DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Transkript

1 PERSONALHANDLINGAR Anställningsbeslut och PapperIT* O Chef/lönekon löneöverenskommelse tor Syst.ordn. Insändes till KS lönekontoret 10 ar rörande löneutbetalning, ledigheter etc. Rapportera / Heroma PapperIT* O / K Olika rum Syst.ordn. Vid inaktualitet, Sekretessbevis, tystnadspliktsförsäkring Papper O / Dnr Vid inaktualitet Diariet Närarkiv Utdrag ur belastningsregistret Papper O Närarkiv Pers-nr, Akt Läkarintyg e.d. Papper K Chef, handläggare Medarbetarsamtal, protokoll/anteckningar Avgångssamtal, protokoll/anteckningar överförs till kommunstyrelsens lönekontor Sekretess ingår i automatik i tjänsten och uppdrag. OSL kap Diarieförs och bevaras för förtroendevalda Tidigast efter 1 Hanteras av resp. förvaltning/avdelning/ år. enhet. återlämnas vid begäran, efter notering i akt e.d. Syst.ordn. 2 år ar rörande arbetsskada, rehabilitering, se dhp kommunstyrelsens personalkontor PapperIT* O Chef Syst.ordn. 2 år OSL kap. 39 Lönesamtal anteckningar PapperIT* O Chef Syst.ordn. 2 år Tjänstgöringsbetyg/intyg PapperIT* K Administrativ avdelning Rehabiliteringsutredningar, handlingar rörande, se Ks personalkontor Pers.nr.ordn. Bevaras Överförs till personakt löneavdelningen. Intyg under pågående anställning gallras vid inaktualitet. PapperIT* O / K Chef Pers.nr.ordn. Utskrift för arkivering sker från KS personalkontor. Ärendet gallras i ITsystemet i samband med utskrift. Företagshälsovården, rekvisition Papper O / K Chef / personalsekr. Syst.ordn. Vid inaktualitet, Incident- och skadeanmälan, med bilagor Vid inaktualitet Se även: Kommunstyrelsen: Personalkontoret: Rehabilitering et översänds till kommunstyrelsens säkerhetssamordnare

2 LAS-varsel, handlingar som resulterar i PapperIT* O Pers.nr.ordn. avslut Tidsbegränsad anställning Uppsägningar och avsked PapperIT* O Pers.nr.ordn. LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut PapperIT* O Pers.nr.ordn. 1 år Bevaras Överförs snarast till personakt löneavdelningen. Vid inaktualitet 11 Disciplinåtgärder, skriftlig varning Papper O / K Personalsekr. se lönekontor Disciplinåtgärder, bakgrundsmaterial PapperIT* O / K Personalsekr. inklusive kopia av skriftlig varning / Chef Kravspecifikation: Arbetsmiljöarbetsuppgiftsfördelning (för politiker, chefer m.fl.) Papper O Diariet*, Pers.nr.ordn Bevaras Överförs snarast till personakt löneavdelningen. Syst.ordn. Tidigast efter 4 år, senast vid pensionering. Dnr Bevaras 4 år Diarieförs i kommunstyrelsens diarium Protokoll, rörande arbetsmiljö, skyddsronder PapperIT* O Närarkiv Dnr Bevaras 4 år ÖVRIGT Protokoll eller mötesanteckningar från avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten o.d., interna verksamhetsmöten PapperIT* O / K Kron. Ordn Vid inaktualitet Se anm (4 år) se anm. Bevaras om de innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. Nätverksträffar i olika former, protokoll, minnesanteckningar, bilagor e.d. PapperIT* O Syst.ordn. Vid inaktualitet, Väsentlig information bevaras Projektgruppshandlingar, av större art PapperIT* O Diariet, Dnr. Syst.ordn Bevaras 4 år Underlag kan gallras vid inaktualitet

3 Projektgruppshandlingar, av mindre art PapperIT* O Syst.ordn Vid inaktualitet Underlag kan gallras vid inaktualitet 12 Postlistor PapperIT* O Syst.ordn. Vid inaktualitet Hanteras från kommunstyrelsens kommunkansli Rekvisitioner, kvittenser o.d. PapperIT* O / K Div. rum Syst.ordn. Vid inaktualitet Om ej annat anges Närarkiv e.d. E-post, Sms, bloggar, cockiefiler e.d. Digitalt O Syst.ordn. Vid inaktualitet, Information av betydelse se: Diarieförda handlingar eller där informationen hör Röstbrevlåda, e.d. Ljudfil O Syst.ordn. Vid inaktualitet, Information av betydelse se: Diarieförda handlingar eller där informationen hör Fotografier från miljöerna, ett urval PapperIT* e.dyl O / K Närarkiv Kron.ordn., IT e.d. Bevaras 4 år Dokumenteras, dateras. Övriga gallras vid inaktualitet Ljudupptagningar/filmmaterial av betydelse Magnetband, IT, O / K Närarkiv Diariet Syst.ordn. Dnr. Bevaras 4 år Kan ingå i diarieförda handlingar/personakt. Ljudupptagningar/filmmaterial av ringa eller tillfällig betydelse etc. Magnetband, IT, etc. O / K Olika rum Närarkiv Egenproducerat informationsmaterial e.d. PapperIT* O Närarkiv. Alla rum Dokumentation av kurser, utbildningar PapperIT* O / K Närarkiv och seminarier hållna i egen regi Personakt Syst.ordn. eller Dnr, Personakt OSL Vid inaktualitet Kan ingå i diarieförda handlingar, personakt. OSL Ett urval bevaras. Jfr Fotografier från miljöerna Syst.ordn. Bevaras Omedelbart Dateras Syst.ordn. Bevaras 4 år Dateras Skrifter, kataloger, broschyrer, info, utredningar, författningar, cirkulär m.m. från andra myndigheter, företag, föreningar och förbund PapperIT* K Olika rum Syst.ordn. Vid inaktualitet Inventarieförteckningar över specialmateriel för verksamheterna PapperIT* O Objektsvis Bevaras 10 år 1:a förteckningen och sedan vart 10:e jämna år bevaras. Samlas hos administrativa avdelningen.

4 Dokumentation rörande brandsyn, e.d. PapperIT* O Diariet Dnr. Akt Ritningar och handlingar angående PapperIT* O / K Olika rum Objektsvis byggnader samt fastighetsskötsel och Kron.ordn. uthyrning m.m. Bevaras 4 år Samlas på administrativa avdelningen Vid inaktualitet finns hos fastighetsenheten 13 Körrapporter PapperIT* O Syst.ordn. 2 år ar rörande fordon, servicebok m.m. Dokumenthanteringsplaner PapperIT* O / K Arkivredogörare/ ansvarig HANDLINGAR AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE A) ar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse PapperIT* O Syst.ordn. Hanteras på samma sätt som för kommunens övriga fordon, se kommande dhp för samhällsbyggnadsnämnden. Dnr. Olika rum Vid inaktualitet bevaras i diarieförda handlingar. Revideras årligen tillsammans med kommunarkivarie Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då arkivexemplar med samma innehåll finns. Inkomna, upprättade eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. Kontrollera först var originalhandling finns Jfr. Diarieförda handlingar

5 ar som har inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. 14 Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift. ar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit eller utgått från myndigheten. Här avses till exempel inlämningskvitto och kvittoböcker för avgående post.

6 Loggar för e-post och fax och vid kopiering under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit eller utgått från myndigheten och som skall bevaras. 15 ar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion. (exempelvis IT-systemen Stratsys* och Netigate*), Se amn Väsentliga sammanställningar diarieförs och bevaras. *Används av flera förvaltningar inom kommunen.

7 16 B) ar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingar på annat sätt ersatts av nya handlingar. (se nedan) IT, m.m. O / K Syst.ordn. 1. ar som har inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten ska anses ringa, krävs att handlingarna inte är autentiserade (äkthetsgaranterade) genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. 2. arna som upprättats och sprids elektroniskt i informationssyfte, till exempel webbsidor, under förutsättning att handlingarna överförts till annat lagningsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband med andra handlingar inom eller utom myndigheten, till exempel genom elektroniska länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. Sådana handlingar som avses i första stycket och som är felaktiga eller inaktuella, under förutsättning att de ersätts av rättade/uppdaterade handlingar. En förutsättning är att de uppgifter som rättats/uppdaterats endast är av tillfälligt intresse ( till exempel adress, telefonnummer, öppettider). 3. ar som inkommit till myndigheten i icke autentiserad (äkthetsgaranterad) form, till exempel fax eller e-post, om en autentiserad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, till exempel i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras till dess att överklagandetiden har löpt ut. 4. som har inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ett ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. 5. Felaktiga uppgifter i ADB-upptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseende fel, under förutsättning att rättning har skett. 6. ar som har överförts till annan databärare inom samma medium, under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, till exempel arkivexemplar av ADB-upptagningar och mikrofilm (säkerhets-, mellan- och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar, samt ADB-upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar.