Tyresö Kommun DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Transkript

1 Tyresö Kommun DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunövergripande dokumenthanteringsplan Handlingstyp Nämndernas, styrelsernas och kommunfullmäktiges protokoll Papper Diarieförs Närarkiv 2 år/5 år Skickas årligen för inbindning genom kommunarkivet. Ledningsgruppens protokoll Papper Kronologisk Närarkiv Protokoll från avdelningsmöten Papper Kronologisk Närarkiv 10 år Samverkansgruppens protokoll Papper Kronologisk Närarkiv Förhandlingsprotokoll Papper Diarieförs Närarkiv MBL-protokoll Papper Diarieförs Närarkiv APT-protokoll Papper Kronologisk Förvaltningschef/ 10 år Allrondsprotokoll med Papper Diarieförs Närarkiv Finns registrerade på Excel-ark tills vidare. arbetsmiljörapporter Delegationsbeslut Papper Diarieförs Förvalt- Ärenden som föranleder åtgärd Diarium (ärendelista) Diarieplan Postlista Korrespondens av tillfällig och ringa betydelse ningschef Diarieförs I närarkiv 2 år Här i även korrespondens i form av vanliga Word-dokument och e-post (se kommunens e-post-policy). Här i även anmälningar om hot, våld och skadegörelse samt klagomål som föranleder åtgärd. Kronologisk Registrator 2 år Kronologisk Registrator/ assistent Diarieförs Registrator 2 år Vid Här i även e-post och andra handlingar som inte föranleder åtgärd.

2 Anställningsärende - annons - ansökan - betygskopior - meritförteckning - utdrag ur brottsregister - anställningsavtal - sekretessförbindelser - avslutningssamtal Sammanställning över alla sökande Papper Diarieförs Original förvaras på Personalkontoret Efter avslutad anställning. Kopior av anställningsärendena finns på varje förvaltning och gallras vid. Originalen skickas till personalkontorets arkiv för förvaring. Arbetsansökningar som ej leder till anställning Personalförteckning Papper Kronologisk Närarkiv 2 år Årsarbetstidsrapporter Papper Alfabetisk Förvaltningschef/ Semesterlistor Handlingar från medarbetarsamtal och lönesamtal Alfabetisk Närarkiv Vid 2 år Alfabetisk Alfabetisk Förvaltningschef/ Förvaltningschef/ Vid Vid Fullmakter Papper Alfabetisk Närarkiv Vid

3 Stöd- och styrdokument Handlingsplaner Diarieförs Närarkiv 2 år Policydokument Diarieförs Närarkiv 2 år Internkontroll Papper Diarieförs Närarkiv 10 år Enhetsplan Diarieförs Närarkiv 2 år Reglementen Diarieförs Närarkiv Handlingar rörande ekonomi Avtal och överenskommelser Papper Diarieförs Närarkiv 10 år minst 10 år efter att avtalet upphört gälla. Övriga avtal Papper Kronologisk Närarkiv 10 år Avtal rörande kontorsmaskiner, kaffebryggare, mobiltelefonavtal e.t.c. Årsredovisning Papper Diarieförs Original 2 år förvaras på Ekonomikontoret Delårsbokslut Papper Diarieförs Original 2 år förvaras på Ekonomikontoret Verksamhetsberättelser Diarieförs Närarkiv 2 år

4 Årsbudget Diarieförs Närarkiv 2 år Budgetunderlag Diarieförs Närarkiv 5 år Årsberättelser Diarieförs Närarkiv 2 år Verifikationer Kronologisk Närarkiv 10 år Internfakturor/bokföringsorder Kronologisk Närarkiv 2 år Inventarieförteckningar Kronologisk Närarkiv Vid Listor på utlämnade Kronologisk Närarkiv 10 år rekvisitioner Kassaredovisning Papper Kronologisk Närarkiv 10 år Förnyas kontinuerligt. Projekthandlingar - Direktiv - Ansökningar - Projektplan - Projektrapporter - Slutredovisningar Diarieförs 2 år Projekten finns att följa på intranätet i projektrum.

5 Övriga handlingar Ansökan om externa medel Papper Diarieförs Närarkiv 10 år Ansökan om statsbidrag Diarieförs 10 år Tolkuppdrag Diarieförs 10 år Fotografiskt material som beskriver verksamheten Kronologisk Närarkiv 1 ex av varje fotografi sparas och märks noga för att underlätta identifiering. Egenproducerade broschyrer och andra trycksaker Papper Kronologisk Närarkiv 2 år 1 arkivex av varje bevaras Nyckelkvittenser Papper Alfabetisk Närarkiv Vid Digitala handlingar Cookie-filer Digitalt Vid Handlingar i sociala medier Inkomna inlägg räknas inte som allmän handling enligt biblioteksregeln 2 kap 11 1 st 3p TF. Det kommunens tjänstemän själva upprättar räknas som allmän handling men kan gallras vid om den är av ringa betydelse. Se: Regler för användning av sociala medier Förvaltningens hemsida Digitalt Information som kan anses unik på förvaltningens hemsida, trycks ut en gång om året och bevaras i pappersform.

6