Dokumenthanteringsplan för Viadidaktnämnden

Transkript

1 Dnr VIAN/ 2013: Handläggare: Gunilla Porsvant Dokumenthanteringsplan för Viadidaktnämnden Förslag till beslut: Nämnden beslutar att fastställa Dokumenthanteringsplan för Viadidaktnämnden. Nämnden beslutar att planen ska ses över hösten 2014 i samband med att arkivbeskrivningen uppdateras. Ärendets beredning Förvaltningen har uppdaterat den nuvarande planen och fört samman handlingar i grupper. Planen tar hänsyn till att nya medier används för registrering och förvaring av handlingar. Om och när ett digitalt arkiv införs kommer planen att behöva skrivas om helt men till dess är det lämpligt att se över planens aktualitet i samband med revidering av arkivbeskrivningen och delegationsordningen. Ärendets handlingar Upprättat förslag till ny dokumenthanteringsplan.

2 FÖRVALTNINGSKANSLI Protokoll/handlingar Nämndens protokoll med bilagor Bevaras Kronolog/förvaltningskansli 5 år Publiceras på kommunwebben 2 år/närarkiv Samverkansprotokoll, MBL-protokoll Bevaras Kronologisk/förvalt- 5 år kansli Delegationsbeslut Bevaras Nummerord/förvaltn. 5 år kansli 2 år/närarkiv Övriga protokoll Bevaras Förvaltningskansli 5 år Föredragningslistor, dagordningar och 2 år Förvaltningskansli Publiceras på kommunwebben kallelser till sammanträden Handlingar rörande förtroendemän och sammanträden 2 år Förvaltningskansli Avser underlag för registrering och arvodesutbetalning Bokslut över verksamheten Bevaras Förvaltningskansli/ protokoll Registreras i Stratsys

3 SAMTLIGA ENHETER Diarirer och postlista Diarieplan Bevaras Förvaltningskansli 10 år Registreras i Lex, kommunens system för registrering av handlingar Diarieförda handlingar Bevaras Diarieplanbeteckning/ 10 år Registreras i Lex, kommunens system Postlista Bevaras Respektive enhet Kronologisk/ Respektive enhet 10 år för registrering av handlingar Registreras i Lex, kommunens system för registrering av handlingar

4 SAMTLIGA ENHETER Övrigt Korrespondens av enklare slag, ej diarieförd 2 år Pärm/respektive enhet Även e-post, fax, telefonsamtal Inkomna cirkulär, allmän information samt Vid inaktualitet Pärm/farvaltn.kansli meddelanden av kortvarig betydelse till VIAN och förvaltningen Sociala medier Enligt fastställd kommunpolicy I respektive medium/utskrift vid behov Enkäter Vid inaktualitet Respektive enhet Registreras i esmaker Informationsbroschyrer Vid inaktualitet Respektive enhet/ förvaltningskansli 1 exemplar

5 SAMTLIGA ENHETER Ekonomi Verifikation, original 10 år Nummerordning kansli 2 år/närarkiv Bokföringsorder orig. + inkomna intern- 10 år Nummerordning fakturor + verifikationslista kansli 2 år/närarkiv Ekonomisystem: Agresso Ersätts av digitalt inscannade verifikat Registreringsjournal 10 år sammans med verifikation Följesedlar som utgör kompl. till faktura 10 år sammans med verifikation Fakturaunderlag utgående fakturor + kopior internfakturor 10 år Kronolog/förvaltningskansli 2 år/närarkiv Budgetunderlag 2 år Förvaltningskansli Rekvisitionsblock 10 år Förvaltningskansli Ersätts av digitalt utskrivna rekvisitioner från 2012 Bokslut Bevaras Förvaltningskansli 10 år

6 SAMTLIGA ENHETER Personal Personakter rörande anställda Vid inaktualitet Respektive enhet Original personalkontoret Tjänstgöringsbetyg/intyg Vid inaktualitet Respektive enhet Kopia till personalkontoret, original till anställda Anställning/lönebeslut Vid inaktualitet Respektive enhet Original till personalkontoret Beslut om tjänstledighet Vid inaktualitet Respektive enhet Original personalkontoret/ Registreras även i självservice Reseräkningar 2 år Respektive enhet Registreras även i självservice Handlingar avseende omplaceringar o dyl Vid inaktualitet Respektive enhet OBS Sekretess enligt OSL 39 kap 1-2 Original personalkontoret Läkarintyg om sjukskrivning kopia Vid inaktualitet Respektive enhet OBS Sekretess enligt OSL 21 kap 1 Original Försäkringskassan Beslut om pension Vid inaktualitet Respektive enhet Original personalkontoret Anmälan arbetsskada Vid inaktualitet Förvaltningskansli Original Försäkringskassan

7 ENHETER Deltagare Personakter rörande deltagare födda den 5:e, 15:e och 25:e Beslut om åtgärd för deltagare från beställande myndighet födda den 5:e, 15:e och 25:e Bevaras Övriga efter 5 år Bevaras Övriga efter 5 år Viadidakt Viadidakt 5 år Registreras i Accorda men skrivs ut till et 5 år Originalen finns hos respektive myndighet Beslut om åtgärd för deltagare inom Viadidakt 5 år Viadidakt Intyg kurser och praktik Bevaras Viadidakt Utdrag ur Belastningsregister Gallras Viadidakt Närvarolistor 2 år Viadidakt 5 år Registreras i Accorda Gallras fem år efter inaktualitet Registreras i Accorda Deltagare utbildning Ansökningshandlingar Vid inaktualitet Förvaltningskansli Betyg/intyg Bevaras Pärm/ Förvaltningskansli 10 år Registreras i Extens

8 10 år Betygskataloger Bevaras Pärm/ Förvaltningskansli Betyg från externa utbildningsanordnare, ej Bevaras Kommunarkivet Direkt Skickas direkt till et egna utbildningar Integrationsenhetens deltagare Personakter Bevaras Förvaltningskansli 10 år Registreras i Accorda Beslut om utbetalningar 10 år Förvaltningskansli