Gemensam administration

Transkript

1 (26) Gemensam administration Gallringsföreskrifter markerade med asterisk (**) grundas på gallringsbeslut fattat av KS/KF, infört i författningssamlingen 6.21 Avvikelsehantering 10 år Närarkiv Vid kriminalitet i 10 år Cirkulär, reklam, broschyrer och **Vid inakt inbjudningar Cookiefiler, loggfiler för e-post och filer som tillfälligt lagrats av webbläsaren. **Vid inakt Enkäter, och andra handlingar som utgör underlag till rapport, eller annan sammanställning Handlingar som har utgjort underlag för kommunens interna planering och verksamhetsredovisning **Vid inakt **Vid inakt Gallras när rapporten/sammanställningen är klar, såvida de inte innehåller information som är av värde för att förstå slutrapporten, eller är av annat värde för förvaltningen eller framtida forskning Gallras när redovisningen/sammanställningen är klar, under förutsättning att handlingarna saknar vidare värde när slutrapporten är klar.

2 (26) Handlingar vars informationsinnehåll har överförts till annan databärare. (T.ex.. information som förs över från digitalt till analogt medium, såsom e- post och webbsidor som skrivs ut på papper; digital information som kopieras eller omvandlas till nytt filformat (konverteras); upptagningar på telefonens röstbrevlåda, som dokumenteras i en tjänsteanteckning. Informationsutskick från kommunens övriga nämnder/förvaltningar/organ Inkomna och upprättade handlingar som inte föranleder åtgärd, eller tillför sakuppgift till ärende. Register, liggare, listor och andra handlingar som används som verksamhetsstöd, men som saknar varaktig betydelse för verksamheten. **Vid inakt **Vid inakt **Vid inakt **Vid inakt Gallras när informationsöverföringen är klar, såvida inte överföringen medför betydande informationsförlust. Observera att handlingar för vilka sekretess gäller, alltid måste diarieföras. Dessa kan gallras efter 6 månader, om anteckning om detta noteras i diariet. Riktlinjer/Rutiner VOF Bevaras Pärm i dokumentskåp samt på Forum 5 år Flyttas till närarkivet ett år efter inaktualitet

3 (26) Projekt ledda av den egna förvaltningen Dokument rörande projektets start, t.ex. direktiv och organisation Bevaras Akt i dokumentskåp Efter avslut Ansvarig projektledare ansvarar för arkivering. Mindre projekt kan bevaras i diarieakt, projekt med mer omfattande dokumentation kan hållas samman i en egen avdelning, och arkivläggas som t.ex. Dokumenthanteringsprojektets handlingar. Bevaras Akt i dokumentskåp Slutrapport Bevaras Akt i dokumentskåp Övriga handlingar, såsom mötesprotokoll/anteckningar, korrespondens, delrapporter och underlag/primärdata till slutrapport Bevaras Akt i dokumentskåp Om de är av vikt för att förstå slutrapporten, eller om de innehåller annan information som är av värde för förvaltningen eller framtida forskning. Nämndadministration, utskott, råd, samverkansgrupp m.m. Ansökan om föreningsbidrag Handläggs av och arkiveras av Teknik o fritidsnämnden Delegationsprotokoll* Bevaras Pärm i dokumentskåp 3 år Flyttas till närarkivet på Upplandsgatan 2 efter 1 år

4 (26) Kallelser med sammanträdeshandlingar, föredragningslistor och dagordning (original) Minnesanteckningar - samrådsgrupper, kontaktpolitiker 2 år Pärm i dokumentskåp Flyttas till närarkivet på Upplandsgatan 2 efter 1 år Bevaras Akt i dokumentskåp 3 år Flyttas till närarkivet på Upplandsgatan 2 efter 1 år Protokoll*, vård- och omsorgsnämnden Bevaras Pärm i dokumentskåp 3 år Flyttas till närarkivet på Upplandsgatan 2 efter 1 år Bilagor till protokoll vård- och omsorgsnämndens handlingar Gallras vid platsbrist. Pärm i dokumentskåp 3 år Flyttas till närarkivet på Upplandsgatan 2 efter 1 år Original finns i akter. Protokoll*, enskilda utskottet Bevaras Pärm i dokumentskåp 3 år Flyttas till närarkivet på Upplandsgatan 2 efter 1 år Förenklad delgivning Vid inakt Pärm i aktskåp Ärendeförteckning till vård- och omsorgsnämnden och utskott Bevaras Finns i respektive protokollspärm 3 år Flyttas till närarkivet på Upplandsgatan 2 efter 1 år Protokoll*, MBL/samverkansprotokoll Bevaras Pärm i dokumentskåp 3 år Flyttas till närarkivet på Upplandsgatan 2 efter 1 år Överläggningsprotokoll* Bevaras Pärm i dokumentskåp 3 år I Personalpärm om vi skrivit på, annars original till PK

5 (26) Fonder tillämpningsanvisning 2 år Akt i dokumentskåp Fonder: Ansökningar, ekonomikontorets uppgifter om utbetalningsbara medel Bevaras Akt i dokumentskåp Flyttas till närarkivet på Upplandsgatan 2 efter 1 år. Protokoll*, fondgruppen Bevaras Pärm i dokumentskåp 3 år Flyttas till närarkivet på Upplandsgatan 2 efter 1 år Intyg för förlorad arbetsinkomst Vid inakt Pärm: nämndsekr.

6 (26) Handlingar till diariet Inkommande och utgående skrivelser 5 år Pärm: Registrator Flyttas till närarkivet efter 2 år Postlista Bevaras Pärm: registrator 3 år Flyttas till närarkivet efter 1 år Diarieförda ärenden Bevaras Akter i dokumentskåp 5 år Flyttas till närarkivet 1 år efter avslut. Diarieblad Bevaras Följer akten 3 år Sedan är LEX dokument och ärendehanteringssystem infört Diarieförda ärenden svar på externa enkäter/statistik Långsiktiga Kortsiktiga Bevaras 2 år Pärm i dokumentskåp Pärm i dokumentskåp 3 år Typ SCB. Flyttas till närarkivet efter 1 år Informationsskrift som framställts av Bevaras Arkivlåda närarkiv 10 år Läggs kontinuerligt ner i närarkivet förvaltningen Dokumenthanteringsplan Bevaras Akt i dokumentskåp Uppdateras varje år Dispensansökningar personalärenden Bevaras Pärm: förvaltningssekr. 3 år Flyttas till närarkiv efter 1 år Dispensansökningar investeringar Bevaras Pärm i dokumentskåp 3 år Flyttas till närarkiv efter 1 år

7 (26) 2 år Akt i dokumentskåp Diarieförda ärenden remisser för yttrande från andra förvaltningar Inkommande/Utgående postpärm 5 år Pärm: Registrator Flyttas till närarkiv efter 2 år Beredskapsplan krishanteringsplan Systematiskt brandskyddsarbete SPA Vid inakt Akt i dokumentskåp Gallras då ny plan har fastställts Synpunktssammanställning Bevaras Akt i dokumentskåp Flyttas till närarkiv efter 2 år Inkomna synpunkter Gallras efter 5 år ev bevaras Pärm: i aktskåp Polisanmälningar 3 år Pärm i dokumentskåp Avtal, kontrakt Avtal/kontrakt som direkt berör verksamheten Bevaras Pärm i dokumentskåp 2 år Till et 2 år efter avtalstidens utgång Avtal och kontrakt rutinmässig karaktär, t.ex. hyresavtal, avtal städning och utrustningar 2 år Pärm i dokumentskåp Efter avslut

8 (26) Ekonomiavdelningen Ansvarsförbindelser handkassor 2 år ** Pärm: ekonom **Efter inaktualitet Assistansräkning, kopia 10 år Pärm: Ekonomiassistent Bokföringsorder/internfakturor 10 år Pärm: senaste pärm i dokumentskåp - ekonom Originalet till försäkringskassan. Flyttas till närarkivet efter 2 år. Till ekonomikontoret efter 2 år Bokslut Bevaras Akt i dokumentskåp 3 år Flyttas till närarkivet efter 1 år Budget Bevaras Akt i dokumentskåp 3 år Flyttas till närarkivet efter 1 år Fondutbetalning 10 år Pärm: senaste pärm i dokumentskåp - reception Till närarkiv 2 år Förordnande som beslutsattestant - original 10 år Pärm: dokumentskåp Flyttas till närarkiv vid inaktualitet Internbudget Bevaras Akt i dokumentskåp 3 år Flyttas till närarkivet efter 1 år. Kodlåskort Vid inakt Ekonomiassistent

9 (26) Kundfakturering 10 år Pärm: senaste pärm i dokumentskåp - reception Kvittens, utbetalning av omkostnadsersättning 5 år Pärm: HO 2 år Till närarkiv 2 år Kvittensblock 10 år Hos respektive områdeschef Objektsplan original 10 år Pärm: dokumentskåp Flyttas till närarkivet efter 2 år. Redovisning av korttidsvistelse 1 år Pärm: Ekonomiassistent Utbetalningsbesked från försäkringskassan (LASS) Verifikationer/utanordningar/ handkassor 10 år Pärm ekonom Flyttas till närarkivet efter 2 år. 10 år Pärm: senaste pärm i dokumentskåp - reception Till ekonomikontoret efter 2 år

10 (26) Personal Anmälan om arbetsskada, kopia Anställningsbevis, kopia Anhörigpärm Vid inakt Pärm assistent Vid inakt Ergonom Original till försäkringskassan. Kopia till personalkontoret och den anställdes fackförbund. 2 år Pärm: personalredog. Upprättas i två original, ett till den anställde och ett till personakt på personalkontoret samt kopia till omr.chef eller ansvarig Ansökningshandlingar från personer som anställts av kommunen Vid inakt Ansökan, betyg och meritförteckning i original till personalkontoret Ansökningshandlingar från personer som ej får tjänst i kommunen Arbetsgivarintyg 2 år Pärm: personalredog. Resp omr.chef eller dennes assistent Beslut om disciplinpåföljd Vid inakt Resp chef eller dennes assistent 1 år Pärm: assistent Betygshandlingar återsändes till de sökande, personliga brevet sparas Undantag för ansökningar via e-post Originalet till den anställde, kopia till personakt på personalkontoret Betyg/intyg över tjänstgöring och utbildning Vid inakt Kopia till personakt på personalkontoret, originalet till den anställde

11 (26) Fullmakt för postöppning Vid inakt Pärm i postrummet Gallras när personen slutar Korrespondens av tillfällig betydelse 2 år Pärm: personalredog Körjournaler 2 år Pärm: personalredog Ledighetsansökningar kopia (längre än 2 år Pärm: personalredog Original till personalakt på personalkontoret 1 månad, gäller ej sem.ledighet) Rehabiliteringsutredning Vid inakt Pärm: Personal Original FK, kopia personalkontoret och den anställdes fackförbund. Sekretessförbindelse, tystnadsplikt Vid inakt I dokumentskåp Anst. under 1 mån lämnas till chef verksamhetsstrategisk enhet Tillbud, original Bevaras Pärm: ergonom 4 år Kopia till personalkontoret. Flyttas till närarkivet efter 2 år. Tjänstgöringsrapport, m.m. 2 år Pärm: personalredog Original till personakt på personalkontoret Tågbokningar Vid inakt Pärm: assistent Uppvisat läkarintyg Vid inakt Pärm: personalredog Original till personalakt på personalkontoret

12 (26) Förvaltningsledning Förvaltningsbrev 5 år Pärm hos förvaltningssekreteraren MAS-brev 5 år Pärm hos MAS Minnesanteckning ledningsgrupp 5 år Pärm hos förvaltningssekreteraren Vid beslut registreras minnesanteckningarna Nybyggnationer särskilda boendeformer Ombyggnationer särskilda boendeformer 2 år Pärm: Fastighetsansvarig 2 år Pärm: Fastighetsansvarig Efter inflyttning Original hos fastighetskontoret KFAB Efter inflyttning Original hos fastighetskontoret KFAB

13 (26) Lednings och verksamhetsstöd Kvalitets- och IT samordnare Samtliga IT-system: Sofia Omfale Färdtjänst Med. tek. prod. LSS BAB bostadsanpassning Senior alert Time care Bevaras Vid inakt Finns möjligheten att bevara systemdokumentation digitalt för framtiden kan detta göras. Annars uttag ur system i pappersform Arbetsgrupper, referensgrupp 5 år Pärm: utredare Handledarpärm, riktlinjer Vid inakt Pärm: Processledare Hot, våld och säkerhet Bevaras Pärm: Ergonom 10 år Finns på Forum Original sparas innan uppdatering Närvårdsskolan Bevaras Pärm: Processledare Efter projektets avslut SBA Tillbudsrapport 1 år Pärm: Systemansvarig

14 (26) Systematiskt arbetsmiljöarbete Bevaras Pärm: Ergonom 10 år Finns på Forum Original sparas innan uppdatering Vård- och utvecklingsforum - minnesanteckningar 3 år Förvaring: MAS

15 (26) HSL dokument Anmälningar enligt bestämmelser om Lex Maria Ur Gallringsråd 6 - Bevara eller gallra? Råd om landstingens, regionernas och kommunernas patientjournaler och övrig medicinsk dokumentation Bevaras Dokumentskåp MAS 10 år Utredningsmaterial enligt Lex Mariabestämmelser. Registreras/diarieförs Ansvarsövertagande, läkemedelshantering Bevaras Till närarkiv när Beslut om delegering av medicinska arbetsuppgifter 10 år Till närarkiv vid årets slut Blodtryckslista Bevaras Till närarkiv när Brev eller meddelande till/från/angående patient, av betydelse för vård och behandling Bevaras Till närarkiv när Avser även beslut om ändring i delegering och om återkallade delegeringsbeslut Checklista, övriga Vid inakt. Avser checklistor av kortvarig betydelse tex checklistor som används för att underlätta patientbesöket, exempelvis Checklista inför patientens hemgång samt checklistor där innehållet är rutinmässigt

16 (26) Diabetes, uppgifter om Bevaras Till närarkiv när Dietjournal/kostlista Bevaras Till närarkiv när Dosrecept/läkemedelslistor Bevaras Till närarkiv när Enskilda avvikelserapporter 3 år Till närarkiv vid årets slut Epikris slutanteckningar Bevaras Till närarkiv när Fallskaderapporter 10 år Fotografier Bevaras Till närarkiv när Enskilda rapporterade händelser, dock först efter att dessa använts i en händelseanalys där en sammanställning gjorts för rapportering och uppföljning av mål och resultat. Gallring av enskilda avvikelserapporter får inte ske om dessa behövs för vårdgivarens uppföljning eller om dessa kan behövas för framtida utredningar i disciplin- eller patientskadeärenden. 10 år Fotografier av betydelse för patientjournalens innehåll och syften ingår i patientjournal

17 (26) Förbrukningsjournal, narkotika (individuell) Förbrukningsjournal, narkotika (förrådsadministration, akut- och buffertförråd) Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (HSAN), beslut som rör den egna vårdgivaren Bevaras Till närarkiv när 10 år Till närarkiv vid årets slut Bevaras Till närarkiv när Hjälpmedelsordinationer Bevaras Till närarkiv när Individuella vårdplaner Bevaras Till närarkiv när Infusions-/injektionslistor Bevaras Till närarkiv när Instruktioner för läkemedelshantering Bevaras Till närarkiv när Kvalitetsgranskning, enligt Socialstyrelsens rekommendationer Bevaras Till närarkiv när 10 år Egna journalkopior gallras vid inaktualitet. 10 år Fastställda organisationsövergripande direktiv för läkemedelshanteringen Registreras/diarieförs 10 år Protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Registreras/diarieförs

18 (26) Laboratorielistor och svar Bevaras Till närarkiv när Laboratoriesvar, preliminära Vid inakt. Om preliminärsvar avviker från det definitiva bevaras båda i journalen Ledningssystem/avvikelsehantering Bevaras Till närarkiv när Läkemedelsbiverkning, uppgifter om Bevaras Till närarkiv när Läkemedelslistor Bevaras Till närarkiv när Nyckelförteckningar till läkemedelsförråd 3 år efter inakt. Till närarkiv vid årets slut Omvårdnadsanamneser Bevaras Till närarkiv när Omvårdnadsepikriser Bevaras Till närarkiv när Omvårdnadsjournal Bevaras Till närarkiv när 10 år Handlingar som dokumenterar vårdgivarens ledningssystem dvs. mål, organisation, rutiner, metoder och vårdprocesser som säkerställer kvaliteten och patientsäkerheten

19 (26) Omvårdnadsmeddelanden Bevaras Till närarkiv när Patientjournal Bevaras Till närarkiv när Patientskaderegleringen (PSR) Bevaras Till närarkiv när Register över medicintekniska produkter Sammanställning/resultat av analyserande enskilda avvikelserapporter Signaturförtydligandelistor (handstilsprov) Signeringslistor, administrerat läkemedel Bevaras Bevaras Bevaras Till närarkiv när Till närarkiv när Till närarkiv när 10 år Till närarkiv vid årets slut Sondmatningsschema Bevaras Till närarkiv när Sårvårdsjournal Bevaras Till närarkiv när 10 år Ska innehålla de uppgifter som behövs för en god och säker vård av patienten (patientdatalag 2008:355) 10 år Egna journalkopior gallras vid inaktualitet Registreras/diarieförs 10 år Inventarium för registrering av uppgifter om medicinteknisk utrustning, benämning, placering, åtgärder över tid etc. 10 år 10 år Identifierar signatur och journalförare Registreras/diarieförs

20 (26) Temp- och läkemedelslistor Bevaras Till närarkiv när Vårdplaner Bevaras Till närarkiv när (individuella/patientrelaterade) Vätskelistor Bevaras Till närarkiv när Återrapport från apotek, förskrivning Bevaras Till närarkiv när av läkemedel Överkänslighetsmarkering Bevaras Till närarkiv när

21 (26) Handikappomsorg Analyslistor/bevakningslistor Vid inakt Individuella mål för personal Vid inakt Pärm: original hos resp enhet Lex Sarah (LSS/SoL) -anmälningar och utredningar i original, kopior av dokumentation och rapporteringar Löneunderlag till familjehem, avlastningshem, kontaktperson Närvarorapport för utbetalning av habiliteringsersättning Bevaras Akter i dokumentskåp 3 år Närarkivet efter 2 år. I enskilda verksamheter ska dokumentationen av utredningar av allvarliga missförhållanden sparas i minst 2 år enligt Socialstyrelsen 2 år Pärm: assistent HO 2 år Pärm: Assistent Resurscenter Riktlinjer för hälso- och sjukvården Vid inakt Pärm: Aktskåp och Forum Statistik, kortsiktig Vid inakt. Pärm: - Assistent Resurscenter Underlag för utbetalning av habiliteringsersättning 2 år Pärm: Assistent Resurscenter

22 (26) Vid inakt Pärm: Aktskåp Uppdragshandling/arbetsmiljöansvar/ rutiner Åtagande som kontaktperson (LSS) Vid inakt. Pärm: Samordnare Åtagande som korttidsfamilj, (LSS) Vik inakt. Pärm: Handl LSS Personakter/LSS/SoL Begäran/ansökan om insats enligt LSS Bevaras I personakt Vid inakt Undantag för SoL är personer födda dag 5, 15 och 25 som ska sparas för framtida forskning Beslutsmeddelande från försäkringskassan (Kopia) Bevaras I personakt Undantag för SoL är personer födda dag 5, 15 och 25 som ska sparas för framtida forskning Delgivning inför beslut Bevaras I personakt Vid inakt Undantag för SoL är personer födda dag 5, 15 och 25 som ska sparas för framtida forskning Domstolsutslag Bevaras I personakt Vid inakt Undantag för SoL är personer födda dag 5, 15 och 25 som ska sparas för framtida forskning

23 (26) Förordnande av god man/förvaltare Bevaras I personakt Vid inakt Undantag för SoL är personer födda dag 5, 15 och 25 som ska sparas för framtida forskning Individuell plan LSS Bevaras. I personakt Vid inakt Intyg/utlåtande Bevaras I personakt Vid inakt Undantag för SoL är personer födda dag 5, 15 och 25 som ska sparas för framtida forskning Kopior av handlingar från landsting eller kommun Bevaras I personakt Vid inakt Undantag för SoL är personer födda dag 5, 15 och 25 som ska sparas för framtida forskning Psykologutredning Bevaras I personakt Vid inakt. Undantag för SoL är personer födda dag 5, 15 och 25 som ska sparas för framtida forskning Skrivelser inkommande och utgående Bevaras I personakt Vid inakt Undantag för SoL är personer födda dag 5, 15 och 25 som ska sparas för framtida forskning Utredning från försäkringskassan Bevaras I personakt

24 (26) Utredning/förslag till beslut (LSS/SoLärende) Bevaras I personakt Vid inakt. Undantag för SoL är personer födda dag 5, 15 och 25 som ska sparas för framtida forskning Ärendeblad/delegationsbeslut (LSS/SoL-ärende) Ärendeblad/tilläggsblad journalanteckningar/löpande anteckningar Bevaras I personakt Vid inakt Undantag för SoL är personer födda dag 5, 15 och 25 som ska sparas för framtida forskning Bevaras I personakt Vid inakt Undantag för SoL är personer födda dag 5, 15 och 25 som ska sparas för framtida forskning Överklaganden/kopia Bevaras I personakt Vid inakt Undantag för SoL är personer födda dag 5, 15 och 25 som ska sparas för framtida forskning

25 (26) Äldreomsorg Administration äldreomsorg assistent Överklagningar myndighet Bevaras Personakt hos biståndshandläggare Äldreomsorgschef Lex Sarah (SoL) -anmälningar och utredningar i original, kopior av dokumentation och rapporteringar Chef för Myndighet ÄO Bevaras Akter i dokumentskåp 3 år Närarkivet efter 2 år I enskilda verksamheter ska dokumentationen av utredningar av allvarliga missförhållanden sparas i minst 2 år enligt Socialstyrelsen Ansökan om ekonomiskt bistånd p.g.a. dubbla boendekostnader, utanordning 5 år I personakt Gallras 5 år efter sista anteckningen i akten

26 (26) Biståndsutredningar/SoL Avgiftshandläggning - inkomstuppgifter original - dagjournal Bevaras Pärm egna kontoret Gallras 2 år efter sista anteckningen i akten. Undantag för födelsedatum 5, 15, 25 som ska sparas för framtida forskning Biståndsutredningar Bevaras I personakt Vid inakt. Gallras 5 år efter sista anteckningen i akten. Undantag för födelsedatum 5, 15, 25 som ska sparas för framtida forskning Bostadsanpassningsbidrag (BAB) 10 år I personakt på egna kontoret Gallras 10 år efter avslut Medicinskt färdigbehandlade Bevaras I personakt Vid inakt. Gallras 5 år efter sista anteckningen i akten. Undantag för födelsedatum 5, 15, 25 som ska sparas för framtida forskning Riksfärdtjänst/färdtjänst Bevaras I personakt Vid inakt. Gallras 5 år efter sista anteckningen i akten. Undantag för födelsedatum 5, 15, 25 som ska sparas för framtida forskning Vårdplanering Bevaras I personakt Vid inakt. Gallras 5 år efter sista anteckningen i akten. Undantag för födelsedatum 5, 15, 25 som ska sparas för framtida forskning