Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Förskole- och grundskolenämnden Arkivansvarig Utbildningsdirektör

Transkript

1 Allmän nämndsoch förvaltningsadministration Protokoll Förskoleoch grundskolenämnden, original Protokoll Förskoleoch grundskolenämnden, kopia Innehållsförteckning/ register till nämndens protokoll Kallelse med föredragningslista Arkivbox och pärm i närarkiv Intranätet Gallras, 5 år Pärm i närarkiv Per sammanträde Hemsidan Sidan 1 Bevaras 5 år Originalet läggs i arkivbox i närarkivet. Bevaras 5 år Arkiveras tillsammans med protokollet. Placeras längst fram i volymen. Se anmärkning Gallras före inbindning av protokoll. Föredragningslistor bör inte gallras om innehållsförteckning/ register till protokoll saknas. Kallelser till ordförandeberedning gallras vid inaktualitet.

2 Handlingar rörande förtroendevalda, närvarolista, kopior Pärm hos nämndsekreterare Gallras, 2 år Sidan 2

3 Protokollsanteckningar, skriftliga yrkanden, inlämnade i samband med sammanträden Per sammanträde Pärm hos nämndsekreterare Se anmärkning 5 år/ Om handlingstypen utgör en bilaga till protokollet, bevaras handlingen i protokollet. Om anteckningen förs över till protokollet gallras ursprungshandlingen efter att protokollet vunnit laga kraft. Protokoll Barn- och Pärm hos registrator Bevaras 5 år ungdomsrådet Anslagsbevis Per sammanträde Gallras (se Checklistor Per sammanträde Gallras vid inaktualitet Omröstningslista/ Per sammanträde Gallras (se voteringslista Förteckning över Diarieplanbeteckning anmälan om delegationsbeslut Gallras före inbindning av protokollet. Tillkännagivandet antecknas på protokollet. Gallras när protokollet vunnit laga kraft. Bevaras 5 år Diarieförd akt i protokollet. Sidan 3

4 Delegationsbeslut Diarieplanbeteckning Bevaras 5 år Diareiförd akt i protokollet. Kallelse Försam Gallras, 1 år Protokoll Försam Närvarolistor för arbetsgivarorganisationen Protokoll-/minnes-/ mötesanteckningar från avdelnings- och informationsmöten o.d. interna verksamhetsmöten Mötesanteckningar/ protokoll från arbetsplatsträffar (APT) Pärm hos nämndsekreterare Pärm hos nämndsekreterare Bevaras 5 år Försam är förhandling av ärende inför nämnd och bevaras. Gallras, 2 år Se anmärkning 5år/ Gallras vid inaktualitet om de inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. Gallras, 5 år Gallras om de inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. Sidan 4

5 Webbplats Server Gallras (Se Sidan 5 Gallras i takt med uppdateringar. Gäller endast de delar av Österåkers kommuns webbplats där utbildningsförvaltningen ansvarar för uppdateringen. Intranätet Server Gallras (Se Gallras i takt med uppdateringar. Gäller endast de delar av intranätet som utbildningsförvaltningen förvaltar. Sociala medier (Facebook, twitter, bloggar) Gallras (Se Gallras i takt med uppdateringar. Gäller endast de delar av Österåkers kommuns webbplats där utbildningsförvaltningen ansvarar för uppdateringen. Information som blir ett ärende diarieförs. Diarielistor Ärendeordning Arkivskåp Bevaras 5 år Registrator skriver ut

6 listor från diariet till papper I gång per Diarieplan Diarieplan är kommungemensam och grundar sig på dåvarande kommunförbundets kommunala ärendehantering. Kommunstyrelsen ansvarar för arkivläggningen av diarieplanen. Ärendekort Diarieplanbeteckning Arkivskåp Bevaras 5 år Skrivs ut på papper från diariet när respektive ärende avslutas och placeras längst fram i akten. Dokumenthanteringplan Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Arkivbeskrivning Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Blankett samtycke till publicering av personuppgifter på internet Alfabetisk ordning Pärm hos nämndsekreterare Sidan 6 Gallras, 5 år Original överlämnas till kansliet. Kopior behålls på utbildningsförvaltningen.

7 Blankett personuppgift Alfabetisk ordning Pärm hos nämndsekreterare Gallras, 5 år Uppgifter lämnas till lönekontoret. Kopia behålls på utbildningsförvaltningen. Blankett sekretessintyg Alfabetisk ordning Pärm hos nämndsekreterare Anhöriglista Pärm hos nämndsekreterare Bisyssla, kopia Pärm hos nämndsekreterare Korrespondens och informationsmaterial Sidan 7 Bevaras 5 år Blanketterna förvaras på utbildningsförvaltningen och dessa är belagda med sekretess. Nämndens ledamöter har skrivit under denna blankett. Gallras (se Gallras (se Uppdateras årligen Gallras vid inaktualitet Gallras 1 gång per år Diarieförda handlingar, original Diarieplanbeteckning Arkivskåp Bevaras 5 år Inklusive sms, mail som tillhör handlingar eller som blir ett ärende. Handlingar för Pärm hos registrator Se anmärkning 5 år/ Om det blir ett ärende

8 kännedom ex. detaljplaner, policy Diarieplanbeteckning Handlingar för Pärm hos registrator Gallras (se kännedom, kopia, Diarieplanbeteckning som i original förvaras på annat håll i kommunen Postlistor Per sammanträde Gallras (se Rekvisitioner Närarkiv Gallras (se Flextidsammanställningar Årsvis Gallras, 2 år Semesterlista för Årsvis Gallras (se förvaltningen Statistiska uppgifter som lämnas till Statistiska centralbyrån Diarieplanbeteckning läggs det i diariet och då bevaras det. I annat fall gallras de efter 3 Gallras vi inaktualitet. Skrivs ut från till varje nämndssammanträde. Gallras vid inaktualiet. Gallras efter kontroll (kontering) eller efter 2 Gallras vid inaktualitet. Lista som fylls i för önskad ledighet januari december varje Gallras, 2 år Ex. betygsstatistik, ämnesprov, antal elever i varje årskurs. Ingår i diarieförda Sidan 8

9 Klagomål/ Synpunkter Diarieplanbeteckning Se anmärkning 5år/ Bevaras om klagomålet/ synpunkterna leder till ett ärende i nämnden och i så fall ingår de i diarieförs de. Annars gallras de efter 3 år/vid inaktualitet Kurser, seminarier och andra utbildningar i egen regi Inbjudan till kurser och konferenser Inkomna och utgående handlingar av betydelse (inklusive e-post och andra digitala meddelanden) Gallras (se Närarkiv Pärm hos registrator Låsbara skåp hos handläggare Se anmärkning 5 år/ Program, deltagarlistor, egna tryck, eventuellt unikt studiematerial samt kopior av kursintyg bevaras. En del handlingar ingår i diarieförda Övriga handlingar gallras vid inaktualitet. Se gallringsföreskrift för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (dnr KS 2010/ ). Bevaras 5 år En del handlingar diarieförs i aktuella ärenden/projekt. Sidan 9

10 Inkomna och utgående / Pärm hos registrator Gallras (se handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (inklusive e-post och andra digitala meddelanden) Avtal Gallras vid inaktualitet/ efter 2 år Se gallringsföreskrift för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (dnr KS 2010/ ) Avtal/kontrakt/överenskommelse, av stor vikt eller långvarig karaktär, inklusive bilagor, original Avtal/kontrakt/överenskommelse, av kortvarig karaktär, original Avtal/kontrakt/överenskommelse, kopior Hyreskontrakt av stor vikt eller långvarig karaktär Alfabetisk ordning Alfabetisk ordning Pärm nämndsekreterare Ev. i arkivskåp Alfabetisk ordning Pärm hos nämndsekreterare Gallras (se Alfabetisk ordning Närarkiv Gallras (se Sidan 10 Bevaras 5 år Gäller alla slags upprättade avtal förutom avtal vid upphandling eller avrop från RAM-avtal. Gallras på vid ärendets avslut. Ingår i diarieförda Bevaras 5 år Bör ingå i diarieförda Gallras vid inaktualitet. Gallras 2 år efter upphörd giltighetstid.

11 Hyreskontrakt av Alfabetisk ordning Närarkiv Gallras (se kortvarig karaktär Enskild verksamhet Gallras, vid inaktualitet Ansökan om bidrag till enskilda förskolor och familjedaghem Beslut om godkännande av enskild som huvudman för förskola (Skollagen 2 kap 10,15,16 ) Beslut om rätt till bidrag för enskild huvudman som bedriver pedagogisk omsorg (Skollagen 25 kap 10,15,16 ) Tillsynsrapporter, förskola och pedagogisk omsorg Diarieplanbeteckning Diarieplanbeteckning Diarieplanbeteckning Diarieplanbeteckning Närarkiv Närarkiv Närarkiv Närarkiv Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Delegationsbeslut. Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Delegationsbeslut. Bevaras 3 år Ingår i diarieförda Sidan 11

12 Ekonomi och verksamhetsplanering/uppföljning Årsbudget och flerårsplan Årsbokslut inkl. Verksamhetsberättelse, Delårsbokslut och Månadsuppföljningar Lista över utlämnade Diarieplanbeteckning Diarieplanbeteckning Arkivskåp Arkivskåp Arkivskåp Gallras (se rekvisitioner Följesedlar Pärm hos nämndsekreterare Fakturor Agresso 10 år Inventarielista/ Pärm på Förteckning ekonomienheten Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Ex. verksamhetsplan, budget, internbudget. Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Gallras efter kontroll. Gallras, 1 år Gallras efter 1 år under förutsättning att faktura är specificerad, betald och inte är en samlingsfaktura. Bevaras 5 år Sammanställs 1 gång per Sidan 12

13 Ansökningar och Pärm hos verksamhetsansvarig Gallras, 10 år uppföljningar till statliga bidrag, Pärm på Projektplaner ekonomienheten Arbetsplaner/ verksamhetsplaner (internt arbetsmaterial) inkl. Utvärderingar av arbetsplan/verksamhetsplan och Sammanställning av utvärderingarna. Attestförteckning Pärm hos verksamhetsansvarig Pärm på ekonomienheten Gallras (Se Gallras vid inaktualitet Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Sidan 13

14 Kvitton personliga utlägg Respektive tjänsteman Gallras, 10 Rapporteras i programmet Rapportera. Resursfördelning, interkommunal ersättning, debitering/ uppsägning förskola Verksamhetspeng till verksamhet förlagd inom förskola Fakturor/inbetalningar resursfördelning, andra kommuner Beslut om uppsägning av plats i förskola, pedagogisk omsorg och fritidshem Uppgifter om vårdnadshavares inkomster (interkommunala och Per kommun Gallras, 10 år Alfabetisk ordning Alfabetisk ordning Extens Hypernet Extens Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Delegationsbeslut. Anteckning förs i Extens och Hypernet och tas sedan ut på papper som skickas till vårdnadshavare och huvudman. Gallras (se Gallras 3 år efter inkomståret. Sidan 14

15 enskilda placeringar) Sidan 15

16 Uppgift om Alfabetisk ordning Gallras (se vårdnadshavares omsorgsbehov Information om kommunens riktlinjer för interkommunal regi/placering Kundval på webbplats Uppsägning av förskoleplats, i interkommunal regi, av förvaltningen centralt (då det ej föreligger omsorgsbehov) Skyddad identitet, manuella fakturor Per utövare Extens Sidan 16 Gallras (se Server Gallras (se Alfabetisk ordning Pärm hos enhet Hypernet Närarkiv Extens Gallras vid inaktualitet. Förskolan själv tar in uppgift om vårdnadshavares omsorgsbehov. Gallras vid inaktualitet. Gallras vid inaktualitet. Detta avser ansökan som kommer in för ex. barnomsorg och kö. Sedan tar respektive förskola över ansvaret. Gallras, 2 år Ingår i diarieförda Delegationsbeslut. Anteckning förs i Hypernet och tas sedan ut på papper, som skickas till föräldrar och skola. Gallras, 10 år

17 Manuella fakturor/makuleringar Agresso inklusive underlag (barnomsorg, verksamhetspeng) Korrigeringar/återbetalningar av fakturor Ansökan om delad faktura Beslut om delad faktura Ansökan om vårdnadsbidrag Alfabetisk ordning Gallras, 10 år Alfabetisk ordning Extens Gallras, 10 år Ex. inkomstfel, då fakturan måste makuleras och/ eller krediteras. Gallras (se Alfabetisk ordning Gallras, 10 år Diarieplanbeteckning Närarkiv Gallras vid inaktualitet. Ansökningsblankett finns i pärm. Information i Extens. Bevaras Ingår i diarieförda Beslut om vårdnadsbidrag Resursfördelning, avstämning underlag för felsökning (Barnomsorg) Månadsvis Extens Bevaras Ingår i diarieförda Delegationsbeslut. Gallras, 10 år Sidan 17

18 Resursfördelning Månadsvis Gallras, 10 år (interna, kommunala) Extens utbetalningsunderlag med attest, bokföringsunderlag, prislista Avstämning, Månadsvis bokföringsmaterial Resursfördelning (externa, enskilda) utbetalningsunderlag med attestering, bokföringsunderlag, prislista Resursfördelning, fellistor (innan resursfördelning) Månadsvis Månadsvis Extens Extens Extens Gallras, 10 år Ex. vid makuleringar/ återbetalningar. Gallras, 10 år Gäller alla huvudmän/verksamhetens former som får ersättning från kommunen. Gallras, 10 år sbeslut SKF särskola, särgymnasium Besluten är tagna på delegation. Ingår i diarieförda Utredning och beslut om mottagande i grundsärskola (SL 7 kap 5 ) Personnummerordning, elevakt Arkivskåp Bevaras Se anmärkning 1 år efter att eleven avslutat sin skolgång (generellt gymnasiet). Läggs i elevakt. Sidan 18

19 Prövning av målgrupp för gymnasiesärskola (SL 18 kap 5 ) Beslut om behovsgrupp i grundsärskola (Avser resursfördelning) Beslut om ersättning till gymnasiesärskola; Tilläggsbelopp/extra bidrag (Avser resursfördelning) Personnummer Arkivskåp Bevaras Se anmärkning 1 år efter att eleven avslutat sin skolgång i gymnasiet. Läggs i elevakt. Personnummerordning, elevakt Arkivskåp Personnummerordning På Kundval. Gallras (se Gallras (se anmärkning 1 år efter att eleven avslutat sin skolgång. Läggs i elevakt. 1 år efter att eleven avslutat sin skolgång i gymnasiet. sbeslut SKF särskilt stöd, tilläggsbelopp Ansökan och beslut om utökad vistelsetid i förskola, pedagogisk omsorg, fritidshem utöver riktlinjerna Besluten är tagna på delegation. Ingår i diarieförda Arkivskåp Gallras, 5 år Gallras 5 år efter beslut. Ansökan och beslut ligger i en egen mapp i arkivskåpet. Sidan 19

20 Ansökan och Personnummerordning Elevakt i arkivskåp Gallras, beviljade beslut (se om tilläggsbelopp och extra bidrag för särskilt stöd i kommunal och fristående enheter inom och utanför kommunen, förskola, fritidshem, grundskola och gymnasium Ansökan och avslagsbeslut om tilläggsbelopp och extra bidrag för särskilt stöd i kommunal och fristående enheter inom och utanför kommunen, förskola, fritidshem, grundskola, gymnasium Yttrande vid överklagan av beslut om tilläggsbelopp Personnummerordning 1) 2) Närarkiv (Se Personnummerordning Elevakt i arkivskåp Sidan 20 Beviljade beslut återfinns i arkivskåp och gallras 5 år efter senaste beslut. I elevakt. Gallras, 5 år Avslagsbeslut finns först i pärm hos handläggare, efter 1 år läggs det i närarkiv. Bevaras 5 år Ingår i diarieförda

21 sbeslut SKF Tilldelning från fonder, fördelning av särskilda utvecklingsmedel för förskola/skola (Avser resursfördelning) Utredning och beslut om uppskjuten skolplikt, Förlängning av skolplikten, Upphörande av skolplikten och rätt att slutföra skolgången i grundskolan och Per utförare Bevaras 5 år Personnummerordning Elevakt i arkivskåp Bevaras 5 år (Se Elevakten levereras till kommunarkivet 5 år efter slutförd grundskola och grundsärskola. grundsärskolan Skolpliktsbevakning Alfabetisk ordning Pärm hos systemansvarig Gallras (Se Gallras 5 år efter slutförd grundskola eller grundsärskola. Sidan 21

22 Övriga beslut avseende barn/elev enligt delegationsordning. Ex. Fullgörande av skolplikt Personnummerordning Bevaras 5 år Ingår i diarieförda Delegationsbeslut. Interkommunal ersättning, resursfördelning med mera och grund- gymnasieoch särskola Resursfördelning, särskola Elevlistor Interkommunala ersättningar och Inkomna rapporter om elevs skolgång i annan kommun, friskolor grundskola Månadsvis Extens Gallras, 10 år Per utförare Gallras, 2 år Under förutsättning att betalning erlagts och ansvarsfrihet för året beviljats. Ligger ihop med varandra. Handlingar rörande tvisteärenden gallras 2 år efter det att ärendet avgjorts. Sidan 22

23 Fakturakopior rörande Per utförare Gallras (se interkommunal Agresso ersättning, skolkommunräk-ningar Övriga handlingar rörande debitering och kontroll av interkommunal ersättning (ex. avtalskopior) Inackorderingsbidrag gymnasium (ansökningar, sammanställning över beviljade bidrag och beslut) Per utförare Alfabetisk ordning Agresso Agresso Gallras (se Gallras efter 3 år (kopior). Original förvaras på ekonomienheten. Handlingar i tvisteärenden förvaras särskilt och kan gallras 2 år efter ärendets slutliga avgörande. Dock ej tidigare än 10 år efter ersättningsåret. Gallras efter 2 år, under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats. Handlingar i tvisteärenden förvaras särskilt och kan gallras 2 år efter ärendets slutliga avgörande. Se anmärkning 5 år Ingår i diarieförda Delegationsbeslut. Sidan 23

24 Utbetalningsunderlag, Per ansvar/kronologisk Gallras, 10 år bokföringsunderlag, ordning Agresso fellistor - grundskola och gymnasium (internt) Utbetalningsunderlag, bokföringsunderlag, fellistor - grundskola och gymnasium (externt) Avstämning - grundskola och gymnasium (internt) Avstämning - grundskola och gymnasium (externt) Antagning Yttranden/beslut Per ansvar/kronologisk ordning Agresso Agresso Agesso Gallras, 10 år Gallras, 10 år Gallras, 10 år Alfabetisk ordning Se anmärkning Gallras när eleven slutat. Sidan 24

25 Prisöverenskommelse Alfabetisk ordning Gallras, 2 år om bidrag mellan hemkommun och fristående gymnasieskola/ reglering mellan kommunala/ landstingskommunala huvudmän Inkassoärende, Outlook Gallras, 10 år bestridande av faktura Sidan 25