REHABILITERINGSRUTINER. Övertorneå kommun

Transkript

1 REHABILITERINGSRUTINER Övertorneå kommun

2 Kommunledningsförvaltningen Den 15/ fastställdes en ny rehabiliteringspolicy för Övertorneå kommun (bilaga 1). Nu läggs resurser på att skapa rutiner för hela kommunens rehabiliteringsarbete. Dels för att vi ska uppnå målen med att öka frisktalen, förebygga ohälsa och lägga resurser på tidiga insatser, men det huvudsakliga syftet som även policyn nämner, är att alla ska må bra på sina arbeten. Rehabilitering till arbetslivet kan beröra både kort- och långtidssjukskrivning. Med ett nytt arbetssätt är målet att bli bättre på att förebygga och fånga upp tidiga signaler på ohälsa. Som rehabiliteringspolicyn beskriver har närmsta chef rehabiliteringsansvar. All dokumentering kring rehabiliteringsprocessen sker i IT-verktyget Adato. Detta för att chefer tillsammans med HR-enheten och företagshälsovården ska kunna ha en överblick över alla anställda gällande sjukfrånvaro, för att följa upp processen och se historik på den enskilda medarbetaren. Förutom att sjukfrånvaro kan skapa enskilt lidande hos medarbetaren medför det även konsekvenser i form av inkomstbortfall. För arbetsgivaren medför det ekonomiska konsekvenser med bland annat frånvarokostnader och vikarietillsättning. Alla medarbetare på Övertorneå Kommun skall ha kännedom om vad som händer om någon blir sjuk. Med denna handbok vill vi att alla kommunanställda ska få en enkel överblick om hur rehabiliteringsprocessen fungerar rent praktiskt. Det skall tydligt framgå vilket ansvar chefer, medarbetare och arbetsgivare har. I rehabiliteringspolicyn finns det beskrivet att Övertorneå kommun arbetar med att främja hälsa och förebygga ohälsa på arbetsplatsen. Det sker bland annat genom att göra medarbetarna delaktiga i den egna verksamheten, erbjuda friskvård och genom ett fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete. Rehabilitering är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det finns studier som visar på att ju längre en medarbetare är borta från arbetsplatsen desto svårare är det att komma tillbaka till arbetet. Därför anser Övertorneå Kommun att det är viktigt med ett utarbetat system när det gäller arbetsanpassning och arbetslivsinriktad rehabilitering, för att en medarbetare snabbt kan återgå i sin sysselsättning. Chefer i kommunens verksamheter har ett personalansvar, vilket betyder att deras roll i rehabiliteringen är stor. Chefer och medarbetare är delaktiga i varandras arbetsmiljö och de har störst inseende om det är någon som inte verkar må bra. Det är en del av att fånga upp tidiga signaler. Om en medarbetare har varit sjuk vid upprepade tillfällen finns det en handlingsplan för upprepad korttidssjukfrånvaro (Adato), som chefen och medarbetaren kan fylla i tillsammans. Den finns för att rehabiliteringen ska påbörjas så tidigt som möjligt för att det ligger i allas intresse att du ska komma tillbaka till arbete så fort som möjligt. Finns det ytterligare frågor ta kontakt med din närmsta chef eller HR-enheten. Sida 2 av 10

3 Innehåll REHABILITERINGSRUTINER... 4 Sekretess och tystnadsplikt Rutin vid sjukdom... 4 Sjukanmälan... 4 Friskanmälan Sjukfrånvaro dag Läkarintyg efter 7 dagar Rehabiliteringsutredning Upprepad korttidsfrånvaro... 6 Högriskskydd... 6 Förstadagsintyg Arbetsförmågebedömning Avstämningsmöte Arbetsträning/arbetsprövning Omplaceringsutredning Omplacering Uppsägning Avsluta rehabärende... 9 Bilaga 1 - Rehabiliteringspolicy Sida 3 av 10

4 REHABILITERINGSRUTINER Sekretess och tystnadsplikt Rehabiliteringsärenden omfattas av sekretess om inte den det berör medger annat. Alla som medverkar i rehabiliteringen har därför tystnadsplikt. Handlingar är inte offentliga och ska förvaras oåtkomliga för utomstående. Medarbetare vid offentliga organisationer har däremot alltid rätt att ta del av alla handlingar och anteckningar som arbetsgivaren har som berör dem själva. 1. Rutin vid sjukdom Rutin vid sjukfrånvaro återfinns i Personalhandboken på kommunens hemsida. Nedan följer några centrala punkter som är viktiga vid sjukanmälan. Sjukanmälan Medarbetare gör sjukanmälan till sin närmsta chef första sjukdagen. Om chefen inte är på plats görs anmälan till kollega alt. till arbetsplatsen. Vid sjukanmälan ska orsak anges samt om det är möjligt, hur långvarig sjukfrånvaron förväntas vara. Det är också bra om den som tar emot anmälan hjälper till att avboka eventuella möten. Chefen (alternativt lönekontoret vid chefens frånvaro) ansvarar för att registrera och bevilja sjukfrånvaron i PS självservice. Görs inte detta går det ingen anmälan till försäkringskassan om sjukdom efter dag 7. Det kan också leda till att lön betalas ut felaktigt och att medarbetaren i så fall blir återbetalningsskyldig. Om medarbetaren inte blir frisk den dag som bedömts ska detta meddelas till chef/arbetsplats så snart som möjligt. Vid sjukdom längre än sju dagar ska läkarintyg lämnas in från dag åtta. Se mer under punkt 3 nedan. Friskanmälan När medarbetaren är tillbaka på jobb måste chefen friskanmäla (och bevilja) i PS självservice igen för att lön ska utgå som vanligt. Ansvar: Medarbetaren samt chef alt. kollegor/arbetsplats Dokumentation: Sjukanmälan samt friskanmälan i PS-självservice Resurs: HR-enheten Sida 4 av 10

5 2. Sjukfrånvaro dag 1-3 Chef: Ta kontakt med medarbetaren för att: Höra hur denne mår Diskutera vad som kan underlätta återgång i arbete Få medarbetaren att känna sig efterfrågad och behövd i verksamheten Dokumentation: Adato/guider/anteckningar Resurs: HR-enhet och företagshälsovården konsultativ resurs 3. Läkarintyg efter 7 dagar Efter 7 kalenderdagar måste medarbetaren lämna in läkarintyg till arbetsgivaren. Om möjligt bör läkarintyget lämnas personligen via ett besök på arbetsplatsen. En kopia av läkarintyget ska även lämnas till HR-enheten. Vid detta besök påbörjas en dialog om fortsatt kontakt under sjukskrivningstiden. Chefen får ofta en bedömning på läkarintyget om graden av nedsättning av arbetsförmågan. Gör vid behov en rehabiliteringsutredning med hjälp av mall för rehabiliteringsutredning i Adato. Vid samtliga tillfällen då ett läkarintyg har inkommit ska en anteckning göras i Adato under Intyg. Medarbetare: Som medarbetare är du skyldig att medverka i din rehabilitering och att lämna de uppgifter som fordras för att kartlägga rehabiliteringsbehovet. AFS 1994:1 För att uppnå goda resultat i arbetsanpassnings- och rehabiliteringsarbetet bör den enskilde själv aktivt medverka. Det är angeläget att arbetstagaren lämnar de uppgifter som behövs samt tillsammans med arbetsgivaren deltar i planeringen av lämpliga åtgärder. Dokumentation: Adato/guider/rehabiliteringsutredning samt Adato/guider/intyg Resurs: HR-enhet och företagshälsovården konsultativ resurs 4. Rehabiliteringsutredning Rehabiliteringsutredning ska alltid göras när en medarbetare har varit sjuk längre än 15 dagar. Utredning kan också påbörjas redan efter dag 7 om arbetsgivaren bedömer att sjukskrivningen kommer att bli längre än 15 dagar (efter samtal med medarbetare, samt bedömning utifrån läkarintyg). Medarbetare kan även själva påtala behov för att en rehabiliteringsutredning genomförs. Sida 5 av 10

6 Dokumentation: Adato/guider/rehabiliteringsutredning Resurs: HR-enhet och företagshälsovården konsultativ resurs 5. Upprepad korttidsfrånvaro När medarbetare har varit frånvarande på grund av sjukdom vid minst sex tillfällen under en tolvmånadersperiod ska arbetsgivaren göra en rehabiliteringsutredning (se punkt 4). Det kan även finnas skäl att påbörja en sådan rehabiliteringsutredning redan tidigare än efter sex tillfällen. Med korta sjukfall menas de som varar högst sju dagar. En sådan rehabiliteringsutredning görs i första hand av närmsta chef, tillsammans med medarbetaren. Högriskskydd I vissa fall kan medarbetaren vara berättigad till högriskskydd från Försäkringskassan. Det finns både allmänt högriskskydd och särskilt högriskskydd. Medarbetaren ansöker själv om högriskskydd från Försäkringskassan. För att Försäkringskassan ska kunna behandla en ansökan om särskilt högriskskydd måste ett aktuellt läkarutlåtande som styrker diagnos och att medarbetaren riskerar att få en omfattande sjukfrånvaro, också skickas in. Blanketten heter 7262 Läkarutlåtande särskilt högriskskydd och återfinns på Försäkringskassans hemsida. Den som har varit sjuk mer än tio gånger under en 12-månadersperiod kan omfattas av allmänt högriskskydd. Det innebär att man inte har någon karensdag utan kan få sjukpenning eller sjuklön redan från första dagen under resterande tid av 12- månadersperioden. Man kan få särskilt högriskskydd om man har en medicinskt väl dokumenterad sjukdom som gör att man troligen måste vara borta från arbetet minst tio gånger om året. Då har man ingen karensdag utan kan få sjukpenning eller sjuklön redan från första dagen. Försäkringskassan betalar hela sjuklönekostnaden till arbetsgivaren. En annan situation då man kan få särskilt högriskskydd är om det finns en risk för att man måste vara borta från arbetet vid en eller flera längre sjukperioder (minst 28 dagar i följd) under ett år. I detta fall har man fortfarande en karensdag. Förstadagsintyg En rehabiliteringsutredning kan också resultera i att arbetsgivaren fattar beslut om att begära in läkarintyg redan från dag ett, som kontrollåtgärd. Detta görs då i enlighet med AB 28, mom. 2. Ett beslut om att begära in förstadagsintyg fattas i samråd mellan närmsta chef och HR-enheten. Förstadagsintyg som kontrollåtgärd kan motiveras av olika skäl. Ett exempel är att arbetsgivaren konstaterar att den anställde återkommande anmäler sig sjuk en viss Sida 6 av 10

7 veckodag, till exempel i samband med helger, utan att ha haft kontakt med läkare i något fall. Andra orsaker kan vara att arbetsgivaren misstänker drog- eller alkoholmissbruk. I dessa fall är det även vanligt att chefen håller ett så kallat korrigerande samtal med medarbetaren. Dessa samtal är viktiga att dokumentera och det går att göra i Adato. Man går då in på aktuell medarbetare i Adato och Personakt. Dokumentation: Adato/guider/rehabiliteringsutredning samt Adato/aktuell medarbetares personakt Resurs: HR-enhet och företagshälsovård konsultativ resurs. 6. Arbetsförmågebedömning Arbetsförmågebedömningen ger en bild av arbetsmiljön och vilka krav/arbetsuppgifter som ett arbete innebär. Den ger även en vägledning till vad som kan anpassas till medarbetarens speciella förutsättningar. Syftet är att kunna ställa medarbetarnas arbetsförmåga i relation till arbetets krav genom att dela upp och systematisera arbetet och arbetsuppgifterna. Arbetsförmågebedömning görs vid behov och är ett komplement till rehabiliteringsutredningen. Dokumentation: Adato/guide/arbetsförmågebedömning Resurs: HR-enhet och företagshälsovård konsultativ resurs. Kollegor kan även vara behjälpliga. 7. Avstämningsmöte Ett avstämningsmöte kan underlätta och påskynda processen att hitta individuella åtgärder för medarbetaren. Mötet ska hållas innan dag 30. Syftet är att bedöma medicinskt tillstånd, arbetsförmåga samt behovet av och möjlighet till rehabilitering. De primära deltagarna är medarbetaren, närmsta chef och Försäkringskassan. Övriga deltagare kan vara de som hittills varit inblandade i medarbetarens rehabilitering exempelvis HR-enheten, företagshälsovården samt fackligt part om medarbetaren så önskar. Dokumentation: Adato/guider/anteckningar Resurs: HR-enhet och företagshälsovård konsultativ resurs. 8. Arbetsträning/arbetsprövning Arbetsträning sker för att medarbetaren ska kunna återgå till tidigare arbete. Detta påbörjas efter samråd med Försäkringskassan. Försäkringskassan kan bevilja rehabiliteringsersättning Sida 7 av 10

8 till arbetsträning förutsatt att det finns ett aktuellt läkarutlåtande som styrker behov av arbetsträning. Arbetsträning ger medarbetaren och chefen möjlighet att tillsammans bedöma arbetsförmåga och förutsättningar för att medarbetaren ska kunna komma tillbaka till arbetsuppgifter och arbetsplats. Vidare ger arbetsträningen underlag för åtgärder på arbetsplatsen som kan undanröja hinder i arbetet och underlätta återanpassning och utveckling i arbetet. Arbetsträningen ger möjlighet till gradvis återgång till arbete utan prestationskrav. Man kan då se vad som är möjligt att göra av de arbetsuppgifter som utförts tidigare. Det naturliga rehabiliteringssteget efter en lyckad arbetsträning är att medarbetaren deltidssjukskrivs gradvis (25-100%) vid återgång till ordinarie arbetsomfattning. Dokumentation: Adato/guider/arbetsanpassning alt. arbetsträning Resurs: HR-enhet och företagshälsovård konsultativ resurs. 9. Omplaceringsutredning Omplaceringsutredningen påbörjas i de fall då arbetstagaren inte kan återgå till sitt ordinarie jobb samt att Försäkringskassan beslutat att de inte beviljar sjukpenning/förlängd sjukskrivning för medarbetaren. Omplaceringsutredningen är en grundläggande genomgång av tidigare yrken, utbildning, intresse samt hälsobild. Ambitionen är att omplacera medarbetaren till en ledig tjänst i organisationen som motsvarar medarbetarens erfarenhet och kompetens. en är ansvarig för själva omplaceringsprocessen, men omplaceringsutredningen genomförs av HR-enheten. Rekryterande chef tillsammans med HR-enhet bedömer om medarbetaren har kompetens samt företrädesrätt till den vakanta tjänsten. Dokumentation: HR-enheten dokumenterar omplaceringsutredningen i Adato/guider/omplacering. Resurs: HR-enheten genomför omplaceringsutredningen på uppdrag av chefen. 10. Omplacering Omplacering kan föregås av arbetsprövning. Arbetsprövningen bör utvärderas och dokumenteras av mottagande chef, och görs på samma vis som punkt 8, arbetsträning/arbetsprövning. Omplacering sker endast till vakanta tjänster i organisationen. Förtur till vikariat längre än 6 månader kan även tillämpas. Det är viktigt att medarbetaren känner trygghet och att hans/hennes situation blir varaktigt löst. Sida 8 av 10

9 en i medarbetarens grundtjänst, efter samråd med den vakanta tjänstens chef (se omplaceringsutredning). Beslutet att omplacera ska föregås av förhandling enligt 11 MBL med berörd fackliga organisation. Dokumentation: Adato/guider/omplacering, samt förhandlingsprotokol, skriftlig dokumentation av arbetsprövning och nytt anställningsbevis utfärdas. Resurs: HR-enheten 11. Uppsägning Uppsägning under rehabiliteringsprocessen kan bli aktuell om medarbetaren inte beviljas sjukpenning/sjukersättning från Försäkringskassan och en återgång i ordinarie arbete inte är möjlig samt omplaceringsutredning har genomförts utan möjlighet att omplacera medarbetaren. 7 LAS anger att uppsägning från arbetsgivaren sida ska vara sakligt grundad. En uppsägning är inte sakligt grundad om det är skäligt att kräva att arbetsgivaren bereder arbetstagaren annat arbete hos sig. en tillkännager behov av uppsägning i enlighet med lagen om anställningsskydd samt kontaktar HR-enhet för konsultativt stöd. Beslut om entledigande görs i enlighet med gällande delegationsordning. Dokumentation: Adato/guider/avsluta rehabärende, förhandlingsprotokoll, övrig dokumentation som förs i ärendet. Resurs: HR-enhet 12. Avsluta rehabärende Ett rehabiliteringsärende måste alltid avslutas. Orsaken till avslut kan vara flera; åter i arbete, åter i omplacerat arbete, tjänstledighet, uppsagd p.g.a. arbetsbrist, beviljad sjukersättning med mera. en Dokumentation: Adato/guider/avsluta rehabärende Sida 9 av 10

10 Bilaga 1 - Rehabiliteringspolicy Rehabiliteringspolicy för Övertorneå kommun Det huvudsakliga målet med rehabiliteringen är att samtliga anställda vid Övertorneå kommun ska må bra och trivas på sin arbetsplats. Medarbetarna ska ha kunskap om hur de ska förhålla sig om någon blir sjuk och/eller är i behov av rehabilitering. Syftet med rehabiliteringen är att individen skall återgå till arbete eller annan typ av förvärvsarbete. Då en medarbetare på Övertorneå kommun blir sjuk vidtas snabba åtgärder för att tillvarata dennes arbetsförmåga. För att främja hälsa arbetar kommunen med att bibehålla och stärka friskfaktorer hos individen och på arbetsplatsen. För att förebygga ohälsa arbetar kommunen aktivt med att upptäcka ohälsa i tid med hjälp av ett utarbetat systematisk arbetsmiljöarbete. Chefen skall vara uppmärksam på tidiga signaler på ohälsa, och medarbetaren kan väcka frågan om rehabilitering om något inte är som det ska. För att åtgärda ohälsa arbetar kommunen med att identifiera och åtgärda orsaker till ohälsa. Övertorneå kommun tror på värdet av tidiga insatser vid rehabilitering, att tidiga insatser ökar möjligheten för en lyckad process. Det ska finnas en tydlighet för både chef och medarbetare i rehabiliteringsarbetet. I rehabiliteringen är det viktigt att alla tar ansvar. Det är närmaste chef som har rehabiliteringsansvar, men det är även medarbetaren som ska vara aktiv och delaktig i rehabiliteringen. Helhetssyn är en viktig förutsättning för ett bra rehabiliteringsarbete, där hänsyn till psykologiska, sociala och yrkesrelaterade aspekter vidtas. Det är något Övertorneå kommun vill eftersträva. Fastställd: , Kf 112 Sida 10 av 10