Plan för introduktion av nya chefer vid Linnéuniversitetet

Transkript

1 Plan för introduktion av nya chefer Personalavdelningen/HB-YT Reviderad senast Plan för introduktion av nya chefer vid Linnéuniversitetet Nedan föreslås en plan för introduktionsmöten som ska ordnas för nya chefer vid Linnéuniversitetet (Lnu). När flera nya chefer tillträder samtidigt ordnar Personalutvecklingssektionen en gemensam introduktionsdag. Möten som föreslås nedan är avsedda som ett komplement. När enstaka chefer tillträder är introduktionsmöten nedan av central betydelse eftersom det kan dröja innan en gemensam introduktionsdag erbjuds. Syftet med möten som föreslås nedan är att ge den nye chefen en generell överblick av Linnéuniversitetet. Det ska bland annat ge kunskaper om organisation, styrdokument, policy och rutiner, arbetsområden för respektive avdelning inom den gemensamma förvaltningen och stödet som finns att tillgå. Möten ska också verka välkomnande för att stödja nätverksskapande och kontakter över formella gränser. Checklistan ska också kunna fungera som stöd för personer som tillträder chefspositioner efter att ha varit anställda vid universitetet i andra befattningar. Introduktion av nya chefer bör ses som starten för kontinuerlig chefs- och ledarutveckling som varje chef förväntas delta i under hela uppdraget. Personalkonsulten för den berörda fakulteten/institutionen/avdelningen där chefen ska arbeta ansvarar för planering och bokning av en schemalagd introduktion. Introduktionen ska täcka relevanta moment från listan nedan. Schemat bör självklart anpassas så att innehållet är relevant för chefens egna arbetsområden och hennes/hans förkunskaper. I slutet av dokumentet finns utrymme för att lista möten som är av specifikt intresse för den enskilde chefen. Använd gärna checklistan för att dokumentera introduktionsmöten som genomförs. Förutom möten som föreslås nedan ska en arbetsplatsnära introduktion äga rum med flera praktiska inslag om den specifika fakulteten/institutionen/avdelningen där chefen ska vara verksam (se checklista för introduktion av nyanställda). Förslag på förbättringar av rutinerna i samband med introduktion av nya chefer till Linnéuniversitetet välkomnas. 1 (5)

2 Förslag för möten som ska ordnas för nya chefer och checklista för genomförda möten Den nye chefens namn, befattning och organisatorisk tillhörighet Personalkonsultens namn: Datum när den nye chefen börjar: Nyckelperson att träffa Innehåll/fokus Planerade datum/tid/plats Genomfört Möte med rektor Möte med universitetsdirektör Möte med prorektorerna Möte med vicerektorer för internationalisering respektive entreprenörskap Avser nya dekaner och prodekaner samt chef för KOM, ER och PA. Stäms av med rektorssekreteraren i samband med varje enskild ny chef. Lärosätets organisation och styrorgan; delegationsordningen; övergripande styrdokument och relevanta lagar/förordningar; mötesstruktur för chefer; ledningsfilosofi; att vara chef i staten/den gemensamma värdegrunden för statsanställda; universitetsdirektörens arbetsområde. Kvalitetsarbete: Kvalitetsrådet, kvalitetspolicy, kvalitetsindikatorer, plan för utvärdering (projektet utbildningskvalitet), Linnébarometern mm; globala värden; samhällelig drivkraft. Prorektorernas övriga Internationaliseringspolicy, strategiska satsningar, handlingsplaner, Internationaliseringskommittén ; Entreprenörskap vid Lnu. 2 (5)

3 Nyckelperson att träffa Innehåll/fokus Planerade datum/tid/plats Genomfört Möte med berörd dekan Möte med berörd kanslichef (KC) För nya chefer på förvaltningen förslås möte med någon KC för att bli bekant med deras arbetsområde. universitetsledningens kansli (UK) ekonomiavdelningen (EK) personalavdelningen (PA) studerandeavdelningen (STUD) avdelningen för lokal- och service (LOS) Avser prodekan, kanslichef och prefekter. Utbildnings- och forskningsfrågor; fakultetsorganisationen och olika berednings- och beslutsorgan inom fakulteten; dekanens delegationsordning; den nya chefens uppdrag, ansvar och förväntningar. Fakultetens administration och stödfunktioner; KC UK:s organisation och arbetsområden; Lnu:s årsredovisning; verksamhetsplanering; verksamhetsuppföljning; system och verktyg inom UK:s arbetsområde (Diver mm); oredlighet. Ekonomiskt ansvar; operativt budgetarbete; ekonomisk uppföljning; EK:s organisation och arbetsområden; system och verktyg för ekonomiarbetet (Agresso mm). Personalansvar; personalpolitiska frågor; lönepolicy; anställningsordningen;; PA:s organisation och Studentrelaterade processer; STUDs organisation och arbetsområden; system och verktyg inom STUDs arbetsområde (Ladok, Kursinfo mm). Infrastrukturfunktioner; LOS:s organisation och arbetsområden; system och verktyg inom LOS:s arbetsområde (TimeEdit mm). 3 (5)

4 Nyckelperson att träffa Innehåll/fokus Planerade datum/tid/plats Genomfört kommunikationsavdelningen och berörd kommunikatör (KOM) externa relationer (ER) ITavdelningen (IT) Möte med överbibliotekarien (UB) Möte med verksamhetschefen för universitetspedagogiska enheten (UPE) Möte med representanter från personalutvecklingssektionen (PUS) Möte med samordnare för lika villkor (UK) Möte med samordnare för hållbar utveckling (UK) Möte med personalkonsult Lnu:s varumärke; grafisk profil; KOMs organisation och arbetsområden; system och verktyg inom KOMs arbetsområde (Medarbetare, Lnu.se). ER:s organisation och arbetsområden; systemen och verktygen inom ER:s arbetsområde (Diva mm). IT-relaterade policies och rutiner; IT-säkerhet; ITavdelningens organisation och UB:s organisation och arbetsområde; verktyg och system inom UB:s arbetsområde (Moodle, S&R, AdobeConnect mm). Avser dekaner, prodekaner, kanslichefer, prefekter och övriga chefer på institutionerna avser ej chefer vid universitetsförvaltningen. Ansvar för pedagogisk utveckling; Lnu:s pedagogiska program; UPEs organisation och Lnu:s systematiska arbetsmiljöarbete; principer och rutiner för Lnu:s arbete med kompetensutveckling för chefer/medarbetare; utbud av aktiviteter och stöd från PUS; avstämning av chefens önskemål och behov av kompetensutveckling. Lnu:s policydokument och handlingsplaner avseende Lika villkor, pågående satsningar mm. Lnu:s policydokument och handlingsplaner avseende Hållbar utveckling, pågående satsningar mm. Utbildning i Primula; HR-rutiner; arbetsrättsliga frågor; rehabilitering; villkorsavtalet; system och verktyg. 4 (5)

5 Möte med ekonom/controller Möte med ansvarig(a) för säkerhet (inkl brandsäkerhet) infocenter Möte med IT-expert Möte med upphandlare Möte med registrator Genomgång av Agresso och andra relevanta processer där chefen förväntas agera samt genomgång av rapporter som chefen förväntas hantera. Genomgång av handlingar och rutiner som avser säkerhetsfrågor, inklusive brandsäkerhet Där relevant även genomgång av säkerhetsrutiner vid t.ex. hantering av farliga ämnen; maskiner osv. Genomgång av rutiner och system inom Infocenters arbetsområde (Trio) Genomgång av rutiner och handledning om IT-verktyg (Outlook, Box, Lync mm) Genomgång av regelverket och rutiner gällande upphandling och inköp Diariet, arkivering Möte med berört skyddsombud Genomgång av skyddsombudorganisationen och rutiner gällande skyddsronder mm. 5 (5)