Rekommendation till dokumentsamordnare för insamling av forskningsmaterial. Dnr 1-453/2014

Transkript

1 Rekommendation till dokumentsamordnare för insamling av forskningsmaterial Dnr 1-453/2014 Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen Arkiv och Registratur Version: 1.0 Juni 2014

2 Rekommendation till dokumentsamordnare för insamling av forskningsmaterial Karolinska institutet är en statlig myndighet och som sådan behöver all verksamhet redovisas. För att uppfylla Riksarkivets krav på arkivredovisning hos statliga myndigheter måste institutionens dokumentsamordnare/arkivarie tillsammans med institutionens forskare samla in allmänna handlingar från avslutade forskningsprojekt. Insamling av forskningsmaterial Mycket få handlingar som härrör från forskning har hittills arkiverats vid KI varför det borde finnas mycket material från avslutade projekt ståendes på institutionen. Detta material behöver lokaliseras varför en inventering av förråd och arkivlokaler måste ske. Hittar ni material från forskare som inte längre arbetar kvar vid institutionen får prefekten fatta ett beslut om att forskarens material ska arkiveras och gallras enligt gällande arkiveringsregler vid KI. När det gäller insamling av forskningsmaterial från forskare som fortfarande arbetar vid institutionen förordar vi att dokumentsamordnaren/arkivarien initialt söker stöd från prefekt/ac. Förslagsvis skickar prefekten ett informationsmail till forskarna som informerar om att en arkiveringsinsats kommer ske samt om vikten av denna. Utöver själva utskicket rekommenderar vi att ni bokar in personliga möten med forskarna där ni tillsammans lägger upp en plan för hur insamlingen ska gå till. Arkivarierna vid UF gärna ut och föreläser för mindre grupper av forskare om arkivering av forskningshandlingar. Rekommendationer för insamling av forskningsmaterial Det är forskaren som känner sitt material bäst och det är också hen som bör göra den första sorteringen innan handlingarna lämnas vidare till dokumentsamordnare/arkivarie. Som en hjälp till forskarna har arkivarierna vid UF tagit fram en rekommendation för insamling av forskningshandlingar. Denna rekommendation finns även översatt till engelska. Skriften är riktad direkt till forskarna och försöker så enkelt som möjligt informera om vad forskaren själv behöver göra vid insamlingen av forskningsmaterial samt vilka handlingar som ska bevaras och vilka som kan gallras. Uppdelning av forskningsmaterial Den 1 januari 2013 skedde en brytning i hur vi redovisar arkiven vid KI. Detta innebär att handlingarna ordnas och förtecknas på olika sätt beroende på om de är tillkomna före 1 januari 2013 eller efter. Handlingar som har slutbehandlats före 2013 ska arkiveras enligt det så kallade allmänna arkivschemat (den arkivredovisning som vanligtvis redan finns vid institutionen) medan handlingar som slutbehandlats efter 31 december 2012 ska arkiveras enligt så kallad verksamhetsbaserad arkivredovisning.

3 Diarieförda handlingar Innan 2013 diariefördes KI:s handlingar i diarieföringssystemen Diabas eller Platina. Platina användes mellan 2007 och 2012 och innehåller primärt handlingar rörande forskningsfinansiering. Handlingarna som har diarieförts i Diabas och Platina ska sorteras årsvis samt i diarienummerordning och förtecknas i två separata serier, en för Diabas och en för Platina. Från och med 1 januari 2013 diarieför KI sina handlingar i diarieföringssystemet W3D3. Dessa handlingar arkiveras och förtecknas uppdelat på verksamhetsområde/år och diarienummerordning. Diarieförda handingar förtecknas och arkiveras alltså tillsammans med institutionens övriga diarieförda handlingar. Diarieförda forskningshandlingar Diarieförda handlingar som rör forskningen hanteras på två sätt: Handlingar rörande en och samma finansiering diarieförs på samma diarienummer och blir till ett ärende i diariet (administrativa akten). Dessa handlingar återfinns ofta hos ekonomiadministratören. Diarieförda handlingar som spänner över flera olika studier diarieförs däremot på enskilda diarienummer. Projektakt Vissa handlingar i forskningsprojekteten behöver inte diarieföras utan ska istället hållas ihop i en så kallad projektakt. Med projektakt menas att samtliga handlingar från samma projekt förvaras samlat och arkiveras tillsammans. Projekt är svårdefinierade men en möjlig avgränsning/slutpunkt för ett forskningsprojekt kan vara när det vetenskapliga resultatet av studien publiceras. Publikationen blir därmed det som avgränsar en forskningsstudie från en annan. Har forskaren själv en annan logisk avgränsning av ett projekt gentemot efterföljande kan även den avgränsningen användas. I möjligaste mån bör ni dela in och förteckna forskningsprojekt efter vilket forskningsområde projektet tillhör. Forskningsområdet är ofta kopplat till enheten/avdelningens namn. Inom varje område förteckna ni sedan handlingarna per forskare. Har forskaren delat upp handlingarna i olika projekt bör du använda dig av forskarens uppdelning. Egen serie Ett fåtal av de handlingar som är kopplade till forskningen varken diarieförs eller hålls samlade i en projektakt utan bevaras istället separerade från övriga forskningshandlingar i en egen serie. Detta gäller framför allt handlingar som tillhör institutionens gamla arkivredovisning, dvs den som ska innehålla handlingar tillkomna före 2013.

4 Vilka dessa handlingar är framgår oftast av strukturen för institutionens arkivförteckning. Hit hör till exempel: Publikationer: Publikationer har tidigare arkiverats i en egen serie, men från och med 2013 kan dessa arkiveras tillsammans med forskarens övriga handlingar, dvs i projektakten. Trycksaker: Dessa ska fortsatt hanteras likadant som förut och arkiveras i egen serie. Övergripande publikationslista: Här avses den publikationslista som ska innehålla institutionens alla publikationer årsvis. Denna arkiveras fortsatt i en egen serie. Publikationslistan kan enkelt skrivas ut från KI:s Biblioteks hemsida. Logg/labböckerna: Återfinns logg/labböcker från projekt som avslutats innan 2013 tillsammans med forskarens övriga forskningshandlingar kan de arkiveras i projektakten. I de fall institutionen samlat logg- och labböcker separat kan ni däremot arkivera böckerna i en egen serie. Indelningen bör då vara samma som vid arkiveringen av forskningsprojekt, d.v.s. forskningsområde/forskare. Övriga handlingar: Vid vissa institutioner har även andra handlingar arkiverats i egna serier, detta rör framförallt handlingar som från och med 2013 ska vara diarieförda, såsom tillstånd och ansökningar. Förtydligande i arkivförteckningen Handlingar som slutbehandlats före 2013 kan ibland återfinnas på flera ställen på grund av olikartad hantering. Vissa handlingar kan återfinnas både bland diarieförda handlingar, i projektakten eller i en egen serie. Ett exempel är ovan nämnda labböcker. Ett annat exempel är etiska tillstånd som ibland kan vara diarieförda, ibland förvaras tillsammans med övriga forskningshandlingar i forskningsprojektet eller har arkiverats i en egen serie. Förtydliga gärna vad som gäller genom att i anmärkningskolumen på förteckningsblanketten ange om handlingarna även kan återfinnas i en annan serie (samt ange vilken/vilka serier). Genom att ni använder anmärkningskolumnen för att ange avvikelser ökar återsökbarheten avsevärt. Gallringsbara forskningshandlingar Forskningshandlingar som får kastas tidigare än 10 år efter projektavslut förvaras hos forskaren tills gallring sker. Forskningshandlingar som kan gallras efter 10 (15) år ska förvaras säkert fram tills att gallringsfristen löpt ut. Handlingarna ska även märkas upp med vilket år gallring kan ske.

5 Handlingar (ej forskningshandlingar) tillhörande en forskare som inte är KImaterial: Handlingar som härrör från en forskares externa uppdrag, dvs uppdrag som ligger utanför forskarens KI-anställning ska inte arkiveras med handlingar som uppstått i KI:s verksamhet. Det kan till exempel handla om protokoll, kopior på protokoll eller verksamhetsberättelser från andra myndigheter. Dessa handlingar tillhör inte KI:s verksamhet och kan kastas. Forskningshandlingar tillhörande en forskares tidigare anställning: Vid en övergång från en extern anställning till Karolinska Institutet medtar forskaren ibland originalhandlingar från sin förra verksamhet. Om så är fallet bör dessa antingen återlämnas till den verksamheten eller arkiveras tillsammans med forskarens KI-handlingar. Kontakta arkivarierna vid UF om ni hittar sådana handlingar. Har forskaren kopior med sig från sina tidigare anställningar, kan dessa om det behövs, arkiveras tillsammans med övriga forskningshandlingar. Bevarande av större mängd primärmaterial Ifall forskaren vill bevara primärmaterial som enligt Hanteringsanvisningarna ska gallras bör detta beslut dokumenteras. Ska vi ta emot digitalt material? Vi tar i dagsläget inte emot digitalt material då KI inte har något e-arkiv. Riktlinjer för ELN är under utfärdande. Om digitalt material behöver mellanlagras, i väntan på gallring eller ett framtida e-arkiv så kan IT-supporten kontaktas. Hanteringsanvisningar för Karolinska Institutets handlingar I Hanteringsanvisningarna, Verksamhetsområde 4: Forska, återfinns de processer som rör handlingar som uppstår i forskningen vid KI. I dessa anvisningar anges utförligt hur handlingarna ska hanteras. Om de handlingar som ni söker information om inte finns upptagna i anvisningarna, kontakta arkivarierna vid UF. Jag har fler frågor, vart vänder jag mig? Hör gärna av dig till Universitetsförvaltningens arkivfunktion: arkivet@ki.se