Rapport efter Krigsarkivets inspektion av arkivvården vid Räddningsverket Rosersberg den 1 april 2008

Transkript

1 Rapport efter Krigsarkivets inspektion av arkivvården vid Räddningsverket Rosersberg den 1 april 2008 Närvaro: se bilaga. Förelägganden. I enlighet med RA-FS 1991:1 med ändring 1997:4, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter ger Krigsarkivet följande förelägganden efter genomförd inspektion: 1. Arkivbildningen vid Räddningsverket (SRV) Rosersberg ska avslutas den 31/ , och skolan ska se till att samtliga handlingar som bevaras för framtiden redovisas i skolans arkivförteckning. 2. Arkivhandlingar som tillhör SRV Rosersberg t.o.m ska hållas åtskilda från arkivhandlingar som inkommer eller upprättas efter denna tidpunkt. 3. SRV ska i samarbete med SRV Rosersberg och övriga skolor fastställa såväl vilka utbildningshandlingar (digitala och pappershandlingar) som vilka övriga arkivhandlingar som finns på skolorna och arkivera dessa. 4. Om SRV avser att i original föra över vissa arkivhandlingar/databaser till den nya myndigheten, ska ansökan härom inkomma till Krigsarkivet. 5. SRV ska fastställa bevaranderutiner för tidigare och nuvarande diarieföringssystem samt eventuellt inkomma med hemställan om gallring av vissa uppgifter som ingår i eller har uttagits från dessa system. 6. SRV ska till Krigsarkivet inkomma med en gallringsutredning avseende systemet CuRSnet samt övriga system där gallringsföreskrift saknas. Krigsarkivet emotser en redogörelse för vidtagna åtgärder senast den 1 december Krigsarkivets sammanfattande synpunkter En ny myndighet övertar den 1 januari 2009 den verksamhet som idag finns vid SRV och två andra myndigheter. Krigsarkivet bedömer att SRV:s beredskap inför avslutandet av myndighetens arkivbildning är god men att ett omfattande arbete förestår. Ett grundläggande arbete har utförts inom en arbetsgrupp med representanter för de tre myndigheterna. SRV Rosersberg kommer inte organisatoriskt att tillföras den nya myndigheten, MSB, men förändringen innebär dock att SRV Rosersberg arkivbildning ändå måste avslutas. Krigsarkivet har den 1 april 2008 inspekterat arkivvården hos SRV Revinge, en inspektion som var väl förberedd av skolan och av SRV:s arkivarier. Föregående inspektion ägde rum den 9 mars Krigsarkivet bedömer att arkivtjänsten idag sköts på ett fullt tillfredsställande sätt och att rutinerna för hantering och arkivering av allmänna handlingar är goda. En del brister kvarstår; bl.a. så föreläggs skolan att bättre inventera och redovisa vid skolan förekommande undervisningshandlingar. Föreläggandena riktar sig både till skolan och till Räddningsverket centralt. Den viktigaste uppgiften för SRV och för skolan är att avluta arkivbildningen vid kommande årsskifte. Krigsarkivet tillåter sig förhoppningen att

2 tillräckliga resurser ska ställas till förfogande för att utföra detta arbete. Inspektion Regeringen redovisar i propositionen 2007/08:92 att en ny myndighet inrättas den 1 januari 2009, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Samtidigt föreslås att SRV, Krisberedskapsmyndigheten (KBM) och Styrelsen för psykologiskt försvar (SPF) läggs ned. Stora delar av de verksamheter som de tre myndigheterna i dag bedriver överförs till den nya myndigheten. En arbetsgrupp har utfört ett förberedande arbete rörande MSB:s framtida dokumenthantering. Enligt gruppens nyligen framlagda förslag ska de tre nuvarande myndigheterna först och främst fatta beslut rörande avslutande av respektive arkiv. För SRV:s del blir det främst frågan om att - avsluta diariet; - inventera SRV:s allmänna handlingar; - gå igenom SRV:s olika databaser; - hos Krigsarkivet hemställa om att få föra över vissa handlingar/databaser till den nya myndigheten; - göra gallringsutredningar för handlingstyper där gallringsbeslut saknas. När nu två av SRV:s fyra skolor läggs ner, innebär inte detta att kursverksamheten drastiskt minskar. Det är i stället troligt att SRV Sandö och Revinge tar över ansvaret för en del av de utbildningar som idag ges i Skövde och Rosersberg, men på vilket sätt och i vilken utsträckning är i dagsläget oklart. SRV har beräknat att för nödvändiga inventerings-, ordnings- och förteckningsarbeten åtgår ca 100 timmar per skola. Skolorna kommer att få hjälp av SRV:s båda arkivarier samt av en projektanställd arkivarie. 1. Verksamhet och organisation Skolchefen Kennie Thörn är borta så istället träffar vi hans ställföreträdare Jörgen Nilsson, personalchef och vikarierande chef för internat och konferens. Skolan har under lång tid levt i osäkerhet om framtiden och med stora nedskärningar. För närvarande är 82 personer anställda, år 2000 var det 187. I ovan nämnda proposition nämns inte Rosersberg som en av de givna orterna för verksamheten utan som föremål för vidare utredning, vilket gör framtidsutsikterna än mer oklara. Under skolchefen finns ett kansli på 4 personer (inklusive chef), en personalenhet med 3 personer och utav dessa är den ena skolans registrator, en administrativ enhet för bland annat IT, ekonomi, säkerhet och SRV:s växel på sammanlagt 10 personer, en marknads- och försäljningsenhet med 4 personer, enheten för internat och konferens nu med 10 personer mot tidigare 22 samt en utbildningsenhet med två chefer, den ene för lärare och utveckling och en annan för kursgenomförandet. Cirka 30 lärare är anställda av skolan och ytterligare ett 50-tal är timlärare. Till utbildningen hör även 4 personer som är kursadministratörer, utbildningsstödet på 12 personer och produktionsplaneringen på 2 personer. Registraturen ligger som sagt under personalenheten. Tidigare fanns en arkivarie anställd med det övergripande ansvaret över samtliga skolors arkivbildning men hon slutade för en tid sedan. Det har från centralt håll sagts att alla delar av verksamheterna inom SRV ska processkartläggas och arbetet här på skolan är i det närmaste färdigt. 2. Registratur och arkiv Verksarkivarien överlämnar en lista över de påpekanden som Krigsarkivet lämnat efter föregående inspektion där det framgår att allt åtgärdats förutom på två punkter, ingen gallringsframställan för systemet Ceasar har upprättats (se avsnitt 5) och hanteringen av skolans fotografier och videoband har

3 inte närmare utretts (se nedan). Från det äldre diarieföringssystemet Dianova har samtliga uppgifter förutom handläggare överförts till det nuvarande systemet Diabas. Dianova har dessutom skrivits ut på papper men endast i en sorteringsordning och på papper av den typ som ofta benämns lakan. SRV undrar om det skulle vara möjligt att inkomma med hemställan om att gallra pappersutskriften som anses osökbar och istället bevara uppgifterna digitalt i samband med att Diabas avslutas. För Dianova gäller RA-MS 1990:9 men Krigsarkivet kan naturligtvis överväga möjligheterna till annat bevarande. Arkivet har flyttats till Karlstad och kvar på skolan finns bara handlingarna för de senaste två åren samt gallringsbara handlingar i ett närarkiv, beläget i en annan byggnad. Det sistnämnda rör sig främst om gallringsbara räkenskapshandlingar, c:a 40 h.m, men även en del löneunderlag. I närarkivet står dessutom videofilmer där man ännu inte tagit ställning till hur och om de ska tas om hand. Några hör till Statens Brandnämnds arkiv som redan levererats till Krigsarkivet. Det finns en hel del elevfotografier och en liten registerlåda med några äldre fotografier från verksamheten och på personalen, med den något kryptiska märkningen Q-Ö. Här står även en ställning med hängande ritningar som verkets arkivarier och de ansvariga på skolan vid senare diskussioner enas om kan skickas till Karlstad för arkivläggning. Det samma gäller några pärmar med investerings- och inventarieregister. 3. Utbildning (utbildningschefer för lärare och kursgenomförande, chef utbildningsstöd, kursadministratör) Skolans huvudsakliga verksamhet är att bedriva utbildning men detta avspeglas inte till fullo i arkivet. Det förhållandet är inte på något sätt unikt för SRV Rosersberg utan gäller många utbildningsorganisationer. Under rådande omständigheter har man dock redan tänkt en hel del på hur man kan framhäva och på olika sätt presentera den verksamhet man har lång erfarenhet av. Verksamhetens intressen sammanfaller i detta avseende med arkivets. För de öppna grund- och vidareutbildningarna upprättas kursplaner, kursmål etc. och bevaras centralt av SRV:s Centrum för risk- och säkerhetsutbildning, CRS. Varje skola upprättar utifrån dessa egna PM där utbildningens mål preciseras ända ned till lektionsnivå. Enligt uppgift ska det vara möjligt att sammanställa detta material för bevarande. En förfrågan ska gå ut till lärarna för att i möjligaste mån ta till vara på sådant utbildningsmaterial de själva upprättat och delat ut till eleverna och som kan anses vara sakenlig dokumentation över den utbildning som bedrivits. Skolorna borde här samarbeta med varandra för att om nöjligt få en så likartad arkivbildning som möjligt i det här avseendet. Elevarbeten samlas i ett system kallat CurRSnet, bland annat det som kallas för LIAR-rapporter och diskussion förs huruvida det är intressant och möjligt att skriva ut dessa för bevarande. I övrigt finns en föreskrift gällande SRV:s undervisningshandlingar, RA-MS 2007:34. Chefen för utbildningsstöd talar om de säkerhetsbestämmelser som upprättas för alla typer av materiel som används inom utbildningen och att dessa borde kunna samlas för att dokumentera delar av den praktiska utbildningen. Det mesta som byggs är olika former av containerkonstruktioner, ofta efter ritningar från CRS. I övrigt bygger skolan inget själv, allt sker via stadsbyggnadskontoret och alla ritningar förvaras och uppdateras av dem. Samme person har även överblick över den museisamling som för några år sedan lades ned stor möda på att sammanställa. Det finns noggrant förda register över samlingarna och ett exemplar av dessa bör läggas till skolans arkiv. Finner man ingen som efter verkets nedläggning kan ta hand om samlingen bör noga övervägas om man inte kan föra över delar av materialet till arkivet, t.ex. vad gäller filmer, fotografier och tryck.

4 Räddningsverket Rosersberg är ensamma i landet om sotarutbildning. I utbildningssyfte har nyligen byggts en mycket modern byggnad vilket gör att man från skolans sida tycker det vore dålig hushållning med resurser om utbildningen skulle komma att flyttas. 4. Ekonomi och inköp (administrativ chef, inköpare, ekonom) Endast de senaste två årens inköpshandlingar finns kvar på skolan, resten levereras kontinuerligt till huvudarkivet i Karlstad. Tillsammans med den arkivarie som tidigare ansvarade för arkivbildningen på SRV:s skolor har man gått igenom alla ekonomihandlingar och anser inte att det nu finns några oklarheter vad gäller arkiveringsrutinerna. De senaste åren har man inte genomfört några formella upphandlingar utan klarat sig med direktinköp på summor under fyra basbelopp. I enlighet med gallringsföreskriften gällande handlingar vid upphandling, RA-MS 2007:1, kommer man att i arkivet i Karlstad under sommaren påbörja gallringen av anbud som inte antagits ur inköpsakterna från Ett antal pärmar med inventarieregister från 1978/-79 och framåt kommer att översändas till Karlstad för att eventuellt komplettera arkivet där.

5 5. Marknad och försäljning (verksamhetsansvarig) För de öppna kurserna finns kursplan, schema och pris fastlagda genom CRS redan innan de presenteras i kataloger och på webben. Dessa kurser utgör c:a 20 % av skolans utbildningar. Övriga kurser är kundanpassade, så kallade uppdragsutbildningar och kan se väldigt olika ut, från halva dagar till tvåårsutbildningar. För närvarande finns ingen rutin för att samla dokumentationen från dessa kurser. Verksamhetsansvarig tror att det ska gå att samla in t.ex. scheman i efterhand. I systemet Cesar (underordnat system Asur) ligger skolans offerter samlade från 2002, både för dem som genomförts och dem som endast offererats, och ur dem bör det gå att utläsa kursernas innehåll. För uppgifter i Cesar saknas gallringsföreskrift men i RA-MS 2007:34 gällande SRV:s utbildningshandlingar tillåts gallring av offerter. När arkivet avslutas bör dock hänsyn tas till offerternas dokumentationsvärde och vilket behov av digital återsökning som föreligger. Också i detta arbete borde skolorna samarbeta med varandra för att enas om arkivbildningen. Datum som ovan Lisan Nissar Borg