Gallring handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Transkript

1 Förvaltningen Arkivarie/Kvalitetshandläggare Birgitta Edenius RIKTLINJER Datum: Diarienummer: GIH 2018/246 Ersätter Dnr: Ö 2014/111 Beslutat av: Förvaltningschefen Beslutsdatum: Giltighetstid: Tillsvidare 1(12) Gallring handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Tillämpningsbeslut med stöd av RA-FS 1991:6 ändrad 1997:6 Gymnastik- och idrottshögskolan Lidingövägen 1 Box Stockholm Tel registrator@gih.se

2 2(12) INNEHÅLLSFÖRTECKNING Bakgrund... 3 Syfte... 3 Handlingar innehållande personuppgifter... 3 Förutsättningar för gallring... 3 Begrepp... 4 Om Gallringstabellens utformning... 5 Gallringstabell... 6

3 3(12) TILLÄMPNINGSBESLUT FÖR GALLRING AV HANDLINGAR AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE VID GIH Bakgrund Innan allmänna handlingar vid GIH kan gallras måste det finnas ett beslut som medger att handlingarna får gallras och som anger på vilken rättslig grund beslutet är fattat. Följande tillämpningsbeslutet gäller GIH:s allmänna handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse. Beslutet gäller oavsett handlingarnas medium och format om inte annat anges. Med detta dokument upphävs och ersätts Tillämpningsbeslut (av RA-FS 1991:6, ändrad 1997:6) rörande gallring av handlingar av tillfällig och ringa betydelse (Dnr Ö 2014/111). Syfte Syftet med detta gallringsbeslut är att GIH ska ha ett beslut som är gemensamt, uppdaterat och tydligt. Gallringsbeslutet ska omfatta relevanta handlingsgrupper utifrån högskolans verksamhet och följa gällande regelverk inklusive den fr.o.m. 25 maj 2018 gällande dataskyddsförordningen med kompletterande regelverk. Handlingar innehållande personuppgifter Allmänna handlingar eller uppgift i allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som innehåller personuppgifter 1 ska alltid gallras så fort det är möjligt enligt den gallringsfrist som anges i detta beslut. Förutsättningar för gallring Gallring får endast ske under förutsättning att: o allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts, o och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning. Handlingar som tillkommit före 1980 får inte gallras med stöd av detta beslut innan arkivfunktionen kontaktats. Finns det specifika regler för viss typ av handling, t.ex. i Riksarkivets föreskrifter RA-FS eller RA-MS gäller dessa före detta beslut. Gallring får inte ske innan föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts eller om handlingarna fortfarande behövs ur rättslig synpunkt. 1 Se även Policy för behandling av personuppgifter (Dnr GIH 2018/80)

4 4(12) Handlingar som har tillfällig betydelse genom att innehållet överförts till nya databärare, eller genom att de har ersatts av nya handlingar, får gallras under förutsättning att gallring kan ske utan eller med endast ringa förlust avseende betydelsebärande uppgifter eller data, sammanställnings- och sökmöjligheter, samt möjligheter att fastställa autenticiteten. Handlingar som innehåller uppgifter som tillför ett ärende något i sak eller som är av betydelse för verksamheten får inte gallras enligt detta beslut. Begrepp Egen definition av begreppet om inte annat anges. Allmän handling En handling som förvaras hos, inkommit till eller upprättats av en svensk myndighet. En allmän handling är medium oberoende, - pappershandling, datafil, ljudupptagning, etc. och är offentlig om den inte skyddas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Arbetshandling Begreppet arbetshandling eller mellanprodukt avser exempelvis minnesanteckningar, utkast, sammanställningar av svåröverskådligt material, remisser och koncept till beslut. Arbetshandlingar räknas inte som allmänna handlingar, såvida de inte har diarieförts eller tagits om hand för arkivering. Gallring (Riksarkivets definition) Att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller vidta åtgärder med handlingarna som medför: förlust av betydelsebärande data förlust av möjliga sammanställningar förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet Handling (Tryckfrihetsförordningen, första stycket 2 kap. 3 ) Med handling menas framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Rensning Innebär att vi som myndigheten gör oss av med information som inte är allmän handling och som därför inte heller behöver ha ett gallringsbeslut. Så är fallet t.ex. när en ärendeakt gås igenom innan avslut och arkivering. Som regel både rensar och gallrar handläggaren då samtidigt. Gallringsfristen innebär tidsmässigt en gallring när handlingen saknar betydelse för GIH:s verksamhet, framtida forskning, allmänhetens insyn, rättskipning och forskning. Det innebär dock alltid att gallring ska ske senast 2 år efter utgången av innevarande år om inte en ännu kortare tidsfrist finns angiven.

5 5(12) Om Gallringstabellens utformning Gallringstabellen är indelad i handlingsgrupper med angivna exempel på handlingar som omfattas. Även handlingar som inte anges som exempel kan gallras under förutsättning att de passar in i en handlingsgrupp och uppfyller övriga krav som framgår av detta beslut. Vid behov ska handlingarna värderas i en bevarandeoch gallringsutredning innan gallring sker.

6 6(12) Gallringstabell Användarkonton Efter anställningen eller uppdragets avslutning Under förutsättning att uppgifterna inte har betydelse för tolkning av händelseloggar i system som ska bevaras under längre tid De handlingstyper som ingår här innehåller personuppgift och ska alltid gallras så fort det är möjligt Användarkonton i IT-system t.ex. Agresso och AD E-postkonton Tomma användarkonton som inte använts t.ex. i IT-system för forskningsansökningar Gallringen innebär att kontona avslutas samt kan samtidigt innebära att rätten att nyttja GIH:s IT-resurser dras in. Begäran om registerutdrag rörande behandlingar av enskilds personuppgifter eller rättning av enskilds personuppgift (se även Felaktiga eller inaktuella uppgifter ) Under förutsättning att registerutdraget lämnats ut i sin helhet Under förutsättning att uppgiften utförts och dokumenterats när så krävs Rättighet enligt dataskyddsförordningen (EU2016/679) Begäran om utlämnande av allmän handling Under förutsättning att handlingarna lämnats ut i helhet 2 Gallringsfristen innebär tidsmässigt en gallring när handlingen saknar betydelse för GIH:s verksamhet, framtida forskning, allmänhetens insyn, rättskipning och forskning. Det innebär dock att gallring ska ske senast 2 år efter utgången av innevarande år om inte en ännu kortare tidsfrist finns angiven. 3 Allmänna handlingar eller uppgift i allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som innehåller personuppgifter ska alltid gallras så fort det är möjligt enligt den gallringsfrist som anges i detta beslut.

7 7(12) Begäran och beslut om utlämnande som helt eller delvis avslagits eller lämnats ut med förbehåll ska bevaras Kopia av utlämnad handling där informationen delvis maskerats ska bevaras Rättighet enligt tryckfrihetsförordningen (1949:105) 2 kap 1 Beställnings- och bokningshandlingar Beställningar, bekräftelser och avbeställningar resor/hotell Beställningsärenden, IT-teletjänster, helpdeskärenden, serviceordrar Bokningar av lokaler Transportbeställningar Bilder med näraliggande likhet Gallras efter att ett representativt urval har gjorts och när de inte längre behövs för verksamheten Dock senast inom 2 år Urvalet ska säkerställa att unik information bevaras Bilder som ingår här och som innehåller personuppgift ska alltid gallras så fort det är möjligt Med bild menas såväl analoga som digitala fotografier, diabilder, glasplåtar och negativ Blanketter av tillfällig eller ringa betydelse Gallras efter 2 år Under förutsättning att de inte behövs ur rättslig synpunkt Blanketter om bisyssla Ansvarsförbindelser IT Fullmakter för postöppning

8 8(12) Under förutsättning att de saknar betydelse när det gäller att dokumentera GIH:s verksamhet Uppgift om bisyssla i konflikt med anställning ska bevaras i personalakten Digitala filer med anledning av internet- eller intranätsanvändning (se även Loggningsfiler) Under förutsättning att de inte behövs ur rättslig synpunkt De handlingstyper som ingår här innehåller personuppgift och ska alltid gallras så fort det är möjligt Cookie-filer Globalfiler Historikfiler Felaktiga eller inaktuella uppgifter i digitala handlingar eller i digitala register (se även Begäran om registerutdrag ) Gallras efter rättning/uppdatering Under förutsättning att uppgiften utförts och dokumenterats när så krävs Under förutsättning att uppgifterna saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet Felaktiga eller inaktuella uppgifter i register t.ex. GIH:s diarium Felaktiga eller inaktuella uppgifter på GIH:s interna och externa webbsidor Rättning av enskilds personuppgifter Försändnings- och mottagningshandlingar Under förutsättning att de inte används som verifikationer eller behövs ur rättslig synpunkt Frakt- och följesedlar Inlämningskvitton Kvittensböcker för post Mottagningsbevis Handlingar inkomna för kännedom eller som orientering Under förutsättning att de inte påförts tjänsteanteckning, föranleder mer än en ringa åtgärd eller tillför sakuppgift i ett ärende Cirkulär, nyhetsbrev, rapporter Meddelanden som uteslutande har till syfte att informera eller orientera Reklam och broschyrer

9 9(12) Handlingar i syfte att sprida kortfattad och rutinartad information Gallras efter bedömning eller när de inte längre behövs för verksamheten Dock senast inom 2 år Under förutsättning att de inte föranleder någon åtgärd eller tillför sakuppgift i ett ärende Den informationen på GIH:s interna och externa webbsidor som inte bedöms vara av tillfällig eller ringa betydelse ska bevaras. Detta görs antingen genom utskrift på papper eller överföring till ett godkänt format för digitalt långtidsbevarande 1 gång per år eller vid större förändring Information och inlägg på sociala medier som efter bedömning anses vara av tillfällig eller ringa betydelse Interna informationsbrev Kortfattad och rutinartad information på GIH:s interna och externa webbsidor eller motsvarande Meddelanden på anslagstavlor Handlingar som har hamnat utanför sin kontext eller som på annat sätt förlorat sin betydelse Gallras efter bedömning och efter erforderlig efterforskning Dock senast inom 2 år Bilagor utan sitt huvuddokument Handlingar där nödvändig metadata saknas Handlingar som lagts in i ett digitalt användarkonto men sedan inte skickats vidare, t.ex. ansökningar i IT-system för forskningsansökningar Handlingar som inkommit till myndigheten digitalt eller via fax och som har ersatts av en senare inkommen autentiserad handling Gallras efter det att autentiserad handling har inkommit och registrerats Under förutsättningen att handlingen inte tillförts någon tjänsteanteckning som tillför ärendet sakuppgift Om den först inkomna handlingen har ankomststämplats ska den bevaras till dess att ärendet är avslutat Om ärendet rör myndighetsutövning mot enskild ska den första inkomna handlingen inte gallras förrän överklagandetiden har gått ut

10 10(12) Korrespondens, förfrågningar, svar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär Under förutsättning att de inte tillför ett ärende sakuppgift eller föranleder mer än ringa åtgärd E-post som inte bedöms vara av ringa eller tillfällig betydelse ska bevaras genom att skrivas ut på papper eller överföras till ett godkänt format för digitalt långtidsbevarande Handlingstyper som ingår här och som innehåller personuppgift (t.ex. e-post) ska alltid gallras så fort det är möjligt E-post av ringa eller tillfällig betydelse Förfrågan och svar om studiebesök Förfrågan om vilka krav som gäller för en viss tjänst Kommentarer på sociala medier som efter bedömning anses vara av tillfällig eller ringa betydelse Korrespondens i ett ärende som efter bedömning anses vara av tillfällig eller ringa betydelse Meddelanden om förändringar i öppettider, telefonnummer och dylikt Utskick av protokollsutdrag Kopior och dubbletter Under förutsättning att ett arkivexemplar i ursprungligt medium och format eller bevarandeformat bevaras, och att kopian inte innehåller tjänsteanteckning som tillför sakuppgift i ärendet Handlingstyper som ingår här och som innehåller personuppgift ska alltid gallras så fort det är möjligt Kvittenser och lånekvitton Under förutsättning att det utlånade objektet är återlämnat Digitala handlingar som har framställts för överföring, utlämnande, utlåning eller spridning av handlingar Handlingar som överförts till annan databärare inom samma medium, t.ex. mikrofilm eller digitala filer Identiska kopior och dubbletter av foton Kopior och dubbletter av upprättade eller inkomna handlingar Kvittenser för utlåning av material Nyckel- och kodkortskvittenser Loggningsfiler (se även Digitala filer med ) Under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll, för återsökning av handlingar eller behövs som underlag ur rättslig synpunkt Applikationsloggar Systemloggar Säkerhetsloggar Trafikloggar för e-post och fax

11 11(12) Meningslösa eller obegripliga handlingar samt handlingar som inte berör GIH:s verksamhet Gallras efter bedömning Dock senast inom 2 år Under förutsättning att handlingarna inte resulterat i någon åtgärd Förfrågningar eller information som inte rör GIH:s verksamhet Inkommen skräppost (SPAM) Oavsiktligt uppkomna bilder Obegripliga och/eller oläsliga inkomna handlingar Trasiga och/eller förstörda bilder samt bilder med tekniskt undermålig kvalitet Mötes- och konferenshandlingar (av stödjande administrativ karaktär) Under förutsättning att de saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet Under förutsättning att de inte tillför ett ärende sakuppgift Handlingstyper som ingår här och som innehåller personuppgift ska alltid gallras så fort det är möjligt Anmälningar Dagordningar Deltagarbekräftelser Deltagarförteckningar Inbjudningar Inspelningar från telefon- eller webbmöten Kallelser Korrespondens om mötestid Mötesanteckningar från personalmöten Presentationer i form av t.ex. bildspel, skapade för att förtydliga en muntlig presentation i samband möten Programvaror efter uppdatering/versionshantering eller inför avveckling Gallras efter dokumentation och bedömning av myndighetens behov av programvaran för arkivuttag Under förutsättning att programvaran före uppdatering/versionshantering eller före avveckling inte längre behövs för att läsa filer med information som efter bevarandeoch gallringsutredning bedöms ska bevaras Uppdateringen ska dokumenteras enligt de krav Riksarkivet ställer i RA-FS 2009:1 Röstmeddelanden eller text (SMS)- och bildmeddelanden (MMS) som inkommit i Under förutsättning att handling som tillför ärende sakuppgift dokumenteras i en tjänsteanteckning som tillförs övriga handlingar i ärendet

12 12(12) telefonsvarare, mobilsvar eller motsvarande Handlingstyper som ingår här och som innehåller personuppgift ska alltid gallras så fort det är möjligt Tillfälliga hjälpmedel Register, listor, liggare, databastabeller och andra tillfälliga hjälpmedel som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete Under förutsättning att de saknar betydelse när det gäller att dokumentera GIH:s verksamhet, för att återsöka handlingar eller att upprätthålla sambandet inom arkivet Handlingstyper som ingår här och som innehåller personuppgift ska alltid gallras så fort det är möjligt Tänk på att du också kan gallra delar av ett tillfälligt hjälpmedel t.ex. en lista, dvs. vissa personuppgifter gallras tidigare än andra Adresslistor/ - register Information i databastabeller som är av tillfällig eller ringa betydelse och som inte behövs för förståelsen av övrig information i databasen Lathundar bestående av kortfattad återgivning av information som återfinns i annan dokumentation Lärarlistor Rutinartade rapporter Sammanfattningar av information från andra källor i form av stolpar och punkter Semesterlistor/- planer Systemdokumentation som inte, i enlighet med RA-FS 2009:1, behövs för förståelsen av allmänna handlingar och inte har något historiskt värde Telefonlistor Underlag för intern planering, statistik, rapportering och verksamhetsredovisning