DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Transkript

1 Stadsarkivariens delegationsbeslut om planändringar: Redaktionella justeringar DOKUMENTHANTERINGSPLAN för Utbildningskontoret fastställd Se inledande anteckning nedan. ändrad sid 1 (8) NSA bet. 90 Dokumenthanteringsplanen fastställd av Arbetsmarknads och vuxenutbildningsnämnden , 109 Barn och ungdomsnämnden , 90 Gymnasienämnden , 104 Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt papper och arkiveras på angivet sätt. som enligt planen ska gallras behöver inte överhuvudtaget skrivas ut på papper, om de i digital form kan fullt ut administreras enligt det offentligrättsliga regelverkets krav samt hållas såväl fysiskt som logiskt tillgängliga under gallringsfristen. Allmänt och Gemensamt Sekretess gäller, eller kan gälla, för uppgifter om elever och närstående enligt OSL 23:13 och 5. Nämndprotokoll, med bilagor, original, kopior nr.ordning, årsvis Nämndvis. Ska bindas in. Bilagor som är diarieförda handlingar ska i original arkiveras i ärendeakten. Gia, normalt senast efter. Delegationsbeslut, original, kopior Nämndvis. Delegationsvis, kronologiskt, De allra flesta delegationsbeslut fattas ute på områden och enheter, och ska arkiveras och bevaras/gallras där. Särskilda regler kan gälla, se t ex nedan under Områdeskontoren. Förteckning över delegationerna (delegationsordningen) ska arkiveras främst i varje årsvolym. Gia, senast efter Förteckning månadsvis över delegationsbeslut, original, beslut som överklagas genom laglighetsprövning enligt kommunallagen, NKN2001 Utgåva Nämndvis. Arkiveras som protokollsbilaga, sammanträdesvis, Rapporteras till respektive nämnd. Till NSA med protokollen.

2 sid 2 NSA bet. 90 beslut som överklagas genom förvaltningsbesvär Nämndvis, Förteckningar över delegationsbeslut, kopior Gia, senast efter. Protokoll / mötesanteckningar vid arbetsplatsträffar, mblförhandlingar, skyddsronder, etc, med bilagor i förekommande fall, original, kopior Bilagor ska ofta vara registrerade, ibland diarieförda, i DiWA. Organvis, Gia, normalt senast efter Diarium (verksamhetssystem DiWA) Nämndvis enligt dhpl 113. När handlingar arkiveras på annan plats än i ärendeakten, ska det noteras i diariet. Diarieförda handlingar (ärendeakter) Nämndvis, dpl. bet./dnr.ordning, årsvis Till NSA efter Projekthandlingar Projekt är ärenden och ska vara diarieförda i DiWA. eller gallras enligt anvisningen för projektarkivering., bevaras De delar av projekthandlingarna som ska bevaras, levereras till NSA senast efter projektets avslutning. Avtal/kontrakt, original, externa parter, interna parter Ska diarieföras i DiWA. Bör registreras i DiWA. Arkiveras Till NSA med de diarieförda handlingarna. Lokala kurser, separatarkivering för stadsarkivets behov Årsvis, kursbeteckningsordning. Till NSA påföljande år. Kursbeskrivningar: innehåll, mål och krav, etc. som, utan att vara av endast tillfällig eller ringa betydelse, ändå inte föranleder diarieföring. Registreras i DiWA. Hos registrator, Indelning enligt intern rutin. Handling rörande viss elev ska diarieföras. Initierar den, eller hör till elevvårdsärende, ska den arkiveras i elevvårdsakten på skolan. Rutinkorrespondens, minnesanteckningar, cirkulär, inbjudningar till kur Hos respektive handläggare. Gia, omedelbart eller senast efter.

3 sid 3 NSA bet. 90 ser och konferenser, handlingar för information/kännedom och annat arbetseller informationsmaterial som inkommer eller upprättas, som är av endast tillfällig eller ringa betydelse, eller helt saknar samband med verksamheten Trycksaker, blanketter och annat informationsmaterial om den egna verksamheten, arkivex., övriga ex. Årsvis i 5årsperioder. Till NSA efter periodens slut. Gia. Uppgifter och handlingar om Utbildningskontoret och dess verksamhet på kommunens intranät och hemsida Enligt rutinerna för intranätet och hemsidan, Gia, senast enligt gällande driftinstruktioner hos Informationskontoret och ITenheten. Ekonomiadministrativa handlingar, ansökningar och rekvisitioner, med underlag, om statsbidrag, ansökningar, med underlag, för utbetalning av inackorderingstillägg, övrigt Diarieförs i DiWA. Årsvis i personnummerordning. Enligt dhpl 04. Till NSA med de diarieförda handlingarna. Handläggs på Gymnasieintagningen. Löne och personaladministrativa handlingar, i ärenden om rekrytering/anställning, rehabilitering och andra individuella personalvårdsärenden, disciplinärenden samt ärenden om uppsägning, övriga handlingar Ska diarieföras i DiWA. Arkiveras efter avslut i personalakten. Enligt dhpl 03. Sekretess enligt OSL 39:13, 5, 5a och 6 kan gälla, eller gäller. Till NSA med personalakten efter upphörd anställning. Interkommunal ersättning och bidrag till enskilda skolor i Norrköpings kommun Verksamhetssystem IT: Resursfördelning (modul i Extens) Driftas av ITenheten. Indata Grunduppgifter för Resursfördelningsmodulens funktion Enligt systemkrav och interna rutiner. Gia efter registrering. Priser, körschema, etc. Elevuppgifter i Extens Systemintegration.

4 sid 4 NSA bet. 90 Upptagningar för adb Grunduppgifter för Resursfördelningsmodulens funktion Enligt systemkrav. Gia genom fortlöpande uppdatering Statistikmodulens månadsfiler Skapas och låses den 15:e varje månad. Gallras tidigast efter, senast efter 10 år. Säkerhetskopior Enligt ITenhetens rutin. Gallras enligt ITenhetens rutin, som ska vara känd för systemansvarig. Utdata Verifikationsrapport Månadsvis, 10 år Bokföringsfiler och betalfil Exporteras till separat katalog. Hämtas av Economasystemet efter kontroll för vidare bearbetning. Gallras enligt Economasystemets regler. Statistik till nämnd Enligt intern rutin samt vid beställning. Till NSA antingen med protokollen eller de diarieförda handlingarna. Rapporter, listor, sammanställningar i övrigt som löpande tas fram ur modulen Enligt intern rutin samt vid behov. Gia, normalt senast efter. Interkommunal ersättning vid placering enligt SoL eller personligaförhållanden Placering i HVBhem, familjehemsplacering eller elevs personliga förhållanden. Diarieförda ärenden Diarieförs men arkiveras i personnummerordning. Benämning "Elevakter interkommunal ersättning". Till NSA året efter avslut, senast året efter upphörd skolplikt. Elevakter med kopior av ärendehandlingarna Hos handläggaren i personnr.ordn. Gia, senast vid upphörd skolplikt. Elevposter i Extens Enligt systemkrav och interna rutiner. Uppgifter i posterna gallras vid inaktualitet, posten avställs vid inaktualitet och gallras enligt systemrutin.

5 sid 5 NSA bet. 90 Elevomsorg och Särskola Elevomsorg: ärenden om placering i kommungemensamma resursgrupper Diarieförs men arkiveras i personnummerordning. Benämning "Elevomsorgsakter". Till NSA efter avslutad skolgång. Korttidstillsyn: uppdrag som inkommer från Vård och omsorgskontoret Diarieförs. Arkiveras i elevomsorgsakt eller elevakt (endera finns alltid). Utgör LSSrättighet. Mottagande i särskolan: ärenden om särskild skolplikt, med utredningshandlingar samt handlingar i överklagningsärenden, ärenden utan formell ansökan från vårdnadshavarna och där inte heller något beslut fattats, ärenden där ansökan från vårdnadshavarna finns Diarieförs men arkiveras i personnummerordning. Hos handläggaren. Benämning "Elevakter särskolan". Gia, senast efter. Till NSA efter avslutad skolgång. Intagning till gymnasiesärskolan Se dhpl 31. Handläggs på Gymnasieintagningen. om elever i särskolan Inkommer från särskolan för registrering och arkivering i elevakt särskolan. Till NSA med respektive elevakt särskolan. Gymnasieintagningen Enligt dhpl 31. Vuxenutbildningen Upphandlad utbildning Ramavtal Efter att de upphört. Avrop till utbildningsanordnare Efter slutredovisad utbildning. Kurskatalog Årsvis i 5årsperioder. Till NSA efter 5årsperiodens slut.

6 sid 6 NSA bet. 90 Elevadministration Ansökningshandlingar Elevdata adb Funktion som sökingång till betygskatalogerna. Kursuppgifter, slutlig lista Betygskataloger för kurser Slutbetyg, original, ex. 1, ex. 2 Två ex. ska undertecknas i original av rektor. Till eleven. Årsvis i personnummerordning. Nationella prov 3 år Infoteket Personakter hos studie/yrkesvägledare Gia, senast 6 månader efter att personen lämnat verksamheten. Ansökan rekryteringsbidrag, med UBK s yttrande, original, behållen kopia Inkommer från Infoteket. Till Staten. Årsvis. Upprättas hos Infoteket. KomVux Enligt dhpl 53. Områdeskontoren Barn och elevadministrativa handlingar Administreringen av barn och elever sköts genom verksamhetssystemet Extens. Flertalet barn och elevadministrativa handlingar är in eller utdata till systemet. Ansökan om plats inom barnomsorgen

7 sid 7 NSA bet. 90 Placeringsmeddelanden, kopior Originalet till vårdnadshavaren. Gallras när svar inkommit eller svarstiden gått ut. Svar på placeringsmeddelanden Överenskommelse om barnomsorg Enligt intern rutin, 3 år Efter inkomståret. Uppgifter om vårdnadshavares inkomster Enligt intern rutin, 3 år Efter inkomståret. i ärenden om nedsättning av barnomsorgsavgift Ska registreras i DiWA. Enligt intern rutin, 3 år Efter inkomståret. Uppsägning av barnomsorgsplats Enligt intern rutin, Anmälningar om flyttning, ändring av namn, adress, telefon, etc. Anmälan om skyddade personuppgifter Registreras i DiWA, i övrigt enligt intern rutin. Ansökan om att gå kvar på skolan trots flyttning inom Norrköpings kommun Inkommer från skolan endast för Extensregistrering. Ansökan om byte av kommunal skola inom Norrköpings kommun Inkommer från skolan endast för Extensregistrering. Delegationsbeslut, områdeschefen, 1.3 och 3.6: plats/utökning av tid på förskola/fritidshem för barn med särskilda behov. 3.18: anpassad studiegång (APS); original, förvaltningens arkivex., Ska registreras i DiWA. Till vårdnadshavaren. Till elevvårdsakten på skolan. Sakinnehållet i besluten ska ofta registreras i Extens. Till NSA med elevvårdsakten.

8 sid 8 NSA bet. 90 övriga kopior 3.19: ledighet för elev mer än 10 dagar, original, förvaltningens arkivex. På områdesexpeditionen, Till vårdnadshavaren. På områdesexpeditionen, Stödsamordningens anteckningar i elevvårdsärenden ("kuratorshandlingar"), original, kopia Ska diarieföras i DiWA. Till elevvårdsakten på skolan. Handläggarvis. Utförs på rektors uppdrag. Till NSA med elevvårdsakten. Gia, tidigast efter utförd, beställd uppföljning, senast efter.