Rapport efter Krigsarkivets inspektion av arkivvården hos Räddningsverket Revinge den 18 april 2008.

Transkript

1 Inspektionsrapport / Rapport efter Krigsarkivets inspektion av arkivvården hos Räddningsverket Revinge den 18 april Närvaro: se bilaga. Förelägganden. I enlighet med RA-FS 1991:1 med ändring 1997:4, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter samt RA-FS 1994:6 med ändring 1997:3, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler (avseende punkt 7 nedan) ger Krigsarkivet följande förelägganden efter genomförd inspektion: 1. Arkivbildningen vid Räddningsverket (SRV) Revinge ska avslutas den 31/ , och skolan ska se till att samtliga handlingar som bevaras för framtiden redovisas i skolans arkivförteckning. En ny arkivförteckning påbörjas den 1/ för den nya myndigheten, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). 2. SRV ska i samarbete med SRV Revinge och övriga skolor fastställa såväl vilka utbildningshandlingar (digitala och pappershandlingar) som vilka övriga arkivhandlingar som finns på skolorna och arkivera dessa. 3. Arkivhandlingar som tillhör SRV Revinge t.o.m ska hållas åtskilda från arkivhandlingar som inkommer eller upprättas efter denna tidpunkt. 4. Om SRV avser att i original föra över vissa arkivhandlingar/databaser till den nya myndigheten, ska ansökan härom inkomma till Krigsarkivet. 5. SRV ska fastställa bevaranderutiner för tidigare och nuvarande diarieföringssystem samt eventuellt inkomma med hemställan om gallring av vissa uppgifter som ingår i eller har uttagits från dessa system. 6. SRV ska till Krigsarkivet inkomma med en gallringsutredning avseende systemet CuRSnet samt övriga system där gallringsföreskrift saknas. 7. SRV Revinge ska förvara sina medicinska journaler i brandgodkända arkivutrymmen samt överföra inaktuella journaler till centralarkivet. Anmärkningar. SRV Revinge bör se till att utarbeta en dokumenthanterings- och arkivbildningsplan (D/A-plan) som ett medel för att styra, kontrollera och effektivisera ärendehanteringen. Krigsarkivet emotser en redogörelse för vidtagna åtgärder avseende ovan uppräknade förelägganden och anmärkningar senast den 1 december Krigsarkivets sammanfattande synpunkter.

2 En ny myndighet övertar den 1 januari 2009 den verksamhet som idag finns vid SRV och två andra myndigheter. Krigsarkivet bedömer att SRV:s beredskap inför avslutandet av myndig-hetens arkivbildning är god men att ett omfattande arbete förestår. Ett grundläggande arbete har utförts inom en arbetsgrupp med representanter för de tre myndigheterna. Krigsarkivet har den 18 april 2008 inspekterat arkivvården hos SRV Revinge, en inspektion som var väl förberedd av skolan och av SRV:s arkivarier. Föregående inspektion ägde rum den 21 oktober Krigsarkivet bedömer att arkivtjänsten idag sköts på ett fullt tillfredsställande sätt och att rutinerna för hantering och arkivering av allmänna handlingar är goda. En del brister kvarstår; bl.a. så föreläggs skolan att bättre inventera och redovisa vid skolan förekommande undervisningshandlingar. Föreläggandena riktar sig både till skolan och till Räddningsverket centralt. Den viktigaste uppgiften för SRV och för skolan är att avluta arkivbildningen vid kommande årsskifte. Krigsarkivet tillåter sig förhoppningen att tillräckliga resurser ska ställas till förfogande för att utföra detta arbete. Inspektion. 1. Pågående arbete inför SRV:s avveckling. Regeringen redovisar i propositionen 2007/08:92 att en ny myndighet inrättas den 1 januari 2009, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Samtidigt föreslås att SRV, Krisberedskapsmyndigheten (KBM) och Styrelsen för psykologiskt försvar (SPF) läggs ned. Stora delar av de verksamheter som de tre myndigheterna i dag bedriver överförs till den nya myndigheten. MSB kommer att arbeta med samordning över sektorsgränser och ansvars-områden och ska verka såväl förebyggande som under och efter en kris eller olycka. Till uppgifterna hör normering, stöd, utbildning och tillsyn vad gäller samhällets räddningstjänst, transporter av farligt gods och skydd mot olyckor. En organisationskommitté för den nya myndigheten har bildats med KBM:s generaldirektör som chef och kommer så småningom att fatta beslut om bl.a. IT-plattform och definition av processer. En arbetsgrupp har utfört ett förberedande arbete rörande MSB:s framtida dokumenthantering. Enligt gruppens nyligen framlagda förslag ska de tre nuvarande myndigheterna först och främst fatta beslut rörande avslutande av respektive arkiv. För SRV:s del blir det främst frågan om att - avsluta diariet; - inventera SRV:s allmänna handlingar; - gå igenom SRV:s olika databaser; - hos Krigsarkivet hemställa om att få föra över vissa handlingar/databaser till den nya myndigheten; - göra gallringsutredningar för handlingstyper där gallringsbeslut saknas. Gruppen anser sedan att organisationskommittén bör fatta beslut om att använda systemet Platina för dokumenthantering i MSB. En handlingsplan för att implementera ett grund-läggande stöd för ärendeoch dokumenthantering bör upprättas före den 1 januari För att kunna påbörja införandet av Platina och för att strukturera arkivet efter den nya arkiv-redovisningsmetoden som kommer att fastställas av Riksarkivet att gälla från det första kvartalet år 2009, menar arbetsgruppen att det är nödvändigt att beskriva verksamheter/ processer för MSB. När nu två av SRV:s fyra skolor läggs ner, innebär inte detta att kursverksamheten drastiskt minskar. Det är i stället troligt att SRV Revinge tar över ansvaret för en del av de utbildningar som idag ges i Skövde och Rosersberg, men på vilket sätt och i vilken utsträckning är i dagsläget oklart. SRV har beräknat att för nödvändiga inventerings-, ordnings- och förteckningsarbeten åtgår ca 100 timmar per skola. Skolorna kommer att få hjälp av SRV:s båda arkivarier samt av en projektanställd arkivarie. Krigsarkivet är övertygat om att det i detta sammanhang erfordras en hel del samarbete mellan skolorna och Centrum för risk- och säkerhetsutbildning (CRS) i Karlstad.

3 2. Skolans process- och kvalitetsarbete. Skolans kvalitetsansvarige berättade att år 2005 bestämdes att Räddningsverket (SRV) Revinge skulle kvalitetscertifieras som första skola inom SRV. Under arbetet urskiljdes tre huvudprocesser - utbilda, marknadsföra och utveckla utbildningsprocessen - samt stödprocesser inom fyra resursområden. Under dessa verksamhetsområden identifierades sedan ett antal processer och delprocesser. Som mall användes det miljöledningssystem som certifierades år För de olika processerna har utarbetats flödesscheman med kopplingar till dokument som beskriver de olika handläggningsrutinerna. Kartläggningen innehåller inte gallringsbara handlingar. De processansvariga bestämmer själva de flesta ändringarna i rutinerna, endast större förändringar måste godkännas av skolchefen. Kvalitetscertifieringen blev klar år 2007, men det är att märka att Revingemodellen skiljer sig något från den processtruktur som återfinns hos SRV centralt. SRV Sandö är ännu inte klar med sin kvalitetscertifiering. Inte heller KBM och SPF har genomgått certifieringen. De flesta digitala rutindokumenten återfinns även i pappersform. De digitala exemplaren, som även finns i olika versioner, har inte gallrats. I dagsläget inriktar man sig på pappers-arkivering, men på sikt tänker SRV övergå till digital arkivering. Undertecknad informerade om Riksarkivets bevarandepolicy, enligt vilken handlingar ska bevaras i ursprungsformatet. Uppgifter som tillkommer inom olika ADBsystem ska alltså i huvudfallet bevaras digitalt med iakttagande av Riksarkivets föreskrifter på området (RA-FS 2003:1-3). Idag återfinns rutindokumenten i ett enkelt mappsystem som naturligtvis har sina begränsningar. SRV och skolan ser därför fram emot införandet av ett dokumenthanteringssystem. 3. Uppföljning av åtgärder med anledning av Krigsarkivets arkivinspektion SRV redovisade följande vidtagna åtgärder beträffande de förelägganden och anmärkningar som presenterades av Krigsarkivet efter 2004 års inspektion: Komplettering av arkivredovisning - har utförts. Längre avställningsperioder för avslutade personalakter - har utförts. Arkivläggning av kursdokumentation avseende internationella kurser - pågår. Handlingar från CUFA Revinge levereras till Krigsarkivet - har utförts. Gallringsutredningar för bl.a. systemen Rebus, Cesar, CuRSnet och Asur - endast Rebus är klart (gallras enligt tillämpningsbeslut till RA-FS 1991:6). Revidering av gallringsbeslut för utbildningshandlingar - har utförts (RA-MS 2007:34). Utredning om LIA-rapporter (Lärande i arbete) - bevaras i CuRSnet (som dock ännu inte har gallringsbeslut). 4. Utbildningsverksamheten. Utbildningsavdelningen följer gallringsreglerna i RA-MS 2007:34, Riksarkivets föreskrifter om gallring av SRV:s utbildningshandlingar, och rutinerna för handhavandet av kurs-handlingar uppges fungera tillfredsställande. SRV har fattat ett beslut rörande lagring av SMO (Skydd Mot Olyckor)- studerandes examinationer. Under LIA (Lärande I Arbete)-Systematiskt säkerhetsarbete genomförs examinationen genom att de studerande självständigt skriver en rapport omfattande 5 studiepoäng. I SRV:s beslut bestämdes att dessa rapporter ska lagras på CuRSnet och där finnas tillgängliga för andra studerande. I en del fall har utskrift på papper gjorts. Krigsarkivet vill betona att arkivering också kan ske

4 digitalt i exempelvis formatet PDF/A-1 i enlighet med Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2003:1-3, vilka för närvarande är under omarbetning). CuRSnet innehåller i princip all information som rör eleverna, exempelvis provskrivningar och kommunikation mellan lärare och elever. Krigsarkivet har vid tidigare inspektioner uppmärksammat att CuRSnet saknar gallrings-föreskrifter och tvingas nu göra samma påpekande. Övrig tillfällig lärarinformation finns på skolans server. SRV:s arkivarier är medvetna om nödvändigheten av att inventera vilka typer av utbildningshandlingar som finns ute på skolorna, men för ett sådant inventeringsarbete behövs naturligtvis hjälp från skolornas lärare och övriga personal. Krigsarkivet vill gärna framhålla betydelsen av dokumenthanterings- och arkivbildningsplaner (D/A-planer) som ett medel för att styra, kontrollera och effektivisera ärendehanteringen hos myndigheterna. Sannolikt är det så att den nya myndigheten MSB med det troliga införandet av dokumenthanteringssystemet Platina erhåller en bättre möjlighet att kontrollera ärendeflödet. Logibokningssystemet Rebus har numera upphört och ersatts av HotSoft. Uppgifterna i Rebus har gallrats sedan SRV fattat ett tillämpningsbeslut till Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:6 med ändring RA-FS 1997:6) och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Krigsarkivet önskar att få sig tillsänt en kopia av detta beslut. 5. Uppdragsutbildning. SRV Revinges uppdragsgivare återfinns både inom och utom Sverige. Till de inhemska kunderna hör räddningstjänsten, kommuner, myndigheter, organisationer och privata företag. Ibland sker samarbete med annan utbildare. En del internationella uppdrag handläggs av Internationella avdelningen i Kristinehamn. När en kurs anordnas i samarbete med en utländsk motsvarighet till SRV kan det inträffa att elevansökningarna inkommer till denna utländska myndighet. Krigsarkivet anser att det av arkivbeskrivningen ska framgå när arkiveringen avviker från de gängse rutinerna.. Offerter registreras i Cesar och sätts tillsammans med övriga handlingar i en pärm. Äldre offerter, även icke antagna, har bevarats i enlighet med RA-MS 1993:3, men dagens offerter är enligt Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2007:34) om gallring av undervisningshandlingar hos SRV gallringsbara redan efter fem år. I en mapp på den gemensamma servern förvaras t.ex. telefonkontakter med kunder. Det stod inte klart i vilken utsträckning lärares kund-kontakter verkligen bevaras för framtiden. Detta är något som SRV Revinge närmare bör undersöka. För längre utbildningar sker arkivering av kursplaner i Karlstad, men för vissa mindre kurser återfinns de i Revinge. För endagskurser, vilka inte ens noteras i det studieadministrativa systemet Asur, finns i stället måldokument, men det är oklart om arkivering av de sistnämnda sker. Det framhölls vidare att broschyrer m.m. ska arkiveras om det inte är så att de kan gallras med hänvisning till SRV:s tillämpningsbeslut till Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:6 med ändring RA-FS 1997:6) och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Krigsarkivet har ovan förordat utarbetandet av D/A-planer. Det kan vid SRV Revinge också förekomma arbetshandlingar som ska tas om hand för arkivering om de är av betydelse för myndighetens verksamhet, allmänhetens insyn, rättskipning, förvaltning eller forskning. Krigsarkivet vill i det här fallet inte minst understryka betydelsen för framtida forskning. 6. Registratur och arkiv. SRV:s diarieplan från år 2005 har fungerat bra. Diarieföring sker sedan ett tiotal år i systemet Diabas som också innehåller vissa uppgifter från föregångaren Dianova. SRV tar inte längre ut arkivlistor utan avser att bevara Diabas digitalt, och formerna för detta diskuterades något under inspektionen. Registrator

5 tar hand om den inkommande posten och fördelar den ofta själv på handläggare. Omkring 350 ärenden inkom förra året. Beträffande interna SRV-dokument diarieförs de endast hos utgivaren. Handläggarna upplevs vara någorlunda förtrogna med reglerna för registrering av e-post som utgör allmän handling. Utlämnings-ärenden förekommer knappast. Styrdokument inom utbildningsverksamheten finns i diariet, men det som finns i kursakterna diarieförs inte. Diarieförda handlingar förvaras i saknummerordning för innevarande och närmast föregående året hos registrator och överförs sedan till centralarkivet. Personalakter över aktuell personal i funktionsordning förvaras i brandsäkra skåp. I centralarkivet, som förefaller uppfylla gällande tekniska krav, förvaras diarieförda handlingar, utbildningshandlingar, upphandlingsakter m.fl. bevarandehandlingar i mycket god ordning. De är etiketterade och åtskilda från de gallrings-bara handlingarna. De senare har gallringsåret utsatt. 7. Medicinska handlingar. Sjuksköterskemottagningen besöktes inte under inspektionen, men sjuksköterskan berättade att pappersjournalerna förvaras i ett icke brandgodkänt journalskåp. Den mesta informationen är dock datorförd. Medicinska journaler har förts för både elever och personal sedan början av 1990-talet och omfattar även personal från P 7. Det är enligt Krigsarkivets mening lämpligt och fullt möjligt att överföra pappersjournalerna till centralarkivet. Datum som ovan Peter Nordström 1.arkivarie