Dokumenthanteringsplan Mora - Orsa Miljönämnd, antagen

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Mora - Orsa Miljönämnd, antagen Handling Allmänt Förvaringsplats Sorteringsordning Gallring Registrering Anteckning Till kommunarkiv Avtal - diarieförda Arkiv y, pärm Diarieplan, kronologisk Bevaras D Tillsvidare Avtal - övriga Arkiv y, pärm Diarieplan, kronologisk S Gallras efter inaktualitet. Ex leasing av kopiator mm Begäran om polishandräckning Arkiv x eller y Fastighetsbeteckning eller D Följer aktuellt ärende Blanketter - egenproducerade Mapp G:/ Kronologisk Vid inaktualitet S Delegationsbeslut, orginallista Arkiv y, pärm Diarieplan, kronologisk Bevaras D Delegationsordning & reglemente Arkiv y Diarieplan, kronologisk Bevaras D Gäller även attesträtt Delgivningskvitton Arkiv x eller y Fastighetsbeteckning eller Bevaras D Följer aktuellt ärende Diarieplan Arkiv y Diarieplan, kronologisk Bevaras D Dokumenthanteringsplan, arkivförteckning Arkiv y Diarieplan, kronologisk Bevaras D Till kommunarkivet vid inaktualitet Domar som berör nämndens ärenden från förvaltningsrätt, kammarrätt, miljödomstol, länsstyrelse, miljöprövningsdelegation, mm Ekonomi - Budgethandlingar, Uppföljningsrapporter Arkiv x eller y Fastighetsbeteckning el Bevaras D Arkiv y Diarieplan, kronologisk Bevaras D Budget, månads-, kvartal eller delårsrapporter samt bokslut för nämndens verksamhet.

2 Enkäter Arkiv y Diarieplan, kronologisk Bevaras D Gäller sammanställningar av egna enkäter, ej svar på andras (de kan gallras vid inaktualitet) E-post Digitala bilder, filmer, ljudfiler och dylikt som är framtagna för tex intern information och utbildning Respektive tjänsteman Vid inaktualitet S Inkommen e-post som hör till ett ärende eller blir ett ärende diarieförs och arkiveras i respektive akt. Mapp G:/, arkiv y Diarieplan, kronologisk Vid inaktualitet S Digitala bilder/filmer/ljudfiler lagras i en mapp under G och sparas ned på en arkivbeständig CD-skiva en gång per år. Digitala bilder, filmer, ljudfiler och dylikt som är framtagna vid tex kontroller, tillsynsbesök mm. Mapp G:/, arkiv x eller y Diarieplan Bevaras D Digitala bilder/filmer/ljudfiler lagras i en mapp under G och sparas ned på en arkivbeständig CD-skiva en gång per år. Fullmakter för postöppning Arkiv y Alfabetisk ordning Vid inaktualitet S Följesedlar Låda, assistent Vid inaktualitet S Föredragningslistor, dagordningar och kallelser Arkiv y Diarieplan, kronologisk Vid inaktualitet S Föreskrifter och råd, upprättade Arkiv y Diarieplan, kronologisk Bevaras D Förteckning över nämndens förtroendevalda Arkiv y, pärm Alfabetisk ordning Bevaras S Om inte detta registreras i centralt register Förtroendevaldas arvodeslistor etc Arkiv y, pärm Kronologisk Vid inaktualitet S Original skickas till löneservice Hemsida/intranät Arkiv y, pärm Kronologisk Bevaras S Startsidan samt webbplatsens karta tas ut på papper en gång per år samt vid större förändring. Information, policy och broschyrer som vi själva framställt Arkiv y Diarieplan, kronologisk Bevaras D Tillsvidare

3 Inkomna cirkulär och meddelanden av tillfällig och rutinmässig karaktär Arkiv y, pärm Kronologisk Vid inaktualitet S Kursinbjudningar, interna meddelanden Inventeringar, projekt och utredningar, tex Arkiv y Diarieplan, kronologisk Bevaras D Tillsvidare naturvård, avlopp, livsmedel, miljöfarlig verksamhet mm IT användar- och systemdokumentation Arkiv y, pärm Kronologisk Bevaras S Om unik, annars vid inaktualitet Klagomål befogade och beslut samt ev sanktioner - på objekt i arkiv x Arkiv x Fastighetsbeteckning Bevaras Livs 10 år D Klagomål befogade och beslut samt ev sanktioner - övrigt Arkiv y Diarieplan, kronologisk Bevaras Livs 10 år D Klagomål obefogade Arkiv y Diarieplan, kronologisk Vid inaktualitet D Kopior av handlingar som i original förvaras på Arkiv y, pärm Kronologisk Vid inaktualitet S Tex protokollskopior och annat håll inom kommunen skrivelser för kännedom Kurser, seminarier och andra utbildningar i egen regi Arkiv y, pärm Kronologisk Bevaras S Program, deltagarlistor och unikt studiematerial bevaras. Övriga handlingar gallras vid inaktualitet. Kvitton Låda, assistent S Körjournaler Arkiv y Diarieplan, kronologisk S Minnesanteckningar - arbetsplatsträff Arkiv y, pärm Diarieplan, kronologisk S Mötesanteckningar - kvalitetsgrupp Arkiv y, pärm Diarieplan, kronologisk Bevaras S Nämndens rapportering till myndigheter Arkiv y, pärm Diarieplan, kronologisk Bevaras D Personal - Anställningshandlingar Arkiv y, pärm Alfabetisk ordning Bevaras D Annons samt sammanställning av sökande.

4 Personal - Ansökningar - sökande som ej anställts Personal - Ansökningar - sökande som anställts Arkiv y, pärm Alfabetisk ordning S Arkiv y, pärm Alfabetisk ordning Bevaras D Anställningsavtal Personal - Kompetensutvecklingsplaner Pärm, chefens rum Alfabetisk ordning Bevaras S Tillsvidare Personal - Semesterlistor Pärm, chefens rum Kronologisk Vid inaktualitet S Personal - Systematiskt arbetsmiljöarbete Pärm, chefens rum Kronologisk Bevaras D Tex utredningar, organisationsbeskrivning, tidplaner, arbetsskador och tillbud. Personal - Utvecklingssamtal, medarbetarsamtal, dokumenterade överenskommelser Pärm, chefens rum Alfabetisk ordning Vid inaktualitet S Gallras när anställningen upphör. Tillsvidare Postlistor Arkiv y, pärm Kronologisk Vid inaktualitet S Protokoll - förvaltningsråd Arkiv y, pärm Diarieplan, kronologisk Bevaras S Protokoll - nämnd Arkiv y, kassaskåp? Diarieplan, kronologisk Bevaras D Rekvisitioner Kassaskåp S Remisser inkomna från andra myndigheter Arkiv y Diarieplan, kronologisk Vid inaktualitet D eller förvaltningar - bygglov, täkt, tillståndspliktig verksamhet, mm Remissyttranden Arkiv y, pärm Diarieplan, kronologisk Bevaras D Rutiner och mallar Mapp G:/ Kronologisk Vid inaktualitet S Statistik, egenproducerad som innehåller unik information om verksamheten Arkiv y, pärm Diarieplan, kronologisk Bevaras D Övrig statistik vid inaktualitet Tillsvidare

5 Taxa & avgift - Beslut om timavgift Arkiv x eler y Fastighetsbeteckning el 10 år D Följer aktuellt ärende Taxa & avgift - Klassning -årsavgift Arkiv x Fastighetsbeteckning 10 år D Gallras 10 år efter det att verksamheten klassats om eller upphört. Taxa & avgift - Miljönämndens taxa Arkiv y Diarieplan, kronologisk Bevaras D Tillsvidare Taxa & avgift - Underlag för debitering, listor och fakturaunderlag Arkiv y, pärm Diarieplan, kronologisk S Verksamhetsplan, tillsynsplan Arkiv y Diarieplan, kronologisk Bevaras D Åtalsanmälningar Arkiv x eller y Fastighetsbeteckning el 10 år D Följer aktuellt ärende Miljöbalken Ansökan/anmälan och beslut enligt miljöbalken Arkiv x Fastighetsbeteckning Bevaras D Alla handlingar inkl ritningar, remisser, yttranden, samråd, kungörelse, MKB, domar, mm. Tillsvidare Analysrapporter - miljö Arkiv x Fastighetsbeteckning 10 år R Ansökan och beslut angående nedgrävning av häst och andra djur Arkiv y Fastighetsbeteckning Bevaras D Ansökan/anmälan och beslut enligt miljöbalken - avlopp, värmepumpar, viss djurhållning, mm Ansökningshandlingar, MKB och tillståndsbeslut i samband med tillståndsprövning hos Länsstyrelsen Arkiv y Diarieplan, kronologisk Bevaras D Alla handlingar inkl ritningar, remisser, yttranden, samråd, kontrollplan, domar mm. Arkiv x Fastighetsbeteckning Vid inaktualitet D Beslut om miljösanktionsavgift Arkiv x Fastighetsbeteckning Bevaras D Beslut om rättelse på annans bekostnad - på objekt i arkiv x Arkiv x Fastighetsbeteckning Bevaras D

6 Beslut om rättelse på annans bekostnad - övrigt Cisterner - anmälan, kontrollrapport, intyg, beslut Framställan till länsstyrelsen om överlåtelse av tillsyn samt länsstyrelsens beslut Arkiv y Diarieplan, Kronologisk Bevaras D Arkiv y Fastighetsbeteckning Bevaras D Tillsvidare Arkiv y Diarieplan, Kronologisk Bevaras D Tillsvidare Föreläggande och förbud enligt miljöbalken Arkiv x Fastighetsbeteckning Bevaras D Alla handlingar i ärendet. Tillsvidare Inspektionsrapporter samt dokumentation av samråd & besiktningar samt ev sanktioner Arkiv x Fastighetsbeteckning Bevaras D Alla handlingar i ärendet. Tillsvidare Inventering och riskklassning enligt MIFO Arkiv x Fastighetsbeteckning Bevaras D Alla handlingar i ärendet. Tillsvidare Kemikalieolycka Arkiv y Diarieplan, kronologisk Bevaras D Alla handlingar i ärendet. Köldmedia - anmälan, beslut och sanktioner Arkiv x Fastighetsbeteckning Vid inaktualitet D Köldmedia - årlig sammanställning Arkiv y Diarieplan, kronologisk Bevaras D Köldmedierapporter och skrivelse/meddelande Arkiv y, pärm Årsvis, fastighetsbeteckning 5 år D Miljörapporter Arkiv x Fastighetsbeteckning Bevaras D MPD och miljödomstols beslut om förbud eller upphävda villkor Polismyndighetens beslut om tillstånd för jakt inom planlagt område Prövning och beslut av renhållningsdispenser (avfall, slamtömning och latrinkompostering) Arkiv x Fastighetsbeteckning Bevaras D Tillsvidare Arkiv y Diarieplan, kronologisk Vid inaktualitet R Arkiv y, Pärm Diarieplan, kronologisk Vid inaktualitet D

7 Regeringsbeslut om miljöskyddsområde Arkiv y Diarieplan, kronologisk Bevaras R Tillsvidare Yttranden i samband tillståndsprövning av miljöfarlig verksamhet (även täkter) samt bedömningsunderlag Arkiv x Fastighetsbeteckning Bevaras D Tillsvidare

8 Livsmedel Analysrapport livsmedel Arkiv x Fastighetsbeteckning 10 år R Analysrapport vatten Arkiv x Fastighetsbeteckning Bevaras R Till kommunarkiv efter Anmälan om registrering av livsmedelsanläggning och beslut Arkiv x Fastighetsbeteckning Bevaras D Alla handlingar i ärendet. Tillsvidare Anmälan om smittsam sjukdom vid livsmedelshantering Arkiv x Fastighetsbeteckning 10 år D Anmälan om ändring av livsmedelsanläggning, registerutdrag och ev beslut Ansökan om godkännande av livsmedelsanläggning och beslut Arkiv x Fastighetsbeteckning Bevaras D Alla handlingar i ärendet. Tillsvidare Arkiv x Fastighetsbeteckning Bevaras D Alla handlingar i ärendet. Tillsvidare Avregistrering av livsmedelsanläggning Arkiv x Fastighetsbeteckning Bevaras D Följer registreringsärendet. Tillsvidare Beslut om sanktioner Arkiv x Fastighetsbeteckning 10 år D Beslut om tillstånd från Livsmedelsverket för kännedom Arkiv y Diarieplan, kronologisk Vid inaktualitet R Följesedlar laboratorieprov Låda, assistent Kronologisk Vid inaktualitet S Gallras vid försäkran att provet anlänt till laboratoriet Kontrollrapport Arkiv x Fastighetsbeteckning 5 år D Saluförbud för kännedom från SLV Arkiv x Fastighetsbeteckning Vid inaktualitet R Gallras då saluförbudet upphävts Tillfälligt eller permanent upphävande av godkännande Arkiv x Fastighetsbeteckning Bevaras D Till kommunarkivet vid inaktualitet Tillsvidare

9 Villkorat godkännande Arkiv x Fastighetsbeteckning Vid inaktualitet D Naturvård Analysrapporter - recipientprovtagning Arkiv y, pärm Alfabetisk ordning Vid inaktualitet R Mätdata som har sammanställts i en rapport eller har rapporterats till en annan datavärd kan gallras. Detsamma gäller mätdata som inte är validerat. Beslut om kommunalt naturreservat Arkiv x Fastighetsbeteckning Bevaras D Tillsvidare Planer, skötselplaner, naturvårdsplaner Arkiv x Fastighetsbeteckning Bevaras R Tillsvidare Länsstyrelsebeslut om bildande av naturreservat Arkiv x Fastighetsbeteckning Bevaras R Tillsvidare Statliga beslut om bildande av nationalpark Arkiv x Fastighetsbeteckning Bevaras R Tillsvidare