Medicinska fakultetens ABC fo r utbildningen pa grund-och avancerad niva

Transkript

1 Page 1 (18) s ABC fo r utbildningen pa grund-och avancerad niva A Anstånd Av högskoleförordningen framgår att den som blir antagen till en utbildning men på grund av sjukdom eller andra skäl han/hon inte råder över inte kan ta den erbjudna platsen i anspråk just den termin utbildningen startar har i vissa fall möjlighet att få anstånd med studiestarten. Detta gäller även den som påbörjat en utbildning och tvingas avbryta det inom tre veckor från utbildningens start. Skälen ska som regel ha uppkommit efter det att ansökan lämnades in. Ansökan om anstånd med studiestarten skall, tillsammans med intyg som styrker skälen, omgående eller senast tre veckor efter terminsstart skickas in till Studentcentrum vid Umeå universitet. Anstånd med studiestart handläggs av antagningsenheten. Beslut om anstånd fattas av chefen för Studentcentrum på delegation av rektor. Beslut att inte bevilja anstånd kan överklagas. Andra särskilda skäl för anstånd kan vara sociala, medicinska eller andra särskilda omständigheter som t.ex. vård av barn, studentfackliga uppdrag. Anståndstiden får uppgå till högst 18 månader om det inte finns synnerliga skäl för en längre tid. Läs mer om anstånd i Antagningsordningen. Antagning Anmälningsdatum: Höstens utbildningar: 15 april Vårens utbildningar: 15 oktober Sommarkurser: 15 mars Urvalsgrupper för i tid inkomna anmälningar BI Direktgruppen BII Kompletteringsgruppen BF Intyg från folkhögskola HP Högskoleprovet ÖS Övriga behöriga sökande (som inte kan meritvärderas i ovanstående urvalsgrupper) Vid frågor om antagningen kontakta antagningsenheten Antagningstal Planerings- och antagningstal för program och fristående kurser för kommande termin ska skickas in till kansliet under maj/november. Ett underlag tillsänds programsekreterarna någon vecka innan det ska vara kansliet tillhanda.

2 Page 2 (18) Antagningsordning Arbetsordning för medicinska fakulteten I fakultetens arbetsordning finns information om nämnder, programråd och utskott samt deras arbetsområden Arbetsskada och tillbud Här finns information om rutiner och blanketter för arbetsskada och tillbud både för dig som är anställd och för studenter Arkivering: Gå gärna igenom dokumenthanteringsplanen för studieadministrativa rutiner som finns under arkiv och diarium. Avveckla eller revidera program Aktivitet Förslag Tillstyrka/avstyrka Beslut (på basis av kriterier) Tidpunkt för beslut Program Fakultetsnämnd, programråd eller institution 1) Fakultetsnämnd* 2) Utbildningsstrategiska rådet Rektor Innan programmet planerar att bjudas ut Vid avveckling av program ska en samlad bedömning av en rad kriterier ligga till grund för beslut att revidera eller avveckla befintliga program. Mer information finns i Handläggningsordningen för att inrätta, revidera, ställa in eller avveckla utbildningar (Dnr: ). Programrådet upprättar en skrivelse utifrån anvisningar som finns i Handläggningsordningen som skickas till Utbildningsstrategiska nämndens (UN) handläggare. Utbildningssamordnaren tar ärendet till rektor efter tillstyrkan i Utbildningsstrategiska nämndens och Fakultetsnämnden och återkopplar beslut till programrådet. Utbildningssamordnare ansvarar för att diarienummer upprättas för ärendet.

3 Page 3 (18) B Betygsskala Om inte annat är angivet i kursplanen skall betyg sättas på en genomgången kurs. Betyget bestäms av en av fakultetsnämnden särskilt utsedd lärare (examinator). Som betyg används något av uttrycken underkänd, godkänd eller väl godkänd (HF 6 kap , tidigare ). Dispens från denna 3-gradiga betygsskala kan ges av rektor. De betygsgrader som används skall anges i kursplan. Betyg kan inte överklagas, dvs. prövas av någon högre instans, men en student kan alltid göra anmärkningar mot rättningen eller begära att examinator omprövar sitt beslut. Budget Förutsättningarna för medicinska fakultetens budget baseras på regeringens budgetproposition och universitetsstyrelsens budgetbeslut. Fakultetsnämnden fattar beslut om budget. Budget och budgetanvisningar finns på s hemsida under fliken för våra anställda. Budgetanvisningar kommer från kansliet i maj. I slutet av september ska programråden lämna ett budgetunderlag förkommande budgetår för programgemensam stöd- och kärnverksamhet till kansliet. Budget för programgemensamma kostnader beslutas av Fakultetsnämnden. Äskande av budget för fristående kurser ska lämnas i september efter utskickade instruktioner. C Cambro Cambro är Umeå universitets gemensamma lär- och samarbetsplattform. Här kan man välja att lägga upp en plattform för ett projekt eller på kursnivå. När man skapar en plattform på kursnivå så utgår man från en kurskod alternativt anmälningskod. D Delegationsordning Rektors delegationsordning s delegationsordning finns på s hemsida under fliken för våra anställda, regler och policydokument. Diarieföring För att se vilka ärenden som ska diarieföras finns en diarie/dossierplan fastställd, dnr: Beställning av diarienummer (dnr) görs via mail till universitet@adm.umu.se. Dispenser Dispensansökan för behörighetskrav lämnas till programrådet som äger rätt att besluta om dispens gällande behörighetskraven. Vid ett dispensärende ska både ansökan och beslutet diarieföras.

4 Page 4 (18) E Examinatorer Betyg ska bestämmas av en av universitetet särskilt utsedd lärare (examinator). Examinatorer för kurser inom ett program utses av programråden senast vid rådet sista möte på vårterminen för kommande läsår. Examinatorer för fristående kurser utses av Utbildningsstrategiska nämnden vid nämndens sista möte på vårterminen. Examina Alla kurser och program delas in i någon av följande tre nivåer; grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå. Varje nivå bygger på utbildning på den tidigare nivån. Alla examina är inplacerade på någon av utbildningsnivåerna. Studenten ansöker själv om att få ett examensbevis via Portalen och under fliken mina studier. Läs mer om examina i Lokal examensordning vid Umeå universitet, Dnr: FS Examensbeskrivning För varje examen får högskolor och universitet ange mer preciserade examenskrav utöver dem som föreskrivs i Högskoleförordningen. Dessa krav uttrycker vad som krävs för att erhålla t.ex. en kandidatexamen med en viss inriktning eller en viss yrkesexamen. Examensbeskrivningar beslutas av rektor. Programrådet ansvarar för att vid behov exempelvis vid revideringar av utbildningsplanen som berör ändring av innehållet i examensbeskrivningen upprätta ett underlag för ny examensbeskrivning. Handläggaren i Fakultetsnämnden skickar Ett förslag till examensbeskrivning utarbetas i Programrådet tillstyrker underlag (protokollsunderlag programrådet och skickas till Maria Rudberg på förslag till och förslaget i Wordformat för examina för synpunkter innan examensbeskrivningen examensbeskrivning och beslut av rektor) till Examina tas upp som ärende i rådet. Förslag skickar den vidare till UN, (Maria Rudberg) till examina bör skickas minst 1 månad innan FN för att tillstyrkas. ärendet ska upp i programrådet. I rådets protokoll bör det framgå att examensenheten tagit del av examensbeskrivningen. Handläggaren på Examina ansvarar för att återkoppla beslut till utbildningssamordnaren på som meddelar beslutet till programrådet. Examination och obligatoriska moment Examinationen är både en form av myndighetsutövning och ett led i studentens lärandeprocess. För att examinationen ska upplevas rättssäker måste regler och rutiner vara tydliga för såväl studenter som lärare och administratörer. Regelverk: Regler och riktlinjer för betyg och examination

5 Page 5 (18) Examination innebär en bedömning av studentens prestationer och utgör underlag för betygssättning. Bedömningen sker genom ett eller flera skriftliga, muntliga och/eller praktiska prov. Examinationen skall utformas så att en individuell bedömning av studentens prestationer kan göras. Examinationsformerna skall framgå av kursplanen. Ordinarie prov skall normalt förläggas till dagtid under måndag till fredag i direkt anslutning till kursen. Vid lärares sjukdom eller liknande omständigheter som kan orsaka förseningar skall institutionen hitta andra lösningar. För att kräva deltagande av en student vid ett utbildningsmoment, s.k. obligatoriskt utbildningsmoment, skall detta vara av prövande karaktär, t.ex. kan laborationer, klinisk undervisning, seminarier och gruppövningar vara av sådan karaktär. F Fakultetsnämnden Fakultetsnämnden (FN) är fakultetens högsta beslutande organ och sammanträder ungefär en gång i månaden under terminstid. Fakirdokumentet Fakirdokumentet är lika med Handläggningsordningen för att inrätta, revidera, ställa in eller avveckla utbildningar (Dnr: ). Fristående kurser Institutioner lämnar till fakulteten ett äskande över kursutbud, dimensionering och prioritering för fristående kurser och sommaruniversitet år G Grafisk profil Den grafiska profilen omfattar hela Umeå universitet och dess organisatoriska enheter, vilket innebär att den ska följas och framtagna mallar användas. Enskilda enheter får inte använda eller ta fram egna logotyper. Den grafiska profilen fastställdes av rektor , dnr Om det inte finns någon mall som passar så kontakta Print och Media. H Högskolepoäng (hp) 1,5,högskolepoäng motsvarar 1 veckas heltidsstudier. 30 högskolepoäng motsvarar 20 veckors studier som är en termin. HST - Helårsstudenter Helårsstudenter beräknas på antalet förstagångsregistrerade och fortsättningsregistrerade studenter inom grundutbildning. Helårsstudent = antal registrerade/60hp * kurstillfällets hp

6 Page 6 (18) Exempel på uträkning. En kurs om 30 hp har 100 studenter. Antal registrerade studenter (100) delat med 60 hp ger talet ca 1,67 som multipliceras med 30, det vill säga kurstillfällets poäng. Detta ger 50 helårsstudenter. OBS! Eftersom HST räknas ut för per kalenderåret och inte verksamhetsår så måste man periodisera kurser som går över årsskiftet. Vårterminens kurser räknas på 20 veckor medan för de kurser som under höstterminen pågår över årsskiftet måste en uträkning göras för att få fram rätt HST för rätt kalenderår. Så här räknas HST ut för en kurs som ges både vårtermin och hösttermin för kalenderåret 2013 Kurs HT12 registrerade HT12 Antal hp VT13 registrerade VT13 Antal hp HT 13 registrerade HT13 Antal hp Summa Anatomi Antal studenter som är registrerade Räknas på de veckor som går över till 2013 Antal studenter som är registrerade Räknas på hela kursens hp Antal studenter som är registrerade Räknas på de veckor som ligger på 2013 Anatomi 30 hp ht12 27 hp 15 15/60*3hp= 0,75 HST 15 15/60*30 hp= 7,5 HST 15 15/60*27hp =6,75 HST 0,75+7,5+6,75= 15 HST vt13 3 hp Antal veckor styrs av hur kursveckorna är inlagda i Selma när kurstillfället skapades. Gå in i KA13 i Ladok och bocka för rutan Visa HST-bidrag så får man fram aktuella uppgifter hur fördelningen är för kursen. Det är endast registrerade programstudenter som ska räknas in i programmets HST så om det finns inresande studenter som är registrerade på kurskoden som fristående kurs ska dessa räknas bort vid beräkning av HST i prognosen. HPR- Helårsprestationer Helårsprestationer beräknas på summan av alla presterade högskolepoäng under ett kalenderår. Helårsprestation = summa hp/60 där summan är samtliga hp på kursen presterade av studenterna under ett kalenderår. Exempel på uträkning: En kurs om 30 hp har 100 studenter där 80 studenter har tagit alla 30 hp, medan 12 studenter bara tagit 25,5 hp och 8 har inte något presterat några högskolepoäng. Detta ger (80*30)+(12*25.5)=2706. Genom att dela 2706 med 60 får man 45,1 helårsprestationer. Prognos för HPR beräknas centralt på fakulteten utifrån tidigare års utfall för respektive utbildningsområde.

7 Page 7 (18) I Inrätta program eller programkurs Aktivitet Program Programkurs Huvudområde (eller inriktning inom huvudområde) Förslag Fakultetsnämnd, programråd eller institution Fakultetsnämnd, programråd eller institution Fakultetsnämnd, programråd eller institution Tillstyrka/avstyrka 1) Fakultetsnämnd* 2) Utbildningsstrategiska rådet ** Programråd/ institution 1) Fakultetsnämnd* 2) Utbildningsstrategiska rådet ** Beslut (på basis av kriterier) Rektor Fakultetsnämnd Rektor Tidpunkt för beslut Senast 30 sep respektive 31 jan Löpande*** Löpande Beslut om tidpunkt föruppföljning av kriterier Rektor * Vid inrättande av fakultetsöverskridande program, huvudområde eller inriktning av huvudområde, gäller att värdfakulteten tillstyrker eller avstyrker efter hörande av övriga berörda fakulteter. ** Innan beredning i utbildningsstrategiska rådet inhämtas yttrande från Studentcentrum gällande utbildningsplan, examensbeskrivning och huvudområde (se sid 8). Gäller det ny inriktning inom ett redan inrättat huvudområde, fastställs inriktningen i en examensbeskrivning. Förslag till examensbeskrivning tillstyrks av fakultetsnämnden och rektor fastställer efter föredragning av Studentcentrum. Inriktning inom befintligt huvudområde ska beredas i Utbildningsstrategiska rådet enbart om inriktningen kan antas beröra annan fakultet. *** Idag låses ändringarna i Selma ett år före programstart. Mer information finns i Handläggningsordningen för att inrätta, revidera, ställa in eller avveckla utbildningar (Dnr: ). Programrådet upprättar en skrivelse utifrån anvisningar som finns i Handläggningsordningen som skickas till Utbildningsstrategiska nämndens handläggare. Utbildningssamordnaren tar ärendet till rektor efter tillstyrkan i Utbildningsstrategiska nämnden och Fakultetsnämnden och återkopplar beslut till programrådet. Utbildningssamordnare ansvarar för att diarienummer upprättas för ärendet.

8 Page 8 (18) K Kursplaner Enligt delegationsordningen för medicinska fakulteten (dnr: ) har Fakultetsnämnden delegerat till programråden att inrätta, revidera och avveckla kurs samt fastställa kursplaner inom programmet och kursplaner som hör till programrådens ansvarsområde. Fakultetsnämnden har delegerat till Utbildningsstrategiska nämnden att inrätta, revidera och avveckla kurs samt fastställa kursplaner för fristående kurser som inte hör till något programråds ansvarsområde eller hör till flera programråds ansvarsområde. Observera att kursplanen är ett juridiskt dokument och att även revideringar av kursplaner ska beslutas i programrådet eller i Utbildningsstrategiska nämnden (UN). Kom ihåg att märka ut vilka revideringar som önskas göras så att rådet/nämnden lättare kan se vad som önskas revideras. Hanteringsordning för kursplaner som fastställs av ett programråd: Ett förslag till kursplan eller förslag på revidering enligt gällande kursplanemall skickas till programrådet. Vid ny kursplan ansvarar programsekreteraren för att dnr beställs från registraturen. Programrådet fastställer kursplanen. Handläggaren i rådet diarieför och arkiverar den slutliga versionen och skickar kursplanen till berörda. Kursplan och protokollsutdrag ska skickas till registraturen årsvis. Studieadministratören ansvarar för att lägga upp basdata för kursen i SELMA och förser den med kurskod vid ny kurs eller ändring av basdata. Handläggare i rådet ansvarar för att kursplanen läggs in i sin helhet i SELMA och lägger in fastställande datum för kursplanen i SELMA. Hanteringsordning för kursplaner som fastställs av ett Utbildningsstrategiska nämnden: Ett förslag till kursplan eller förslag på revidering enligt gällande Utbildningsstrategiska kursplanemall skickas till nämnden fastställer Utbildningsstrategiska nämnden. Vid kursplanen. ny kursplan ansvarar administratören/lärare vid berörd institution för att dnr beställs från registraturen. Administratören/lärare ansvarar för att lägga upp basdata för kursen i SELMA och förser den med kurskod vid ny kurs eller ändring av basdata. Handläggaren i rådet återkopplar till kontaktpersonen efter nämnden. Institutionen ansvarar för att arkiverar den slutliga versionen. Administratören/lärare ansvarar för att kursplanen läggs in i sin helhet i SELMA. Efter detta skickas ett protokollsunderlag samt kursplanen till Kathrine Buhr, medicinska fakultetens kansli som fastställer kursplanen i SELMA.

9 Page 9 (18) Kursvärderingar (Ur handläggningsordning för kursutvärderingar dnr: ) Kursvärderingar ska vara en integrerad del av kursen och i övrigt anpassas efter utvärderingens syfte och kursens innehåll och genomförande. Vid inledningen av en kurs ska därför syfte och form för kursvärdering diskuteras, samt återkoppling ges av den kursutveckling som ägt rum med anledning av bland annat tidigare kursvärderingar. Varje utvärdering ska analyseras och resultera i slutsatser och åtgärder som ska dokumenteras på ett sätt som gör den möjligt att kommunicera resultatet med både studenter, lärare och institution/programråd/fakultet. En sammanställning av utvärderingen ska vara tillgängligt för alla på institutionens/fakultetens, och i förekommande fall programmets webbplats. Prefekten/institutionsstyrelsen ansvarar för att kursutvärdering och kursutveckling genomförs och ingår som en del i det systematiska kvalitetsarbetet Hantering av program- och kursutvärderingar samt alumnutvärderingar vid, dnr: L Läsårstider (rektorsbeslut) Läsårets förläggning läsåren /26 (Dnr; UmU ) Lokaler Information om bokning av lokaler på campus går att läsa på intranätet En del undervisningslokaler på Norrlandsuniversitets sjukhus (NUS) går att boka via Time Edit men bokningen går via en lokalbokare för hantera dessa bokningar. För frågor om bokning av lokaler på NUS: Tel: eller support , lokalbokningnus@vll.se M s hemsida s interna sidor Aurora

10 Page 10 (18) N Nollintag (att inte utlysa eller att ställa in antagning till program eller programkurs) Aktivitet Program Programkurs Förslag Fakultetsnämnd, programråd, institution Programråd eller institution Tillstyrka/avstyrka Programråd/institution* Programråd/institution Beslut (på basis av kriterier) Fakultetsnämnd** Fakultetsnämnd** Tidpunkt för beslut Beslut att inte utlysa ska tas före 15 mars eller 15 september. Beslut att inte anta tas före urval 1 i respektive antagningsomgång. *När initiativ tas och/eller förslag läggs av fakultetsnämnden gäller att berört programråd och berörda institutioner ska höras. **För fakultetsöverskridande program ska vid oenighet mellan berörda fakulteter frågan lyftas till rektor. Ärendet (protokollsutdrag samt övriga handlingar till ärendet) skickas från programråden till handläggaren i Utbildningsstrategiska nämnden. Mer information finns i Handläggningsordningen för att inrätta, revidera, ställa in eller avveckla utbildningar (Dnr: ). Kom ihåg att när en kurs ska ställas in kan det endast göras innan de sökande fått antagningsbeskedet. När en kurs ska ställas ska Antagningsenheten meddelas (finns länk via deras hemsida). Utbildningarna måste ställas in både i NyA och Selma. NyA NyA är den övergripande benämningen för det nationella antagningssystem som består av två delar: Sökandewebben (studera.nu) och handläggarklienten. Vill du få tillgång till NyA-webben ska du skicka in en användarförsäkran som du finner på webben för anställda. Där kan du titta på en persons anmälan, meriter och dokument, tillgång till e-postadresser och telefonnummer. Du får också behörighet att ta ut sökandelistor, statistik och att skapa etiketter.

11 Page 11 (18) O Ordförandebeslut Om ett ärende är så brådskande att nämnden inte hinner sammanträda och det inte anses lämpligt med ett Per Capsulam beslut (se under P) får ordföranden ensam avgöra ärendet, som ska anmälas vid nästa sammanträde. P Parallelläsning Enligt en nationell överenskommelse skall den som någon termin vill läsa mer än 45 högskolepoäng totalt vid Umeå universitet, ha tillstånd till s.k. parallelläsning. Sådant tillstånd meddelas av fakultetsnämnd. Umeå universitet har beslutat att endast sökande som klarat minst 60 högskolepoäng kan beviljas parallelläsning. Ansökan görs på en särskild blankett som finns hos institutionernas studievägledare samt på På blanketten ska studievägledarna i de kurser som berörs yttra sig över ansökan. Vid UmU tillämpas lokala regler för gymnasieelevers parallelläsning vid universitetet. Under vissa förutsättningar kan elever som går sista året på gymnasiet tillåtas att parallelläsa. Per Capsulam beslut Ett per capsulam-beslut är ett beslut som fattas utanför ett ordinarie sammanträde. Per capsulam-beslut skall endast användas då en fråga inte kan vänta till nästkommande sammanträde. Per Capsulam via brev eller e-post Administratören skickar underlag för beslut till samtliga styrelseledamöter och presenterar den aktuella ärendefrågan som föreligger. Respektive ledamot tar ställning till ärendet och återkopplar till administratören som sammanställer och skickar snarast resultatet till alla ledamöter. Vid nästa ordinarie sammanträde protokollförs Per capsulam-beslut under en egen punkt i protokollet för att läggas till handlingarna Prognos och utfall ekonomi Programråden ska tre gånger per år, april, juni och september skicka in en HST-prognos till kansliet för innevarande kalenderår. Prognosen utgår ifrån excelfilen som upprättats i samband med planeringstal för HST för gällande kalenderår dvs. justering sker i excelfilen utifrån det aktuella läget för respektive program. Kvartalsvis kommer kansliet att skicka ut ekonomisk uppföljning till programråden som bör beaktas och vid stora avvikelser ska en skriftlig kommentar skickas till carina.wallmark@adm.umu.se. Programsidor på webben Programsidor drivs och utvecklas av Lena Åminne, fakultetens informatör i samarbete med programmens kontaktpersoner. Programvärdering (Ur handläggningsordning för kursutvärderingar dnr: ) Alla programstudenter ska under sin studietid ges möjlighet att framföra sina erfarenheter av och synpunkter på programmet som helhet.

12 Page 12 (18) har skapat en frågebank för programfrågor som kan användas vid programutvärderingar. Någon form av programutvärdering ska genomföras på respektive program. Programråden ansvarar för utvärderingar på programnivå och en dokumenterad plan för hantering av dessa. Programutvärderingar ska genomföras regelbundet dock minst vart tredje år även för längre program. Hantering av program- och kursutvärderingar samt alumnutvärderingar vid, dnr: Prov/omprov I regelsamling för utbildning på grundnivå och avancerad nivå vid Umeå universitet finns riktlinjer för prov och omprov under punkt 7. Med prov avses alla former av examination. Examination innebär att en examinator bestämmer ett betyg utifrån den eller de former för bedömning av studenternas prestationer som anges i kursplanen. Kom ihåg att studenter ska normalt få besked om resultatet av prov inom högst tre veckor efter provtillfället. Då det gäller laborationsrapporter, inlämningsuppgifter eller liknande ska studenter normalt få dessa bedömda inom högst tre veckor efter fastställd inlämningsdag. Muntlig eller skriftlig genomgång av prov/tentamina ska erbjudas efter ordinarie provtillfälle. En student har rätt att få veta varför prov har bedömts på ett visst sätt. Anmälan till prov/omprov Den som vill tentera måste anmäla sig till tentamensskrivning för att garanteras en skrivplats. Anmälan till ordinarie provtillfälle ska göras till berörd institution senast tio dagar före provtillfället. Hur denna anmälan organiseras får respektive institution/programråd besluta själva om. Den som vill tentera som ska genomföra tentamensskrivning med särskilda hjälpmedel/på särskilda villkor på grund av funktionsnedsättning ska anmäla detta till berörd institution/kursansvarig senast tre veckor före salsskrivningen. Anmälan till omprov ska göras enligt kursansvarig institutions anvisningar. En student som inte har anmält sig till tentamensskrivningen får genomföra den endast i mån av lediga skrivplatser enligt skrivvaktens anvisningar. R Regler för utbildning Resebidrag Studenterna ansöker om resebidrag och utbytesplats senast 15 mars respektive 15 oktober på gällande ansökningsblankett. Kontaktperson för internationella frågor sammanställer ansökningarna och sedan är det programrådet som beslutar om resebidrag. Programsekreteraren ansvarar för att underlaget diarieförs. Bestyrkt protokollsutdrag med bilaga samt ansökningsblanketten skickas till Kathrine Buhr, medicinska fakultetens kansli, för utbetalning.

13 Page 13 (18) S Sammanträden programrådet Inför sammanträdet upprättas en föredragningslista som programsekreteraren går igenom med ordföranden innan kallelsen skickas ut. Föredragningslistan har löpande numrering per kalenderår. Skicka ut/lägg ut handlingarna till berörda ledamöter minst 1 vecka innan sammanträdet. Protokollen ska inte diarieföras utan alla handlingar skrivs ut och arkiveras årsvis. Vid ett ärende ska det anges vem som är föredragande. Språket i protokollet ska vara sakligt, klart och lättläst. Det finns ingen regel om protokollet ska skrivas i presens eller imperfekt men det är viktigt att vara konsekvent. När protokollet är justerat så anslås protokollet eller skickas ut till ledamöter i programrådet. Skicka justerat protokoll via mail till informatören mattias.mitz@adm.umu.se och till handläggaren i Fakultetsnämnden, anna.olson@adm.umu.se. Senare del-antagning Lediga platser kan uppstå på termin två och framåt på någon/några av universitetets programutbildningar. Beslut om dessa ska återbesättas fattas av programrådet och information om antagning sker till senare del av ett visst program lämnas av programstudievägledare motsv. Grundtanken med reglerna för senare del antagning är att göra det möjligt för den som har tidigare resultat från akademiska studier att söka till program och tillgodoräkna sig dessa studier. Den som vill byta program kan också söka till senare del av program. Det är inte tillåtet för två personer att byta plats. Den som vill byta studieort för ett program han/hon redan är antagen till skall också söka senare del av program. För antagning till senare del av program gäller följande: Programrådet beslutar huruvida eventuella vakanser på program ska återbesättas och hur många platser som ska fyllas. Programrådet bedömer de sökandes meriter och beslutar om behörighet samt till vilken termin sökande ska konkurrera Anmälan görs på Sista dag för anmälan är 15 april respektive 15 oktober. Antagning till vakanta platser på program kan ske upp till tre veckor efter terminsstart. Selma - utbildningsdatabas I systemet hanteras förslag på kursplaner, fastställda kursplaner och där arkiveras också äldre kursplaner. Kurskoder och anmälningskoder hanteras via systemet. Från och med höstterminen 2012 läggs även utbildningsplaner in i Selma. Som stöd för arbetet i SELMA är det tre dokument som ska följas: Regler och riktlinjer för studieadministration Kursplanemall Utbildningsplanemall

14 Page 14 (18) Ansökan om behörighet i Selma skickas in till Ladokgruppen på Studentcentrum. Det finns två olika nivåer på behörigheten: Behörighet för utbildningsinformation kurstillfälle/programtillfälle Behörighet för utbildningsinformation kursplan/utbildningsplan Blankett för ansökan om behörighet finns på hemsidan under för anställda och sedan under rubriken utbildningsadministration. Programsekreteraren ansvarar också för att lägga in ny eller fastställda revidering av utbildningsplanen i Selma. När programsekreteraren har lagt in utbildningsplanen så meddelas utbildningssamordnaren som fastställer ( låser ) utbildningsplanen i SELMA. Behörighet saknas för några handläggare vilket vi bör se över under hösten Studentrekrytering Kontaktperson för marknadsföring av utbildning och studentrekrytering är Lena Åminne, informatör vid s kansli. Studieuppehåll med platsgaranti Studieuppehåll innebär i normalfallet ett uppehåll i studierna som i förväg anmälts till högskolan av studenten. Med särskilda skäl avses medicinska, sociala eller andra skäl (t.ex. föräldraledighet) som påverkar den studerandes möjligheter att fullfölja utbildningen i normal tid. Beslut om platsgaranti fattas av programrådet utifrån delegation från dekanus. Både anmälan och beslut om studieuppehåll skall lämnas skriftligt och ska diarieföras på institutionsnivå. Ansökan om studieuppehåll med platsgaranti kan inlämnas tidigast tre veckor efter terminsstart. Platsgaranti efter studieuppehåll beviljas för en begränsad tid, normalt en till tre terminer. I beslutet skall anges när studenten kan återuppta studierna och vilka förutsättningar som gäller för att ta platsen i anspråk. Programrådet kan i ett förbehåll ange att studenten efter studieuppehållet kommer att erbjudas plats på ett i beslutet angivet motsvarande utbildning eftersom utbildnings-/kursplanen kan vara förändrad eller vara under omarbetande när studierna återupptas. Anmälan om återupptagande av studierna skall komma in till programrådet senast 15 april respektive 15 oktober. Den som inte återupptar studierna vid den tidpunkt som anges i beslutet eller som beviljas förlängt studieuppehåll anses ha gjort ett inte anmält studieavbrott. Beslut att avslå en sökandes begäran om studieuppehåll kan överklagas till Överklagandenämnden för högskolan. Bara avslag på studieuppehåll diarieförs och programsekreteraren ansvarar för att beställa diarienummer och här går det bra att använda ett samlingsnummer. I januari begärs nytt diarienummer. Studieuppehåll utan platsgaranti Den som anmält studieuppehåll men inte beviljats platsgaranti vid återkomst (studieuppehåll utan platsgaranti) skall ansöka om antagning till senare del på program då han/hon önskar fortsätta studierna och antas i mån av plats. Programrådet beslutar om lediga studieplatser skall återbesättas. Om en kurs som ingår i program också erbjuds som fristående kurs ska de som anmält studieuppehåll på program men inte beviljats platsgaranti antas före eventuella sökande till fristående kurs.

15 Page 15 (18) Studieavbrott Studieavbrott kan vara anmält i förväg av studenten eller konstaterat av universitetet. Studieavbrott innebär att studentens rätt till aktuell utbildningsplats upphör eftersom antagning alltid gäller ett visst kurs- eller programtillfälle. Tidigt studieavbrott Tidigt studieavbrott innebär att en person som registrerat sig på en fristående kurs eller som nybörjare på utbildningsprogram inte varit närvarande därefter. Detta innebär i praktiken att den antagne inte har påbörjat sina studier. Om ett sådant studieavbrott konstateras av universitetet inom tre veckor efter kursstart måste den som vill påbörja studierna vid ett senare tillfälle söka på nytt. Senare studieavbrott Senare avbrott av studier på program kan universitetet endast konstatera i samband med att studenten uteblir från ett registreringstillfälle. Innan ett senare studieavbrott på program registreras skall den studerande ges tillfälle att yttra sig. Den som avbrutit en programutbildning där hon/han en gång varit registrerad och önskar återuppta studierna på samma utbildning skall, efter ansökan om antagning till senare del på program erbjudas plats på denna under förutsättning att där finns ledig studieplats. Programrådet beslutar om huruvida ledig studieplats skall återbesättas. Studerande som gjort studieavbrott och som önskar återuppta sina studier får ansöka till senare del av program även om mindre än två terminer återstår av programmet. Den som har anmält studieavbrott antas efter den som har anmält studieuppehåll men inte beviljats platsgaranti men har företräde framför övriga som har avbrutit. Länk till viktiga dokument: Studieavbrott och studieuppehåll utan platsgaranti behöver inte skickas till registraturen för att diarieföras men dessa handlingar ska diarieföras på institutionsnivå enligt gällande riktlinjer. T Tillgodoräknande Fr.o.m. 1 december 2012 hanterar Studentcentrum alla ansökningar om tillgodoräknanden på grund- och avancerad nivå. Mer information hittar du på anställdas webbsida Information till studenterna samt ansökningsblanketter finns på

16 Page 16 (18) U Utbildningsplan För varje program ska det finnas en utbildningsplan som beskriver utbildningen och dess innehåll. Vid arbete med utbildningsplaner ska alltid utbildningsplanemallen följas, dnr: Utbildningsplanen ska alltid finnas på svenska men kan översättas till engelska. För ett utbildningsprogram skall det finnas en utbildningsplan. I planen anges de kurser som programmet omfattar, kraven på särskild behörighet samt de övriga föreskrifter som behövs. Det som föreskrivs i en utbildningsplan är alltså regler som är generellt tillämpbara och bindande för såväl högskolor som studenter. Det är därför viktigt att utbildningsplaner är fullständiga och beslutade av behörigt organ och i god tid före utbildningens början. Texterna i utbildningsplanerna bör hållas så korta som möjligt och endast innehålla nödvändig information. Revidering av utbildningsplan En revidering av utbildningsplanen Utbildningsstrategiska nämnden Fakultetsnämnden fattar beslut om utarbetas av programrådet. Rådet tar upp förslag till revidering av revidering och handläggaren i FN beslutar att tillstyrka revideringen utbildningsplan och skickar till skickar beslut samt bilaga till och skickar sitt förslag till fakultetsnämnden för beslut. berörd programsekreterare. revideringar till Utbildningsstrategiska nämnden. v Observera att ändringarna ska vara utmärkta i dokumentet. Skicka dokumentet och protokollsutdrag till Efter beslut lägger programsekreteraren in handläggaren i UN. utbildningsplanen Selma. Beslutsdatum ska vara FN:s beslutsdatum. När utbildningsplanen är inlagd i Selma så meddelas utbildningssamordnaren att den går Vid redaktionella revideringar behövs inget nytt att fastställa i Selma. diarienummer. Vid ändringar av kurser, examinationer, antagning etc. ska ett nytt diarienummer beställas av programsekreteraren. Programsekreteraren går igenom utbildningsplanen utifrån mallen för att se att alla måsten finns med. Utbildningsstrategiska nämnden Nämnden har till uppgift att följa utvecklingen nationellt och internationellt avseende utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt att ta initiativ till och föreslå åtgärder för att främja och utveckla fakultetens konkurrenskraft avseende utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Arbetet i nämnden ska med ett tydligt vetenskapligt och pedagogiskt perspektiv bidra till att utveckla fakultetens utbildningar, stärka positionen på den internationella utbildningsarenan samtidigt som den regionala förankringen utvecklas. Nämnden skall arbeta med utveckling av informations- och kommunikationsteknik (IKT) inom fakultetens utbildningar. Arbetsgrupper för särskilda uppgifter kan vid behov tillsättas.

17 Page 17 (18) Utbildningsstrategiska nämnden har till uppgift att bereda följande ärenden: fördela grundutbildningsuppdrag och föreslå dimensionering av program (i de fall inte riksdagen beslutat om dimensionering) föreslå att ett program på grundnivå eller avancerad nivå skall avvecklas (rektor beslutar) bereda ärenden som rör utbudet av fristående kurser bereda frågor rörande dispens från graderade betyg Utbildningsstrategiska nämndens uppgifter i övrigt framgår av delegationsordning. Grundutbildningsnämndens uppgifter i övrigt framgår av delegationsordning. Uppföljning Det är bra att skapa ett arbetsdokument med ärenden som behöver följas upp gärna sorterad efter ärendenummer och årsvis. V Verksamhetsplan Programråden ansvarar för att en verksamhetsplan med aktivitetsplan upprättas. Dessa dokument ska beslutas i programrådet. Därefter skickas dokumenten till utbildningssamordnaren på kansliet senast sista februari. Mall för verksamhetsplanen/ aktivitetsplanen kommer senare och läggs ut på fakultetens hemsida och på programsekreterarnas gemensamma plattform i Cambro. Verksamhetsberättelse Programråden upprättar verksamhetsberättelse och den beslutas av rådet. Därefter skickas den till utbildningssamordnaren på kansliet senast sista februari. Mall för verksamhetsberättelsen kommer senare och läggs ut på fakultetens hemsida samt programsekreterarnas gemensamma plattform i Cambro. Verksamhetsförlagd utbildning (VFU)/klinisk praktik/vil Verksamhetsförlagd utbildning ingår i flera av programmen på. Den verksamhetsförlagda utbildningen är i huvudsak förlagd till olika enheter inom Västerbottens län men VFU-platser finns i hela norra regionen. Regler för praktik och studieresor är beslutad av rektor och där finns definitioner, förtursregler och ersättningsprinciper beskrivna. har upprättat en handläggningsordning för praktik och studieresor (beslutas i december 2014) Berörda programråd har en handläggningsordning för praktik och studieresor som utgår ifrån rektors regler och fakultetens handläggningsordning.

18 Page 18 (18) Ö Överklaganden Enligt högskoleförordningen får följande beslut som gäller studier överklagas: 1. beslut om att en sökande inte uppfyller kraven på behörighet för att bli antagen till utbildning på grundnivå eller avancerad nivå och beslut att inte göra undantag från behörighetsvillkoren i fall som avses i 7 kap. 3 andra meningen eller 28 andra stycket, 2. beslut om tillgodoräknande av utbildning eller yrkesverksamhet, 3. avslag på en students begäran om befrielse från ett obligatoriskt utbildningsmoment, 4. beslut att dra in resurser för en doktorands utbildning enligt 6 kap. 30 och beslut att en doktorand inte ska få tillbaka resurserna enligt 6 kap. 31, 5. avslag på en students begäran att få examensbevis eller kursbevis, och 6. beslut att inte bevilja den som är antagen till utbildning på grundnivå eller avancerad nivå anstånd med att påbörja studierna eller att få fortsätta sina studier efter studieuppehåll Om beslutet, helt eller delvis, går sökanden emot ska denne upplysas om möjligheten att överklaga beslutet samt att överklagandet ska göras skriftligt. Överklagandet ska ställas till Överklagandenämnden men ges in till Umeå universitet, Registrator, Umeå, inom tre veckor från den dag sökanden fick del av beslutet. I överklagandet ska det anges vilket beslut som överklagas och vilken ändring som begärs.