Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 4 Forska Processgrupp 4.4 Genomföra forskningsprojekt Version: 1.7 Gäller från Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras och gäller för hela Karolinska Institutet. Dokumenthanteringsplanen följer samma processindelning som Klassificeringsstruktur för Karolinska Institutet. Diarienummer: 1894/2018 Dnr för föregående version: 1255/2017 Beslutsdatum: Giltighetstid: Tillsvidare Beslut: Dokumenttyp: Universitetsdirektör Per Bengtsson Styrdokument Handläggs av avdelning/enhet/funktion: Juridiska avdelningen/enheten för arkivoch registratur Revidering med avseende på: Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar 1.6

2 Verksamhetsområde 4 Forska Process: 4.4 Genomföra forskningsprojekt Läsanvisningar Under respektive process radas de handlingar (handlingstyper) som hanteras inom processen upp alfabetiskt. Till varje handling finns sedan ett antal kolumner som närmare beskriver hur handlingen ska hanteras. Process: Visar vilken process handlingen tillhör. Handlingstypens namn: Anger namnet på handlingen. Ingående handlingar: Här anges om handlingstypens egentligen är ett ärende med flera ingående handlingar som ska hanteras likadant. Diarieföring: Här framgår det om handlingen ska diarieföras och om det ska ske vid UF eller vid institution. Bevaras/Gallras: Anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Utgångspunkten är alltid att handlingen ska bevaras, annars krävs ett särskilt gallringsbeslut för handlingen. Står det angivet att handlingen ska gallras krävs således särskilt tillstånd för att förstöra eller slänga handlingen. Ska handlingen gallras anges en gallringsfrist, dvs hur lång tid som måste gå innan handlingen kan kastas/förstöras. Med bevaras menas för alltid. Förvaring/Arkivering: Anger om handlingen ska förvaras ute på institution eller vid UF. Anmärkning: Denna kolumn talar om ifall det finns något gällande handlingen som behöver specificeras eller tydliggöras. RAFS/RAMS: Anger till vilken föreskrift av Riksarkivet som vi stöder gallringsbeslutet på. Hur hittar man i dokumentet? För att hitta en handling i dokumenthanteringsplanen används enklast sökfunktionen i Adobe Reader (Ctrl+F). Då kan du söka på ett specifikt ord och får fram de träffar där ordet/delar av ordet finns.

3 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Format Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Verksamhetsområde: 4. Forska Processgrupp: Process: 4.4 Genomföra forskningsprojekt Handlingar som ska diarieföras 4.4 Ansökan om etisk prövning Ansökan med bilagor Beslut Bevaras Papper/digitialt 4.4 Avtal KTA Avtal 4.4 Begäran om utplåning av uppgifter 4.4 Biobanksavtal Om resursintyget inte ingår i en etikansökan som diarieförs vid KI så ska resursintyget diarieföras enskilt. För djuretiska beslut ska första sidan scannas in i. Avser även tillbakadragande av samtycken. Vid utlämning av prover så diarieförs avtalen via KI Biobank. 4.4 Biträdesavtal 4.4 EUrevision Announcement letter Annex Draft Audit Report Final Audit Report Korrespondens av vikt för ärendet. 4.4 Forskningsfinansiering Ansökan och beslut Kontrakt Forskningsrapporter Bevaras/Gallras Papper/digitialt Ärendet har två handläggare, en vid institution och en vid Grants Office. Ej beviljad ansökan och beslut kan gallras 2 år efter avslag. RAFS 1999:1, 4.4 Godkännande av gallring av forskningsdata 4.4 Inköp av registerdata Ansökan Avtal

4 4.4 Inlämning av forskningsdata till arkivet 4.4 Intyg om ansvarsfördelning 4.4 Klinisk prövning av medicinskteknisk apparatur Ansökan Beslut Den blankett som ska fyllas i vid leverans av forskningsdata till arkivet. Kopplas till etikansökan. 4.4 Konsortieavtal 4.4 Läkemedelsprövning Ansökan med bilagor Beslut 4.4 Sekretessavtal 4.4 Tillstånd Ansökan/Anmälan Beviljat beslut 4.4 Tredjepartsavtal 4.4 Uppdragsforskning Kontrakt Forskningsrapporter 4.4 Överenskommelser rörande överföring av forskningsmaterial Strålskyddsmyndigheten Arbetsmiljöverket Jordbruksverket Anmälan och tillstånd till/från Arbetsmiljöverket gällande smittförande mikroorganismer diarieförs vid UF. Avser tex MTA, DTA, MSA och liknande. MTA för human /biobanksprover som tillhör KI diarieförs via KI Biobank. Forskningshandlingar som ska bevaras men inte diarieföras 4.4 Artiklar, vetenskapliga Nej Bevaras Papper publikationer 4.4 Datainsamlingsformulär, mall Nej Bevaras RAFS 1999:1,

5 4.4 Enkätmall Nej Bevaras Om enkäten är digital (webbenkät) ska den skrivas ut och bevaras. 4.4 Korrespondens av vikt Nej Bevaras 4.4 Projektplaner/projektbeskrivningar Nej Bevaras Om annan än den som ingår i ansökan om finansiering. 4.4 Publikationsförteckning för specifikt forskningsprojekt Nej Bevaras 4.4 Webbsida för specifikt forskningsprojekt Nej Bevaras Webbsidan ska arkiveras av KI bara om KI är huvudman för projektet. I första hand ska webbsidan arkiveras digitalt, om möjlighet att göra det saknas ska skärmdumpar bevaras med dokumentation om webbsidans funktionalitet tillsammans med övriga handlingar i forskningsprojektet. 4.4 Publikationsförteckning för institutionen Nej Bevaras Pappe Avser förteckning över institutionens samtliga publikationer. Lista går att skriva ut från KIB:s hemsida. Görs av institutionens administration. 4.4 Trycksaker Nej Bevaras Papper Forskningsdata som kan gallras Generell anmärkning: Gallringsanvisningarna för denna process är inte tvingande. Om en handling som ska gallras bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller ett värde för annat forskningsområde och bedöms vara av stort vetenskapligt, kulturhistoriskt, eller personhistoriskt värde, eller bedöms vara av stort allmänt intresse, får handlingen i fråga undantas från gallring och i stället bevaras. Denna bedömning ska göras av ansvarig forskare. Förvara handlingarna projektvis fram till gallring. 4.4 Kod och variabellistor Nej Gallras 10 år efter projektavslut I de fall rådatan bevaras måste även kod och variabellistorna bevaras. RAFS 1999:1,

6 4.4 Kvalitetskontroller Nej Gallras 10 år efter projektavslut 4.4 Läkemedelsprövning Forskningsdata Nej Gallras tidigast 10 år efter avslut, se anmärkning 4.4 Primärdata/rådata Nej Gallras/Bevaras RAFS 1999:1, För handlingar som berörs av RAFS 1999:1, Läkemedelsverkets föreskrifter eller till av dem hänvisade direktiv gäller de regler som anges där om de är längre än KI:s gallringsfrister. Rådata får gallras 10 år efter att forskningsresultatet redovisats. Rådata som är unik/har ett värde för framtiden ska bevaras. Avser alla typer av rådata/primärdata (tex enkäter, registerdata, patientjournalsuppgifter, biobanksuppgifter m.m) och bearbetningsmaterial. RAFS 1999:1, 4.4 Samtycken/Medgivande Nej Bevaras/Gallras Får endast gallras under RAFS 1999:1, förutsättning att tillhörande identifierbart enkätmaterial/sammanställninga r också gallras. Om dessa bevaras måste även samtyckena bevaras. 4.4 Loggbok/Labbok Nej Gallras 10 år efter att forskningsresulta ten redovisats/ Bevaras 4.4 Primärdata/rådata som digitaliserats Nej Bevaras/Gallras efter kontroll, se anmärkning Papper/Digitalt ELN Papper Avser laboratorie eller annan projektdagbok. Protokoll förda över försök. Får endast gallras om tillhörande rådata gallras. Om rådatan bevaras ska även loggboken bevaras. Gallring av inscannad/på annat sätt digitaliserat rådata får göras förutsatt att forskningen fortfarande kan verifieras. RAFS 1999:1, RAFS 1999:1,

7 4.4 Samtycken/Medgivande som digitaliserats Nej Bevaras/Gallras efter kontroll, se anmärkning Papper Gallring av inscannad/på annat sätt digitaliserat rådata får göras förutsatt att forskningen fortfarande kan verifieras. RAFS 1999:1,