Praktisk arkivering. Anvisningar för arkivering av handlingar tillkomna från och med 2013.

Transkript

1 Praktisk arkivering Anvisningar för arkivering av handlingar tillkomna från och med Arkiv och registratur Version 1.4 Gällande från och med 2019

2 Att upprätta en arkivredovisning Allmänna handlingar vid Karolinska Institutet bildar myndighetens arkiv. Arkiven ska redovisas så att handlingarna går att återsöka. Struktur för arkivhandlingar enligt verksamhetsbaserad arkivredovisning Den övergripande strukturen är densamma för samtliga KI:s institutioner men kan skilja sig åt genom underserier framförallt i protokolls- och utbildningsserierna. Även hur serierna rörande forskning är strukturerade är avhängigt av hur institutionens forskning är uppdelad. Signum Serierubrik Process Kommentarer A Protokoll Rubrik A1 Institutionsrådets protokoll A2 Samverkansprotokoll A3 Arbetsmiljögruppens protokoll A4 Utbildningsnämndens protokoll A5 Programrådens protokoll B Register och förteckningar Rubrik B1 Arkivförteckning B2 Publikationsförteckning 4.4 Avser de som skrivs ut från KIB eller om ni för egna förteckningar över institutionens samlade publikationer. C Trycksaker - Ingen enskild process D Serien borttagen E Diarieförda handlingar Rubrik E1 Verksamhetsområdet E2 Verksamhetsområde E3 Verksamhetsområde E4 Verksamhetsområde E5 Verksamhetsområde F Handlingar rörande utbildning Rubrik F1 Handlingar rörande programutbildningar Rubrik F1A Handlingar rörande XX-programmet Rubrik F1AA Kursakter XX-programmet F1AB Examensarbeten XX-programmet F2 Handlingar rörande fristående kurser F3 Handlingar rörande forskarutbildning F4 Handlingar rörande uppdragsutbildning 3.3 G Handling rörande forskning Rubrik Om institutionens forskning är uppdelad i sektioner/forskningsområden så kan de användas som en mellanrubrik G1 Handlingar rörande forskning kring Arbetsterapi Rubrik G1A Handlingar rörande forskare x 4.4 G2 Handlingar rörande forskning kring Rubrik Allmänmedicin G2A Namn på forskaren 4.4

3 Signum Serierubrik Process Kommentarer Om ingen logisk uppdelning finns så kan samtliga forskargruppsledare/forskare arkiveras i en lång serie: G1 Handlingar rörande forskare (namn) 4.4 G2 Handlingar rörande forskare (namn) 4.4 H Handlingar rörande konferenser och seminarier I Personalhandlingar Rubrik I1 Anknytningsbeslut I2 Samtycken (inte i forskningen) J Handlingar rörande centrumbildningar Rubrik J1 Handlingar rörande centrumbildning XX Protokoll arkiveras under A. Diarieförda handlingar arkiveras under E tillsammans med institutionens övriga diarieförda handlingar. Forskningshandlingar (de som inte diarieförs) arkiveras under G. Eventuella övriga handlingar som inte har en logisk plats i arkivredovisningen kan läggas i en egen serie. Dock borde det vara så att alla handlingar av vikt ska vara diarieförda. Ö Gallringsbara handlingar Allmänt om arkivering Institutionens arkiv ska redovisas samlat i en enda arkivredovisning, vilket betyder att institutionens olika sektioners handlingar ska sammanföras i en gemensam arkivredovisning. Arkiveringen sker lämpligen en gång om året (vanligen vid årsskiftet) men ibland kan löpande arkivering fungera. Viss information kan arkiveras digitalt, vid förfrågningar om digital arkivering kontakta arkivarierna vid UF. Förteckna handlingarna Varje volym får en unik beteckning bestående av signum och volymnummer. Volymerna inom varje serie förtecknas huvudsakligen i kronologisk ordning och med angivande av årtal för handlingarna. Har förändringar i organisationen eller liknande skett kan ni även behöva uppdatera arkivbeskrivningen. Arkivförteckningen är sökingången till arkivet och via förteckningen ska man lätt kunna se vilka handlingar som finns i arkivet. Handlingar som ska bevaras Samla in Samla in de handlingar som ska bevaras eller stå skyddat fram tills gallring. Vad som ska bevaras och vad som ska gallras framgår av Karolinska Institutets dokumenthanteringsplan. Rensa Innan handlingarna arkiveras ska gem, plastfickor, gummiband, post-it lappar, övertaliga kopior, och arbetsmaterial som inte tillför ärendet sakuppgift rensas bort. Häftklamrar behöver ni inte ta bort.

4 Boxlägga Själva arkiveringen går till så att handlingarna läggs i arkivboxar. Arkivboxarna förtecknas sedan i förteckningssystemet Visual Arkiv. För att hålla ihop och skydda handlingar i t.ex. ett ärende eller en kursakt, används aktomslag. Aktomslag är vanliga vita A3-papper som viks på mitten. På omslaget antecknas uppgift om innehåll, exempelvis diarienummer. Texten placeras på omslaget så att den hamnar i övre högra hörnet när akten ligger i boxen. För att enklare kunna leta i arkivboxen kan man lägga vikningen på aktomslaget utåt. För att pappren ska må så bra som möjligt i kartongerna och hålla sig raka är det viktigt att fylla kartongerna helt (bra att ha olika storlekar på arkivboxarna till hands). Om arkivboxen inte fylls tillräckligt kan ni knyckla ihop lite papper för att fylla ut den. Häftade handlingar skapar en skidbacke där klammern sitter. För att undvika detta och bättre kunna fylla boxen kan man dela hälften av handlingarna och vända dem så att klamrarna istället hamnar i understa högra hörnet. En arkivbox får innehålla handlingar för flera olika år. Vilka år en volym innehåller anges på förteckningsblanketten och på arkivboxen. Arkivboxar finns att köpa via Staples, som vi har ramavtal med. De arkivboxar som uppfyller kraven heter Arkivkartong Svensk standard. Märk upp och etikettera Använd blyertspenna när ni märker upp arkivboxarna. Anledningen till detta är att informationen kan behöva ändras över tid och för att slippa byta kartong så är det bra om informationen går att sudda bort. Av samma anledning behöver ni inte heller etikettera arkivboxarna till att börja med. När det är dags att etikettera så finns det speciella självhäftande etiketter att använda sig av som passar etikettmallen i Visual Arkiv. Etiketterna klistras upptill på arkivboxens rygg. I avsnittet om etiketter längre fram i dokumentet framgår vilken information som bör framgå av etiketterna. Gallringsbara handlingar Gallringsbara handlingar ska hållas åtskilda från arkiverade handlingar. De behöver inte rensas eller läggas i arkivboxar. Se bara till att pärmar och kartonger är uppmärkta med information om vad de innehåller och vilket år handlingarna ska gallras. Handlingar som ska sparas en längre tid innan gallring (t.ex. forskningsdata och ekonomihandlingar) är lämpligt att förteckna. På så vis vet vi var handlingarna finns samtidigt som att det blir lättare att återsöka. Förteckna gallringsbara handlingar i serie Ö. Gallringsbart forskningsmaterial behöver inte förtecknas på volymnivå utan det kan räcka med att ange hur mycket material det rör sig om i rutan för Anmärkning. Gallringsbart ekonomimaterial ska däremot förtecknas på volymnivå med notering om vilka verifikationsnummer som varje volym innehållet. Glöm inte att ange gallringsåret i avsedd ruta! I Visual Arkiv går det sedan att ta fram en gallringsrapport som baserar sig på informationen som angetts i rutan för gallringsåret. Genom att ta fram en gallringsrapport kan man enkelt se vilka serier/volymer som ska gallras ett specifikt år.

5 Redovisning i Visual Arkiv Visual Arkiv är ett program för att redovisa allmänna handlingar. Behörighet till Visual Arkiv fås genom Enheten arkiv och registratur. En arkivredovisning som ligger i Visual Arkiv blir sökbar även för andra med behörighet till programmet. Du har dock bara möjlighet att lägga till information för din egen institution. För att lägga till information för din institution trycker du på rutan Förteckna och väljer sedan din egen institution från listan under rubriken Institutionsarkiv. För varje institution ska en arkivbeskrivning upprättas. Den ska redogöra för institutionens framväxt men även dess nutida verksamhets. För att upprätta en arkivbeskrivning använder du den wordmall som finns på enheten arkiv och registraturs hemsida. Fyll i de delar som är relevanta för din institution. När arkivbeskrivningen är klar ska den diarieföras. Diarieför även ändringar och uppdateringar. För att lägga in arkivbeskrivningen i Visual Arkiv väljer du institution och går till fliken Historik. I rutan Arkivbildarens historik klistrar du sedan i den kopierade texten från wordmallen. För att påbörja arkivredovisning av handlingar från och med 2013 högerklickar du på din institution och väljer Skapa Arkiv. Döp den nya arkivredovisningen till i rutan för Arkivets namn. Du måste också välja om arkivet ska förtecknas enligt Allmänna arkivschemat eller Verksamhetsbaserat och där väljer du verksamhetsbaserat.

6 För att skapa ny serie högerklickar du på arkivredovisningen och klickar på Skapa Handlingsslag. De serier du skapar på detta vis kommer också tillsammans att fungera som arkivredovisningens innehållsförteckning. I rutan för Beteckning skriver du seriens signum och i rutan Namn dess rubrik. Serierna måste döpas till ett unikt namn. Här blir det versaler automatiskt och det går inte att ändra förrän man sparat och sedan går tillbaka till namn rutan och skriver med gemena bokstäver. I rutan Inledande anmärkning kan kommentarer som gäller för hela serien läggas till, t.ex. gällande sorteringsordning eller namnbyte. I denna ruta anger du även vilken process/vilka processer serien hör till. Skulle det vara så att ni vid er institution inte har en viss serie så kan du ändå skapa serien och sedan skriva i detta fält: Institutionen upprättar ej dessa handlingar. Under fliken Placering anger du vart serien finns, t.ex. arkivlokalens namn. För vägledning gällande seriesignum, serierubrik och process, se ovan.

7 För att skapa ny volym högerklickar du på den serie som volymen ska läggas till i och klickar på Skapa Förvaringsenhet. Rutan Beteckning är det samma som volymnumrering. I rutan Omfattning tid anger du det/de årtal som handlingarna i arkivboxen sträcker sig över (boxarna ska vara fulla och det gör inget om det är flera år i samma box bara det anges i denna ruta). I rutan Typ av Förvaringsenhet ska du i de flesta fall ange arkivbox, men det kan även vara server eller dylikt. Under fliken Placering anger du vart serien finns, t.ex. arkivlokalens namn. I rutan Anmärkning kan du lägga till kommentarer som gäller för just denna volym. Här kan man t.ex. vid behov specificera närmare vad volymen innehåller, ange om något saknas, samt hänvisa till en annan serie eller kanske till ett diarienummer om det är relevant. Undvik förkortningar då de försvårar förståelsen av arkivförteckningen. För mer detaljerade instruktioner hänvisas till den manual som kan hittas under fliken Hjälp. I Visual arkiv finns ett testarkiv där man kan testa olika funktioner utan att riskera att något händer med den riktiga arkivförteckningen.

8 Etiketter i Visual Arkiv Alla fält genereras automatiskt från de fält som man fyller i när man förtecknar, förutom fältet med specifik volyminformation. Om det behövs volyminformation på etiketterna måste den skrivas till i rätt fält för varje enskild volym för att genereras. Den text som man vill stå med som volymanmärkning på etiketten måste skrivas in i rutan för Etikettext. Glöm inte att spara! Om ni skrivit med blyerts under etiketten så behöver ni inte sudda bort det förutsatt att informationens stämmer med innehållet. Vid någon tidpunkt kommer etiketterna att trilla av och då är det bra att ha kvar blyertsmärkningarna. Etiketterna placeras upptill på ryggen av arkivboxen. KI:s etikettsmall är anpassad efter ABM produkters Självhäftande etikett för arkivboxar 45mm x 90mm. För att skriva ut etiketter går ni till rätt arkivbildare och ställer markören i serierubriken för den serie som ska skrivas ut.

9 Välj Utskrift i menyraden och välj Beställ etiketter. Se till att rutorna för Depå och Arkiv stämmer med det ni vill skriva ut. I rutorna Handl.slag och Förv.Enhet väljer ni helt enkelt vilken serie och vilka volymintervall ni vill skriva ut. Se till att etikettmallen som är vald är Arkivetikett KI. Om ni har ett helt etikettark så behöver ni inte göra något med Starta på etikett nr: utan den används om tex de tre första etiketterna på ett ark redan är använda och ni vill börja på etikett nr 4.

10 Välj förhandsgranska för att kontrollera att etiketterna ser ok ut. Skriv gärna ut ett ark på vanligt papper och kontrollera att linjerna stämmer. Skriv ut. men glöm inte att skriva ut enkelsidigt! Leverans av arkivmaterial till UF:s arkivlokaler Enheten för arkiv- och registratur ska från och med 2020 ansvara för och förvara KI:s samtliga arkiverade handlingar som är äldre än två år. Det betyder att alla handlingar äldre än två år ska levereras till universitetsförvaltningens enhet arkiv och registratur. Under 2019 ska arbetet med att överföra institutionerna arkivbestånd till UF påbörjas. Handlingarna ska vara ordnade och förtecknade vid leverans samt att ett leveransreverskal ska vara ifyllt. Leverans i Visual Arkiv Börja med att gå in på Huvudmenysidan och Personliga inställningar för att välja rätt leveransmall.

11 När detta är klart kan du via Förtecknafliken på Huvudmenyn på in på det arkiv du ska leverera. Längst ner i Grunduppgiftsfliken finns knappen Leverans, klicka där så kommer du till leveransmodulen.

12 I leveransmodulen finns det många fält för information men KI använder inte alla dessa fält. Nedan följer en instruktion över vilka fält ni behöver fylla i. Under fliken Kontaktuppgifter räcker det med att fylla i levererande enhet och adressen. Under fliken Leveransuppgifter finns olika alternativ, men det är endast övergripande information som behöver fyllas i. Förekommer det tex några fotografier i materialet behöver inte detta nämnas särskilt.

13 På fliken Specifikationer anges vilka volymer som ska levereras. Detta går att fylla i på olika sätt och det viktiga är att det framgår vilka signum och volymer som ska levereras. För att lägga till flera serier trycker du på Nytt-knappen. I bilden nedan visas två olika alternativ för att ange volymerna som ska levereras.

14 Under fliken Slutleverans fyller du i vilket datum leveransen ska ske samt Accessionsnumret. Accessionsnumret ska vara löpande så det är bara att ta nästa lediga nummer. Här kan du även fylla i antal volymer eller Mb. Skriv även vilken placering arkivet har. För arkivet i Neo finns en särskild lista på KI Box där varje hylla har ett identifikationsnumer Leveransen kommer sedan att synas i trädet till vänster i grundvyn. Dokument På internwebben hittar du mallen för arkivbeskrivningen och andra dokument som Enheten för Arkiv och registratur har tagit fram.