Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Forska Processgrupp 4.4 Genomföra forskningsprojekt Version: 1.6

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 4 Forska Processgrupp 4.4 Genomföra forskningsprojekt Version: 1.6 Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras och gäller för hela Karolinska Institutet. Dokumenthanteringsplanen följer samma processindelning som Klassificeringsstruktur för Karolinska Institutet. Diarienummer: 1989/2017 Dnr för föregående version: 1255/2017 Beslutsdatum: Giltighetstid: Tillsvidare Beslut: Dokumenttyp: Universitetsdirektör Per Bengtsson Styrdokument Handläggs av avdelning/enhet/funktion: Juridiska avdelningen/enheten för arkivoch registratur Revidering med avseende på: Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar 1.5

2 Verksamhetsområde 4 Forska Process: 4.4 Genomföra forskningsprojekt Läsanvisningar Under respektive process radas de handlingar (handlingstyper) som hanteras inom processen upp alfabetiskt. Till varje handling finns sedan ett antal kolumner som närmare beskriver hur handlingen ska hanteras. Process: Visar vilken process handlingen tillhör. Handlingstypens namn: Anger namnet på handlingen. Ingående handlingar: Här anges om handlingstypens egentligen är ett ärende med flera ingående handlingar som ska hanteras likadant. Diarieföring: Här framgår det om handlingen ska diarieföras och om det ska ske vid UF eller vid institution. Bevaras/Gallras: Anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Utgångspunkten är alltid att handlingen ska bevaras, annars krävs ett särskilt gallringsbeslut för handlingen. Står det angivet att handlingen ska gallras krävs således särskilt tillstånd för att förstöra eller slänga handlingen. Ska handlingen gallras anges en gallringsfrist, dvs hur lång tid som måste gå innan handlingen kan kastas/förstöras. Med bevaras menas för alltid. Förvaring/Arkivering: Anger om handlingen ska förvaras ute på institution eller vid UF. Anmärkning: Denna kolumn talar om ifall det finns något gällande handlingen som behöver specificeras eller tydliggöras. RAFS/RAMS: Anger till vilken föreskrift av Riksarkivet som vi stöder gallringsbeslutet på. Hur hittar man i dokumentet? För att hitta en handling i dokumenthanteringsplanen används enklast sökfunktionen i Adobe Reader (Ctrl+F). Då kan du söka på ett specifikt ord och får fram de träffar där ordet/delar av ordet finns.

3 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Verksamhetsområde: 4. Forska Processgrupp: Process: 4.4 Genomföra forskningsprojekt Handlingar som ska diarieföras 4.4 Anmälan om register innehållande personuppgifter 4.4 Ansökan om etisk prövning Anmälan UF Bevaras UF:s arkiv Anmäls till KI:s personuppgiftsombudsman Ansökan med bilagor Beslut, se. Bevaras Om resursintyget inte ingår i en etikansökan som diarieförs vid KI så ska resurintyget diarieföras enskilt. För djuretiska beslut ska första sidan scannas in i W3D Avtal KTA Avtal Bevaras 4.4 Begäran om utplåning av uppgifter Bevaras Avser även tillbakadragande av samtycken. 4.4 Biobanksavtal, se Bevaras Vid utlämning av prover så diarieförs avtalen via KI Biobank. 4.4 Biträdesavtal Bevaras 4.4 Forskningsfinansiering Beviljad ansökan Kontrakt Ändring av kontrakt Delrapporter Slutrapporter (ekonomiska och vetenskapliga) Bevaras/Gallras Ansökningar via Prisma måste skrivas ut och lämnas till registrator för diarieföring. Ej beviljad ansökan och beslut kan gallras 2 år efter avslag. 4.4 Inköp av registerdata Ansökan Avtal Bevaras

4 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 4.4 Klinisk prövning av medicinskteknisk apparatur Ansökan Beslut Bevaras 4.4 Konsortieavtal Bevaras 4.4 Läkemedelsprövning Ansökan med bilagor Bevaras Beslut 4.4 Sekretessavtal Bevaras 4.4 Tillstånd Ansökan/Anmälan Beviljat beslut, se Bevaras/Gallras Strålskyddsmyndigheten Arbetsmiljöverket Jordbruksverket Anmälan och tillstånd till/från Arbetsmiljöverket gällande smittförande mikroorganismer diarieförs vid UF. 4.4 Tredjepartsavtal Bevaras 4.4 Uppdragsforskning Kontrakt Forskningsrapporter Bevaras 4.4 Överenskommelser, se Bevaras Avser tex MTA, DTA, MSA och rörande överföring av forskningsmaterial liknande. MTA för human /biobanksprover som tillhör KI diarieförs via KI Biobank. Forskningshandlingar som ska bevaras men inte diarieföras 4.4 Artiklar, vetenskapliga Bevaras publikationer 4.4 Datainsamlingsformulär, Bevaras mall 4.4 Enkätmall Bevaras Om enkäten är digital (webbenkät) ska den skrivas ut och bevaras. 4.4 Korrespondens av vikt Bevaras 4.4 Projektplaner/projektbeskrivningar Bevaras Om annan än den som ingår i ansökan om finansiering. 4.4 Publikationsförteckning för specifikt forskningsprojekt Bevaras

5 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 4.4 Webbsida för specifikt forskningsprojekt Bevaras Webbsidan ska arkiveras av KI bara om KI är huvudman för projektet. I första hand ska webbsidan arkiveras digitalt, om möjlighet att göra det saknas ska skärmdumpar bevaras med dokumentation om webbsidans funktionalitet tillsammans med övriga handlingar i forskningsprojektet. Handlingar som ska arkiveras i egen serie 4.4 Publikationsförteckning för institutionen Bevaras, i egen serie. Avser förteckning över institutionens samtliga publikationer. Lista går att skriva ut från KIB:s hemsida. Görs av institutionens administration. 4.4 Trycksaker Bevaras, i egen serie Forskningsdata som kan gallras Generell : Gallringsanvisningarna för denna process är inte tvingande. Om en handling som ska gallras bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller ett värde för annat forskningsområde och bedöms vara av stort vetenskapligt, kulturhistoriskt, eller personhistoriskt värde, eller bedöms vara av stort allmänt intresse, får handlingen i fråga undantas från gallring och i stället bevaras. Denna bedömning ska göras av ansvarig forskare. Förvara handlingarna projektvis fram till gallring. 4.4 Kod och variabellistor Gallras 10 år efter projektavslut I de fall registerdata bevaras måste även kod och variabellistorna bevaras. 4.4 Kvalitetskontroller Gallras 10 år efter projektavslut Respektive institution

6 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 4.4 Läkemedelsprövning Forskningsdata Gallras tidigast 10 år efter avslut, se 4.4 Primärdata/rådata Gallras 10 år efter projektavslut/bev aras För handlingar som berörs av Läkemedelsverkets föreskrifter eller till av dem hänvisade direktiv gäller de regler som anges där om de är längre än KI:s gallringsfrister. Avser alla typer av rådata/primärdata (tex enkäter, registerdata, patientjournalsuppgifter, biobanksuppgifter m.m) och bearbetningsmaterial. 4.4 Samtycken/Medgivande Bevaras/Gallras Får endast gallras under förutsättning att tillhörande identifierbart enkätmaterial/sammanställninga r också gallras. Om dessa bevaras måste även samtyckena bevaras. 4.4 Loggbok/Labbok Bevaras/Gallras ELN/papper Avser laboratorie eller annan projektdagbok. Protokoll förda över försök. Får endast gallras om tillhörande rådata gallras. Om rådatan bevaras ska även loggboken bevaras. 4.4 Rådata/primärdata som digitaliserats Bevaras/Gallras efter kontroll, se Gallring av inscannad/på annat sätt digitaliserat rådata får göras förutsatt att ingen informationsförlust sker samt att det digitaliserade materialet hanteras enligt gällande regler.

7 Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS 4.4 Samtycken/Medgivande som digitaliserats Bevaras/Gallras efter kontroll, se Gallring av inscannade/på annat sätt digitaliserat samtycken får göras förutsatt att ingen informationsförlust sker samt att det digitaliserade materialet hanteras enligt gällande regler.