Införande av verksamhetsbaserad arkivredovisning vid Malmö högskola
|
|
- Elisabeth Isaksson
- för 8 år sedan
- Visningar:
Transkript
1 MAH / Gemensam förvaltning Kansliet Tomas Holmström Arkivarie PM Dnr MAHR /646 Införande av verksamhetsbaserad arkivredovisning vid Malmö högskola Bakgrund 2011 Arbete med att införa verksamhetsbaserad arkivredovisning vid MAH startar. I december 2011 sluts en överenskommelse om samarbete med Lunds universitet och Linnéuniversitetet. Målet är att ta fram en för lärosätena gemensam klassificeringsstruktur Högskolan hoppar av samarbetet med LU och LNU för att på egen hand ta fram en struktur med processbeskrivningar. Företaget Trivector anlitas för arbete med kartläggning av processer Högskolan väljer att inte införa verksamhetsbaserad arkivredovisning i enlighet med Trivectors processmodell. Den anses inte uppfylla kraven i RA-FS 2008:4. Arbetet med att kartlägga processer och hitta en lösning som fungerar för ärende- och dokumenthantering samt arkivering påbörjas Under hösten 2015 görs en anpassning till högskolans nya huvudprocesskarta. Processerna bygger på kartan men ett antal tillägg görs för att kartan ska kunna ge stöd åt ärende- och dokumenthantering. I anpassningsarbetet är ledstjärnorna: 1. Förenkling, 2. Enhetlighet. Särskilt fokus är mot ärendehantering (och diarieföring) där avsaknad av enhetliga rutiner har medfört brister i kvalitet och sökbarhet. Målet är att införa en första version som senare ska vara möjlig att bygga ut och anpassa. Dokumenthanteringsplaner för lednings-, stöd- och huvudprocesser (forskning och utbildning) färdigställs. Den nya klassificeringsstrukturen med processbeteckningar, ärendetyper och handlingstyper testas med framgång i W3D3. En plan för införande av Vebar i W3D3 tas fram Utbildningsinsatser för registratorer planeras till november 2015 Krav och förutsättningar enligt regelverket (RA-FS 2008:4) Enligt RA-FS 2008:4 ska alla statliga myndigheter senast 1 januari 2013 övergå till en verksamhetsbaserad arkivredovisning. Arkivredovisningen ska omfatta myndighetens hela handlingsbestånd. De uppgifter som ingår i arkivredovisningen ska presenteras som en arkivbeskrivning, en klassificeringsstruktur med processbeskrivningar, och en arkivförteckning Arkivbeskrivningen ska uppdateras fortlöpande och hållas aktuell över tiden. 1
2 Klassificeringsstrukturen är ett styrdokument som ska fastställas av myndigheten. Den ska vara utformad efter hur verksamheten är utformad, inte efter hur organisationen ser ut. Strukturen utgör ett styrdokument som baseras på verksamhetens processer där varje process har en unik nummerbeteckning (klassificering). Klassificeringsstrukturen ska vara hierarkiskt-systematiskt uppbyggd, med vilket menas att den ska utgå från en indelning av verksamheterna i tre delar: - Styrande verksamheter - Stödjande verksamheter - Kärnverksamheter Klassificeringsstrukturens hierarkiska-systematiska dimension kan beskrivas på följande sätt: 1. Verksamhetsområde den översta nivån i hierarkin 2. Process nivå under verksamhetsområde. Alla handlingar som tillkommer inom processens aktiviteter har ett samband genom sin processtillhörighet. 3. Aktivitet beståndsdel inom en process. Det är genom att utföra aktiviteter som handlingar tillkommer. Är processbegreppet inte tillämpbart är det tillåtet att använda annan metod för beskrivning. Det väsentliga är att klassificeringen baseras på hur verksamheten är utformad, inte hur den är organiserad. Klassificeringsstrukturen ska användas för klassificering vid upprättande av myndighetens arkivförteckning. Den bör även användas vid registrering (diarieföring) av allmänna handlingar. Samtliga processer i klassificeringsstrukturen ska beskrivas grafiskt eller i text. Vid omfattande förändringar i verksamheten ska klassificeringsstrukturen ändras eller ersättas. När så sker är det viktigt att säkerställa att ändringar inte påverkar sökbarheten i arkivet En konsekvens av införande av verksamhetsbaserad arkivredovisning är att arkivbildning måste avslutas. I RA-FS 2008:4 anges att alla handlingar som tillkommit före den 1 januari 2013 får redovisas enligt det äldre redovisningssättet. Den redovisningen skall vara avslutad senast den 1 januari
3 Malmö högskolas förmåga att leva upp till krav i RA-FS 2008:4 Krav och rekommendationer i RA-FS 2008:4 Nuläge 2016* Kommentarer Klassificeringsstruktur skall fastställas Nej Ja Införs 1 januari 2016 Det ska finnas processbeskrivningar som kompletterar klassificeringsstrukturen Det ska finnas hanteringsanvisningar (dokumenthanteringsplaner el. motsv. som visar hur handlingar/verksamhetsinformation skall hanteras ur ett dokumenthanteringsperspektiv Det ska finnas arkivförteckning(ar) som utgår från den nya klassificeringsstrukturen Det ska finnas arkivbeskrivningar (inget nytt krav) Diarieföringen (registrering av allmänna handlingar) bör baseras på klassificeringsstrukturen Arkivredovisning enligt äldre ordningsprinciper har avslutats när verksamhetsbaserad arkivredovisning införs Nej Ja Enklare processbeskrivningar ingår i högskolans dokumenthanteringsplaner som börjar gälla den 1 januari 2016 Nej Ja Dokumenthanteringsplaner införs den 1 januari Nej Ja Kommer att finnas så snart de nya rutinerna har börjat införas Införs den 1 januari Ja Ja Behöver dock uppdateras under Nej Ja Klassificeringsstrukturen införs i W3D3 den 1 januari Därtill läggs ärendebeteckningar och handlingstyper från dokumenthanteringsplanen in i systemet. En ny serieindelning som inte är organisatorisk uppbyggd och som stöder det nya regelverket införs den 1 januari 2016 Nej Nej Det finns en stor eftersläpning i arkiveringen. Under 2015 har fokus varit på att flytta arkiv (TS och KS), att bygga upp grundläggande arkivrutiner. Vad gäller det sistnämnda så kommer en kortare arkivhandbok med leveransanvisningar att finnas på plats. En del insatser har även gjorts i fråga om ordnande och förtecknande av arkiv. Men arkiveringen är långt ifrån klar och med nuvarande resurser kommer vi inte hinna avsluta alla arkiv under Högsta prioritet under återstoden av 2015 är att stänga äldre arkivbildning. Det sker bl. a genom ad acta-läggning i diarier, ärendeflytt och stängning av diarieserier. 3
4 *Förutsätter att beslut om införande av verksamhetsbaserad arkivredovisning sker under 2015 Förslag till klassificeringsstruktur (KS) KS fullständiga innehåll redovisas i separat dokument. KS föreslår införas den 1 januari 2016 KS - några kännetecken Baseras på högskolans huvudprocesskarta Är hierarkiskt uppbyggd och kan byggas ut med ytterligare underliggande processer Innehåller en del processdefinitioner, men ytterligare kompletteringar behöver göras Dokumenthanteringsplaner Dokumenthanteringsplanerna redovisas i separata dokument. Dokumenthanteringsplanerna ska ge konkreta hanteringsanvisningar när klassificeringsstrukturen ska börja användas Dokumenthanteringsplaner några kännetecken Baseras på klassificeringsstrukturens kodning av processer Innehåller korta processbeskrivningar i text framför allt genom beskriver av ärendeflöden. Innehåller ärende- och informationstyper. Dessa kompletterar processerna genom att ge enkla och kraftfullt redskap vid sökning av ärenden och informationsobjekt. En process kan ha en till flera ärende-/informationstyper. Till varje ärende-/informationstyp finns definierade handlingstyper. Benämningarna på handlingstyper är vanligen korta (t ex ansökan, beslut ) för att minimera onödiga missförstånd. Det går att lägga till eller förändra ärende-/informationstyper utan att det påverkar klassificeringsstrukturens processer. Innehåller hanteringsanvisningar som ska ge vägledning i hur man ska hantera handlingar verksamhetsinformation på ett korrekt sätt. Följer man anvisningarna uppnås en ökad enhetlighet i dokumenthanteringen, vilket leder till ökad säkerhet och förbättrade sökoch åtkomstmöjligheter. Planerna är i första hand till för att hjälpa handläggare, registratorer, administrativa chefer och andra administratörer. För att även kunna användas av lärare och forskare bör enkla lathundar tas fram! Förvaltning av klassificeringsstruktur och dokumenthanteringsplaner Ansvar för tillämpning Klassificeringsstrukturen och lokalt framtagna dokumenthanteringsplaner gäller för hela högskolan. Ansvar för att arbete utförs i enlighet med dessa bestämmelser regleras i rektors delegationsordning. Revidering av klassificeringsstruktur Vid omfattande förändringar i verksamheten ska klassificeringsstrukturen ändras eller ersättas. När så sker är det viktigt att säkerställa att ändringar inte påverkar sökbarheten i arkivet. Förändringar av klassificeringsstrukturen kräver särskilt beslut av förvaltningschefen. 4
5 Handläggningsordning vid revidering Arkiv och registratur insamlar och sammanställer synpunkter för revidering av KS. Chefen för kansliet (i vilket arkiv och registratur är organiserat) ansvarar för förvaltningen av KS samt att ta fram underlag för revidering till förvaltningschefen. Beslut tas om revidering Versionshantering av KS Den första klassificeringsstrukturen har version 1.0. Vid tillägg eller ändring av processer medför det beslut om ny version (2.1, 2.2 osv). Om hela klassificeringsstrukturen byts ut ges den version med nytt heltal (2.0, 3.0 osv) Versionshantering och revidering av dokumenthanteringsplaner Dokumenthanteringsplanernas versioner följer den gällande klassificeringsstrukturen, men eftersom planerna förändras ofta görs ett tillägg för delversion. (1.0-1, osv). Revidering av planerna kräver inte särskilt beslut eftersom dessa utgör hanteringsanvisningar. Ansvar för revidering av planerna bör ligga på den högskolegemensamma funktionen för arkiv och registrator. 5
6 Förslag till ny seriestruktur i W3D3 Klassificeringsstrukturens processer införlivas i ny seriestruktur för W3D3 Område/processer Serie Kommentarer Ledningsprocesser LED Ärenden i ledningsprocesser Stödprocesser (men ej HR) ST Ärenden i stödprocesser HR (processgrupp) HR HR-relaterade processer Process för inköp och upphandling UPP Upphandlingsärenden Utbildningsrelaterade processer på samtliga utbildningsnivåer (ej student- och doktorandärenden) UTB Utbildningsärenden Tillhandahålla tandvårdsklinik (Område: ODTVN (serien Patientärenden (OD) bedriva utbildning) finns idag) Processer som genererar student- och STUD Enbart individärenden doktorandärenden Forskningsprocesser FO Forskningsärenden 6
INFÖRANDE AV VERKSAMHETSBASERAD ARKIVREDOVISNING ENLIGT RA-FS 2008:4 LULEÅ TEKNISKA UNIVERSITET
INFÖRANDE AV VERKSAMHETSBASERAD ARKIVREDOVISNING ENLIGT RA-FS 2008:4 LULEÅ TEKNISKA UNIVERSITET 2003-2007 Omorganisation. Införande av datorbaserad diarieföring över hela universitetet. Institutionsregistratorer.
Läs merNässjö kommunarkiv. Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö
Nässjö kommunarkiv Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö Bakgrund Nässjö kommun saknar komplett arkivredovisning Flera förvaltningar förvarar handlingar från 1800- talet Arkivförteckningen
Läs mer2013-10-30 Dnr RA 231-2013/4384
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Stockholms universitet, Universitetsförvaltningen den 23 september 2013 Riksarkivet (RA) inspekterade arkivverksamheten vid Stockholms universitet under tre dagar den
Läs merDIARIEFÖRINGSHANDBOK. 2015-10-29 Version 0.2
DIARIEFÖRINGSHANDBOK 2015-10-29 Version 0.2 1.1 HUR GÖR JAG FÖR ATT DIARIEFÖRA? Malmö högskola använder sedan 1999 ärendehanteringssystemet W3D3 och diarieföringsmodulen. I dagsläget används inga andra
Läs merr.\ 2. Slutrapport projekt Verksamhetsbaserad arkiwedovisning 1. Tjänsteskrivelse: Information om projekt Verksamhetsbaserad arkiwedovisning
Ärendet i korthet Ärendet föredras av Marianne Sarberg. Kommunstyrelsen har 3 6gltzbeslutat infora verksamhetsbaserad arkiwedovisning senast juni zot4, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter RA-FS zoos:4.
Läs merINSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Förvaltningschefen är ansvarig för arkivverksamheten vid myndigheten.
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Konstfack Riksarkivet inspekterade arkivverksamheten vid Konstfack den 4 november 2015. Inför inspektionen inkom, på begäran från Riksarkivet, ett antal styrdokument
Läs merInspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 Närvarande Från Statens geotekniska institut: administrativ chef, arkivansvarig registrator, arkivredogörare, HIT-ansvarig
Läs merTillsynsavdelningen 2015-03-23 Dnr RA 232-2015/195
1 (5) Tillsynsavdelningen 2015-03-23 Dnr RA 232-2015/195 Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Lund Inledning Den 16 januari 2015 aviserade Riksarkivet en brevledes inspektion
Läs merDatum Dnr RA /5817
1 (6) Inspektion av arkivvården vid Skolinspektionen Närvarande Från Skolinspektionen: arkivarie arkivarie IT-chef (medverkande vid punkt 4 framställning och 6 arkivredovisning) undervisningsråd (medverkande
Läs merKlassificering av verksamhetsinformation (för statliga myndigheter) Nora Liljeholm / Riksarkivet /
Klassificering av verksamhetsinformation (för statliga myndigheter) Nora Liljeholm / Riksarkivet / 2013-11-07 Riksarkivet Riksarkivets främsta uppgift är att säkerställa samhällets behov av en långsiktig
Läs merArkivfrågor när en myndighet startar
Avdelningen för offentlig informationshantering Tillsynsenheten GENERELL RÅDGIVNING 1 (6) Arkivfrågor när en myndighet startar Planera för arkivfrågor när en myndighet bildas Reglerna som styr arkivområdet
Läs merett led i en process, t.ex. avisera en inspektion och inhämta underlag från en databas,
- - - 1 2 kap. Definitioner I dessa föreskrifter avses med aktivitet arkiv arkivredovisning databärare förvaringsenhet förvaringsmedel handling handlingstyp handlingsslag inventarium klassificeringsstruktur
Läs merInspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping
1 (5) Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping Inledning Den 16 januari 2015 aviserade Riksarkivet en brevledes inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden
Läs merInspektion hos Kungl. Musikhögskolan den 9 december 2014
1(5) Inspektion hos Kungl. Musikhögskolan den 9 december 2014 Närvarande Från Kungl. Musikhögskolan (KMH):, avdelningschef ledningsstöd, personal och ekonomi, registrator, arkivarie Från Riksarkivet:,
Läs merInspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag Närvarande: Från Kammarrätten i Sundsvall: Chef administrativa enheten Arkivarie Registrator Arkivassistent Från Riksarkivet:
Läs merProcessorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4
Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 Karolina Adell, Arkivarie Tieto, Public 360 Karolina.adell@tieto.com Agenda Vad innebär det att redovisa information enligt RA-FS 2008:4? Tips på
Läs merVerksamhetsbaserad arkivredovisning i Sverige
Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Sverige Nora Liljeholm / Riksarkivet / 2013-04-18 nora.liljeholm@riksarkivet.se Innehåll Grunderna i verksamhetsbaserad arkivredovisning Varför nya principer? Redovisningsnivåer,
Läs merTillsynsavdelningen Dnr RA /2900 E Berndtsson
Inspektionsrapport 1(6) Inspektion av arkivvården vid Uppsala universitet, Universitetsförvaltningen Uppsala universitet inspekterades av Riksarkivet den 14 16 april 2015. Utöver inspektionen av den centrala
Läs merNärvarande från Stadsarkivet: Karin Arvidsson Inspektionsförrättare
Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-5891/07 SID 1 (7) 2007-08-24 SSA 2007:12 HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS S TADSBYGGNADSKONTORET Närvarande från Stadsbyggnadskontoret:
Läs merRiksarkivets författningssamling
Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter; RA-FS 2008:4 Utkom från trycket den
Läs merDokumentnamn Datum Versionsnummer. VIR-vägledning 2015-12-30 2015-12-30 1.0. Vägledning
Landstingsstyrelsens förvaltning Landstingsarkivet VIR-VÄGLEDNING Vägledning Att redovisa information enligt verksamhetsbaserad informationsredovisning (VIR) Dokumentägare: Landstingsarkivet, enheten för
Läs merInspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping
INSPEKTIONSRAPPORT 1 (6) Tillsynsenheten Sofia Särdquist Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping Närvarande Från Förvaltningsrätten i Jönköping: chefsadministratör arkivassistent/expeditionsvakt
Läs merAnvisning om dokumenthantering vid KTH
ANVISNING Gäller från och med 2013-04-03 Anvisning om dokumenthantering vid KTH Gäller fr o m 2008-06-01 Reviderad 2013-04-03 Anvisningen grundar sig på: Syfte Tryckfrihetsförordningen (1949:105) Offentlighets-
Läs merRAPPORT FRÅN INSPEKTION AV LÄNSKRIMINALPOLISAVDELNINGEN (POLISMYNDIGHETEN I STOCKHOLMS LÄN)
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-17157/10 SID 1 (5) 2011-01-12 SSA 2010:24 RAPPORT FRÅN INSPEKTION AV LÄNSKRIMINALPOLISAVDELNINGEN (POLISMYNDIGHETEN I STOCKHOLMS
Läs merArkivhandbok för Karolinska Institutet
Arkivhandbok för Karolinska Institutet Diarienummer: 1-814/2014 Version: 1.0 Fastställd: 2014-12-15 Giltig fr.o.m.: 2014-12-15 Arkivhandboken innehåller övergripande riktlinjer gällande arkivering vid
Läs merDokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Ledningsprocesser i Torsby kommun 1.1 Ledning 1.1.2 Kommunstyrelsen Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2016-09-05 140 1.0 Revidering: datum och paragraf Revideringen
Läs merArkivredovisning, gallring och export
Arkivfunktioner i Platina Arkivredovisning, gallring och export Peter Foberg, Agio Marte Sandvik, Produktspecialist Formpipe Fredrik Berglund, Produktchef Formpipe 2016-09-13 Agenda Introduktion Bakgrund
Läs merRegistratorskonferens 22 maj 2014. Copyright SIPU Arkivkonsult
Registratorskonferens 22 maj 2014 Registrator controller - strateg Registrator Ta emot och öppna post på alla medier Registrera, göra handlingar sökbara Avsluta ärenden och i diariet Ge administrativt
Läs merTitel: VAR 2 - Verksamhetsbaserad arkivredovisning Projekt: VAR 2Verksamhetsbaserad arkivredovisning Dnr: TS
Titel: VAR 2 - Verksamhetsbaserad arkivredovisning Projekt: VAR 2Verksamhetsbaserad arkivredovisning Dnr: TS-2014-453 Beställare: Samhällsbyggnad, Magnus Olsson, Administrativ chef Projektledare: Samhällsbyggnad,
Läs merReglemente för hantering av arkiv i Norrtälje kommun antaget 2017-xx-xx av kommunfullmäktige dnr XXXX
REGLEMENTE Version 2017-10-20 Reglemente för hantering av arkiv i Norrtälje kommun antaget 2017-xx-xx av kommunfullmäktige dnr XXXX Detta dokument ersätter Arkivreglemente för Norrtälje kommun 1992-10-26,
Läs merVerksamhetsbaserad arkivredovisning
Verksamhetsbaserad arkivredovisning Riksarkivet 2010 Patrik Höij Riksarkivet patrik.hoij@riksarkivet.se Arkivredovisning Sök- och insynsinstrument till myndighetens allmänna handlingar Verksamhetsbaserad
Läs merInspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-21 Dnr RA 231-2009/4754 A-K Andersson
Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Växjö universitet Växjö universitet inspekterades av Riksarkivet den 25 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg arkivvården vid
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB
S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-08-08 DNR 9.3-2554/11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren
Läs merInspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen
1 (6) Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen Riksarkivet inspekterade arkivverksamheten vid Lunds universitet under tre dagar den 20 22 maj 2014 dels vid Universitetsförvaltningen
Läs merTillsynsperspektiv på verksamhetsbaserad arkivredovisning och mätning av mognadsnivåer. Patrik Höij / Sofia Särdquist /
Tillsynsperspektiv på verksamhetsbaserad arkivredovisning och mätning av mognadsnivåer Patrik Höij / Sofia Särdquist / 2016-10-26 Utgångspunkter Regeringens definition av tillsyn Myndighetens kunskap och
Läs merArkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se
Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Bakgrund och förutsättningar Ingen befintlig eller planerad övergripande kartläggning av KTHs
Läs merInspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan
Avdelningen för tillsyn Inspektionsrapport 1 (6) N. Liljeholm Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan Riksarkivet har genomfört en inspektion av arkivvården hos Myndigheten för yrkeshögskolan
Läs merInspektion av arkivvården vid Högskolan Väst den 10 11 april 2014
1 (5) Bilaga 1 Inspektionsrapport 2014-06-02 Dnr RA 231-2014/1433 Inspektion av arkivvården vid Högskolan Väst den 10 11 april 2014 Närvarande Från Högskolan Väst arkivarie högskoledirektör (del av inspektion)
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSHUS AB
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-19717/08 SID 1 (7) 2009-04-20 SSA 2009:13 HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSHUS AB Närvarande från bolaget: Joachim
Läs merAtt redovisa arkiv. i Nässjö kommun
Att redovisa arkiv i Nässjö kommun 1. Inledning... 2 Varför ska myndighetens arkiv redovisas?... 2 Vad är skillnaden mellan den gamla arkivredovisningen och den nya?... 2 Varje myndighet ska redovisa sitt
Läs merRiktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun
Författningssamling Antagen av kommunstyrelsens utskott I: 2010-08-24, 117 Reviderad: Riktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun 1. Inledning Varför ska myndighetens arkiv redovisas? Enligt arkivlagen
Läs merHow to keep it simple?
How to keep it simple? Att implementera ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem och införa processbaserad klassificeringsstruktur Madelene Lust Sjöberg, registrator, Utbildningsförvaltningen, Stockholms
Läs merHantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola
Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson
Läs mer2015-03-20. Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964
1 (5) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-03-20 Dnr RA 232-2015/155 Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964 751 49 Uppsala Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN
S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:
Läs merRekommendation till dokumentsamordnare för insamling av forskningsmaterial. Dnr 1-453/2014
Rekommendation till dokumentsamordnare för insamling av forskningsmaterial Dnr 1-453/2014 Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen Arkiv och Registratur Version: 1.0 Juni 2014 Rekommendation
Läs merInspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping
1 (8) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-07-06 Dnr RA 231-2015/2444 Kammarrätten i Jönköping Box 2203 550 02 Jönköping Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping Inledning Riksarkivet
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA
Läs merAvdelningen för tillsyn Maria Nordström Jarnryd 2012-05-16 Dnr RA 233-2012/862
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Östersjöstiftelsen Riksarkivet (RA) inspekterade den 10 maj 2012 arkivvården vid Stiftelsen för forskning inom områden med anknytning till Östersjöregionen och Östeuropa
Läs merInspektion av arkivvården vid Kungliga Tekniska högskolan, Universitetsförvaltningen
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Kungliga Tekniska högskolan, Universitetsförvaltningen Riksarkivet inspekterade arkivverksamheten vid Kungliga Tekniska högskolan (KTH) under tre dagar den 18 20 november
Läs merRiktlinjer för högskolegemensamma styrdokument
RIKTLINJER Datum: 2018-01-08 Diarienummer: GIH 2018/1 Ersätter Dnr: 01-365/12 Handläggare: Birgitta Edenius Beslutat av: Rektor Beslutsdatum: 2018-01-16 Giltighetstid: Tillsvidare Riktlinjer för högskolegemensamma
Läs merInspektion av arkivvården vid Karolinska institutet (KI)
Inspektionsrapport 1 (5) Avdelningen för tillsyn N. Liljeholm Dnr KI 1553/11-041 Inspektion av arkivvården vid Karolinska institutet (KI) Riksarkivet har genomfört en inspektion av arkivvården hos Karolinska
Läs merVad är förvaringsenheter och hur hanteras de i praktiken? Johan Wilén,
Vad är förvaringsenheter och hur hanteras de i praktiken? Johan Wilén, 2017-10-24 Presentation Johan Wilén, arkivarie Bakgrund och introduktion till Arbetsförmedlingen 14 000 medarbetare i genomsnitt 2016
Läs merAv rapporten framkommer också mindre brister som Riksarkivet anmärker på.
Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Post- och telestyrelsen Riksarkivet (RA) inspekterade den 8 december 2008 arkivvården vid Post- och telestyrelsen
Läs merHantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan
Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-001342/2014 Sida 1 (7) 2014-03-25 SSA 2014:02 Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Närvarande från herrängens skola: Lena Hellström
Läs merRiksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI).
1(5) Inspektion av arkivvården vid Smittskyddsinstitutet Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI). Närvarande: Från SMI: Chefsjurist Arkivarie Överdirektör
Läs merInspektion av arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen. Riksarkivet inspekterade arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen
INSPEKTIONSRAPPORT 1 (5) Tillsynsenheten Martin Utvik 2016-02-08 Dnr RA 231-2015/11146 Inspektion av arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen Riksarkivet inspekterade 2016-01-26 arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen
Läs merHantering av allmänna handlingar hos fastighetskontoret
Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-2011/2014 Sida 1 (7) 2014-06-02 SSA 2014:08 Hantering av allmänna handlingar hos fastighetskontoret Närvarande från fastighetskontoret:
Läs merInspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för medicinsk biovetenskap den 18 september 2014
1 (5) Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för medicinsk biovetenskap den 18 september 2014 Närvarande: Från Umeå universitet, Institutionen för medicinsk biovetenskap: Prefekt,
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NACKA POLISMÄSTARDISTRIKT
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-11320/09 SID 1 (6) 2009-12-03 SSA 2009:20 Nacka polismästardistrikt, Att: Verner Hendrikse Kopia: Birgitta Odén, Rättsenheten,
Läs merKlassificeringsstruktur för verksamhetsbaserad informationsredovisning, version 1.1
BESLUT 1 2015-03-23 dnr V 2015/322 Juridik och dokumenthantering Sektionschef Annette Nilsson Klassificeringsstruktur för verksamhetsbaserad informationsredovisning, version 1.1 Bakgrund Riksarkivet har
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS LÄNSRÄTTEN I STOCKHOLMS LÄN
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-11318/09 SID 1 (7) 2009-11-26 SSA 2009:23 Länsrätten i Stockholm Att. Rose-Marie Sundström HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR
Läs merHantering av allmänna handlingar hos Kulturförvaltningen
Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1693/2015 Sida 1 (7) 2015-04-22 SSA 2015:03 Hantering av allmänna handlingar hos Kulturförvaltningen Närvarande från Kulturförvaltningen:
Läs merInspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013
1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:
Läs merReglemente för hantering av arkiv i Upplands Väsby kommun
Styrdokument Stöd & Process 2016-07-13 Karin Pettersson 08-590 979 65 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2016:48/ karin.pettersson@upplandsvasby.se Reglemente för hantering av arkiv i Upplands Väsby kommun Nivå:
Läs merTillsynsavdelningen Dnr RA /3975 Maria Nordström
Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Svenska Kraftnät Riksarkivet (RA) inspekterade den 18 november 2009 arkivvården vid Svenska kraftnät (SvK). Närvarande: Från Svenska Kraftnät Arkivarie
Läs merProjektdag torsdag 16 april 2015 Kalmar
Projektdag torsdag 16 april 2015 Kalmar Eva Öster Fakultetsregistrator för FHL/FTK/NLU Tel 0470-70 85 53 (mobil) E-mail: eva.oster@lnu.se Caroline Boode Arkivarie Tel. 070-642 07 33 E-mail: caroline.boode@lnu.se
Läs merTillsynsavdelningen 2015-12-08 Dnr RA 231-2015/9964 U Hofverberg. Inspektion av arkivvården vid Universitets- och högskolerådet
Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Universitets- och högskolerådet Universitets- och högskolerådet, UHR, inspekterades av Riksarkivet den 24 november 2015. Inspektionen aviserades i
Läs merHandlingsplan för att åtgärda rekommendationer i stadsrevisionens granskningsredogörelse för 2015
för att åtgärda rekommendationer i stadsrevisionens granskningsredogörelse för 2015 Styrning och uppföljning av investeringar rekommendationer avseende styrning och uppföljningar av investeringar: Lekmannarevisorerna
Läs merBarn- och utbildningsnämnden
ARKIVBESKRIVNING FÖR Barn- och utbildningsnämnden Antaget av Barn- och utbildningsnämnden Antaget 2018-05-09 55 Giltighetstid Dokumentansvarig Tills vidare Administrativ chef Håbo kommuns styrdokumentshierarki
Läs merInspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Göteborg
1 (8) Tillsynsavdelningen Sofia Särdquist 2015-07-06 Dnr RA 231-2015/4181 Kammarrätten i Göteborg Box 1531 401 50 Göteborg Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Göteborg Inledning Riksarkivet inspekterade
Läs merKlassificering av information exempel och jämförelse. Anki Heimonen Kommunalförbundet ITSAM 2014 05 20
Klassificering av information exempel och jämförelse Anki Heimonen Kommunalförbundet ITSAM 2014 05 20 ITSAM ett kommunalförbund Bildas 2008 6 kommuner i Östergötland och Kalmar län Hanterar telefoni, bredband,
Läs mer1(7) Tillsynsavdelningen Dnr RA /1571
1(7) Inspektion av arkivvården vid Sveriges meteorologiska och hydrologiska institut (SMHI) Närvarande Från SMHI: Enhetschef Enhet Arkiv och registratur Huvudregistrator Från Riksarkivet: Ingegerd Dahlberg
Läs merUPPFÖLJNING FÖR PERIODEN JUNI - AUGUSTI AV. Uppdrag. Mål
HÖGSKOLAN I BORÅS Gemensamma förvaltningen Högskolekansliet Åsa Dryselius, avdelningschef 2012-09-20 UPPFÖLJNING FÖR PERIODEN JUNI - AUGUSTI AV HÖGSKOLEKANSLIETS MÅL ENLIGT VERKSAMHETSPLAN 2012 Uppföljningen
Läs merPROCESSORIENTERAD ARKIVREDOVISNING. Page 1
PROCESSORIENTERAD ARKIVREDOVISNING Page 1 Riksarkivets föreskrift RA-FS 2008:4 Riksarkivet beskriver i sin föreskrift RA-FS 2008:4 en modell där arkiv ska struktureras utifrån vilken process handlingen
Läs merInspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277
Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Konsumentverket Datum: 2012-10-11 Närvarande Från myndigheten Adm.chef (del av tid) IT-avd (del av tid) arkivarie Från Riksarkivet Martin Utvik inspektör
Läs merHantering av allmänna handlingar hos Stockholms stadshus AB
Stadsarkivet Handläggare: Harald Löfgren Inspektionsrapport Dnr 5.1.1-1756/2015 Sida 1 (7) 2015-05-13 SSA 2015:07 Hantering av allmänna handlingar hos Stockholms stadshus AB Närvarande från bolaget: Sara
Läs merMoment 3: Att kartlägga och klassificera information
Moment 3: Att kartlägga och klassificera information För att kunna kartlägga och klassificera.. behöver vi veta: Vad vi gör Hur vi gör Vem som är ansvarig Om det finns någon styrande lagstiftning Vilken
Läs merHantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen
Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-9455/2014 Sida 1 (8) 2014-10-08 SSA 2014:10 Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Närvarande från serviceförvaltningen: Christer
Läs mer1(8) Projekttitel: EDP Vision Verksamhetsbaserad arkivredovisning Delprojekt 1: EDP Vision Delprojekt 2: Verksamhetsbaserad dokumenthantering Dnr:
1(8) Projekttitel: EDP Vision Verksamhetsbaserad arkivredovisning Delprojekt 1: EDP Vision Delprojekt 2: Verksamhetsbaserad dokumenthantering Dnr: 2014.TS0347 Beställare: Jessica Dahl, biträdande samhällsbyggnadschef/planeringschef
Läs merTitel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok
Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0 TAM-Arkiv Arkivhandbok TAM-Arkiv Arkivhandbok. Allmänna råd om arkivering INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänna råd om arkivering... 2 Hos medlemmen...2
Läs merJämtlands Gymnasieförbund
Jämtlands Gymnasieförbund Svar på revisionsrapport - Granskning av förbundets rutiner för att hålla god offentlighetsstruktur Dnr 45-2014 Ingela Carlsson Innehållsförteckning 1. Allmänt... 3 2. Rutiner
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS AB STOCKHOLMSHEM
S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-08-11 DNR 9.3-6862/08 SSA 2008:3 AB Stockholmshem Att: Bengt Kylerud HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS AB STOCKHOLMSHEM
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-01-21 DNR 9.3-15936/08 SSA 2008:19 Svenska kyrkan i Huddinge Att: Christer Pettersson INSPEKTION AV HANTERINGEN AV
Läs merInspektion av arkivvården vid Statens historiska museer
1(5) Inspektion av arkivvården vid Statens historiska museer 1. Sammanfattning Även databaser och andra elektroniska handlingar ingår i Statens historiska museers (SHMM) arkiv och ska redovisas med detta.
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÄLDREFÖRVALTNINGEN
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2013-05-21 DNR 9.3-2196/13 SSA 2013:4 Äldreförvaltningen Att: Barbara Ahlmark HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÄLDREFÖRVALTNINGEN
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN
S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-20 DNR 9.3-17071/07 SSA 2007:16 Miljöförvaltningen Att: Håkan Andersson HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN Närvarande
Läs merHantering av allmänna handlingar hos Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB)
Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9442/14 Sida 1 (7) 2014-10-30 SSA 2014:13 Hantering av allmänna handlingar hos Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB) Närvarande från bolaget: Catarina
Läs merATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION
ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS JÄRFÄLLA KYRKOFÖRVALTNING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15935/08 SSA 2008:11 Järfälla kyrkoförvaltning Att: Thomas Waltin INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA
Läs merArbetsmiljöverket Distriktet i Göteborg Box 2555 403 17 Göteborg
1 (1) Beslut Datum 2013-08-16 Dnr RA 231-2013/1524 Arbetsmiljöverket Distriktet i Göteborg Box 2555 403 17 Göteborg Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Arbetsmiljöverket, distriktet
Läs merArkivinstruktion. för Miljö- och hälsoskyddsnämnden
SHMF100 v 1.0 2007-03-14 SID 1 (5) 2010-03-08 Arkivinstruktion för Miljö- och hälsoskyddsnämnden Box 8136, 104 20 Stockholm. Telefon 08-508 28 800. Fax 08-508 28 808. registrator@miljo.stockholm.se Besöksadress
Läs merforskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.
Sida 1/8 Arkivreglemente för Kungsbacka kommun Förutom de i arkivlagen (AL; SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom
Läs merInspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013
1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius
Läs merHantering och diarieföring av allmäna handlingar
Dnr UFV 2017/1845 Hantering och diarieföring av allmäna handlingar Internrevisionsrapport 2017 Att fastställas av Konsistoriet 2017-12-12 1 Sammanfattning... 3 2 Bakgrund... 3 2.1 Risk enligt riskanalys...
Läs merHantering av allmänna handlingar hos Micasa Fastigheter i Stockholm AB
Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-2045/14 Sida 1 (9) 2014-06-02 SSA 2014:07 Hantering av allmänna handlingar hos Micasa Fastigheter i Stockholm AB Närvarande från bolaget: Anne Tawastman
Läs merINSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15051/08 SSA 2008:10 Södertälje kyrkogårdsförvaltning Att: Lennart Schånberg INSPEKTION AV HANTERINGEN
Läs merHANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSMUSEET
Stadsarkivet Handläggare: Harald Löfgren Inspektionsrapport DNR 9.3-9444/2014 Sida 1 (7) 2014-10-28 SSA 2014:15 Stadsmuseet Att: Arkivansvarig Johan Westin HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSMUSEET
Läs merArkivbeskrivning för Statskontoret
ARKIVBESKRIVNING 1.1 1 (5) för Statskontoret Denna arkivbeskrivning tar upp perioden efter 2006-01-01. För tidigare perioder se 1.0 (2013-09-04). Statskontorets verksamhet Statskontorets uppgifter redovisas
Läs mer