Linnéuniversitetets dokumenthanteringsplan för Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå inklusive uppdragsutbildning

Transkript

1 Inledning Dokumenthanteringsplaner är styrdokument för hur allmänna handlingar ska hanteras. Klassificeringen av allmänna handlingar är uppbyggd kring ett antal verksamhetsområden som är grunden för diariets serieindelning, och för arkiveringen. Verksamhetsområdena bygger i sin tur på de uppdrag universitet och högskolor har i enlighet med lagar och förordningar. Vid Linnéuniversitetet finns följande verksamhetsområden för klassificering av allmänna handlingar: - Styra verksamhet - Stödja verksamhet - Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå inklusive - Bedriva utbildning på forskarnivå - Bedriva forskning - Samverka, informera och nyttiggöra externt I dokumenthanteringsplanen för verksamhetsområdet Stödja verksamhet anges vad som ska diarieföras i systemet W3D3 och vad som ska arkiveras på annat sätt. Planen omfattar alla kartlagda processer på området och innehåller uppgifter om process, handlingstyp, bevarande/gallring med eventuell gallringsfrist, om det ska bevaras på papper eller digitalt, vilka system som används för registrering av olika slag, vilken enhet eller funktion som ansvarar för handlingarna, hur handlingarna hanteras och sorteras, och eventuell sekretess man ska vara uppmärksam på. En översikt av processerna finns i Linnéuniversitetets klassificeringsstruktur (fastställd av chefen för universitetsledningens kansli , dnr 2013/ ). Den finns tillgänglig på Medarbetare, liksom gällande dokumenthanteringsplaner. Dokumenthanteringsplanerna kompletteras av mer detaljerade processkartläggningar där aktiviteter och delaktiviteter finns angivna inom respektive verksamhetsområde. Dessa finns tillgängliga hos arkiv- och registratorsfunktionen. I denna dokumenthanteringsplan för verksamhetsområdet Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå inklusive klassificeras - inrätta, revidera och avveckla program - inrätta, revidera och avveckla kurs - inrätta, revidera och avveckla - bedriva program eller kurs - bedriva - anta och registrera student - hantera pågående studier - examinera student - hantera disciplinärenden - tillhandahålla service för studenter 1(24)

2 Innehållsförteckning Inrätta, revidera och avveckla program, huvudområde och examen... 7 Underlag rörande utbildningsprograms förutsättningar... 7 Beslut om inrättande av programutbildning... 7 Underlag inför beslut/avtal om inrättande av dubbel eller gemensam examen på grundnivå eller avancerad nivå... 7 Beslut/avtal om inrättande av dubbel eller gemensam examen på grundnivå eller avancerad nivå... 7 Underlag inför beslut om huvudområde för examina... 7 Beslut om huvudområde för examina... 7 Beslut om programutbud... 7 Beslut om fastställande av utbildningsplan... 7 Utbildningsplan... 7 Beslut om utseende av programansvarig... 7 Beslut om avvecklande av programutbildning... 7 Ansökan om att ställa in program... 7 Beslut om att ställa in program Inrätta, revidera och avveckla kurs... 7 Underlag rörande kursens förutsättningar... 7 Beslut om inrättande av kurs... 7 Beslut om kursutbud... 8 Underlag inför beslut om kursutveckling... 8 Beslut om kursutveckling... 8 Beslut om resursfördelning för kurser inom lärarutbildningen... 8 Beslut om fastställande av kursplan... 8 Kursplan... 8 Beslut om utseende av kursansvarig... 8 Beslut om utseende av examinator... 8 Beslut om avvecklande av kurs... 8 Ansökan om att ställa in kurs... 8 Beslut om att ställa in kurs Inrätta, revidera och avveckla... 9 Offertförfrågan om... 9 Offert på... 9 Underlag rörande s förutsättningar... 9 Avtal om... 9 Beslut om inrättande av... 9 Beslut om fastställande av kursplan, projektplan eller utbildningsplan för (24)

3 Kursplan för... 9 Utbildningsplan för... 9 Projektplan för... 9 Beslut om utseende av kurs- eller projektansvarig på... 9 Beslut om utseende av examinator på... 9 Slutrapport Utvärderingsrapport Beslut om avvecklande av Bedriva program eller kurs Underlag inför köp av tjänst för utbildning Avtal om köp av tjänst för utbildning Schema Bokningsuppgifter lokaler Kompendier Föreläsningsanteckningar Studiehandledning Kursinformation Lärarens examinationsuppgifter Tentamensschema Tentamensanmälan Handlingar vid tentamenstillfället Programvärdering Sammanställning av programvärdering Kursvärdering Sammanställning av kursvärdering Bedriva Schema inom Bokningsuppgifter lokaler inom Kompendier inom Föreläsningsanteckningar Studiehandledning Kurs- eller projektinformation Lärarens examinationsuppgifter Tentamensschema Tentamensanmälan Handlingar vid tentamenstillfället Kursvärdering Sammanställning av kursvärdering Anta och registrera student (24)

4 Anmälan till utbildning Begäran om undantag från formella behörighetskrav Rangordningslista utresande student Beslut om antagning av inresande och utresande student Beslut behörighetskrav och begäran om undantag Antagningsuppgifter kurs och program Antagningsbesked Överklagande av beslut om antagning Yttrande om överklagande avseende antagning Beslut i överklagande avseende antagning Ansökan anstånd med studiestart Beslut anstånd med studiestart Överklagande av anstånd med studiestart Yttrande om överklagande avseende anstånd med studiestart Beslut i överklagande avseende anstånd med studiestart Registreringsunderlag för antagning Registrering på kurs eller program Hantera pågående studier Ansökan om studieuppehåll/ platsgaranti vid återgång Beslut om studieuppehåll/ platsgaranti vid återgång Överklagande av beslut om studieuppehåll/platsgaranti vid återgång Yttrande om överklagande avseende studieuppehåll/ platsgaranti vid återgång Beslut i överklagande avseende studieuppehåll/platsgaranti vid återgång Ansökan om programbyte Beslut om programbyte Ansökan om studieortsbyte Beslut om studieortsbyte Ansökan om tillgodoräknande Beslut om tillgodoräknande Överklagande av beslut om tillgodoräknande Yttrande om överklagande avseende tillgodoräknande Beslut i överklagande om tillgodoräknande Tillgodoräknande av prov eller kurs arkivlista Uppföljning av utbytesstudier Ansökan om prov på annan ort Beslut om prov på annan ort Individuell studieplan grund- och avancerad nivå Tillbudsrapport Skadeanmälan (24)

5 Anmälan om avbrott Examinera student Tentamenssvar Avtal om sekretess vid praktik Rapporter från praktik eller verksamhetsförlagd utbildning Studentuppsats Avtal om sekretess vid uppsatsskrivning Rättningsprotokoll Resultat på prov Betyg på individuella kurser på inresande student Resultat på hel kurs Anslagslista kurs eller prov Ansökan om omprövning av betyg Beslut om omprövning av betyg Ändring och borttagning av betyg Ansökan om byte av examinator Beslut om byte av examinator Ansökan om kursbevis Beslut om avslag på att få ut kursbevis Överklagande av beslut om avslag på att få ut kursbevis Yttrande om överklagande avseende kursbevis Beslut i överklagande avseende kursbevis Kursbevis Kursintyg Rättad examinationshandling Ansökan om examen Registrering av ansökan om examen Beslut om avslag på att få ut examensbevis Överklagande av beslut om avslag på att få ut examensbevis Yttrande om överklagande avseende examensbevis Beslut i överklagande avseende examensbevis Examensbevis Hantera disciplinärenden Anmälan om misstänkt fusk eller förseelse Yttrande från student i disciplinärende Kallelse till möte med disciplinnämnd Beslut om disciplinär åtgärd Överklagande av beslut om disciplinär åtgärd Yttrande om överklagande av disciplinär åtgärd (24)

6 Beslut i överklagande av disciplinär åtgärd Förfrågan om disciplinärenden Rapportering av disciplinärenden Tillhandahålla service för studenter Intyg om funktionsnedsättning (24)

7 3.1.1 Inrätta, revidera och avveckla program, huvudområde och examen Underlag rörande utbildningsprograms förutsättningar Beslut om inrättande av programutbildning Underlag inför beslut/avtal om inrättande av dubbel eller gemensam examen på grundnivå eller avancerad nivå Beslut/avtal om inrättande av dubbel eller gemensam examen på grundnivå eller avancerad nivå Underlag inför beslut om huvudområde för examina Bevaras Papper W3D3 Fakultet Till exempel VFU-avtal, underlag inför beslut om inrättande av program Bevaras Papper W3D3 Enligt besluts- och delegationsordning Bevaras Papper W3D3 Enligt besluts- och delegationsordning Bevaras Papper W3D3 Enligt besluts- och delegationsordning Avser gemensam eller dubbel examen enligt HL 1 kap, 17. Avser gemensam eller dubbel examen enligt HL 1 kap, 17. Beslut eller avtal Bevaras Papper W3D3 Fakultet Exempelvis ansökan om inrättande, utseende av granskare Bevaras Papper W3D3 Fakultet Beslut om huvudområde för examina Beslut om programutbud Bevaras Papper W3D3 Fakultet Beslut om fastställande av Bevaras Papper W3D3 Fakultet utbildningsplan Utbildningsplan Bevaras Papper W3D3 Fakultet Kursinfo Beslut om utseende av Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ programansvarig Beslut om avvecklande av Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ programutbildning Ansökan om att ställa in program Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Beslut om att ställa in program Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Inrätta, revidera och avveckla kurs Underlag rörande kursens förutsättningar Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Beslut om inrättande av kurs Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ 7(24)

8 3.1.2 Inrätta, revidera och avveckla kurs Beslut om kursutbud Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Underlag inför beslut om kursutveckling Bevaras Papper W3D3 Nämnd med ansvar för lärarutbildningen Beslut om kursutveckling Bevaras Papper W3D3 Nämnd med ansvar för lärarutbildningen Beslut om resursfördelning för kurser inom lärarutbildningen Bevaras Papper W3D3 Nämnd med ansvar för lärarutbildningen eller fakultet (om beslutet) Beslut om fastställande av kursplan Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Kursplan Bevaras Papper W3D3 Kursinfo Fakultet/ Beslut om utseende av kursansvarig Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Beslut om utseende av examinator Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Beslut om avvecklande av kurs Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Ansökan om att ställa in kurs Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Beslut om att ställa in kurs Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Gäller för kurser inom lärarutbildningen där en nämnd uppdrar åt en fakultet att utveckla kurser/kursplaner. Gäller för kurser inom lärarutbildningen där en nämnd uppdrar åt en fakultet att utveckla kurser/kursplaner. 8(24)

9 3.1.3 Inrätta, revidera och avveckla Offertförfrågan om Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Offert på Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Underlag rörande s förutsättningar Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Avtal om Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Beslut om inrättande av Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Beslut om fastställande av kursplan, projektplan eller utbildningsplan för Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Kursplan för Bevaras Papper W3D3 Kursinfo Utbildningsplan för Bevaras Papper W3D3 Kursinfo Fakultet/ Fakultet/ Projektplan för Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Beslut om utseende av kurs- eller projektansvarig på Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Beslut om utseende av examinator på Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Om Lnu lämnar offert till presumtiv uppdragsgivare i ett anbudsförfarande ska offerten inte registreras i ärendet förrän anbudsförfarandet är avslutat. Kursplan eller utbildningsplan om poänggivande utbildning. Annars projektplan. Kursplan eller utbildningsplan om poänggivande utbildning. Annars projektplan. Kursplan eller utbildningsplan om poänggivande utbildning. Annars projektplan. Registreras som kursplan i Kursinfo och Ladok. 9(24)

10 3.1.3 Inrätta, revidera och avveckla Utvärderingsrapport Slutrapport Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Beslut om avvecklande av Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Bedriva program eller kurs Underlag inför köp av tjänst för utbildning Avtal om köp av tjänst för utbildning Schema Bevaras eller Bevaras Papper W3D3 Underlag för avtal och överenskommelser om inköp av personaltjänster utanför universitetet, som används inom utbildningen. Till exempel föreläsare, lärare, praktiker Bevaras Papper W3D3 Avtal och överenskommelser om inköp av personaltjänster utanför universitetet, som används inom utbildningen. Till exempel föreläsare, lärare, praktiker. Se bilaga 1. Digitalt (system) Papper (ej system) TimeEdit och Bokningsuppgifter lokaler TimeEdit LOS Se bilaga Kompendier Bevaras Papper Digitalt Avser egenproducerade kompendier. Arkivläggs i kursakter sorterade efter kurskod. Sortering och arkivläggning enligt andra principer får ske först efter medgivande från universitetsarkivet. 10(24)

11 3.2.1 Bedriva program eller kurs Föreläsningsanteckningar Bevaras eller Se bilaga 2. Papper Digitalt Studiehandledning Bevaras Papper Digitalt Kursinformation Bevaras Papper Digitalt Lärarens examinationsuppgifter Bevaras Papper Digitalt Handlingar på papper samlas i kursakter sorterade efter kurskod. Sortering och arkivläggning enligt andra principer får ske först efter medgivande från universitetsarkivet. Kurshandlingar samlas i kursakter sorterade efter kurskod. Sortering och arkivläggning enligt andra principer får ske först efter medgivande från universitetsarkivet. Kurshandlingar samlas i kursakter sorterade efter kurskod. Sortering och arkivläggning enligt andra principer får ske först efter medgivande från universitetsarkivet. Kurshandlingar samlas i kursakter sorterade efter kurskod. Sortering och arkivläggning enligt andra principer får ske först efter medgivande från universitetsarkivet Tentamensschema Gallras 2 år Tentamensanmälan Tentamensanmälan Gallras 2 år Tentamensanmälan Handlingar vid tentamenstillfället Gallras 2 år Placeringslista, pauslista, toalista etc Programvärdering Gallras 2 år efter att sammanställning har gjorts. 11(24)

12 3.2.1 Bedriva program eller kurs Sammanställning av programvärdering Kursvärdering Gallras 2 år efter att sammanställning har gjorts Bevaras Papper Programhandlingar sorteras efter programkod och kronologiskt Sammanställning av kursvärdering Bevaras Papper Kurshandlingar samlas i kursakter sorterade efter kurskod. Sortering och arkivläggning enligt andra principer får ske först efter medgivande från universitetsarkivet Bedriva Schema inom Bevaras eller Bokningsuppgifter lokaler inom Kompendier inom Föreläsningsanteckningar Studiehandledning Se bilaga 1. Digitalt TimeEdit och TimeEdit Bevaras Papper Digitalt Bevaras eller Se bilaga 2. Papper Digitalt Bevaras Papper Digitalt Se bilaga 1. LOS Avser egenproducerade kompendier. Kurshandlingar samlas i kursakter sorterade efter kurskod eller kursnamn och tid för kursgivning. Kurshandlingar samlas i kursakter sorterade efter kurskod eller kursnamn och tid för kursgivning. Kurshandlingar samlas i kursakter sorterade efter kurskod eller kursnamn och tid för kursgivning Kurs- eller projektinformation Bevaras Papper Digitalt Kurshandlingar samlas i kursakter sorterade efter kurskod eller kursnamn och tid för kursgivning. 12(24)

13 3.2.2 Bedriva Lärarens examinationsuppgifter Tentamensschema Tentamensanmälan Bevaras Papper Digitalt Gallras 2 år Tentamensanmälan Gallras 2 år Tentamensanmälan Kurshandlingar samlas i kursakter sorterade efter kurskod eller kursnamn och tid för kursgivning Handlingar vid tentamenstillfället Gallras 2 år Placeringslista, pauslista, toalista etc Kursvärdering Gallras 2 år efter sammanställning har gjorts Sammanställning av kursvärdering Anta och registrera student Bevaras Papper Kurshandlingar samlas i kursakter sorterade efter kurskod eller kursnamn och tid för kursgivning. Anmälan till utbildning Gallras Se bilaga 3. Ladok-NyA File Maker inresande student Begäran om undantag från formella behörighetskrav Rangordningslista utresande student Beslut om antagning av inresande och utresande student Bevaras Papper W3D3 STUD Reell kompetens och undantag. Begäran om undantag från formella behörighetskrav och beslut om undantag, samt eventuellt överklagande, bildar ett ärende Bevaras Papper STUD Bevaras Papper digitalt I Ladok registreras beslut om antagning till utbytesstudier. STUD STUD I de databaser som används för registrering för utbytesstudenter kan det förekomma PUL-klassade uppgifter om funktionsnedsättning och behov av stöd. 13(24)

14 3.3.1 Anta och registrera student Beslut behörighetskrav och begäran om undantag Antagningsuppgifter kurs och program Bevaras Papper W3D3 STUD Begäran om undantag från formella behörighetskrav och beslut om undantag, samt eventuellt överklagande, bildar ett ärende Bevaras Papper digitalt Ladok NyA STUD Antagningsbesked Gallras 2 år efter beslut om antagning Överklagande av beslut om antagning Yttrande om överklagande avseende antagning Beslut i överklagande avseende antagning NyA Bevaras Papper W3D3 STUD Sker överklagande av antagningsbeslut ska detta diarieföras. Om överklagandet gäller beslut om behörighetskrav och begäran om undantag ( ) tillhör överklagandet detta ärende. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande Bevaras Papper W3D3 STUD Se ovan Bevaras Papper W3D3 STUD Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) fattar beslut i överklagandeärendet Ansökan anstånd med studiestart Bevaras Papper W3D3 STUD Lokala beslut om anstånd till årskurs 1 fattas av funktionsansvarig vid Antagningen. Ansökan och beslut skickas tillbaka till den sökande i original. Kopia bevaras i ärendet. Eventuella bilagor bevaras i ärendet. STUD 14(24)

15 3.3.1 Anta och registrera student Beslut anstånd med studiestart Bevaras Papper W3D3 STUD Lokala beslut om anstånd till årskurs 1 fattas av funktionsansvarig vid Antagningen. Ansökan och beslut skickas tillbaka till den sökande i original. Kopia bevaras i ärendet. Eventuella bilagor bevaras i ärendet Överklagande av anstånd med studiestart Yttrande om överklagande avseende anstånd med studiestart Bevaras Papper W3D3 STUD Överklagande i samma ärende som anstånd med studiestart. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande Bevaras Papper W3D3 STUD Överklagande i samma ärende som anstånd med studiestart. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande Beslut i överklagande avseende anstånd med studiestart Bevaras Papper W3D3 STUD Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) fattar beslut i överklagandeärendet Registreringsunderlag för antagning Gallras 5 år Uppropslista, förteckning eller självregistrering Registrering på kurs eller program Bevaras Papper digitalt Ladok Student 15(24)

16 3.3.2 Hantera pågående studier Ansökan om studieuppehåll/ platsgaranti vid återgång Beslut om studieuppehåll/ platsgaranti vid återgång Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Ansökan och beslut skickas tillbaka till den sökande i original. Kopia bevaras i ärendet. Besked från studenten om tidpunkt för återgång diarieförs inte utan vid inaktualitet. Ansökan och beslut skickas tillbaka till den sökande i original. Kopia bevaras i ärendet. Besked från studenten om tidpunkt för återgång diarieförs inte utan vid inaktualitet Överklagande av beslut om studieuppehåll/platsgaranti vid återgång Yttrande om överklagande avseende studieuppehåll/ platsgaranti vid återgång Beslut i överklagande avseende studieuppehåll/platsgaranti vid återgång Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Ansökan om programbyte Gallras 5 år Ladok Fakultet/ Beslut om programbyte Gallras 5 år Ladok Fakultet/ Ansökan om studieortsbyte Gallras 5 år Ladok Fakultet/ Överklagande i samma ärende som studieuppehåll. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. Överklagande i samma ärende som studieuppehåll. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) fattar beslut i överklagandeärendet. Blanketter sorteras efter datum eller personnummer. Förvaras i pärmar. Blanketter sorteras efter datum eller personnummer. Förvaras i pärmar. Blanketter sorteras efter datum eller personnummer. Förvaras i pärmar. 16(24)

17 3.3.2 Hantera pågående studier Beslut om studieortsbyte Gallras 5 år Ladok Fakultet/ Ansökan om tillgodoräknande Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Beslut om tillgodoräknande Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Överklagande av beslut om tillgodoräknande Yttrande om överklagande avseende tillgodoräknande Beslut i överklagande om tillgodoräknande Tillgodoräknande av prov eller kurs arkivlista Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Bevaras Papper Ladok Fakultet/ Uppföljning av utbytesstudier Query & Report STUD Blanketter sorteras efter datum eller personnummer. Förvaras i pärmar. Ansökan och beslut skickas tillbaka till den sökande i original. Kopia bevaras i ärendet. Bilagor bevaras i ärendet. Ansökan och beslut skickas tillbaka till den sökande i original. Kopia bevaras i ärendet. Bilagor bevaras i ärendet. Överklagande i samma ärende som tillgodoräknandet. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. Överklagande i samma ärende som tillgodoräknandet. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) fattar beslut i överklagandeärendet. Sortering efter personnummer. Avställning årsvis Ansökan om prov på annan ort Gallras 5 år Fakultet/ Beslut om prov på annan ort Gallras 5 år Fakultet/ 17(24)

18 3.3.2 Hantera pågående studier Individuell studieplan grund- och avancerad nivå Gallras Vid inaktualitet Papper Fakultet/ Tillbudsrapport Bevaras Papper W3D3 PA Anmälan om tillbud med underskrifter görs på särskild blankett Skadeanmälan Kopia Bevaras Papper W3D3 Skadeanmälan för studenter skickas i original till Kammarkollegiet Anmälan om avbrott Gallras Vid inaktualitet Ladok Fakultet/ Examinera Tentamenssvar Gallras Se bilaga 4. student Avtal om sekretess vid praktik Bevaras Papper W3D Rapporter från praktik eller Gallras Se Bilaga 4. verksamhetsförlagd utbildning Studentuppsats Bevaras Se Bilaga 5. Digitalt DiVA Gallras Ladok Avtal om sekretess vid Bevaras Papper W3D3 uppsatsskrivning Rättningsprotokoll Gallras 2 år efter Papper Sortering efter kurskod. att resultat inrapporterats i Ladok Resultat på prov Bevaras Papper Ladok Betyg på individuella kurser på Bevaras Papper Ladok inresande student Resultat på hel kurs Bevaras Papper Ladok Anslagslista kurs eller prov Gallras Vid Ladok inaktualitet Ansökan om omprövning av betyg Bevaras Papper W3D Beslut om omprövning av betyg Bevaras Papper W3D Ändring och borttagning av betyg Bevaras Digitalt Ladok Kan omfattas av Kan omfattas av OSL, 25 kap, 1 OSL, 25 kap, 1 18(24)

19 3.3.3 Examinera student Ansökan om byte av examinator Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Beslut om byte av examinator Bevaras Papper W3D3 Fakultet/ Ansökan om kursbevis Gallras Bevaras Beslut om avslag på att få ut kursbevis Överklagande av beslut om avslag på att få ut kursbevis Yttrande om överklagande avseende kursbevis Beslut i överklagande avseende kursbevis 2 år efter beslut Papper vid avslag Avser byte för en enskild student i enlighet med HF 6 kap, 22. Att utse och byta examinator för en kurs klassificeras i Inrätta, revidera och avveckla kurs. Avser byte för en enskild student i enlighet med HF 6 kap, 22. Att utse och byta examinator för en kurs klassificeras i Inrätta, revidera och avveckla kurs. W3D3 vid avslag Diarieförs endast vid avslag. Ansökan och beslut skickas tillbaka till den sökande i original. Kopia bevaras i ärendet Bevaras Papper W3D3 Diarieförs endast vid avslag. Ansökan och beslut skickas tillbaka till den sökande i original. Kopia bevaras i ärendet Bevaras Papper W3D3 Överklagande i samma ärende som avslag om kursbevis. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande Bevaras Papper W3D3 Överklagande i samma ärende som avslag om kursbevis. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande Bevaras Papper W3D3 Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) fattar beslut i överklagandeärendet. 19(24)

20 3.3.3 Examinera student Kursbevis Kopia bevaras, se kommentar Kursintyg Lämnas till student Rättad examinationshandling Återlämnas eller Återlämnas eller 2 år efter betygsbeslut Ansökan om examen Gallras 2 år efter beslut Registrering av ansökan om examen Beslut om avslag på att få ut examensbevis Överklagande av beslut om avslag på att få ut examensbevis Yttrande om överklagande avseende examensbevis Gallras Bevaras om överklagande Kopia bevaras 2 år efter beslut Papper Kopior bevaras på kursbevis som inte rutinmässigt kan tas fram ur Ladok. Kursbevis som rutinmässigt kan tas fram ur Ladok skickas till studenten, inga kopior bevaras. Sortering efter personnummer. Avställning årsvis. Ladok / STUD Papper vid överklagande Papper vid överklagande Ladok W3D3 vid överklagande W3D3 vid överklagande STUD STUD Sorteras efter personnummer. Papper W3D3 STUD Diarieförs endast vid avslag. Beslut skickas till den sökande i original. Kopia bevaras i ärendet Bevaras Papper W3D3 STUD Överklagande i samma ärende som avslag om kursbevis. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande Bevaras Papper W3D3 STUD Överklagande i samma ärende som avslag om kursbevis. Inkommer överklagande ska det i 20(24)

21 3.3.3 Examinera student Beslut i överklagande avseende examensbevis Examensbevis Kopia bevaras ärendemeningen läggas till inklusive överklagande Bevaras Papper W3D3 STUD Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) fattar beslut i överklagandeärendet. Papper STUD Sorteras efter personnummer. Avställning årsvis. Levereras till centralarkiv efter verksamhetsårets slut Hantera Anmälan om misstänkt fusk eller Bevaras Papper W3D3 UK disciplinärenden förseelse Yttrande från student i Bevaras Papper W3D3 UK disciplinärende Kallelse till möte med Gallras Vid UK disciplinnämnd inaktualitet Beslut om disciplinär åtgärd Bevaras Papper Digitalt W3D3 Ladok UK Vid avstängning dokumenteras tidsperiod för avstängning i Ladok Överklagande av beslut om disciplinär åtgärd Yttrande om överklagande av disciplinär åtgärd Bevaras Papper W3D3 UK Överklagande i samma ärende som avslag om kursbevis. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. Förvaltningsrätten beslutar i överklagandeärendet Bevaras Papper W3D3 UK Överklagande i samma ärende som avslag om kursbevis. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. Förvaltningsrätten beslutar i överklagandeärendet. 21(24)

22 3.3.4 Hantera disciplinärenden Beslut i överklagande av disciplinär åtgärd Bevaras Papper W3D3 Ladok UK Överklagande i samma ärende som avslag om kursbevis. Inkommer överklagande ska det i ärendemeningen läggas till inklusive överklagande. Förvaltningsrätten beslutar i överklagandeärendet. Vid avstängning dokumenteras tidsperiod för avstängning i Ladok Förfrågan om disciplinärenden Bevaras Papper W3D3 UK Vanligtvis förfrågningar från Universitetskanslersämbetet om disciplinärenden under året Rapportering av disciplinärenden Bevaras Papper W3D3 UK Vanligtvis förfrågningar från Universitetskanslersämbetet om disciplinärenden under året. 3.4 Tillhandahålla service för studenter Intyg om funktionsnedsättning STUD I service för studenter ingår att hantera studenthälsa, stöd till studenter med funktionsnedsättning, studievägledning och stöd till utbytesstudenter. Processerna är under kartläggning och kommer att kompletteras. Bilaga 1 Schema i system: Utreds av universitetsarkivet efter analys av system som hanterar scheman. Schema på papper: Scheman med rikt informationsinnehåll bevaras. Övriga scheman får vid inaktualitet. Gallras med stöd av RA-FS 1997:6. Med rikt informationsinnehåll menas scheman som ger en god inblick i hur undervisningen har bedrivits. Dessa scheman kan finnas för en kurs eller omfatta många kurser, t ex för en hel termin. Exempel på schema med magert informationsinnehåll är lokalbokningsschema. Schema som ska bevaras arkivläggs på papper i kursakt. Bilaga 2 Får om de bedöms ha endast tillfällig eller ringa betydelse. Handlingar som bedöms ha ett framtida värde bevaras. 22(24)

23 Bilaga 3 Anmälan med bilagor till utbildning på grundnivå och avancerad nivå (RA-FS 2011:2): Får 2 år efter beslut om antagning, om anmälan registrerats i antagnings- eller studieregister. För antagen som inte registrerats i studieregister, exempelvis inresande (utländsk) student, bör anmälan med bilagor bevaras. Arbetsprover för utbildning som leder till konstnärlig examen: Får återlämnas 1 månad efter beslut om antagning. Om den sökande inte begärt återlämnande får arbetsprover 1 månad efter beslut om antagning. Förekomsten av uppvisade arbetsprover bör dokumenteras. Dokumentationen får 2 år efter beslut om antagning. Bilaga 4 Med tentamen avses enskild tentamen, grupptentamen, hemtentamen samt prestationer genom andra examinationsformer såsom inlämning av paper, rapporter m.m. Tentamen kan även vara datorbaserad Tentamenssvar (RA-FS 2011:2): Får återlämnas till student efter betygsättning om betyg registrerats i studieregister. Provsvar som inte har återlämnats får 2 år efter betygsättning. Om student begär omprövning av betyg bör provsvar bevaras i 2 år efter det att prövningen slutbehandlats Rapporter från praktik eller verksamhetsförlagd utbildning: Handledarrapporter får 2 år efter avslutad utbildning. Rapporter får inte om dessa legat till grund för betygsättning och betyget inte registrerats i Ladok. Studenternas rapporter får återlämnas till studenten efter avslutad delkurs eller utbildning efter det att betyg registrerats i studieregister. Rapporter och bilagor som inte har återlämnats får 2 år efter det att betyget registrerats i Ladok. Bilaga 5 DiVA: Utdrag ur rektors beslut om riktlinjer för elektronisk publicering (dnr LNU 2011/401): Riktlinjer för examensarbeten/självständiga arbeten/uppsatser Alla examensarbeten (yrkesexamen) samt självständiga arbeten (kandidatnivå/magisternivå/masternivå) utförda av studenter vid Linnéuniversitetet skall registreras elektroniskt, samt fulltexten bifogas i sin helhet i Linnéuniversitetets publiceringssystem (DiVA) för vidare lagring. Elektronisk registrering + fulltextlagring är ett kvar för att examensarbetet skall kunna registreras som godkänt. Examensarbeten skall i möjligaste mån även publiceras i fulltext. Om författaren, med hänvisning till lagen om upphovsrätt, motsätter sig elektronisk fulltextpublicering, skall registrering ändå ske, samt fulltexten lagras elektroniskt, men ej publiceras. Hantering/förvar/sortering: är detsamma som fullständig version av en uppsats/examensarbete. Har upphovsrättsliga information (t ex bilder) tagits bort i version som publiceras måste den kompletteras med en fullständig version för registrering och arkivering i DiVA. Uppsatser/examensarbeten för 90 eller 120 hp eller motsvarande Bevaras elektroniskt i DiVA. Undantag för elektronisk registrering gäller för uppsatser med sekretess. Dessa skall tas ut och bevaras på papper, förvaras separat samt ges ett skydd som garanterar att inte obehöriga får åtkomst till dessa arbeten. Uppsatser för nivå 60 hp eller motsvarande Får fem år från betygsdatum om betyg registrerats i Ladok. Tas ut på papper. För uppsatser på kurser där 60 hp utgör den högsta nivån ska särskild ställning tas till eventuellt bevarande. Uppsatser som bedöms ha ett värde för forskningens behov, inom eller utom den egna disciplinen, eller som bedöms vara av allmänintresse ska bevaras. 23(24)

24 Gallringsbara uppsatser förvaras under hela sin livslängd på en och sorteras efter författare eller titel. belagda studentarbeten som ska bevaras får levereras till centralarkiv först efter särskild överenskommelse med universitetsarkivet. Uppsatser för nivå 60 hp eller motsvarande som bedöms ha ett bevarandevärde sorteras efter författare eller titel. Förkortningar LOS STUD UK Lokal och service Studerandeavdelningen Universitetsledningens kansli 24(24)