Checklista för introduktion

Transkript

1 Checklista för introduktion Den här checklistan kan användas för introduktion av alla som är nya i organisationen anställda, praktikanter, konsulter eller inhyrda (vi kallar dem alla för enkelhetens skull för medarbetare ). Den kan den till stor del vara relevant även då någon återkommer från till exempel föräldraledighet eller sjukskrivning. En introduktionsperiod kan dessutom vara nyttig även om den nya medarbetaren är internrekryterad. Om den som är ny ska ha en befattning som chef eller ledare kan ytterligare aktiviteter behövas, Chefsverkstaden återkommer till dem i en framtida checklista som handlar specifikt om introduktion för chefer och ledare. Observera att introduktion av nya medarbetare omfattas av svensk lagstiftning genom Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2001:1 (Systematiskt arbetsmiljöarbete). Där framgår bland annat av 7 att Arbetsgivaren ska se till att arbetstagarnas kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet är tillräckliga för att olycksfall ska förebyggas och en tillfredställande arbetsmiljö uppnås. Du kan läsa hela föreskriften hos Arbetsmiljöverket ( Grundförutsättningar Ansvaret för att genomföra introduktionen kan delas av flera eller vila hos en person. Det är dock viktigt att medarbetarens chef är involverad och engagerad i introduktionen. Exakt vilka av de introduktionsaktiviteter som beskrivs nedan som behöver genomföras kan skilja sig åt beroende på typ av befattning och arbetsuppgifter samt utifrån organisationens och individens behov. Välj de aktiviteter som är lämpliga i varje enskilt fall och checka av att de verkligen blir genomförda. Tänk gärna på att genomföra introduktionen en bit i taget. När man är ny är det mycket att lära och att hålla rätt på så prioritera det viktigaste först och låt introduktionen ta den tid som behövs. Eftersom enskilda medarbetare kan ha olika behov och förutsättningar bör du göra ditt bästa för att säkerställa att introduktionen är anpassad till varje enskild individ. Så kan till exempel vara fallet om den som är ny har någon funktionsnedsättning eller om hen behöver introduktion på något annat språk än det som vanligtvis används på arbetsplatsen. 1

2 Det brukar vara bra att låta den som är ny så snart som möjligt komma igång med det arbete hen förväntas utföra. I början kan handledning behövas men beroende på medarbetarens förkunskaper och arbetets komplexitet kan hen sedan gradvis arbeta mer självständigt. Om möjligt är det ofta en god idé att låta nya medarbetare under en period gå dubbelt med en erfaren kollega. Beroende på typ av befattning, verksamhetens art och medarbetarens förkunskaper kan det ta upp till ett år innan introduktionen är helt genomförd. Innan den nya personen kommer till jobbet Se till att nödvändiga arbetsverktyg finns på plats (telefon, dator, arbetskläder, skyddsutrustning eller annat som kan behövas). Beställ mobilabonnemang, visitkort, namnskylt, e-postadress eller andra saker som kan vara viktiga för att medarbetaren ska kunna kommunicera internt och externt. Informera övriga medarbetare och chefer om att en ny medarbetare ska börja och vad hen ska jobba med. Ordna med nödvändig administration (anställningsavtal, andra nödvändiga dokument, eventuella behörigheter). Boka in medarbetaren på obligatoriska och/eller önskade utbildnings- eller andra utvecklingsinsatser. Vidtala en eller flera personer som ska ansvara för introduktionen och vara fadder för den som kommer ny. Gör en plan för hela introduktionsperioden. Boka gärna redan nu in nyckelpersoner som medarbetaren behöver träffa och lära känna. Se till att medarbetaren blir inkluderad i mejl-listor, grupper och andra sammanhang hen behöver få information ifrån och ha kontakt med. Kontakta den som ska börja och se till att hen vet när och var hen ska infinna sig första dagen. Skicka ett litet välkomstpaket eller välkommen-mejl. I det kan till exempel presentationsmaterial om organisationen/företaget samt en liten present ingå. Första dagen Se till att du eller någon annan finns till hands hela dagen för den som är ny. Hälsa välkommen och presentera medarbetaren för de närmsta kollegorna. Gör det gärna i form av en fikastund, informellt och avslappnat. Koppla samman medarbetaren med den/de kollegor som fortsättningsvis ska ansvara för introduktionen. Lämna över ditt förslag till introduktionsplan och fråga gärna om det är något som saknas eller som bör justeras. 2

3 Presentera översiktligt organisationens affärs- eller verksamhetsidé, uppbyggnad, kunder/brukare/klienter, verksamhetsplan och liknande. Gör en första genomgång av medarbetarens arbetsuppgifter och beskriv vad som förväntas av hen. Gå igenom säkerhetsföreskrifter, brandskydd och lås- och larmfunktioner. Visa runt i lokalerna så att medarbetaren vet var hen kan hitta toaletter, kaffeautomaten, lunchrum, mötesrum, kapprum, motionslokaler och liknande. Berätta om hur det fungerar med fika- och lunchpauser. Säkerställ att medarbetaren, om hen själv vill, har någon att fika och/eller att äta lunch med. Berätta om hur det fungerar med parkering av cykel, bil eller annat fordon. Första veckan Ge medarbetaren någon/några arbetsuppgifter att börja jobba med. Se till att hen har någon att fråga om det behövs. Gå igenom och demonstrera de verktyg som medarbetaren kan behöva använda i sitt arbete. Vilka de är beror på vilket slags jobb som ska utföras. Beskriv arbetsmiljön och informera särskilt om eventuella risker. Se till att medarbetaren vet till vem hen kan vända sig med frågor om eller synpunkter på arbetsmiljön. Visa var medarbetaren kan hitta viktig information som till exempel kontaktuppgifter och fakta om organisationens verksamhet. Berätta vilka möten, aktiviteter, utbildningar eller annat som medarbetaren förväntas delta i framöver. Varva gärna olika slags aktiviteter under veckan, till exempel eget arbete, information och möten. Informera om de viktigaste reglerna som gäller på arbetsplatsen. Till exempel arbetstider, sjukanmälan och tidrapportering. Informera om vilka fackliga organisation som finns representerade på arbetsplatsen och om hur de kan kontaktas. Visa runt även i de lokaler som medarbetaren kanske inte arbetar i till vardags men som är en del av arbetsplatsen. Informera om vem som kan kontaktas i olika frågor, till exempel skyddsombud, företagshälsovård, HR och IT-support. Ha ett avstämningsmöte i slutet av veckan, följ upp hur det har gått och justera introduktionsplanen om det verkar lämpligt. 3

4 Första månaden Ge gradvis medarbetare fler och mer kvalificerade arbetsuppgifter. Se till att det finns någon som kan svara på frågor och stötta vid behov. Gå igenom organisationens årshjul om det finns något sådant. Det innebär att beskriva återkommande aktiviteter som medarbetaren behöver känna till. Exempel på sådana kan vara verksamhetsplanerings- och budgetprocessen, uppföljningsprocesser, löne- och utvecklingssamtal eller semesterplanering. Om det är lämpligt ta med medarbetaren i olika sammanhang för att ge hen möjlighet att lära känna verksamheten och personer hen behöver ha kontakt med. Avsätt tid för att den som är ny ska få möjlighet att lära känna sina arbetskamrater närmare. Det kan ske vid fikaraster, på arbetsplatsträffar eller genom att göra något socialt tillsammans. Säkerställ att medarbetaren deltar i planerade introduktionsutbildningar eller andra aktiviteter som ingår i introduktionen. Ha veckovisa avstämningar med medarbetaren. Följ upp introduktionsplanen och säkerställ att allt går som det ska. Var lyhörd för att vid behov justera introduktionsplanen. Ge medarbetaren återkoppling. Det innebär att ge positiv feedback men också att, om det är relevant, tipsa om förbättringsområden. Särskilt viktig är återkopplingen om den aktuella medarbetaren är provanställd det är bara om hen får återkoppling som det är möjligt att justera beteendet om det behövs. Fråga medarbetaren om hens upplevelser av organisationen och arbetet. Den som är ny ser ofta saker med andra ögon än de som har varit länge på arbetsplatsen så här finns en gyllene källa till förbättringsförslag. Första året Om verksamheten bedrivs på flera geografiska platser är det bra om medarbetaren får tillfälle att göra studiebesök där. Genomför utvecklingssamtal tätare än vanligt med den som är nyanställd, förslagsvis var tredje eller var sjätte månad. Fortsätt att ge medarbetaren återkommande återkoppling. Fortsätt att ha avstämningar men med tiden lite glesare, kanske en gång i månaden. Fortsätt be om förbättringsförslag. 4

5 Utvärdera introduktionen För att du och din organisation ska kunna utveckla och förbättra sättet på vilket ni arbetar med introduktion kan det vara en bra idé att regelbundet utvärdera det. Det kan ske genom frågor i medarbetarenkäten eller genom enkla intervjuer med personer som har börjat under året. Tänk på att ställa utvärderingsfrågorna på ett systematiskt sätt och lika till alla som tillfrågas. Ibland kan det vara bra att be någon neutral person, till exempel från HR-avdelningen, att genomföra utvärderingen. Borde checklistan innehålla något mer? Om du har tips på fler saker som borde finnas med i en checklista för introduktion är du varmt välkommen att höra av dig till oss. Maila dina synpunkter till pia.juhlin@chefsverkstaden.se så tar vi med dem när det är dags att uppdatera materialet. 5