Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Bedriva utbildning på forskarutbildning

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 3 Bedriva utbildning på forskarutbildning Processgrupp 3.2 Version: 1.7 Gäller från Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras och gäller för hela Karolinska Institutet. Dokumenthanteringsplanen följer samma processindelning som Klassificeringsstruktur för Karolinska Institutet. Diarienummer: 1894/2018 Dnr för föregående version: 1255/2017 Beslutsdatum: Beslut: Dokumenttyp: Universitetsdirektör Per Bengtsson Styrdokument Handläggs av avdelning/enhet/funktion: Juridiska avdelningen/enheten för arkivoch registratur Revidering med avseende på: Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar 1.6 Giltighetstid: Tillsvidare

2 Verksamhetsområde 3 Bedriva utbildning Process: Hantera utbildningsutbudet på forskarutbildningsnivå Process: Hantera antagning till forskarutbildning Process: Planera och genomföra forskarutbildning Process: Hantera studentärenden under pågående utbildning på forskarutbildningsnivå Process: Utfärda examen på forskarutbildningsnivå Process: 3.3 Bedriva uppdragsutbildning Läsanvisningar Under respektive process radas de handlingar (handlingstyper) som hanteras inom processen upp alfabetiskt. Till varje handling finns sedan ett antal kolumner som närmare beskriver hur handlingen ska hanteras. Process: Visar vilken process handlingen tillhör. Handlingstypens namn: Anger namnet på handlingen. Ingående handlingar: Här anges om handlingstypens egentligen är ett ärende med flera ingående handlingar som ska hanteras likadant. Diarieföring: Här framgår det om handlingen ska diarieföras och om det ska ske vid UF eller vid institution. Bevaras/Gallras: Anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Utgångspunkten är alltid att handlingen ska bevaras, annars krävs ett särskilt gallringsbeslut för handlingen. Står det angivet att handlingen ska gallras krävs således särskilt tillstånd för att förstöra eller slänga handlingen. Ska handlingen gallras anges gallringsfrist, dvs hur lång tid som måste gå innan handlingen kan kastas/förstöras. Förvaring/Arkivering: Anger om handlingen ska förvaras ute på institution eller vid UF. Anmärkning: Denna kolumn talar om ifall det finns något gällande handlingen som behöver specificeras eller tydliggöras. RAFS/RAMS: Anger till vilken föreskrift av Riksarkivet som vi stöder gallringsbeslutet på. Hur hittar man i dokumentet? För att hitta en handling i dokumenthanteringsplanen används enklast sökfunktionen i Adobe Reader (Ctrl+F). Då kan du söka på ett specifikt ord och får fram de träffar där ordet/delar av ordet finns.

3 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Format Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Process: Hantera utbildningsutbudet på forskarutbildningsnivå Ansökan från KIinstitution om anslag till forskarutbildningskurser Gallras Gallras efter 1 år under förutsättning att en lista på ansökningar och beslut diarieförs och bevaras. RAFS 1991:6, Bedömning av projekt Gemensam utbildning på forskarnivå KIKTH Bedömning av projekt Bevaras Papper/digitalt Kurskatalog Nej Bevaras Papper UF:s arkiv Kursplaner Nej Bevaras Papper UF:s arkiv Process: Hantera antagning till forskarutbildning Ansökan om antagning till Bevaras Papper/digitalt gemensam utbildning på forskarnivå KIKTH Kursplanerna arkiveras med ordförandebesluten. Doktoranden är antagen till två universitet samtidigt och det ska därför finnas två original. Bilagor: Individuell studieplan, bedömd behörighet, Bedömning av projekt Ansökan till forskarskolor Ansökan Bilagor Ansökan till forskarutbildningskurser Antagning till forskarutbildning Beslut Bilagor bla Finansieringsplan Bevaras/Gallras Papper/digitalt Nej Gallras efter 2 år Digitalt KIWAS Bevaras Papper/digitalt Avser forskarskolor inom forskarutbildningen. Nationella forskarskolorna samt forskarskolorna för kliniker i samarbete med SLL. Beviljade ansökningar bevaras, ej beviljade gallras efter 2 år. Handledarintyget skrivs under av doktorand och handledare. Diarieförs på samma dnr som Inrättande av doktorandplats. RAMS RAMS

4 3.2.2 Inrättande av doktorandplats Registrering av tillfälligt inresande doktorander Ansökan och beslut Bilagor, bla Grönt ljus Bevaras Papper/digitalt Om grönt ljust bedöms i en särskild process, tex KID diarieförs ansökan separat. Nej Gallras efter 1 år Papper Får endast gallras om informationen förts in i Ladok Utlåtande om bedömning av behörighet Bilagor Nej Gallras efter 2 år Digitalt Varbi Process: Planera och genomföra forskarutbildning Aktivitets och Nej Gallras 2år Får gallras förutsatt att inrapportering i försörjningsuppgifter för Ladok skett. doktorander Allmän studieplan Bevaras Papper/digitalt Avhandlingar Nej Bevaras Papper Levereras årligen till UF från KIB. (doktorsavhandling samt licentiatavhandling) RAFS 1991:6, ändrad 1997:6, 2012:2 RAMS RAMS Betygsgrundande underlag Nej Gallras efter 2 år RAMS Bihandledarnas åtagande Bevaras Papper/digitalt Kopia laddas upp i ISP Halvtidskontroll Ansökan Bilagor Nej Gallras när halvtidskontrollen är godkänd. I de fall en ansökan görs. RAMS Halvtidskontroll Protokoll Nej Gallras efter disputation. Gallring förutsätter att inrapportering i Ladok skett. RAMS Individuell studieplan samt årlig uppföljning ISP Individuell studieplan samt årlig uppföljning Inkl bilagor: Forskningsplan Övriga åtagande Etiska tillstånd Bevaras Bilagor Nej Bevaras Digitalt ISP Papper/digitalt I de fall den individuella studieplanen upprättas på papper.

5 3.2.3 Kursakt Betygskriterier Kursanalys Kursbeskrivning Kursbevis/kursintyg Kursinformation Rapport kursutvärdering Litteraturförteckning Schema Studiehandledningar Tentamensformulär Uppropslista Ev. studiematerial Nej Bevaras Papper Kursgivande institution Gällande sammanställningen av kursutvärderingen så ska vara den långa sammanställningen där fritextsvaren är med som ska bevaras i kursakten Kursvärdering Enskilda svaren Nej Gallras Lokalscheman och Nej Gallras när kursen lokalbeskrivningar är avslutad Digitalt KI Survey Gallras 2 år efter att en sammanställning av kursvärdering har upprättats. RAMS RAFS 1991:6, Närvarorapporter Nej Gallras Papper Kan gallras när kursen är avslutad. Är närvaro obligatoriskt för att få betyg så ska närvarorapporten hanteras som ett betygsgrundande underlag Publicerade artiklar Nej Föreläsningsmaterial Studiematerial Nej Gallras Papper Kursakten Materialet kan gallras när det inte längre behövs i verksamheten för kontroll och rättskipning. Föresläsningsmaterial/studiematerial som är mycket speciellt och kan ha ett värde för framtiden ska bevaras. RAFS 1991:6, RAFS 1991:6,

6 3.2.3 Tentor/skriftliga provsvar Nej Gallras Skriftliga provsvar får återlämnas till RAMS student efter betygsättning. Då en student kan begära omprövning av ett betyg enligt 6 kap. 24 HF (1993:100) ska de underkända tentorna kopieras alternativt skannas till en PDF innan de lämnas ut för de kurser som tillämpar tvågradig betygsskala (G, U). För de kurser som tillämpar flergradiga betygskalor (VGU; A F) ska alla tentor som inte fått betyget VG; A kopieras alternativt skannas till en PDF före utlämnande. Provsvar som inte har återlämnats får gallras 2 år efter betygsättning Underlag för inrapportering i Ladok Nej Gallras 2 år RAMS Överenskommelse med mentor Bevaras Papper/digitalt Process: Hantera studentärenden under pågående utbildning på forskarutbildningsnivå Begäran om att återfå Ansökan till rektor Bevaras Papper/digitalt Kopplas till indragningsärendet. resurser för doktorand Beslut Beslut om avskiljande från Bevaras Papper/digitalt Handläggs av juristerna vid UF. utbildningen Byte av ämne/institution Ansökan Bevaras Papper/digitalt Beslut Definitivt studieavbrott Bevaras Papper/digitalt Handlingar rörande uppehållstillstånd, boende och övriga studiesociala frågor Nej Gallras vid inaktualitet RAFS 1991:6, Indragning av resurser för doktorand Bevaras Papper/digitalt Rektorsbeslut

7 3.2.4 Inrapportering av poänggivande utbildningsmoment Tillgodoräknande Ansökan Underlag/Bilagor Beslut Nej Gallras 2 år RAMS Bevaras Papper/digitalt Ändring av handledarkonstellation Beslut Bevaras Papper/digitalt Process: Utfärda examen på forskarutbildningsnivå Ansökan om disputation Ansökan Bevaras Papper/digitalt Ändring i godkänd disputationsansökan Byte av betygsnämndsledamot eller opponent Betygsnämndens förhandgranskning Protokoll vid disputation Ansökan om examensbevis Ansökan Nej Gallras 2 år efter att examensbevis har utfärdats Papper UFS närarkiv Ansökan om licentiatseminarium Ansökan Ändring i godkänd lic.ansökan Byte av betygsnämndsledamot eller opponent Betygsnämndens förhandsgranskning Protokoll vid licentiatseminarium Bevaras

8 3.2.5 Disputationskommittén Protokoll Nej Bevaras Papper Examensbevis Nej Bevaras Digitalt Lagringsyta P: