Plan för introduktion av nya chefer vid Linnéuniversitetet

Transkript

1 Plan för introduktion av nya chefer Personalavdelningen/YT reviderad senast Plan för introduktion av nya chefer vid Linnéuniversitetet Nedan föreslås en plan för introduktionsmöten som ska ordnas för nya chefer vid Linnéuniversitetet (Lnu). När flera nya chefer tillträder samtidigt ordnar Personalutvecklingssektionen en gemensam introduktionsdag och möten som föreslås nedan är avsedda som ett komplement. När enstaka chefer tillträder är introduktionsmöten nedan av central betydelse eftersom det kan dröja innan en gemensam introduktionsdag erbjuds. Syftet med möten som föreslås nedan är att ge den nye chefen en generell överblick av Linnéuniversitetet, dess organisation, arbetsområden för respektive avdelning inom den gemensamma förvaltningen och stödet som finns att tillgå. Möten ska också verka välkomnande för att stödja nätverksskapande och kontakter över formella gränser. Checklistan ska också kunna fungera som stöd för personer som tillträder chefspositioner efter att ha varit anställda vid universitetet i andra befattningar. Introduktion av nya chefer bör ses som starten för kontinuerlig chefs- och ledarutveckling som varje chef förväntas delta i under hela uppdraget. Personalkonsulten för den berörda fakulteten/institutionen/avdelningen där chefen ska arbeta ansvarar för planering och bokning av en schemalagd introduktion som täcker relevanta moment från listan nedan. Schemat bör självklart anpassas så att innehållet är relevant för chefens egna arbetsområden och hennes/hans förkunskaper. Använd gärna checklistan för att dokumentera introduktionsmöten som genomförs. I slutet av dokumentet finns utrymme för att lista möten som är av specifikt intresse för den enskilde chefen. Förutom möten som föreslås nedan ska en arbetsplatsnära introduktion äga rum med flera praktiska inslag om den specifika fakulteten/institutionen/avdelningen där chefen ska vara verksam (se checklista för introduktion av nyanställda). Förslag på förbättringar av rutinerna i samband med introduktion av nya chefer till Lnu välkomnas. 1 (5)

2 Förslag för möten som ska ordnas för nya chefer och checklista för genomförda möten Den nye chefens namn: Fakultet/institution/avdelning: Den nye chefens befattning: Datum när introduktionsplanen upprättats: Personalkonsultens namn: Datum när den nye chefen börjar vid Lnu: Nyckelperson att träffa Innehåll/fokus Planerade datum/tid/plats Genomfört rektor universitetsdirektör prorektorerna vicerektor för internationalisering och entreprenörskap Avser nya dekaner och prodekaner samt chef för KOM och ER. Stäms av med rektorssekreteraren i samband med varje enskild ny chef. Lärosätets organisation och styrorgan; delegationsordningen; övergripande styrdokument och relevanta lagar/förordningar; mötesstruktur för chefer; ledningsfilosofi; det offentliga etos/att vara chef i staten; universitetsdirektörens arbetsområde. Kvalitetsarbete: Kvalitetsrådet, kvalitetspolicy, kvalitetsindikatorer, plan för utvärdering (projektet utbildningskvalitet), Linnébarometern mm; Prorektorernas övriga arbetsområden. Internationaliseringspolicy, strategiska satsningar, handlingsplaner, Internationaliseringskommittén ; Entreprenörskap vid Lnu. 2 (5)

3 Nyckelperson att träffa Innehåll/fokus Planerade datum/tid/plats Genomfört berörd dekan berörd kanslichef (KC) universitetsledningens kansli (UK) ekonomiavdelningen (EK) personalavdelningen (PA) studerandeavdelningen (STUD) avdelningen för lokal- och service (LOS) Avser prodekan, kanslichef och prefekter. Utbildnings- och forskningsfrågor; Fakultetsorganisationen och olika berednings- och beslutsorgan inom fakulteten; Dekanens delegationsordning. Avser dekan, prodekan, prefekter och eventuella chefer med personalansvar under prefektnivå. Fakultetens administration; KC arbetsområden. UK:s organisation och arbetsområden; Lnu:s årsredovisning; verksamhetsplanering; verksamhetsuppföljning; system och verktyg inom UK:s arbetsområde (Diver, diariet mm). Ekonomiskt ansvar; operativt budgetarbete; ekonomisk uppföljning; EK:s organisation och arbetsområden; system och verktyg för ekonomiarbetet (Agresso mm). Personalansvar; personalpolitiska frågor; lönepolicy; anställningsordningen; Villkorsavtalet; PA:s organisation och arbetsområden; system och verktyg inom PA-området (Primula, Adato, Reachme mm). Studentrelaterade processer; STUDs organisation och arbetsområden; system och verktyg inom STUDs arbetsområde (Ladok mm). Infrastrukturfunktioner; LOS:s organisation och arbetsområden; system och verktyg inom LOS:s arbetsområde (TimeEdit mm). 3 (5)

4 Nyckelperson att träffa Innehåll/fokus Planerade datum/tid/plats Genomfört kommunikationsavdelningen (KOM) externa relationer (ER) ITavdelningen n(it) överbibliotekarien (UB) verksamhetschefen för universitetspedagogiska enheten (UPE) representanter från personalutvecklingssektionen (PUS) samordnare för lika villkor (UK) samordnare för hållbar utveckling (UK) Lnu:s varumärke; grafisk profil; KOMs organisation och arbetsområden; system och verktyg inom KOMs arbetsområde (Medarbetare, Lnu.se). ER:s organisation och arbetsområden; systemen och verktygen inom ER:s arbetsområde (Diva mm). IT-relaterade policies och rutiner; IT-säkerhet; ITavdelningens organisation och arbetsområden. UB:s organisation och arbetsområde; verktyg och system inom UB:s arbetsområde (Moodle, S&R, AdobeConnect mm). Avser dekaner, prodekaner, kanslichefer, prefekter och övriga chefer på institutionerna avser ej chefer vid universitetsförvaltningen. Ansvar för pedagogisk utveckling; Lnu:s pedagogiska program; UPEs organisation och arbetsområden. Lnu:s systematiska arbetsmiljöarbete; principer och rutiner för Lnu:s arbete med kompetensutveckling för chefer/medarbetare; utbud av aktiviteter och stöd från PUS; avstämning av chefens önskemål och behov av kompetensutveckling. Lnu:s policydokument och handlingsplaner avseende Lika villkor. Lnu:s policydokument och handlingsplaner avseende Hållbar utveckling. 4 (5)

5 personalkonsult ekonom/controller ansvarig för säkerhet (inkl brandsäkerhet) Utbildning i Primula; HR-rutiner; arbetsrättsliga frågor; avtalsfrågor. Genomgång av Agresso och andra relevanta processer där chefen förväntas agera samt genomgång av rapporter som chefen förväntas hantera. Genomgång av handlingar och rutiner som avser säkerhetsfrågor, inklusive brandsäkerhet infocenter IT-expert upphandlare registrator Genomgång av rutiner och system inom Infocenters arbetsområde (Trio) Genomgång av rutiner och handledning om ITverktyg (Outlook, Box, Lync mm) Genomgång av regelverket och rutiner gällande upphandling och inköp Diariet, arkivering 5 (5)