Rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarets materielverk, Test & Evaluering (FMV T&E) i Linköping den 17 december 2007.

Transkript

1 /2437 Rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarets materielverk, Test & Evaluering (FMV T&E) i Linköping den 17 december Förelägganden. 1. T&E Linköpings arkivförteckning ska, i enlighet med arkivlagen (1990:782) och RA-FS 1991:1 med ändring 1997:4, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, 6 kap, uppdateras och kompletteras och därefter insändas för kännedom till Krigsarkivet. (Avsnitten 4 och 7) 2. T&E Linköping ska, i enlighet med RA-FS 1991:1 med ändring 1997:4, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, 7 kap, pröva förutsätt-ningarna för gallring av ritningar samt för ändring av RA-MS 1998:28 om gallring av flygplanshandlingar. Detsamma gäller de lokala ADB-systemen. (Avsnitten 4, 6 och 7) 3. T&E Linköping ska, i enlighet med RA-FS 1999:1, Riksarkivets förskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet, besluta om tillämpning av gallringsföreskriften, d.v.s. fastställa tidpunkt för gallring. 4. T&E Linköping ska förvara ritningar, fotografier och övriga arkivhandlingar i enlighet med bestämmelserna i RA-FS 1994:6 med ändring 1997:3, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler (avsnitten 3, 4, 6 och7). Anmärkningar. T&E Linköping bör leverera Flygförvaltningen, Försökscentralens arkiv till Krigsarkivet. Också de hemliga arkiven från FMV, Flygmaterielförvaltningen, Försökscentralen kan bli föremål för leverans. (Avsnitten 2 och 3.) T&E Linköping bör ta fram en plan för hur äldre VHS-filmer ska digitaliseras (avsnitt 4). Krigsarkivet emotser en redogörelse för vidtagna åtgärder senast den 1 juli Krigsarkivets sammanfattande synpunkter. Krigsarkivet har inspekterat arkivvården hos FMV T&E Linköping vid en av myndigheten väl förberedd inspektion. Föregående inspektion ägde rum den 5 december 2002 (KrA dnr /1847). Då konstaterades att ordningen i expeditionen och centralarkivet var mycket god, men att arkivredovisningen hade påtagliga brister beträffande handlingar som inte var diarieförda. Vidare noterades behov av gallringsutredningar på ett par områden. Det måste konstateras att sedan föregående inspektion har egentligen inte mycket hänt. Krigsarkivet tvingas därför i stort sett att upprepa de förelägganden som gavs år Det framhölls nu under inspektionen att T&E Linköping har tappat kompetens och kunskaper om hur arkivhandlingar hanteras. Det är därför nödvändigt att personalen får undervisning i denna konst, något som FMV:s arkivarie glädjande nog planerar att genomföra. Det är sannolikt att T&E Linköping i det inventerings- och utredningsarbete, som Krigsarkivet hoppas kan komma igång i en nära framtid, behöver hjälp från centralt håll. Inte minst förutsätts ett nära samarbete vid den övergång till ett nytt system för arkivredovisning som sker den 1 juli i år.

2 Inspektion. 1. T&E:s verksamhet. FMV T&E leds av en gemensam chef och har förutom stabsfunktioner en luftproduktions-enhet (i Linköping), en ledningssystemenhet (d:o), en markenhet (Karlsborg), robotprov-platsen i Vidsel samt en resursenhet gemensam för alla orter. NN berättade att inom FMV har T&E idag (sedan ¼ 2007) ställning som ett anskaffningskontor men har dessutom eget resultatansvar. Vissa projekt drivs i samarbete med Totalförsvarets forskningsinstitut, och man vänder sig över huvud taget alltmer till externa och internationella kunder. Ledningssystem står för en ökande del av verksamheten. 2. Föregående inspektion av T&E Linköping. NN redogjorde för vilka åtgärder som vidtagits med anledning av Krigsarkivets inspektion den 5 december 2002 (KrA dnr /1847). - Inga egentliga kompletteringar har gjorts av arkivförteckningarna. Handlingar utanför den stora F 1- serien är fortfarande oredovisade. Förhoppningsvis kan FMV:s arkivarie ge T&E Linköping vägledning i detta avseende. - Inga gallringsutredningar har utförts. - Den lokal ritningarna förvaras i har renoverats. - De gemensamma systemen finns nu upptagna i en förteckning, men detta gäller inte de lokala systemen. - Diarieföringsrutinerna har nu modifierats så att handläggare anges vid registreringen. Rutiner för öppning av post under semestrar och andra längre frånvaroperioder saknas fortfarande. - Flygförvaltningen, Försökscentralens arkiv ( ) är nu färdigt för leverans och det återstår endast för T&E Linköping att före leverans inkomma med en skrivelse till Krigsarkivet härom. 3. Expedition och arkivlokaler samt arkivredovisning. De diarieförda handlingarna för innevarande och föregående år förvaras i ett paternoster-system på registratorskontoret. Handlingarna förvaras i löpnummerordning och numren löper i en gemensam serie för hela FMV. De har sedan 1995 arkivlagts i denna ordning men aldrig levererats till det gemensamma arkivet i Stockholm. Arkivet i Stockholm är fram till och med 2005 sorterat på saknummer och en samsortering i efterhand lär knappast vara möjlig. Det nämns att andra serier än diarieförda handlingar mer eller mindre upphörde under åren , och istället registreras allt i diariet. Hemliga handlingar förvaras i en intilliggande lokal med A 60-dörr som tycks väl lämpad som arkiv men inte har officiellt godkännande som arkivlokal Det gäller för övrigt samtliga lokaler som här används som arkiv. Här förvaras bl.a. de hemliga arkiven för Flygmateriel-förvaltningen, Försökscentralen , FMV Huvudavdelningen för flygmateriel , FMV Provningsavdelningen samt nuvarande FMV Teknik och evaluering T&E Linköping bör överväga vilka delar av dessa handlingar som kan levereras till Krigsarkivet. I det öppna arkivet, också med A 60-dörr, förvaras utöver de öppna handlingarna för samma arkivbildare som ovan, även personalakter. För anställda som slutat ligger akterna i boxar men serien är inte avslutad och måste hela tiden fyllas på. I lokalen ligger även en del övriga personalhandlingar som bör gås igenom för insortering eller eventuell gallring. I en annan lokal förvaras gallringsbara ekonomi- och personalhandlingar, t.ex. fakturor och reseräkningar. Här finns även ett vapenskåp varför dörren har bytts ut till en A 120.

3 4. Mätverksamheten. NN redogjorde för mätverksamheten och konstaterade att mycket återstår att uträtta på IT-området. Han delade dock ut en förteckning över de lokala systemen. Särskilt för de hemliga systemen som har ackrediterats finns adekvat information. Krigsarkivet anser att en genomgång av vilka system som innehåller allmänna handlingar behöver göras. Mätdata behöver ofta sparas under lång tid, och här finns anledning att göra en utredning av forskningsvärdet. I RA-FS 1999:1, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet, meddelas att myndigheter under vissa förutsättningar får gallra handlingar som inkommit eller upprättats i deras forsknings-verksamhet. Handlingar som undantas från gallring är främst sådana som innehåller grundläggande uppgifter om syfte, metod och resultat i respektive forskningsprojekt samt handlingar som bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde, värde för annat forsknings-område, som bedöms vara av stort vetenskaps-, kultur- eller personhistoriskt värde eller som bedöms vara av stort allmänintresse. Myndigheten ska besluta om tillämpning av gallringsföreskriften, d.v.s. fastställa tidpunkt för gallring och därvid beakta att forskningsresultat av respektive projekt har redovisats, att rimlig tid förflutit för att det skall ha funnits möjligt att granska handlingar för att verifiera forskningsresultat samt att ekonomisk redovisning har skett. Exempel på handlingar som ska undantas från gallring anges i bilaga till RA-FS 1999:1. Viss gallring/rensning av handlingar man inte bedömer vara allmänna har gjorts. Det är här liksom på andra håll inom verksamheten önskvärt med en dokumenthanteringsplan, som anger vilka handlingar som ska registreras och arkiveras. Den verksamhetsmanual som styr verksamheten uppges inte närmare reglera diarieföring och annan hantering. I många fall bedöms inte mätdata vara allmänna handlingar. Fotografen arkiverar idag sina bilder digitalt, dels i datorn och dels på CD eller DVD i jpeg- eller tiffformat. Äldre bilder (från ca 1990 och framåt) återfinns som negativ i ett skåp, medan bilder från tiden före 1990 finns i ett annat skåp. Ännu äldre material, rullfilm, glasplåtar och liknande, har arkiverats i källaren. Ett kortregister över dessa bilder finns. Enligt bestämmelserna i arkivlagen (1990:782) 6 ska myndigheter upprätta en förteckning över sina arkivhandlingar. FMV T&E Linköping ska således i sin förteckning ange vilka serier av fotografier som finns, vilken tid de omfattar, vilka sökregister som existerar etc. Krigsarkivet efterlyser också en plan för hur exempelvis äldre VHS-filmer ska digitaliseras. 5. Resultatenhet Luft. Enhetens uppgift är att utfärda luftvärdighetstillstånd, flygutprovningstillstånd och liknande för all militär flygverksamhet. Arkivexemplar av dessa tillstånd sänds till Högkvarteret, men en kopieserie av tillstånden förvaras i Linköping i det källararkiv som delas med expedi-tionen. En del av de handlingar som samlats i kopieserier finns även i original bland de diarieförda handlingarna, och T&E Linköping bör fundera över om det finns fördelar med att bevara informationen samlat. I källararkivet finns ca. 20 hyllmeter handlingar från i huvudsak år 1990, men även en del äldre material, bl.a. runt 25 hyllmeter hemliga handlingar från Flygförvaltningen. 6. Flygplanshandlingar. Gallring av s.k. flygplanshandlingar regleras i RA-MS 1998:28, Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Försvarsmakten och Försvarets materielverk, Handlingar rörande vissa delar av teknisk tjänst, flygmateriel. Flygplanshandlingar är ett samlingsnamn för en rad olika dokument som förs vid tillsyn av flygplan. Varje flygplansindivid åsätts ett nummer; exempelvis så betyder flygplan 39, individ 250. Enligt gallringsbeslutet sker gallring ett år efter det att flygplanet/helikoptern kasserats, med undantag

4 för alla handlingar angående ett luftfartyg av varje version vilka bevaras vid flygflottiljen. Samtliga flygplansjournaler och motorjournaler bevaras också. T&E Linköping påpekade att gallringsbeslutet är felformulerat, varför man måste inkomma med förslag till ändring av RA-MS 1998:28. Ett annat problem är handlingarnas förvaring. T&E måste, i enlighet med RA-FS 1994:6 med ändring 1997:3, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler, se till att de handlingar som behöver finnas tillgängliga nära handläggarna får en bättre förvaring än det förråd där de nu befinner sig. Handlingar som inte längre är aktuella bör föras över till centralarkivet. 7. Ritningar. T&E Linköping har ett omfattande ritningsarkiv över olika typer av modifieringar, anpass-ningar, integrationer och vapenutprovningar. Äldre ritningarna förvaras i sju stycken A1-skåp i det som tidigare utgjorde ett bokförråd, en lokal med fönster och vanlig dörr. Själva ritningarna är i storlek mellan A4 och A0, de sistnämnda rullade i ett eget skåp i samma rum. Förteckningar finns från 1946 eller Några står i kortlådor ovanpå ritningsskåpen, övriga förteckningar och nummerjournaler finns inlåsta i Håkan Jonssons säkerhetsskåp. Ett digitalt ritningssystem har nyligen bytts ut, och man håller på att överföra alla ritningar i CAD-format till det nya systemet. Det tillkommer inte många ritningar då verksamheten idag mest består av kontroller och prover. Som tidigare sagts ska myndigheter upprätta en förteckning över sina arkivhandlingar i enlighet med arkivlagen (1990:782) 6 och häri ska även ingå uppgifter om olika serier av ritningar, vilken tid de omfattar och vilka möjligheter till återsökning det finns. Eventuellt kan delar av ritningsbeståndet gallras, men innan detta sker måste T&E Linköping utreda förutsättningarna för gallring.

5