Rekommendationer för insamling av forskningsmaterial. Dnr 1-362/2014

Transkript

1 Rekommendationer för insamling av forskningsmaterial Dnr 1-362/2014 Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen Arkiv och Registratur Version: 1.0 Maj 2014

2 Rekommendationer för insamling av forskningsmaterial Det finns flera skäl till att vi bevarar forskningshandlingar. Karolinska institutet är en statlig myndighet och som sådan behöver all verksamhet redovisas. Detta innebär bland annat att handlingarna inte får lämna institutionen, ska hållas samlade samt att avslutade ärenden/projekt ska förvaras i institutionens arkiv. En fungerande arkivvård är till gagn både för forskare och för samhälle. Granskning och verifiering av forskningsresultat kräver en fungerande och ändamålsenlig arkivvård på samma gång som det krävs goda arkivrutiner för att vi ska kunna leva upp till det statliga regelverket. Hur avgränsas ett forskningsprojekt? Riksarkivet definierar ett forskningsprojekt som en i tiden och till syftet avgränsbar forskningsverksamhet, ofta knuten till visst uppdrag och/eller vissa personer. Eftersom en studie finansieras från flera olika håll kan en möjlig avgränsning/slutpunkt för ett forskningsprojekt vara när det vetenskapliga resultatet av studien publiceras. Publikationen blir därmed det som avgränsar en forskningsstudie från en annan. Vem gör vad? Det är ansvarig forskare som känner materialet bäst och det är också hen som bör göra den första sorteringen av forskningsmaterialet innan handlingarna lämnas vidare till dokumentsamordnare/arkivarie för arkivering Hur går sorteringen till? Forskningshandlingarna bör delas upp enligt följande: Diarieförda forskningshandlingar Forskningshandlingar som inte ska diarieföras men som ska bevaras. Forskningshandlingar som kan gallras (dvs kastas efter en föreskriven tidsperiod). Olika handlingar har olika gallringsfrister och handlingarna ska märkas upp med vilket år gallring kan ske. Hur vet jag om forskningshandlingarna ska arkiveras eller gallras? I bilaga 1 återfinner ni dokumentet Bevarande och gallring av forskningshandlingar vid Karolinska Institutet. Här anges om handlingarna ska bevaras eller gallras samt vilka handlingar som ska diarieföras. Informationen i bilaga 1 stöder sig på dokumentet Hanteringsanvisningar för Karolinska Institutets handlingar. I detta dokument, som återfinns via Internwebben, kan ni få mer utförlig information gällande specifika forskningshandlingar. Digitala handlingar En stor del av dagens informationsflöde utgörs av digitala handlingar. I de fall ni har ansökningar, beslut, publikationer, viktigt korrespondens och liknande digitalt förvarade (som t.ex. e-post) så måste dessa skrivas ut för att arkiveras i pappersformat. För digitalt material som inte går att skriva ut, men som ska bevaras krävs speciell hantering. Det måste finnas rutiner för kontinuerlig konvertering av handlingarna till nya logiska och fysiska format så att handlingarna är läsbara under den tid de ska bevaras.

3 Handlingarnas äkthet måste gå att säkerställa. I dagsläget har inte KI något digitalt arkiv och vid denna insamling av forskningshandlingar ligger fokus på pappershandlingar. Vi tar i dagsläget inte emot digitalt material för arkivering. Riktlinjer för ELN är under utfärdande. Vad gör jag om jag vill bevara en större mängd primärmaterial? Det är du som forskare som kan avgöra om rådata/primärmaterial ska bevaras för eftervärlden. Enligt Riksarkivets föreskrifter bör råmaterialet bevaras i de fall det inte går att återskapa. Andra exempel på handlingar som bör bevaras är: 1 Handlingar som bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde Handlingar som bedöms vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde Handlingar som bedöms vara av stort allmänt intresse Hur ska materialet vara förvarat vid inlämning? Materialet ska vara sorterat vid inlämning till dokumentsamordnaren. Återfinns materialet lättöverskådligt i pärmar och kartonger kan ni lämna in materialet i befintligt skick. Däremot måste pärmar och kartonger vara uppmärkta med namn och forskningsprojekt. Vid behov kan ni alltid låna tillbaka de forskningshandlingar som ni har lämnat in för arkivering. Om jag vill behålla mitt material? Det är originalen som ska arkiveras men det går bra att göra kopior på de dokument som ni fortsatt behöver i er verksamhet. Ska jag lämna in den färdiga avhandlingen? Nej, den finns redan arkiverad. Jag har fler frågor, vart vänder jag mig? Allmänna frågor om arkivmaterial: arkivet@ki.se Specifika frågor om forskningsprojekten: Vänd er till er institution. Bilagor: Bilaga 1. Bevarande och gallring av forskningshandlingar vid Karolinska Institutet 1 RAFS 1999:1

4 Bilaga 1: Bevarande och gallring av forskningshandlingar vid Karolinska Institutet Handlingar som ska bevaras: Diarieförda handlingar Handling som före 2013 inte hade krav på diarieföring arkiveras tillsammans med övriga handlingar rörande forskningsprojektet. Ansökan och beslut om läkemedelsprövning Ansökan och beslut om klinisk prövning av medicinsk-teknisk apparatur Ansökan (beviljad) och beslut till/från: Forskningsetisk nämnd, Djurförsöksetisk nämnd Strålskyddsmyndigheten, Arbetsmiljöverket eller Jordbruksverket Ansökan (beviljad), beslut och avtal om datauttag från register (diarieförs fr.o.m. 2013) Begäran om utplåning av uppgifter i register/tillbakadragande av samtycke Bekräftelsebrev om utplåning av uppgifter i register Beviljad ansökan om forskningsfinansiering Biobanksavtal Biträdesavtal Delrapporter/redovisningar, ekonomiska och vetenskapliga DTA-avtal Konsortieavtal Kontrakt om forskningsmedel Kontrakt om uppdragsforskning MTA-avtal Resebidrag, ansökningar och beslut Slutrapporter/redovisningar, ekonomiska och vetenskapliga Tredjepartsavtal Ändringar/tillägg av kontrakt/avtal avseende forskningsfinansiering Handlingarna som ska bevaras på egen serie separeras från övriga forskningshandlingar. Artiklar, vetenskapliga publikationer Publikationsförteckning för projektet Refereegranskade tidskriftsartiklar Trycksaker

5 Handlingar som ska bevaras samlat med övriga handlingar rörande forskningsprojektet. Abstracts Datainsamlingsformulär Internkorrespondens av principiell betydelse för värdering av metoder och resultat Konferenser (handlingar rörande) som syftar till att tillgängliggöra det vetenskapliga resultatet Korrespondens av vikt Loggbok (om loggbok inte förs i ELN). Mall för enkäter Opublicerade/övriga otryckta rapporter Projektplaner/projektbeskrivningar Protokoll från möten Webbsida för specifikt forskningsprojekt Handlingar som inte ska lämnas för arkivering: Gallras efter 10 (15) år och ska förvaras säkert fram tills gallringsfristen löpt ut. Handlingarna ska märkas upp med vilket år gallring kan ske. Biobanksuppgifter Enkätsvar Fotografier, utskrifter från mätapparatur Förteckningar på använda patientjournaler Förteckningar på använda prover i biobanken Kod- och variabellistor (om registeruppgifterna gallras) Korrigeringar av primärdata Kvalitetskontroller Primärdata/rådata Registerdata Samtycken/medgivande (om uppgifterna gallras) Bearbetningsmaterial Patientjournalsuppgifter Övriga handlingar som ska gallras och som kan förvaras på rummet tills gallring sker. Avslagna ansökningar om bidrag Avslagna begäran om datauttag från register Ej beviljade tillståndsansökningar Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Refereebedömningar, handlingar rörande medverkan i