DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN KOMMUN MYNDIGHET FÖRSTA GILTIGHETSDATUM VERKSAMHET Torsby Kommun Barn- och utbildningsnämnden Antagen i BUN Kulturskolan Serie, handlingar Format Förvaringsplats Protokoll från personalmöten i form av APT -arbetsplatsträffar Papper Allmän administrativ verksamhet I paragrafnummerordning Tjänstemans Datafil Dataserver Server Gallras vid Delegationsbeslut Papper I diarium Tjänstemans Verksamhetsberättelser - lässvis Verksamhetsplaner Skrivs ut på arkivbeständigt papper (svenskt arkiv 80 gram) för bevarande T.ex. anställningsbeslut och löneförhandlingar Papper I diarium Skolkansliet Med uppgift om elevantal, instent, antal konserter, ensembler, orkestrar, lärarförteckningar, tjänstgöringsgrad, tjänstgöringsställe samt vad som ing i lärartjänsterna. Ing i Torsby kommuns verksamhetsberättelse Datafil Dataserver Server Papper I diarium Skolkansliet Ger en bild av undervisningens uppläggning framåt Datafil Dataserver Server Korrespondens av ringa och Papper Kronologiskt Tjänstemans Gallras vid tillfällig karaktär i pärm Datafil Dataserver Server Gallras vid Scheman Inventarieförteckningar T.ex. förfrågningar från elever och föräldrar som hanteras rutinmässigt. Gäller för ett läs. Uppgifter om instent, serienummer, anskaffnings och liknande.

2 Ansvarsförbindelser för instent under förutsättning att de inte behövs för att verkställa eventuella krav. Statistikuppgifter för Torsby kulturskola Checklistor inför konserter och Gallras vid turnéer Nyckelkvittenser Gallras vid Program och liknande som visar egna konserter eller andra aktiviteter Datafil Dataserver Server Gallras vid Kulturskolans egna publikationer och tryck Datafil Dataserver Server Gallras vid Bilbokningsschema Gallras vid Arrangörskontrakt Gallras 2 efter avtalstidens utgång Förteckning över kulturskolans Datafil Dataserver Server Gallras vid biblioteksbestånd Pressklipp, foton och ljudinspelningar Papper Pärm, kartong eller Ansvarsförbindelserna förnyas varje. Används som kontrollista. Har betydelse för den interna kontrollen av Kulturskolans tillgångar och bör finnas kvar tills vederbörlig kontroll och eventuellt krav verkställts. Uppgifterna ing i Torsby kommuns verksamhetsberättelse T.ex. affischer Skrivs ut på papper för bevarande T.ex. broschyren Torsby kulturskola Information och anmälan och Välkommen till Torsby kulturskola information till elever och föräldrar Skrivs ut på papper för bevarande Uppdateras kontinuerligt. Biblioteket best främst av notsamlingar Närarkiv Tidningsklippen bör klistras upp på syrafritt papper med bokbinderilim. 2

3 annan förvaringska psel Foton bör monteras på syrafritt papper med hjälp av fotohörn. Uppgift om vad fotot föreställer samt när det är taget bör framgå. Datafil Dataserver Server Om man bränner ner datafilen på en CD bör även en kopia bevaras digitalt i kommunens nätverk Magnetband Behållare Tjänstemans Kassettband, VHS-band och liknande. Förvaras svalt och torrt helst i ett klimatarkiv. Bär spolas om 1 gång per. Detta förlänger livslängden på banden. Antagningsförfarandet och elevregistreringen Anmälan till Torsby kulturskola (elevkort) Elevdagböcker Kölista Intyg, kopia av utfärdat intyg, om deltagande i utbildningen Gallras vid Gallras vid Elev- och kundregistret utgörs av anmälningsblanketten Med uppgifter om närvaro. Elevdagböckerna innehåller en s.k. pedagogisk rapport med målsättning och uppnått resultat Dock senast då eleven avslutat utbildningen. Handlingar rörande ekonomi Elektroniska fakturor Gallras efter 10 Datafil Dataserver Server Gallras efter 10 3

4 Fakturakopior Gallras efter 2 Budgetuppföljning Gallras vid kontobildsanalyslista Kommentar till delsrapport Papper I diarium BUN:s kansli Datafil Dataserver Server Handlingar rörande personal Ansökningshandlingar: - Ansökan - Meritsammanställning - Betyg/intyg för sökande som fått tjänsten - Betyg/intyg för sökande som inte fått tjänsten Papper I diarium BUN:s kansli Datafil Dataserver Server Papper I diarium BUN:s kansli Datafil Dataserver Server Papper I personaldossié Löne- och personalkont oret Gallras eller återsänds tidigast efter 2 Datafil Dataserver Server Gallras eller återsänds tidigast efter 2 Månadsrapporter 2:a kopian Ledighetsansökningar det rosa exemplaret Försäkring för sjuklön och rapportering av sjuklöneperiod (dag 1 14) kopia Till löne- och personalkontoret Kopior på betyg/intyg sänds åter till den sökande om han/hon har begärt det annars gallras de vid. Kommunfullmäktiges beslut Ett exemplar finns på lönekontoret där den gallras efter 3 4

5 Lista på sjukanmälningar kopia Läkarintyg - kopia Upprättad av Kristina Hellberg