Så här skyddar vi ditt barn Till dig som har barn med skyddade personuppgifter

Transkript

1 Så här skyddar vi ditt barn Till dig som har barn med Enköpings kommun

2 Till dig som har barn med För att skydda ditt barn har endast ett fåtal personer inom Enköpings kommun tillgång till uppgifter om barnet. Dessa personer har tillgång till uppgifterna för att till exempel kunna sköta administrationen kring avgifter och betyg. Hur vet förskolan/skolan att ditt barn har skyddade personuppgifter? Kommunen får en gång i veckan uppgifter från folkbokföringsregistret på Skatteverket, så informationen om sekretessmarkering når kommunen inom en vecka. När den systemansvariga på kommunens skolkansli ser sekretessmarkeringen, kontaktar denna rektorn eller förskolechefen vid den skola eller förskola där ditt barn ska gå. Rektorn eller förskolechefen tar kontakt med dig och bokar ett möte så att ni tillsammans kan upprätta en handlingsplan för barnet. Rektorn eller förskolechefen informerar sedan dem som ni kommer överens om ska informeras om ditt barns situation. En personlig handlingsplan för varje barn Tillsammans med skolans rektor eller förskolechefen tar du fram en handlingsplan för ditt barn. Handlingsplanen är viktig för familjens säkerhet. I handlingsplanen bestämmer ni till exempel vem som får hämta barnet och hur kontakten mellan dig och skolan eller förskolan ska gå till. Kommunen använder alltid säkra kanaler för att kontakta dig, till exempel brev via Skatteverkets förmedlingsservice. Skyddade personuppgifter i de elektroniska systemen Den som behöver se ditt barns personuppgifter måste ha ett särskilt lösenord till skolförvaltningens elektroniska system. Lösenorden delas endast ut till den personal som måste ha uppgifterna för att kunna utföra sitt arbete. Procapita är kommunens system för administration av förskole- och grundskoleverksamhet. I Procapita finns ditt barns personuppgifter för administration kring grupper, klasser och betyg. I systemet finns också information om att barnet har. InfoMentor (för skolelever) är kommunens system för uppföljning av barnets resultat i skolan.

3 I InfoMentor skriver läraren skriftliga omdömen, IUP och åtgärdsprogram. När ett barn har skyddade personuppgifter kan läraren skriva ut ett tomt blad och göra noteringarna där, eller så hör läraren eller skolassistenten av sig till skolkansliets administratör som lägger in eleven i InfoMentor en kort stund. Läraren kan då skriva noteringarna, för att sedan skriva ut dem på papper och ta bort all information ur InfoMentor. Även anteckningar om frånvaro gör vi på papper. Dokumenten hemligstämplas och förvaras i skolans kassaskåp. Asynja är elevhälsoteamets system för journalföring av grundskolans elever. För de elever som har, gör vi en pappersjournal. Betyg och nationella prov Kopior av betyg och betygsdokument hemligstämplas och sparas i kassaskåp på skolan. När eleven ska söka till gymnasium tar du tillsammans med rektorn kontakt med tilltänkt skola och kommer överens om lämpliga rutiner. Fotografering Barn med skyddade personuppgifter kan aldrig vara med på skolfoton, gruppfoton eller enskilda bilder inte ens med ett fingerat namn eller utan namn. Skolfoton är en allmän handling och kommunen kan inte begränsa spridningen. Så länge ett barn har från Skatteverket kan barnet därför inte delta vid fotograferingen. Skyddade personuppgifter vid arkivering Om någon begär ut personuppgifter om ett barn ur kommunens arkiv, kontrollerar alltid arkivarien eller annan berörd personal om det finns någon sekretessmarkering på barnet hos Skatteverket. Om det finns en sekretessmarkering, lämnas inte handlingarna ut. När skyddet upphör När sekretessmarkeringen på barnet tas bort får kommunen uppgift om det från folkbokföringen. Informationen når kommunen inom en vecka. Kommunen följer då

4 samma rutin som när skyddet började.

5