Handlingstyp Registrering Förvaringsplats Gallring Slutarkiv Anmärkning

Transkript

1 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.1 Fatta politiska beslut Närvarolista Ordnas systematiskt Resp. sekreterare 4 år Utgör underlag för arvodesutbetalning Kungörelse (annons) Ordnas systematiskt Resp. sekreterare 2 år Beslutsunderlag Ordnas systematiskt Resp. sekreterare Vid inaktualitet Kopior av de ärenden som skickas med i kallelsen Kallelse Registreras i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Arkiveras med tillhörande protokoll Delegationsredovisning Registreras i Diabas Server 2 år Redovisas i protokollet Meddelandelista Registreras i Diabas Server 2 år Redovisas i protokollet Voteringslista Ordnas systematiskt Resp. sekreterare Vid inaktuallitet Protokoll med bilagor Registreras i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Arkiveras med tillhörande kallelse Justeringsanslag Ordnas systematiskt Registrator Bevaras 7 år Bild- eller ljudupptagning Ordnas systematiskt BU-kontor Bevaras 7 år

2 2 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.2 Planera och följa upp Budget för Nässjö Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år kommun och internbudget Horisontell styrpil Systemstöd för Pilen Server Bevaras 7 år Hållbar utveckling Styrpilens Systemstöd för Pilen Server Bevaras 7 år Exporteras till.doc-format vid arkivering handlingsplaner Styrpilen Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Ekonomisk rapport Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Budgetuppföljning Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Delårsrapport Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Årsredovisning Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Tilläggsbudget Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Begäran om anslag Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Kvartalsuppföljning Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Halvårsbokslut Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Bokslutshandlingar Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Verksamhetsbokslut Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Till exempel kvalitetsredovisning.

3 3 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Samverka med medarbetare Individuell utvecklingsplan Ordnas systematiskt Resp. chef Vid anställningens upphörande Mitt medarbetarskap Ordnas systematiskt Resp. chef När nytt har upprättats Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Samverka på arbetsplatsen Semesterplanering Ordnas systematiskt Resp. enhet/ Vid inaktualitet område Minnesanteckningar Ordnas systematiskt Resp. enhet/ 2 år område Dagordning Ordnas systematiskt Resp. enhet/ område 2 år

4 4 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Samverka med facken Kallelse Ordnas systematiskt Resp. 2 år enhet/område Dagordning Ordnas systematiskt Resp. enhet/område Bevaras 7 år Arkiveras med tillhörande protokoll. Respektive skolområde levererar dagordning och protokoll till centralarkiv Minnesanteckningar/ samverkansprotokoll Ordnas systematiskt Resp. enhet/område efter 5 år. Bevaras 7 år Avser kontinuerlig samverkan med facken, enligt lokalt kollektivavtal i Nässjö kommun Förnyelse-arbetsmiljö-samverkan i Nässjö kommun. Respektive skolområde levererar dagordning och protokoll till centralarkiv efter 5 år.

5 5 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.4 Ta fram styrdokument Riktlinjer Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Avser förvaltningsgemensamma styrdokument Regler Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Avser förvaltningsgemensamma styrdokument Policydokument Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Avser förvaltningsgemensamma styrdokument Handlingsplaner Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Avser förvaltningsgemensamma styrdokument Delegationsordningar Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Avser förvaltningsgemensamma styrdokument Stadgar Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Avser förvaltningsgemensamma styrdokument

6 6 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Genomföra skydds- och allergirond Skyddsrondsprotokoll Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 7 år enhet/område Riskbedömning Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 7 år enhet/område Handlingsplan Ordnas systematiskt Resp. enhet/område Bevaras 7 år

7 7 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Rapportera tillbud/olycksfall/skada Tillbudsanmälan, Ordnas systematiskt Personalakt Bevaras * personal Tillbudsanmälan, Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 7 år barn/elever enhet/område Anmälan till AFA (TFA- Ordnas systematiskt Personalakt Bevaras * KL) Anmälan om arbetsskada Ordnas systematiskt Personalakt Bevaras * till FK Sammanställning av Ordnas systematiskt BU-kontor Bevaras 7 år tillbud, olycksfall och arbetsskador Riskbedömning/ Handlingsplan, anställda Ordnas systematiskt Personalakt Bevaras * *Personalakt levereras till slutarkiv efter anställningens upphörande Riskbedömning/ Handlingsplan, barn och elever Ordnas systematiskt Resp. enhet/område Bevaras

8 8 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Rehabilitera Rehabiliteringsutredning Ordnas systematiskt Personalakt Bevaras * Arbetsförmåge- Ordnas systematiskt Personalakt Bevaras * bedömning Sjukanmälan Registreras i Persona Server 2 år Läkarintyg Registreras i Persona Resp. Bevaras 4 år enhet/område Innehållsförteckning för läkarintyg Ordnas systematiskt Resp. enhet/område Bevaras 4 år Arkiveras tillsammans med tillhörande läkarintyg Läkarutlåtande Ordnas systematiskt Personalakt 2 år Omplaceringsutredning Ordnas systematiskt Personalakt Bevaras * *Personalakt levereras till slutarkiv efter anställningens upphörande Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Följa upp arbetsmiljöarbete Årlig översyn av Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år arbetsmiljöarbetet Utredningar och beslut Registreras i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år om arbetsmiljö Medarbetarenkäten Ordnas systematiskt BU-kontor Vid inaktualitet

9 9 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.6 Handlägga ärenden Remisser Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Arkiveras efter ärende. Ärenden som omfattas av sekretess förvaras separat. Motioner Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Inkomna skrivelser Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Avser skrivelse som föranleder åtgärd och blir ett ärenden. Utredningar Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Korrespondens Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Avser korrespondens som tillför ny information till ett ärende. Tjänsteskrivelse, förslag Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år till beslut Beslut, protokollsutdrag Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år

10 10 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.7 Arbeta i projekt Projektplan Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Delrapport Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Projekthandlingar Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Slutrapport Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år

11 11 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Utreda förslag till Nässjö kommun Beslut, protokollsutdrag Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Tjänsteskrivelse, förslag Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år till beslut Förslag till Nässjö Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år kommun Mottagningsbevis Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Skickas till förslagsställaren Svar på förslag Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Skickas till förslagsställaren

12 12 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Delta i sociala medier Plan för sociala medier Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Beslut om tillåtelse att Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år använda socialt media Blogg/mikroblogg Internet Bevaras 7 år Communitysida Internet Bevaras 7 år Wiki Internet Bevaras 7 år Inlägg/kommentarer Internet Vid inaktualitet

13 13 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Hantera klagomål Inkommet skriftligt Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år klagomål Mottagningsbevis Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Vid inaktualitet Skickas till insändaren av klagomålet Utredning Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Blankett för klagomål Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år mot utbildning Beslut Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Tjänsteskrivelse, förslag Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år till beslut Korrespondens Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Avser korrespondens som tillför information till ärendet. Korrespondens av tillfällig eller ringa betydelse för ärendet gallras vid inaktualitet.

14 14 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Informera om verksamheten Informationsmaterial (t.ex. broschyrer) Ordnas systematiskt Resp. avdelning Bevaras 7 år Ett exemplar av varje informationsmaterial arkiveras, övriga exemplar gallras vid inaktualitet. Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Föra kommunsamråd Minnesanteckningar Diarieförs i Diabas BU-kontor, server 2 år Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.9 Göra internkontroll Plan för intern kontroll Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Redovisning av intern kontroll Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år

15 15 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.10 Administrera personuppgifter Anmälan av Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år personuppgiftshantering till Datainspektionen Anmälan av pul-ombud Ordnas systematiskt Pul-assistent Vid inaktualitet till Datainspektionen Beslut om Diarieförs i Diabas Sekretariat, server Bevaras 7 år personuppgiftsombud Rutin över Ordnas systematiskt Pul-assistent Revideras personuppgiftshantering Registerförteckning Ordnas systematiskt Pul-assistent Revideras Registerutdrag Ordnas systematiskt Pul-assistent 1 år Förfrågan om Ordnas systematiskt Pul-assistent 1 år registerutdrag Medgivande till publicering av bild Ordnas systematiskt Resp. enhet/område 1 år

16 16 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Bedriva systematiskt brandskyddsarbete Beslut om Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Vid inaktualitet brandskyddsansvarig Skriftlig dokumentation Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år av brandskyddet Handlingar rörande Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet brandskyddskontroll handläggare/enhet /område Handlingar rörande Ordnas systematiskt Resp. handläggare Vid inaktualitet brandskyddsutbildning Utrymningsplaner Ordnas systematiskt Resp. fastighet Vid inaktualitet

17 17 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Utbilda i säkerhetsfrågor Bevis över genomförd Registreras i Persona Server Revideras utbildning Dokumentation över utbildning Registreras i Persona Server Revideras Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Administrera försäkringar Elevförsäkringar Ordnas systematiskt Resp. handläggare 10 år Försäkringar Ordnas systematiskt Ekonom 10 år Information om villkor Ordnas systematiskt Ekonom 2 år

18 18 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.12 Ta fram arkivredovisning Arkivbeskrivning Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Arkivförteckning Registreras i Server Revideras Administreras av kommunarkivarien VisualArkiv Dokumenthanteringsplan Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Klassificeringsstruktur Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år

19 19 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.13 Hantera överklaganden Dom Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Fullmakt Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Föreläggande Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Kallelse till förhandling Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Korrespondens Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Tjänsteanteckningar Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Protokoll Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Underlag för framställt Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år krav Yttrande Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Yttrande från motpart Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Rådgivning Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år

20 20 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Administrera skolskjutsar Överklagade beslut om Diarieförs i Diabas Resp. handläggare Bevaras 7 år skolskjuts Beslut om skolskjuts Diarieförs i Diabas Resp. handläggare Vid inaktualitet Delges vårdnadshavare Ansökan om skolskjuts Diarieförs i Diabas Resp. handläggare Bevaras 7 år vid växelvis boende Ansökan om skolskjuts med bilagor Diarieförs i Diabas Resp. handläggare 2 år Gäller ej ansökan om skolskjuts vid växelvis boende och skolskjutsbeslut som överklagas För skolskjutsverksamheten inkomna uppgifter Ordnas systematiskt Resp. handläggare Vid inaktualitet Avser bland annat uppgift om till kommunen inkomna bidrag, vad kommunen har betalat ut och eventuellt vad som är återbetalningspliktigt. Årsstatistik över Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år skolskjutsverksamheten Lista över färdbevis Ordnas systematiskt Resp. handläggare 2 år Handlingar rörande planering av skolskjutsar Register över antagna entreprenörer Ordnas systematiskt Resp. handläggare 3 år efter senaste anteckning Ordnas systematiskt Resp. handläggare 3 år efter senaste anteckning Innehåller färdtid, elever per skjuts och övriga handlingar relaterade till skolskjutsar

21 21 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Hantera interkommunal ersättning Ansökan och beslut gällande skolgång i annan kommun Diarieförs i Diabas Resp. handläggare, server Bevaras 7 år Innehåller ansökan, yttrande från rektor i mottagande kommun och yttrande från hemkommun, samt nämndens beslut. Delges vårdnadshavare, handläggare, föreståndare eller rektor, samt Förteckning över elever (folkbokförda i Nässjö kommun) som undervisas i annan kommun/friskola Förteckning över elever (folkbokförda i annan kommun) som undervisas i Nässjö kommun Handlingar rörande debitering och kontroll hemkommunen Ordnas systematiskt Resp. handläggare Bevaras 7 år Tas fram terminsvis Ordnas systematiskt Resp. handläggare 5 år efter det att eleven har avslutat sin skolgång Tas fram terminsvis Ordnas systematiskt Resp. handläggare 2 år Tvisteärenden bevaras 2 år efter slutligt avgörande Samverkansavtal Diarieförs i Diabas Resp. handläggare, Bevaras 7 år server Överenskommelse om interkommunal ersättning Ordnas systematiskt Resp. handläggare Bevaras 7 år

22 22 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Hantera reducerad avgift Beslut om reducerad avgift inom förskola/ fritidshem Diarieförs i Diabas Resp. handläggare 3 år efter inkomståret Ansökan om reducerad avgift inom förskola/fritidshem Diarieförs i Diabas Resp. handläggare 3 år efter inkomståret Sekretess enligt OSL (2009:400) 23 kap. 1 och 26 kap. 1 Inklusive bilagor. Sekretess enligt OSL (2009:400) 23 kap. 1 och 26 kap. 1

23 23 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: Administrera stipendier, premier och fonder Ansökan om bidrag ur Mobergska fonden Diarieförs i Diabas Resp. handläggare 5 år Nya ansökningar läggs in som en ny rad i ärendet i Diabas. Ansökan om bidrag ur Diarieförs i Diabas Resp. handläggare 5 år Se ovan. Nils Lundströms stipendiefond Övriga ansökningar om Diarieförs i Diabas Resp. handläggare 5 år Se ovan. bidrag ur fonder Handlingar rörande Ordnas systematiskt Resp. handläggare 2 år Verifikationer gallras efter 10 år fördelning och redovisning av premier och stipendier Beslut om avslag på Diarieförs i Diabas Resp. handläggare 5 år ansökan Förteckning över Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år premie-, fond- och stipendiefördelning Beslut om utbetalning Diarieförs i Diabas Resp. handläggare 10 år

24 24 Verksamhetsområde: Styrande verksamhet Strukturenhet: 1.15 Genomföra fastighetssyn Fastighetssyn Ordnas systematiskt Resp. enhet/område 2 år efter inaktualitet Plan Ordnas systematiskt Resp. enhet/område 2 år efter inaktualitet Prioriteringslista Ordnas systematiskt Resp. enhet/område Vid inaktualitet

25 25 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Registrera och diarieföra Lista över inkomna e- brev Registreras i Outlook Resp. e-brevlåda 1 vecka Gäller såväl myndighets- som personlig brevlåda Postlista Registreras i Diabas Internet Revideras Handlingar av ringa Ordnas systematiskt Resp. handläggare Vid inaktualitet betydelse Korrespondens Ordnas systematiskt Resp. handläggare Vid inaktualitet, dock tidigast 1 Gäller även e-brev. Korrespondens av vikt ska registreras och bevaras. vecka Diarium, central Registreras i Diabas Server Bevaras 7 år administration Diarium, resp. enhet/område Ordnas systematiskt Resp. enhet/område Bevaras 7 år Ärenden som omfattas av sekretess diarieförs i ett separat diarium. Ärendelista Registreras i Diabas BU-kontor, server Bevaras 7 år Lista över årets ärenden med rubrik och diarienummer Meddelanden Registreras i Diabas BU-kontor, server 1 år Avser inkomna handlingar för kännedom till nämnden.

26 26 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Expediera och arkivera Expedieringslistor Ordnas systematiskt Resp. sekreterare Vid inaktualitet Lista över vilka som ska delges ett beslut Leveranskvitto Ordnas systematiskt BU-kontor Bevaras 7 år Kvitto på överlämnade handlingar till kommunarkivet Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Betala leverantörsfakturor Rekvisition Ordnas systematiskt Resp. handläggare 2 år efter häftets slut Leverantörsfakturor Registreras i Agresso Server 10 år Betalningsfil Server 2 år Skickas elektroniskt till bankgirot för utbetalning Attestlista Server Revideras Kvitto Registreras i Agresso Server 10 år Balansräkning Ordnas systematiskt BU-kontor, server 10 år Utanordning Registreras i Agresso Resp. enhet 2 år Skickas till barn- och utbildningskontoret

27 27 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Fakturera och bevaka kundfordran Fakturaunderlag Registreras i Agresso Resp. handläggare 10 år/2 år Underlag sparas i 10 år om det inte framgår av fakturan vad som debiteras, i annat fall sparas underlag i 2 år. Fakturafil Registreras i Agresso Server 2 år Kundfaktura Registreras i Agresso BU-kontor, server 10 år Kundfakturalista BU-kontor, server 2 år Bevakningsfil Server 2 år Autogiroanmälan Ordnas systematiskt BU-kontor 2 år e-medgivande autogiro Server 2 år Autogiroinlägg av Server 2 år betalare Medgivandeaviseringar Server 2 år Betalningspåminnelse Registreras i Agresso Server 2 år ekonomisystem Betalningspåminnelse BU-kontor, server 2 år Kravfil Server 2 år Inkassorapport 2 år Statusrapport 2 år

28 28 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Köpa in och sälja internt Underlag Registreras i Agresso BU-kontor, server 2 år Interndebitering/ Registreras i Agresso BU-kontor, server 10 år kostnadsfördelning/ bokföringsorder Avstämmningslista Registreras i Agresso BU-kontor, server 2 år Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Redovisa inventarier och anläggningar Inventarieförteckning Ordnas systematiskt Resp. handläggare 2 år/bevaras (vartannat år) 2 år Original ingår i kommunens årsredovisning och förvaras av ekonomiavdelningen eller barn- och utbildningsförvaltningen Handlingar rörande kopieringsmaskiner (vartannat år). Ordnas systematiskt Resp. handläggare Vid inaktualitet Avser räkneverk, listor och övriga fakturaunderlag. Gallras när faktura har betalats.

29 29 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Rekrytera Behovsanalys Ordnas systematiskt BU-kontor, server Vid inaktualitet Kravprofil Offentliga jobb BU-kontor, server Bevaras Annons Offentliga jobb BU-kontor, server Bevaras Intresseanmälningar Ordnas systematiskt Resp. handläggare Vid inaktualitet Avser så kallade spontanansökningar Anställningsavtal Ordnas systematiskt Personalakt Bevaras * Sammanställning över Offentliga jobb BU-kontor, server Bevaras 7 år Inklusive uppgift om tillsättande av tjänst. sökande Rekryteringsmall Ordnas systematiskt Ansvarig för 4 år rekryteringen Ansökningar, ej erhållen Offentliga jobb Ansvarig för 4 år tjänst rekryteringen Meritsammanställning Ordnas systematiskt Personalakt Bevaras * Utlåtande från Ordnas systematiskt Ansvarig för Vid inaktualitet rekryteringskonsult rekryteringen Ansökningshandlingar Ordnas systematiskt Personalakt Bevaras * från antagen Lärarlegitimation Ordnas systematiskt Personalakt Bevaras * Ansökan om ökad Registreras i Persona Personalakt Bevaras * sysselsättningsgrad Examensbevis/ utbildningsbevis Ordnas systematiskt Personalakt Bevaras * *Personalakt levereras till slutarkiv efter anställningens upphörande

30 30 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Introducera nya medarbetare Introduktionsplan för Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 7 år medarbetare avdelningschef Checklista Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet avdelningschef Informationsmaterial Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet avdelningschef IT-försäkran Registreras i Persona Personalakt 2 år efter inaktualitet Mobiltelefonavtal Ordnas systematiskt Resp. 10 år avdelningschef Fullmakt, postöppning Ordnas systematiskt Registrator Vid inaktualitet Tystnadsplikt Registreras i Persona Personalakt Bevaras * Tystnadsplikt för vikarier Registreras i Persona Personalakt Bevaras * Tystnadsplikt för Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 7 år studenter/praktikanter enhet/område Enskilda avtal Ordnas systematiskt Personalakt Bevaras * Till exempel arbetstider och förmåner Kvittenser för nycklar Ordnas systematiskt Vaktmästeriet/ Resp. enhet/område När nyckeln har återlämnats, dock tidigast 2 år Tjänstebilsavtal Ordnas systematiskt Personalakt Bevaras * *Personalaktlevereras till slutarkiv efter Utdrag ur belastningregistret Registreras i Persona Personalakt 2 år anställningens upphörande

31 31 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Utveckla kompetens Kursinbjudningar Ordnas systematiskt Resp. handläggare, Vid inaktualitet e-brevlåda Kursmaterial Ordnas systematiskt Resp. handläggare Vid inaktualitet Studieintyg Ordnas systematiskt Personalakt Bevaras * *Personalaktlevereras till slutarkiv efter anställningens upphörande Kompetens- Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 7 år utvecklingsplan enhet/område Ledighetsansökan för facklig utbildning Ordnas systematiskt Personalakt Bevaras * Skickas till barn- och utbildningskontoret

32 32 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Arbeta med friskvård Fritidsklubbens Ordnas systematiskt Personalavdelning Bevaras 7 år informationsmaterial Fritidsklubbens stadgar Ordnas systematiskt Personalavdelning Bevaras 7 år Hälsonytt Ordnas systematiskt Personalavdelning Bevaras 7 år Informationsmaterial Ordnas systematiskt Personalavdelning Bevaras 7 år Fritidsklubbens protokoll Ordnas systematiskt Personalavdelning Bevaras 7 år Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Förhandla med facken Kallelse Ordnas systematiskt Personalavdelning Bevaras 7 år Arkiveras med tillhörande protokoll MBL-Protokoll Ordnas systematiskt Personalavdelning Bevaras 7 år Avser fackliga förhandlingar enligt medbestämmandelag och gällande kollektivavtal Meddelande om stridsåtgärder Registreas i Diabas Personalavdelning Bevaras 7 år

33 33 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Göra arbetsvärdering Godkänd basvärdering BAS Server Revideras Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Hantera disciplinärenden Kallelse Ordnas systematiskt Personalavdelning Vid inaktualitet MBL-protokoll Ordnas systematiskt Personalavdelning Bevaras 7 år Skriftlig varning Ordnas systematiskt Personalakt Bevaras * Polisanmälan Ordnas systematiskt Personalakt Bevaras * Disciplinpåföljd Ordnas systematiskt Personalakt Bevaras * *Personalaktlevereras till slutarkiv efter anställningens upphörande

34 34 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Avsluta anställning Arbetsgivarintyg Registreras i Persona Server 2 år Beslut om Ordnas systematiskt Personalakt Bevaras * avgångsvederlag Entledigande Registreras i Persona Personalakt Bevaras * Ansökan om pension Registreras i Persona Personalakt Bevaras * och entledigande Ansökan om pension och entledigande Registreras i Persona Personalakt Bevaras * Skickas till medarbetare som ska gå i pension, lämnas till respektive chef. Handläggs av personalavdelningen. LAS-handlingar, ej Winlas Server 2 år genomförda LAS-handlingar, Winlas Personalavdelning Bevaras genomförda Varsel om uppsägning Registreras i Persona Personalakt Bevaras * Avser varsel om uppsägning vid arbetsbrist Tjänstgöringintyg/ Ordnas systematiskt Personalakt Bevaras * *Personalakt levereras till slutarkiv efter betyg, kopia Ansökan om företrädesrätt anställningens upphörande Registreras i Persona Resp. chef Vid inaktualitet Ansökan kan göras senast 9 månader efter sista anställningstid

35 35 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Upphandla Upphandlingsbeslut Registreras i e-avrop Inköpsenheten Bevaras 4 år Fullmakt Ordnas systematiskt Inköpsenheten Bevaras 4 år Samråd Ordnas systematiskt Inköpsenheten Bevaras 4 år Annons Registreras i e-avrop Inköpsenheten Bevaras 4 år Förfrågningsunderlag Registreras i e-avrop Inköpsenheten Bevaras 4 år Kompletteringar Registreras i e-avrop Inköpsenheten Bevaras 4 år Se anbud Öppningsprotokoll Registreras i e-avrop Inköpsenheten Bevaras 4 år Prövningsprotokoll Ordnas systematiskt Inköpsenheten Bevaras 4 år Utvärderingsprotokoll Ordnas systematiskt Inköpsenheten Bevaras 4 år Tilldelningsbeslut Registreras i e-avrop Inköpsenheten Bevaras 4 år Upphandlingsrapport Registreras i e-avrop Inköpsenheten Bevaras 4 år Anbud, antaget Registreras i e-avrop Inköpsenheten Bevaras 4 år Allmän handling efter anbudsöppningen Anbud, ej antagna Registreras i e-avrop Inköpsenheten 4 år Allmän handling efter anbudsöppningen Efterannnons Registreras i e-avrop Inköpsenheten Bevaras 4 år

36 36 Verksamhetsområde: Stödjande verksamheter Strukturenhet: Hantera leverantörsavtal Avtal gällande måltider Diarieförs i Diabas BU-kontor, server Bevaras * Avtal, centrala Registreras i e-avrop BU-kontor, server Bevaras * Avtal, interna Ordnas systematiskt Resp. avdelning/ skolområde Bevaras * *Levereras till slutarkiv efter att avtalet har upphört att gälla

37 37 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Beställa Offerter Ordnas systematiskt Resp. beställare Vid inaktualitet Beslut om val av Ordnas systematiskt Resp. beställare Bevaras 2 år leverantör Avropsavtal Registreras i e-avrop Resp. avdelnings Gällande gallring se, hantera avtal närarkiv Leasingavtal Registreras i e-avrop Resp. avdelnings Gällande gallring se, hantera avtal närarkiv Orderbekräftelse Ordnas systematiskt Resp. beställare 2 år Garantibevis Ordnas systematiskt Resp. beställare Vid garantitidens upphörande Produktdokumentation Ordnas systematiskt Resp. beställare Vid inaktualitet Mottagningsbevis Ordnas systematiskt Resp. beställare Vid inaktualitet /Fraktsedel Följesedel Ordnas systematiskt Resp. beställare 2 år

38 38 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Informera muntligen Mötesanteckningar Ordnas systematiskt Verksamhetsansvarig Vid inaktualitet Kallelse eller dagordning Ordnas systematiskt Verksamhetsansvarig Vid inaktualitet Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Informera skriftligen Pressreleaser Ordnas systematiskt Infoavd. Bevaras 7 år Nyhetsbrev Ordnas systematiskt Verksamhetsansvarig Bevaras 7 år Nyhet på Intranät eller hemsidan Intranät, hemsida Intranät, hemsida Vid inaktualitet

39 39 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Administrera måltider för barn och elever Grundbeställning av Ordnas systematiskt Resp. handläggare Avhändas Skickas till tekniska serviceförvaltningen. måltider Avbeställning av måltider Ordnas systematiskt Resp. handläggare Avhändas Skickas till tekniska serviceförvaltningen. Beställning av måltider, kopia Ordnas systematiskt Resp. handläggare Vid inaktualitet Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Administrera måltider för personal Beställning av måltider Ordnas systematiskt Resp. handläggare Vid inaktualitet Lista över måltider Ordnas systematiskt Resp. handläggare Vid inaktualitet Kuponger Ordnas systematiskt Resp. handläggare Vid inaktualitet

40 40 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Administrera privata förskolor och fritidshem Familjedaghemsutredning Ordnas systematiskt Resp. handläggare 5 år efter att familjedaghemm et har upphört Godkännande att bedriva Diarieförs i Diabas Resp. handläggare Bevaras 7 år enskild barnomsorg Ansökan om att bli Diarieförs i Diabas Resp. handläggare Bevaras 7 år dagbarnvårdare Ansökan om Diarieförs i Diabas Resp. handläggare Bevaras 7 år godkännande att bedriva enskild barnomsorg, inkl. bilagor Beslut om bidrag till Diarieförs i Diabas Resp. handläggare Bevaras 7 år enskild förskola/fritidshem Avtal med privata Diarieförs i Diabas Resp. handläggare Bevaras 7 år förskoleentreprenörer Avslag på ansökan om att bedriva enskild barnomsorg Diarieförs i Diabas Resp. handläggare Bevaras 7 år

41 41 Verksamhetsområde: Stödjande verksamhet Strukturenhet: Administrera skolor med enskild huvudman Förteckning över privatskolor i Nässjö kommun Ordnas systematiskt Resp. handläggare Vid inaktualitet

42 42 Verksamhetsområde: Förskoleverksamhet Strukturenhet: Planera pedagogisk förskoleverksamhet Dagböcker/ planeringskalendrar Ordnas systematiskt Resp. förskola Bevaras 10 år Dagböcker och planeringskalendrar bör bevaras i de fall de har förts löpande och i sådan form att de dokumenterar verksamheten Veckobrev/månadsbrev Ordnas systematiskt Resp. enhet Vid inaktualitet Avser informationsbrev som skickas till vårdnadshavare Arbetsplan Ordnas systematiskt Resp. förskola Bevaras 10 år Förteckning över Ordnas systematiskt Resp. enhet Bevaras 10 år Ingår i det systematiska kvalitetsarbetet. förskolor Ansökan om Ordnas systematiskt Enheten för Vid inaktualitet modersmålsstöd i förskolan flerspråkighet Tjänstefördelning Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Ingår i det systematiska kvalitetsarbetet. förskoleområde Blankett för barnets Registreras i Dexter Resp. enhet Vid inaktualitet Utgör underlag för schemaläggning schema Dokumentation om Ordnas systematiskt Resp. förskola Bevaras 10 år Ingår i det systematiska kvalitetsarbetet. pedagogisk inriktning Schema för personal Registreras i Persona Resp. område 3 år Utgör underlag för lön

43 43 Verksamhetsområde: Förskoleverksamhet Strukturenhet: Planera mat Beställning av specialkost Ordnas systematiskt Tekniska serviceförvaltningen Avhändas Lämnas till respektive klasslärare, administreras av tekniska Läkarintyg för specialkost Ordnas systematiskt Tekniska serviceförvaltningen serviceförvaltningen. avhändas Lämnas till respektive klasslärare, administreras av tekniska serviceförvaltningen. Sekretess enligt OSL (2009:400) 21 kap. 1

44 44 Verksamhetsområde: Förskoleverksamhet Strukturenhet: 3.2 Ta fram interna styrdokument Handlingsplaner Ordnas systematiskt Resp. förskolområde Bevaras 10 år Avser styrdokument interna för respektive förskola/skolområde. Riktlinjer Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Ingår i det systematiskt kvalitetsarbetet. förskoleområde (inkl. fristående förskolor) Trivselregler Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Ingår i det systematiska kvalitetsarbetet. förskoleområde Likabehandlingsplaner Ordnas systematiskt Resp. förskoleområde Bevaras 10 år

45 45 Verksamhetsområde: Förskoleverksamhet Strukturenhet: 3.3 Placera i förskola Ansökan om Ordnas systematiskt Extens Vid inaktualitet Ansökan görs i systemet Dexter förskoleplats Behörighet till dexter Registreras i Extens Extens Vid inaktualitet Övergår i behörighet för grundskola Bekräftelse av ansökan Ordnas systematiskt Extens Vid inaktualitet Med bekräftelse följer behörigheter till tjänster i Dexter Överenskommelse om Registreras i Extens Extens 3 år Pappersansökningar skickas till BU-kontor plats Plats för arbetssökande som tillfälligt går upp i Ordnas systematiskt BU-kontor 3 år Ansökan görs på blankett som skickas till BU-kontor tid Tillfällig plats för Registreras i Extens BU-kontor 3 år Ansökan görs i systemet Dexter arbetssökande Förskoleplatskö Ordnas systematiskt Extens Vid inaktualitet

46 46 Verksamhetsområde: Förskoleverksamhet Strukturenhet: 3.4 Inskola i förskola Välkomstbrev Ordnas systematiskt Resp. förskolområde Bevaras 10 år Ett exemplar av varje informationsmaterial bevaras. Informationsmaterial Ordnas systematiskt Resp. förskolområde Bevaras 10 år Ett exemplar av varje informationsmaterial bevaras. Anteckningar från Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet inskolningsmöte förskolområde Barnuppgifter Ordnas systematiskt Resp. förskola När barnet har Samlad information om barn avslutat sin förskoleplacering Allergier/kost Ordnas systematiskt Tekniska serviceförvaltningen Vid inaktualitet Sekretess enligt OSL (2009:400) 21 kap. 1 Läkarutlåtande Ordnas systematiskt Barnmapp Bevaras 10 år Sekretess enligt OSL (2009:400) 21 kap. 1 Egenvård Ordnas systematiskt Barnmapp Bevaras 10 år Sekretess enligt OSL(2009:400) 21 kap. 1

47 47 Verksamhetsområde: Förskoleverksamhet Strukturenhet: Utföra pedagogisk förskoleverksamhet Egenproducerat Ordnas systematiskt Resp. förskola Vid inaktualitet pedagogiskt material Närvaro/frånvaro Ordnas systematiskt Resp. förskola 3 år Försäkringskassan har rätt att kontrollera innevarande år samt 2 år tillbaka. Verksamhetsområde: Förskoleverksamhet Strukturenhet: Genomföra studieresor och -besök Medgivande för Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet deltagande förskolområde Handlingar rörande Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år studieresor och -besök förskolområde Informationsmaterial Ordnas systematiskt Resp. förskolområde Vid inaktualitet Delges vårdnadshavare

48 48 Verksamhetsområde: Förskoleverksamhet Strukturenhet: Föra föräldraråd Kallelse Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet Skickas till vårdnadshavare förskoleområde Mötesanteckningar/ protokoll Ordnas systematiskt Resp. förskoleområde Bevaras 10 år Kopia skickas till BU-kontor och läggs ut på Dexter Verksamhetsområde: Förskoleverksamhet Strukturenhet: 3.7 Göra systematiskt kvalitetsarbete Föräldraenkäter Ordnas systematiskt BU-kontor 2 år Redovisning av det systematiska kvalitetsarbetet Ordnas systematiskt Resp. förskoleområde Bevaras 10 år Kopia skickas till BU-kontor

49 49 Verksamhetsområde: Förskoleverksamhet Strukturenhet: Föra utvecklingssamtal Inbjudan Ordnas systematiskt Resp. enhet Vid inaktualitet Skickas till vårdnadshavare Anteckningar Ordnas systematiskt Resp. enhet Vid inaktualitet, senast när barnet har slutat Verksamhetsområde: Förskoleverksamhet Strukturenhet: 3.9 Avsluta förskoleplacering Blankett för uppsägning Ordnas systematiskt BU-kontor 2 år Utgör underlag för registrering i Extens. av plats Uppsägning av plats i Registreras i Dexter Extens 2 år Dexter Medgivande för överföring av information Ordnas systematiskt Resp. enhet Avhändas Förvaras i låst skåp. Överlämnas till respektive förskoleklass.

50 50 Verksamhetsområde: Fritidshemsverksamhet Strukturenhet: Planera pedagogisk fritidshemsverksamhet Dagböcker/ planeringskalendrar Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Dagböcker och planeringskalendrar bör bevaras i de fall de har förts löpande och i sådan form att de dokumenterar verksamheten Veckobrev/ månadsbrev Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet Avser informationsbrev som skickas till vårdnadshavare Arbetsplan Ordnas systematiskt Resp. enhet Bevaras 10 år Förteckning över Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Ingår i kvalitetsredovisningen. fritidshem Tjänstefördelning Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Ingår i kvalitetsredovisningen. Schema för personal Registreras i Persona Resp. enhet 3 år Utgör underlag för lön Blankett för schema för Registreras i Dexter Resp. enhet Vid inaktualitet Utgör underlag för schemaläggning fritidshem, elev Dokumentation om pedagogisk inriktning Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Ingår i kvalitetsredovisningen.

51 51 Verksamhetsområde: Fritidshemsverksamhet Strukturenhet: Planera mat Beställning av specialkost Ordnas systematiskt Tekniska serviceförvaltningen Avhändas Lämnas till respektive klasslärare, administreras av tekniska serviceförvaltningen. Verksamhetsområde: Fritidshemsverksamhet Strukturenhet: 4.2 Ta fram interna styrdokument Handlingsplaner Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Avser styrdokument interna för respektive fritidshem/enhet. Riktlinjer Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Ingår i kvalitetsredovisningen. Ordningsegler Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Trivselregler Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Likabehandlingsplaner Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år

52 52 Verksamhetsområde: Fritidshemsverksamhet Strukturenhet: 4.3 Placera på fritidshem Ansökan om plats på Registreras i Extens Extens Vid inaktualitet Ansökan görs i systemet Dexter fritidshem Bekräftelse av ansökan Ordnas systematiskt Extens Vid inaktualitet Med bekräftelsen följer behörigheter tjänster i Dexter Överenskommelse om Registreras i Extens Extens 3 år Pappersansökningar skickas till BU-kontor plats Behörighet till Dexter för vårdnadshavare Registreras i Extens Extens Vid inaktualitet Gallras efter att barnet har avslutat sin fritidshemsplacering. Fritidshemsplatskö Ordnas systematiskt Extens Vid inaktualitet Ansökan om skollovsplats Registreras i Extens Extens 3 år Ansökningar görs på papper och skickas till BU-kontor Tillfällig plats för arbetssökande Registreras i Extens Extens 3 år Ansökan görs i systemet Dexter

53 53 Verksamhetsområde: Fritidshemsverksamhet Strukturenhet: 4.4 Inskola på fritidshem Informationsmaterial Ordnas systematiskt Resp. Bevaras Ett exemplar av varje informationsmaterial bevaras, övriga gallras vid inaktualitet. Skickas till vårdnadshavare Välkomstbrev Ordnas systematiskt Resp. Bevaras/vid Se informationmaterial inaktualitet Kallelse Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet Skickas till vårdnadshavare Anteckningar från Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet inskolningsmöte Allergier/kost Tekniska serviceförvaltningen Vid inaktualitet Sekretess enligt OSL (2009:400) 21 kap. 1 Läkarutlåtande Ordnas systematiskt Elevmapp Bevaras Sekretess enligt OSL (2009:400) 21 kap. 1 Egenvård Ordnas systematiskt Elevmapp Bevaras Sekretess enligt OSL (2009:400) 21 kap. 1 Elevuppgifter Ordnas systematiskt Resp. skola Vid inaktualitet Samlad information om elever

54 54 Verksamhetsområde: Fritidshemsverksamhet Strukturenhet: Utföra pedagogisk fritidshemsverksamhet Egenproducerat pedagogiskt material Ordnas systematiskt Resp. enhet/område Vid inaktualitet Verksamhetsområde: Fritidshemsverksamhet Strukturenhet: Genomföra studieresor och -besök Medgivande för Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet deltagande enhet/område Handlingar rörande Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år studieresor och -besök enhet/område Informationsmaterial Ordnas systematiskt Resp. enhet/område Vid inaktualitet Delges vårdnadshavare och elever. Verksamhetsområde: Fritidshemsverksamhet Strukturenhet: 4.7 Göra systematiskt kvalitetsarbete Pedagogiskt bokslut Ordnas systematiskt Resp. Bevaras Kvalitetsredovisning skickas till BU-kontor.

55 55 Verksamhetsområde: Fritidshemsverksamhet Strukturenhet: Föra utvecklingssamtal Anteckningar Ordnas systematiskt Resp. enhet Vid inaktualitet, senast när barnet har slutat Kallelse Ordnas systematiskt Resp. enhet Vid inaktualitet Skickas till vårdnadshavare Verksamhetsområde: Fritidshemsverksamhet Strukturenhet: 4.9 Avsluta fritidshemsplacering Blankett för uppsägning av plats Ordnas systematiskt BU-kontor 2 år Utgör underlag för registrering i Extens. Skickas till BU-kontor Uppsägning av plats Registreras i Extens Extens 2 år Skickas till BU-kontor

56 56 Verksamhetsområde: Grundskoleverksamhet (inklusive förskoleklass) Strukturenhet: Planera pedagogisk grundskoleverksamhet Klasschema Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Avser slutgiltigt klasschema Klasslista/ gruppförteckning Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Slutgiltig med dokumenterade förändringar under året. Bör innehålla uppgifter om skola, läsår, klassbeteckning, lärare, elevnamn, personnummer och adress. Veckobrev/ månadsbrev Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet Avser informationsbrev som skickas till vårdnadshavare Kalendarium Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Timplan/kursplan Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Pedagogisk planering Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Betygskriterier Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Ansökan om att gå Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet Kan gallras när eleven har slutat gymnasiet om/hoppa över årskurs Elevens val Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet Kan gallras efter läsårets slut Läraraschema Ordnas systematiskt Resp. 3 år

57 57 Arbetsplan Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Tjänstefördelning Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Handlingar rörande Ordnas systematiskt Elevmapp Bevaras 10 år befrielse från viss typ av utbildning Ansökan om modersmålundervisning Ordnas systematiskt Enheten för flerspråkighet Vid inaktualitet, dock tidigast när eleven slutat grundskolan Schema för personal Registreras i Persona Resp. 3 år Utgör underlag för lön Intyg om arbetstid från arbetsgivare Ordnas systematiskt Resp. 3 år När en elev behöver vara på skolan innan klockan Verksamhetsområde: Grundskoleverksamhet (inklusive förskoleklass) Strukturenhet: Planera mat Beställning av specialkost Ordnas systematiskt Tekniska serviceförvaltningen Avhändas Lämnas till respektive klasslärare, administreras av tekniska serviceförvaltningen.

58 58 Verksamhetsområde: Grundskoleverksamhet (inklusive förskoleklass) Strukturenhet: 5.2 Ta fram interna styrdokument Likabehandlingsplaner Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Avser styrdokument interna för respektive skola/. Handlingsplaner Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Ordningsregler Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Riktlinjer Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Stadgar Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år.

59 59 Verksamhetsområde: Grundskoleverksamhet (inklusive förskoleklass) Strukturenhet: 5.3 Placera i grundskola Ansökan om behörighet Ordnas systematiskt Extens Vid inaktualtitet Ansökan görs i systemet Dexter till dexter, för vårdnadshavare Behörighet till dexter, för vårdandshavare Registreras i Extens Extens Vid inaktualitet Gallras efter att eleven har avslutat sin skolgång Lista från Kid elevområden Vid inaktualitet/ revideras Inflyttningsblankett Registreras i Extens Extens/Resp. 1 år

60 60 Verksamhetsområde: Grundskoleverksamhet (inklusive förskoleklass) Strukturenhet: 5.4 Inskola i grundskola Informationsmaterial Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Ett exemplar av varje informationsmaterial bevaras, övriga gallras vid inaktualitet. Skickas till vårdnadshavare Välkomstbrev Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Se informationsmaterial Kallelse Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet Skickas till vårdnadshavare Anteckningar från Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet inskolningsmöte Allergier/kost Tekniska serviceförvaltningen Avhändas Läkarutlåtande Ordnas systematiskt Elevmapp Bevaras 10 år Egenvård Ordnas systematiskt Elevmapp Bevaras 10 år Elevinformation Ordnas systematiskt Resp. Medgivande till överföring av information från förskola Ordnas systematiskt Resp. När eleven har Kontaktuppgifter om elever avslutat sin skolgång 1 år Förvaras i låst skåp

61 61 Verksamhetsområde: Grundskoleverksamhet (inklusive förskoleklass) Strukturenhet: Utföra pedagogisk grundskoleverksamhet Förteckning över läromedel Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Gäller om det finns en förteckning över läromedel Pedagogiskt material och läromedel Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 5 år Ett exemplar av varje läromedel bevaras (egenproducerade och inköpta), övriga gallras vid inaktualitet. Närvaro/frånvaro Registreras i Dexter Dexter 3 år Verksamhetsområde: Grundskoleverksamhet (inklusive förskoleklass) Strukturenhet: Genomföra studieresor och -besök Medgivande för Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet deltagande Handlingar rörande Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år studieresor och -besök Informationsmaterial Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet Delges vårdnadshavare och elever.

62 62 Verksamhetsområde: Grundskoleverksamhet (inklusive förskoleklass) Strukturenhet: Bedriva Prao-verksamhet Ansökningar om Praoplats Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet, tidigast vid Förteckning över Praoplatser Ordnas systematiskt Resp. läsårsslut Bevaras 10 år Studie- och yrkesvägledare Verksamhetsområde: Grundskoleverksamhet (inklusive förskoleklass) Strukturenhet: Göra prov och tester Skriftliga tester och prov Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet* Betygsunderlag är nödvändigt att spara så länge betyget kan ändras, enligt skollag (2010:800) 3 kap. 20 Anteckningar från Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet* muntliga prov och tester Övriga betygsunderlag Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet* *Dock tidigast ett år efter läsårets slut

63 63 Verksamhetsområde: Grundskoleverksamhet (inklusive förskoleklass) Strukturenhet: Betygsätta Slutbetyg Ordnas systematiskt Resp. Avhändas Avhändas till respektive elev Slutbetyg, kopia Ordnas systematiskt Resp. Bevaras Intyg om avgång från Registreras i Extens Resp. Avhändas Utfärdas om elev avgår utan slutbetyg. grundskola Intyg om avgång från Ordnas systematiskt Resp. Bevaras Utfärdas om elev avgår utan slutbetyg. grundskola, kopia Betyg Registreras i Extens Resp. Avhändas Avhändas till respektive elev Betyg, kopia Ordnas systematiskt Resp. 4 år Betygsvarning Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet Avser varning om underkänt betyg. Betygskatalog Registreras i Extens Resp. Bevaras 15 år, server Prövning av betyg Registreras i Extens Resp. Bevaras 15 år Enligt skollagen (2010:800) 3 kap Skriftlig bedömning Diarieförs i resp. skoldiarium Resp. Bevaras Skrivs när en elev går ut grundskolan utan godkänt betyg

64 64 Verksamhetsområde: Grundskoleverksamhet (inklusive förskoleklass) Strukturenhet: Göra nationella prov Följebrev Ordnas systematiskt Resp. rektor Vid inaktualitet Följer med leveransen av de nationella proven Information om Ordnas systematiskt Resp. rektor Vid inaktualitet förslutning av nationella prov med provdatum Lärarinformation Ordnas systematiskt Resp. lärare Vid inaktualitet Följer med varje nationellt prov Beställningsbrev Ordnas systematiskt Resp. rektor Vid inaktualitet Informationsbrev till elev Ordnas systematiskt Resp.lärare Vid inaktualitet Kopieras och lämnas till varje elev Bedömningsanvisningar Ordnas systematiskt Resp. lärare Vid inaktualitet Delas ut till respektive lärare Lärarenkät Ordnas systematiskt Resp.lärare Vid inaktualitet Fylls i av respektive lärare och skickas till Skolverket Nationella prov Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 4 år Arkiveras efter ämne, ordnas efter klasslista. Sekretess gäller så länge uppgifter i proven återanvänds i andra nationella prov enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 17 kap. 4.

65 65 Verksamhetsområde: Grundskoleverksamhet (inklusive förskoleklass) Strukturenhet: Föra föräldraråd Mötesanteckningar/ protokoll Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Kopia skickas till barn- och utbildningsnämnden Kallelse Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet Skickas till vårdnadshavare Ersättning för föräldraråd Ordnas systematiskt BU-kontor 10 år Skickas till barn- och utbildningskontoret Verksamhetsområde: Grundskoleverksamhet (inklusive förskoleklass) Strukturenhet: Föra matråd Mötesanteckningar/ Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år protokoll Kallelse Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet

66 66 Verksamhetsområde: Grundskoleverksamhet (inklusive förskoleklass) Strukturenhet: Föra elevråd Mötesanteckningar/ Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år protokoll Kallelse Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet Verksamhetsområde: Grundskoleverksamhet (inklusive förskoleklass) Strukturenhet: Föra klassråd Mötesanteckningar/ Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år protokoll Kallelse Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet

67 67 Verksamhetsområde: Grundskoleverksamhet (inklusive förskoleklass) Strukturenhet: 5.7 Göra systematiskt kvalitetsarbete Kvalitetsredovisning Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Kopia av kvalitetsredovisning skickas till barn- och utbildningsnämnden. Elevenkäter Ordnas systematiskt Resp. 2 år Föräldraenkäter Ordnas systematiskt Resp. 2 år Sammanställning av Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Inklusive frågeställning elevenkäter Sammanställning av föräldraenkäter Ordnas systematiskt Resp. Bevaras 10 år Inklusive frågeställning

68 68 Verksamhetsområde: Grundskoleverksamhet (inklusive förskoleklass) Strukturenhet: Föra utvecklingssamtal Anteckningar Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet Kallelse till utvecklingssamtal Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet Skickas till vårdnadshavare Verksamhetsområde: Grundskoleverksamhet (inklusive förskoleklass) Strukturenhet: Göra individuell utvecklingsplan Kunskapsprofiler Ordnas systematiskt Resp. klasslärare Vid inaktualitet Individuell utvecklingsplan Ordnas systematiskt Resp. klasslärare Avhändas Avhändas till respektive elev efter avslutat skolgång Utvärdering Ordnas systematiskt Resp. klasslärare Efter avslutad grundskola Ingår i individuell utvecklingsplan (IUP)

69 69 Verksamhetsområde: Grundskoleverksamhet (inklusive förskoleklass) Strukturenhet: 5.9 Avsluta grundskoleplacering Utflyttningsanmälan Ordnas systematiskt Resp. Övergång mellan stadier Ordnas systematiskt Resp. Vid inaktualitet, dock tidigast ett år efter läsårets slut När eleven har avslutat sin skolgång Elevernas in- och utflyttningar antecknas på klasslistor som bevaras Verksamhetsområde: Grundskoleverksamhet (inklusive förskoleklass) Strukturenhet: Ta ledigt från grundskoleverksamhet Ledighetsansökan med beslut Ordnas systematiskt Resp. När eleven har slutat skolan Kopia av ledighetsansökan med beslut