Dokumenthanteringsplan Verksamhetsgemensamma dokument

Transkript

1 Handling/Upptagning Gallras/ Förvaras/ Anmärkning Anteckningar, egna Anteckningar som är avsedda för en själv och som inte sprids Arbetsgrupper, Gäller inte projektgrupper mötesanteckningar, eller samverkansgrupper. Se medarbetarsamtal även politiska samverkansgr. Arbetspapper/arbetsmaterial Arbetsplatsträffar/ kontorsmöten, förvaltningschefsträffar Adresslista, förtroendevalda Olika typer av underlagsmaterial, stödanteckningar, kopior osv Anteckningar som distribueras till gruppen och utåt

2 Handling/Upptagning Gallras/ Förvaras/ Anbud Anmärkning Sekretess under pågående upphandling enligt SekrL6:2 Leverans till Signum Förfrågningsunderlag Anbud Anbudsöppingsprotokoll /utvärdering/beslut Tilldelningsmeddelande Avtal/kontrakt, original Beställning av varor, tjänster entreprenader Ansökan om att få lämna anbud Annons om pågående upphandling 1 år efter avtalstidens utgång 1 år efter avtalstidens utgång 1 år efter avtalstidens utgång 1 år efter avtalstidens utgång 1 år efter avtalstidens utgång 3år Annonser (ej upphandling) i urval om det finns historiskt intresse Behörighetsregistrering för förvaltningssystem Beslutsattestanter Bekräftelse, beställning av kontorsmaterial, reklamartiklar Bekräftelse, bokningar Blanketter

3 Handling/Upptagning Gallras/ Förvaras/ Måloch resursplan (budget) underlag till måloch resursplan mål och resursplan Anmärkning Leverans till Signum verksamhetsplan arbetsplan Cirkulär Lagar, stadgar, Referens facklitteratur bibliotek Diariekort i akten Diarielistor Tas ut en gång om året i alafabetisk, kronologisk och diarieordning Delegationsbeslut Delegeringsförteckning Dokumenthanteringsplan Enkäter egenproducerade, av betydelse egenproducerade, av mindre betydelse sammanställningar svar andras

4 Handling/Upptagning Gallras/ Förvaras/ Anmärkning Fotografier, filmer från i urval om det finns verksamheten historiskt intresse Fullmakt, postöppning Pärm Föredragningslistor/kallelser Under förutsättning att protokoll finns egna om det finns historiskt värde andras Föreskrifter och råd egna andras Författningssamling Förfrågningar och svar, allmänna Under förutsättning att det är av ringa betydelse för Information från myndigheter (enbart för kännedom) verksamheten Inbjudningar Information, reklam egenproducerat andras

5 Handling/Upptagning Gallras/ Förvaras/ Anmärkning Internkontroll Interna instruktioner Interna meddelanden Interna meddelanden, information, korrespondens som tillkommit uteslutande för att underlätta myndighetens arbete och som inte har egenvärde Kopior (av handlingar som förvararas någon annanstans inom myndigheten/kommunen) Korrespondens: Både epost och vanlig post. Epost som är av betydelse diarieförs och tas då ut på papper och bevaras i ärendeakten. Epost med sekretess tas omedelbart ut på papper och diarieförs av betydelse av mindre betydelse Kursinbjudningar

6 Handling/Upptagning Gallras/ Förvaras/ Anmärkning Kurser, anmälningar Kursmaterial Kvitto Mottagningsbevis, passerkortskvittenser, rekvisitioner, postkvitton, följesedlar om fullständiga fakturor finns Loggar 2 månader Loggar för fax, epost, Internet (cookiefiler, globalfiler, listor, temporära internetfiler) Cookiefil=information om vilka websidor som en användare besökt, Globalfil=adressuppgifter över de hemsidor som en användare besökt, E maillista= en förteckning över inkommande och utgående post Mallar Mottagningsbevis Säkerhetspärm Uppdateras fortlöpande. Förvaras hos ansvariga handläggare i förvaltningarna Säkerhetskopior Enligt ITenhetens rutin, som skall vara känd av systemägaren och systemansvarig

7 Handling/Upptagning Gallras/ Förvaras/ Inkomna handlingar som är meningslösa, obegripliga eller på annat sätt av uppenbart ringa betydelse för verksamheten t ex spam Policies, styrdokument, planer egna andras Anmärkning Omgående Exempel anonyma försändelser handlingar med obegripligt eller meningslöst innehåll Postlista Pärm F Pressmeddelanden egna andras Nyhetsbrev, veckobrev, morgonrapporter

8 Handling/Upptagning Gallras/ Förvaras/ Projekt*: anteckningar från projektgruppsmöten handlingsplan projektdefinition projektram projektutvärdering tidplan övriga projekthandlingar Anmärkning Projektledaren ansvarar för att dokumentationen sköts på rätt sätt. Alla projekthandlingar diarieförs och läggs upp under det projekt det tillhör. Alla ärenden som förekommer i ett projekt hålls sammankkopplade. * Projekt av betydelse för kommunen bevaras i sin helhet. Handlingar rörande mindre, rutinmässiga projekt gallras efter att projektet avslutas. Protokoll; projektgruppsmöten övriga styrelser, nämnder, fullmäktige, utskott, valberedning, Kf/övriga beredningar Se ovan projekt

9 Handling/Upptagning Gallras/ Förvaras/ Anmärkning Protokollsutdrag, ej diarieförda Rapporter, egna Rapporter främmande. Ej diarieförda Regeringens propositioner Remisser egna andras Diarieförs om de ingår i ett ärende Kansliav delningen Sparas endast av den remissinstans som äger remissen, svaranden nämnder gallrar vid inaktualitet Remissvar Sparas både hos den som äger remissen och hos den som svarar Samverkansdokument Rekrytering annonser annonsunderlag ansökningshandlingar, fått tjänst ansökningshandlingar, ej fått tjänst Personalakt Lediga tjänster Brev, CV och betyg Brev och CV, övriga handlingar återsänds Se personalakter

10 Handling/Upptagning Gallras/ Förvaras/ Statistik; allmän inkommen, av mindre betydelse allmän inkommen, av betydelse egenproducerad Anmärkning Leverans till Signum Styrdokument, strategier Tjänsteskrivelser Ingår i ärendeakt Utbildningsmaterial Papper, OH, digitalt Verksamhetsberättelser, egna Verksamhetsberättelser från andra förvaltningar och bolag Övriga trycksaker och litteratur

11 Handling/Upptagning Gallras/ Förvaras/ Handlingar som är av tillfällig betydelse förutsatt att genom att innehållet har kvalitetskontroll överförts till nya skett databärare eller att handlingarna på annat sätt ersatts av nya handlingar Felaktiga eller inaktuella uppgifter i databaser, register eller liknande Omgående efter rättning och kontroll Anmärkning Exempel: Epost som ska diarieföras och som tas ut på papper Handlingar som inkommer som epost eller fax men senare ersätts av signerade handlingar, t ex tjänsteansökningar Meddelande i röstbrevlådor, telefonssvarare som innehåller sakuppgifter men där uppgifterna dokumenteras på annat ställe Arkivexemplar av handlingar som ersatts med ny databärare Back upfiler Exempel Kontaktuppgifter Inaktuella uppgifter i kund eller klientregister 1 Leverans till Signum 1 Personuppgifter ska i enlighet med personuppgiftslagen, PUL, gallras så snart uppgifterna inte längre behövs för verksamheten eller av rättsliga skäl. Arkivmyndigheten kan trots bestämmelser i PUL besluta om bevarande i de fall uppgifterna kan antas ha ett forskningsvärde eller annat långsiktigt intresse. Därför bör verksamheten rådgöra med i varje enskilt fall. Obs! Dokumenthanteringsplanens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska gallras behöver överhuvudtaget inte skrivas ut på papper, om de i digital form kan fullt ut administreras enligt offentligrättsliga regelverkets krav samt hållas såväl fysiskt som logiskt tillgängliga under gallringsfristen.

12 Epost hanteras som vanlig post. Eposten tas då ut på papper och bevaras i ärendeakten. Epost med sekretess tas omedelbart ut på papper och diarieförs. Den elektroniska handlingen gallras efter att pappersutskrift gjorts. Epost av mindre betydelse förvaras i epostbrevlådan och gallras vid inaktualitet.