader efter att rehabiliteringen avslutats. En uppsägning kan begäras ogiltig av både den enskilde anställde och den fackliga organisationen. Vid den då följande arbetsrättsliga processen har arbetsgivaren att bevisa att tillräckliga åtgärder verkligen vidtagits för att hitta lämpliga arbetsuppgifter, i förekommande fall efter anpassning av arbetsplatsen och/eller arbetsuppgifterna. Alternativa åtgärder Som ett alternativ till uppsägning kan arbetsgivaren erbjuda arbetstagaren ett omställningsstöd i form av ekonomisk eller annan hjälp. Formerna för omställningsstödet är de samma som kan tillämpas enligt Riktlinjer för hantering av övertalighet vid omställning, avsnitt 4, antagna av KS Ansvar och befogenheter Anpassnings- och rehabiliteringsverksamhet är ur ansvarssynpunkt en arbetsmiljöfråga. Enligt Arbetsmiljölagen 3 kap 2a 2 st ska arbetsgivaren se till att det i hans verksamhet finns en på lämpligt sätt organiserad arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamhet för fullgörande av de uppgifter som enligt denna lag och enligt 22 kap lagen om allmän försäkring vilar på honom. Se även Arbetsmiljöverkets AFS 1994:1. Detta innebär att arbetsgivaren ska fördela resurser, ansvar och befogenheter i sin organisation, skapa rutiner och riktlinjer för verksamheten och se till att tillräcklig kompetens finns hos de personer som har uppgifter inom området. Ansvaret för detta ligger på respektive nämnd. Ärenden får inte riskera att hamna mellan stolarna. Principen är att fördelat ansvar är kopplat till befogenheter och resurser och att åtgärder vidtas vid uppkomna brister. Kan inte detta klaras finns skyldighet att returnera ärendet till högre ansvarsnivå i organisationen. Ansvarsnivå 1 Den första linjens chefer utgör lägsta ansvarsnivå och förutsätts ha skyldighet och befogenhet att arbeta förebyggande inom givna resurser och riktlinjer. De ska systematiskt följa utvecklingen av de anställdas hälsotillstånd, uppmärksamma sjukfrånvaro, hålla kontakt med den sjukskrivne under hela processen, upprätta handlingsplan för rehabilitering, planera och genomföra åtgärder på arbetsplatsen och initiera/beställa åtgärder från företagshälsovården eller annan extern expertresurs. 4

5 Chefen har ansvar för det systematiska arbetsmiljöarbetet och att processen arbetsrättsligt säkerställs med samverkan och om så krävs enligt Medbestämmandelagen. Ansvarsnivå 2 Leder inte de åtgärder som ligger inom första linjens ansvar till önskvärt resultat inom rimlig tid föreligger skyldighet att returnera ansvaret till närmast högre nivå. Exempel på ansvar i denna nivå är att inom verksamhets-/affärsområdet eller motsvarande undersöka åtgärder som förflyttning till annan arbetsplats inom förvaltningen. Högsta ansvarsnivå på förvaltning Förvaltningschefen har ytterst ansvar för om möjlighet finns till förflyttning inom förvaltningen. Förvaltningschefen är också den som har att initiera att anställning avslutas. För varje förvaltning ska upprättas en beskrivning över fördelning av arbetsmiljöuppgifter till chefer och övriga arbetstagare (särskild blankett i personalhandbok) som omfattar anpassnings- och rehabiliteringsverksamheten vid förvaltning. Förvaltningschef har yttersta ansvaret att information om lediga anställningar inom förvaltningen görs tillgänglig, för att möjliggöra förflyttningar eller omplaceringar inom eller över förvaltningsgränserna. Kommunövergripande samordning Kommunstyrelsen ansvarar för övergripande samordning av arbetsmiljö-, anpassnings- och rehabiliteringsarbetet genom riktlinjer, råd och anvisningar till nämnder, bolag och förvaltningar rörande detta område. Kommunstyrelsen har befogenhet att för rehabiliteringsändamål ta i anspråk lediga anställningar för omplacering över nämnds-/förvaltningsgränser, delegerat till personalchef. Kommunledningskontoret Kommunledningskontoret har på Kommunstyrelsen uppdrag att utfärda anvisningar till förvaltningarna för fullföljande av det ansvar som riktlinjerna anger. Personalchefen har att bevaka att de kommungemensamma riktlinjerna för hantering av anpassnings-, rehabiliterings- och omplaceringsärenden följs och efterlevs. Personalchefen har delegation att utöva kommunstyrelsens befogenheter att ta i anspråk lediga anställningar för förflyttning och omplacering över förvaltningsgränserna. 5

6 Personalhandläggarna inom kommunledningskontoret arbetar med utveckling och uppföljning av kommungemensamma policies och riktlinjer för anpassnings- och rehabiliteringsarbetet och medverkar i samordning av åtgärder över förvaltningsgränserna. Ansvaret för hantering av arbetsrättsliga tvister ligger på kommunledningskontoret. Personalhandläggarnas roll i processen Personalhandläggarna på förvaltningarna utgör internkonsulter och stöd till de rehabiliteringsansvariga cheferna. De är också respektive förvaltnings kontaktpersoner gentemot externa myndigheter och expertresurser samt medverkar i samordning mellan förvaltningens olika delar. De biträder förvaltningschefen och skyddskommittén/samverkansgruppen med samordningsfrågor inom förvaltningen och utarbetande av rutiner för förvaltningens anpassnings- och rehabiliteringsarbete. Kommunens personalhandläggare, PA-nätverket, verkar på koncernledningens uppdrag och arbetar i nära samverkan med koncernledningsgruppen via personalchefen. PA-nätverket samverkar kring kommungemensamma rehabiliterings- och omplaceringsfrågor. Nätverket har att, på koncernledningens uppdrag, samordna åtgärder över förvaltningsgränserna samt bevaka och pröva lediga anställningar vid förflyttnings- och omplaceringsbehov. Efter delegation från förvaltningschefen kan personalhandläggarna pröva/besluta om att ta i anspråk lediga tjänster inom respektive förvaltning för förflyttning/omplacering. För de förvaltningar som saknar egna personalhandläggare kan kommunledningskontoret medverka med dessa uppgifter. Den enskildes ansvar att medverka i arbetsanpassning och rehabilitering Alla medarbetare har ett ansvar att medverka i arbetsanpassning och rehabilitering. Att känna till vilka regler och rutiner som gäller när någon drabbas av ohälsa underlättar arbetet och skapar trygghet. En anställd som drabbas av ohälsa är skyldig att aktivt medverka i sin rehabilitering. I detta innefattas att, så långt hälsotillståndet medger, hålla kontakt med arbetsplatsen. Medverka i utarbetande av handlingsplan och ställa upp på de åtgärder som ingår i denna, ta emot erbjuden medicinsk behandling, genomföra arbetsprövning och liknande åtgärder och inte motsätta sig förändringar av arbetsuppgifter som är skäliga. 6

7 De fackliga organisationernas roll i processen De fackliga organisationerna har att tillvarata sina medlemmars intressen. I Arbetsmiljölagen och Medbestämmandelagen finns stadgat hur arbetsgivare och arbetstagare ska samverka i arbetsmiljöfrågor. Samverkan avser såväl hur organisationen för hantering av anpassnings- och rehabiliteringsärenden är uppbyggd, hur arbetet bedrivs och fungerar i enskilda ärenden. Fackliga företrädare, främst i form av arbetsplatsombud/skyddsombud ska ha möjlighet att följa ett ärende i sin helhet. Varje förvaltning har att tillse att det finns rutiner för hur anpassnings- och rehabiliteringsfrågor hanteras inom samverkanssystemet. Samverkansgruppen är i dessa sammanhang anpassningsgrupp och skyddskommitté i Arbetsmiljölagens mening. Kommunövergripande samverkan hanteras i CESAM och dess arbetsmiljöutskott. Samverkan med den fackliga organisationen ska ses som ett viktigt inslag i processen, som tillför värdefulla synpunkter och infallsvinklar. Arbetsrättsliga handlingar i personärenden genomförs separat. Övrig rättslig hantering sker i samverkanssystemet om part inte begär annat. Tvister och konflikter kring hanteringen av anpassnings- och rehabiliteringsärenden leder oftast till att processen drar ut på tiden och att lösningen för arbetstagaren försvåras. Vid oenighet om organisationens utformning eller arbetet i anpassnings- och rehabiliteringsprocessen kan ett skyddsombud begära arbetsmiljöverkets prövning. 3. Ekonomi Det ekonomiska ansvaret för anpassnings- och rehabiliteringsarbetet ligger i den verksamhet där medarbetaren har sin anställning. Inom varje nämnds område måste därför fördelade arbetsmiljöuppgifter kopplas till ekonomiska resurser och befogenheter för hantering av det enskilda ärendet. I ansvaret ingår att fatta beslut om ekonomiska åtaganden för rehabiliterings- och arbetsanpassningsåtgärder enligt upprättad handlingsplan. Detta ekonomiska ansvaret kvarstår till dess den anställde erhållit fast placering inom annan verksamhet eller lämnar anställningen i kommunen. 7

8

9

10

11

12