Hantering av skyddade personuppgifter

Transkript

1 Hantering av skyddade personuppgifter inom stadens skolor Bakgrund Kommunfullmäktige har den 12 april 2010 antagit Stadsövergripande policy om skyddade personuppgifter med riktlinjer till nämnder och bolag. Utbildningsförvaltningens anvisningar syftar till att komplettera den stadsövergripande policyn. Skyddade personuppgifter Enligt 22 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400, OSL) är uppgifter inom folkbokföringsverksamheten i regel offentliga. Sekretess gäller om det av särskild anledning kan antas att en person eller någon närstående, kan lida skada eller men om uppgiften om personen lämnas ut. Beroende på arten av hot finns tre grader av skyddade personuppgifter. Skyddade personuppgifter är Skatteverkets samlingsnamn för åtgärderna sekretessmarkering, kvarskrivning och fingerade personuppgifter. Sekretessmarkering: I de fall Skatteverket på förhand kan bedöma att utlämnande av uppgifter om en person kan orsaka personförföljelse eller annan skada kan en så kallad markering för särskild sekretessprövning (sekretessmarkering) sättas för personen i folkbokföringsdatabasen. Det framgår inte vilken uppgift om personen i folkbokföringen som kan vara känslig. Markeringen fungerar som en varningssignal så att en noggrann prövning görs innan några uppgifter om personen lämnas ut. Kvarskrivning: Ett annat sätt att skydda personuppgifter i folkbokföringen är att genom beslut om kvarskrivning medge en person vid flyttning att vara folkbokförd på den gamla folkbokföringsorten i högst tre år. Kvarskrivning kräver särskilda skäl där det kan antas att personen kan bli utsatt för brott, förföljelser eller allvarliga trakasserier på annat sätt. Fingerade personuppgifter: Vid särskilt allvarliga hot kan en person medges att använda annan identitet. Beslut om detta meddelas av Stockholms tingsrätt efter ansökan hos Rikspolisstyrelsen. UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN

2 Utbildningsförvaltningens anvisningar och handlingsplan 1. Skriftliga rutiner Varje skola ska ha skriftliga rutiner för hantering av skyddade personuppgifter. Fastställda regler och rutiner krävs för att säkerställa att inga skyddade personuppgifter behandlas på ett sådant sätt att det innebär ökade risker och svåra konsekvenser för den enskilde. Vilka personuppgifter som särskilt måste skyddas kan givetvis variera från elev till elev. Det är därför viktigt att skolan i varje enskilt fall gör en bedömning om hur personuppgifterna ska behandlas. Vid behandlingen av elevers personuppgifter kan till exempel en uppgift om vilken skola eleven går i vara nog så viktigt att skydda som uppgifter om hemadress och telefonnummer. I denna bedömning kan man givetvis inhämta elevens och vårdnadshavarens inställning men det är alltid skolans ansvar att se till att behandlingen sker på ett säkert sätt. Utbildningsförvaltningen rekommenderar skolverkets stödmaterial Unga med skyddade personuppgifter 1 samt Datainspektionens checklista Skyddade personuppgifter i skolan 2 som vägledning i hanteringen av elever med skyddade personuppgifter i skolan. En handlingsplan ska upprättas (exempel från Skolverket i bilaga 1). 2. Begränsa åtkomst av information och dokument Vid hantering av personuppgifterna ska inte fler uppgifter behandlas än vad som behövs för ändamålet av behandlingen. För att i möjligaste mån minimera risken för spridning, bör man begränsa åtkomsten till känslig information och dokumentation kring elever med skyddade personuppgifter till ett fåtal personer samt förvara dokumentationen avskilt och på säker plats. För att minska riskerna för den enskilde ska man i varje enskilt fall noga analysera vilka personuppgifter som behöver registreras och kommuniceras. Skolan behöver ha rutiner för att rätt behörighet tilldelas och inaktuella behörigheter avslutas i stadens verksamhetssystem. 3. Information till personal All personal som kommer i kontakt med skyddade personuppgifter behöver ha kännedom om skolans rutiner om hanteringen av elever med skyddade personuppgifter. Däribland ingår hantering av praktiska situationer samt hur man agerar i akuta situationer, exempelvis om personuppgifter röjs eller eleven utsätts för hot. 4. Kommunikation med personer med skyddade personuppgifter Vid kommunikation använd säkra och med vårdnadshavare överrenskomna kommunikationskanaler. Kommunikation via e-post bör inte tillämpas i fråga om elever med skyddade personuppgifter vare sig inom eller mellan myndigheter. Den enskilde ska informeras om riskerna med att hantera elektroniska tjänster och e-post. Kommunikation med andra myndigheter per telefon kan vara möjlig efter motringning. 5. Kontroll Det kan vara viktigt att i efterhand kunna spåra vilka som tagit del av uppgifter om en person med skyddade personuppgifter. 6. Stöd och vägledning Vid behov av stöd och närmare information kontakta personuppgiftsombud eller systemförvaltare på utbildningsförvaltningen

3 Bilaga 1 Handlingsplan för elev med skyddade personuppgifter Allmän information Elevens namn: Elevens personnummer: (Viktigt för att kunna använda Skolverkets postförmedling) Klass: Elevens vårdnadshavare: Om eleven ska ha en kontaktperson, dennes namn: Skyddet Vem/vilka i familjen omfattas av skyddet? Vilken typ av skydd har de? Vem skyddas eleven ifrån? Finns det några särskilda risker som verksamheten måste beakta? Är det något som personalen ska vara uppmärksam på? Hur tar sig eleven till skolan? Vid behov vem kontrollerar och bekräftar att eleven kommit fram? Vem får hämta eleven? Vilka ska informeras om elevens situation och vad ska de veta? Rektor: Kontaktperson: Mentor/klassföreståndare: Vilken information ska övrig personal få? Har ni diskuterat med vårdnadshavaren och den unga hur man ska förhålla sig till frågor från exempelvis kamrater? Hur ska kontakten mellan skolan/fritidshemmet och hemmet gå till? UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN

4 Hur ska kontakten mellan verksamheten och vårdnadshavaren gå till? Vad ska kontaktpersonen ha för uppgift? Finns det en kontaktgrupp? Vilka är med i den? Vad är gruppens roll? Kodord? Hur ska vårdnadshavaren eller eleven göra en sjukanmälan? Hur ska skolan rapportera till vårdnadshavaren om eleven är oanmält frånvarande från skolan? Hur ska vårdnadshavaren eller den myndiga eleven meddela verksamheten om situationen förändras (om skyddet ändras eller upphör, om familjen flyttar etc.)? Stöd och hälsa Behöver eleven stöd i form av kurator, psykolog etc? Behöver eleven en stödperson? Vem? Hur har elevens skolgång sett ut hittills? Behöver eleven någon form av särskilt stöd? Praktiska frågor i verksamheten INTERNET/DATORER Ska eleven kunna logga in på skolans datorer? Med vilket namn? Ska eleven ha tillgång till e-post? Hur ska kontot fungera? Ska eleven ha dold adress? Med vilket namn? Ska eleven kunna logga in på en lärplattform? Med vilket namn? Får elevens namn finnas med på Internet? (Även om det krävs inloggning för att komma åt uppgifterna.)

5 SKOLSKJUTS, BUSSKORT OCH BIBLIOTEKSKORT Har eleven rätt till skolskjuts? Vem registreras kortet på? Ska eleven ha bibliotekskort? Hur registreras det? NÄRVAROLISTOR/KLASSLISTOR Får eleven finnas med på närvarolistor/klasslistor? Hur ska det gå till? Vilken information ska finnas med? UTFLYKTER, STUDIERESOR ETC Får eleven följa med på utflykter eller studieresor? Vad ska personalen tänka på? Vill vårdnadshavaren få information inför varje utflykt, studiebesök? Hur? DOKUMENTATION Finns det någon tidigare dokumentation av elevens kunskaper, utveckling etc? (Individuell utvecklingsplan, individuell studieplan, notering om hälsobesök, utredningar, åtgärdsprogram, beslut om anpassad studiegång m.m.?) Om ja har familjen med sig den? Om inte vem kontaktar den verksamhet som eleven tidigare varit inskriven i? Hur ska elevens betyg hanteras? Vill familjen regelbundet få kopior av den dokumentation som rör eleven? Hur ofta? FOTOGRAFERING Får eleven finnas med i en skolkatalog eller gruppfotografier? AKUTA SITUATIONER Vad ska personalen göra om en hotfull situation uppstår? Vem ska kontaktas? Hur? Vill vårdnadshavaren kontaktas när någon begär ut uppgifter (även när uppgifter inte lämnas ut)? Vad ska eleven göra om den som hotar kommer till verksamheten? Har eleven fått information om hur hon eller han snabbt kan komma i kontakt med någon i personalen?

6 VILKEN INFORMATION HAR VÅRDNADSHAVAREN/BARNET FÅTT? Har vårdnadshavaren eller den myndiga eleven fått information om gällande sekretessbestämmelser? Har vårdnadshavaren eller den myndiga eleven fått information om verksamhetens rutiner för hantering av skyddade personuppgifter? Har eleven fått en rundvandring? Har eleven fått information om hur rastvakterna ser ut?