Södermöre kommundelsnämnd Kronologisk ordning Personalutv. 5 år Bevaras Bindes Protokoll

Transkript

1 1(19) ORIGINALPROTOKOLL/ MINNESANTECKNINGAR Södermöre kommundelsnämnd Kronologisk ordning Personalutv. 5 år Bevaras Bindes Protokoll Bilagor till SKDN:s protokoll Diarieplansordning Diariet 5 år Bevaras Delegationsbeslut Kronologisk ordning Personalutv. 5 år Bevaras Nämndens anmälnings- och Kronologisk ordning Personalutv. 2 år kännedomsärenden Kallelser till nämndsammanträde Kronologisk ordning Personalutv. 2 år Tillkännagivande av Skickas in till KL- Kopia, gallras vid protokollsjustering kontoret/kanslienheten bindning av protokoll Centrala samverkansgruppen inkl Kronologisk ordning Personalutv. 5 år Bevaras Skyddskommittén

2 2 (18) Lokalt pensionärsråd Kronologisk ordning Personalutv. 5 år Bevaras Protokoll/anteckningar från lednings- Kronologisk ordning Personalutv. 5 år Bevaras T.ex. bör anteckgrupp, förhandlingar och övriga ningar från byalagsmöten av vikt för verksamheten möten bevaras med tanke på forskningen DIARIET Diarieförda handlingar, original Diarieplansordning Diariet 5 år Bevaras Diarieplanlista Årlig lista Tillsammans ar med diarie- förda handl. 5 år Bevaras Årlig kopia OBS! ska skickas separat vid leverans till kommunarkivet Diarielistor Diarieplansordning 5 år Bevaras Ett ärende/papper Ärendelista Diarienummerordning 5 år Bevaras

3 3 (18) KORRESPONDENS E-post, SMS och röstbrevlåda av Kronologisk ordning Resp. Vid inaktualitet Se kommungemensam verksamhets- tillfällig eller ringa betydelse handläggare handbok, Dokument- och ärendehantering / Allmänna handlingar Övrig e-post, SMS och röstbrevlåda Kronologisk ordning Resp. Bevaras Gallras efter utdrag på papper och handläggare följer därefter tillämplig anvisning i dokumenthanteringsplanen Rutinkorrespondens, original Kronologisk ordning Resp. 2 år handläggare Sociala media Server Leverans Vid inaktualitet Utdrag från server 1 gång/år Om det sker korrespondens som ingår i sker vid (Ska ge en ögonblicksbild) ärenden ska detta skrivas ut och nämndens Se rutin i den kommungemensamma diarieföras i det specifika ärendet. årliga verksamhetshandboken T.ex. om man från myndigheten lägger leverans Information - kommunikation ut och uppmanar till respons och inlägg

4 4 (18) ÖVRIGT Cookiefiler och globalfiler Vid inaktualitet Cookiefil=dataupptagning av info om besökta webbsidor på Internet. Globalfil=dataupptagning av adressuppgifter på hemsidor på Internet Protokollskopior, -utdrag, cirkulär och annat arbets- eller informationsmaterial av tillfällig betydelse Vid inaktualitet Fotodokumentation 5 år Bevaras (byggnader/miljöer) Polisrapport Personalutv. 2 år Personuppgiftsregister Personalutv. Vid inaktualitet Förteckning över Krisgrupp Personalutv. Vid inaktualitet

5 5 (18) Barn- och elevmätningar Kronologisk ordning Ekonom Vid inaktualitet Beslut om mottagandet av elev i Kronologisk ordning Diariet 5 år Bevaras Delegationsbeslut särskolan och specialskolan Delegat, Samordnare på Bou Pressklipp Kronologisk ordning Personalutv. 5 år Bevaras Bokningsschema - anläggningar Ekonom 2 år Brandskyddshandlingar Brandskydd ( checklistor, internkontrollroll) s- ansvarig Vid inaktualitet Tillsynsrapporter från brandkåren Kronologisk ordning Brandskydd Vid inaktualitet Vid ev. föreläggande eller större ansvarig ärenden rapporten ska bevaras till åtgärden är genomförd

6 6 (18) PROJEKT OCH UTREDNINGAR Ansökan om projektbidrag Kronologisk ordning Resp. 5 år Bevaras handläggare Projekt och övriga utredningar; Resp. 5 år Bevaras originalprotokoll, rapporter och andra handläggare handlingar av vikt för ärendets belysning EU-projekt Se rutin i den kommungemensamma verksamhetshandboken Dokumenthantering i EU-projekt Övrigt utredningsmaterial Resp. Vid inaktualitet handläggare KONTRAKT - AVTAL Avtal enskild barnomsorgsverksamhet, Diarieplansordning Diariet 5 år Bevaras original

7 7 (18) (Föräldrakooperativ) Avtal enskild barnomsorgsverksamhet, Kronologisk ordning Ekonom 2 år Underlag (Föräldrakooperativ) Kontrakt och avtal av rutinmässig Kronologisk ordning Ekonom 2 år efter karaktär (ex. hyreskontrakt, serviceavtal) upphörande Övriga kontrakt och avtal Kronologisk ordning Ekonom 5 år Bevaras ANBUD Anbud/offerter, antagna original Diarieplansordning Diariet 5 år Bevaras Anbud/offerter sammanställningar Kronologisk ordning Ekonom 5 år Bevaras Anbud/offerter, ej antagna Kronologisk ordning Ekonom 2 år Inköp och upphandling Kronologisk ordning Ekonom 2 år Original på Serviceförvaltningen anbudshandlingar, kopior Leverantörskontroll för begäran om Diarieplansordning Diariet 5 år Bevaras NYTT

8 8 (18) anbud vid direktupphandling Protokoll vid direktupphandling Diarieplansordning Diariet 5 år Bevaras NYTT TILLSTÅND Godkännande av enskild Diarieplansordning Diariet 5 år Bevaras barnomsorg, original Godkännande av enskild Kronologisk ordning Ekonom 10 år barnomsorg, underlag INVENTARIEFÖRTECKNING Inventarieförteckningar Kronologisk ordning Ekonom/ 10 år Uppdateras årligen och skickas till server ekonom på central förvaltning i samband med bokslut

9 9 (18) UPPFÖLJNING/UTVÄRDERING Uppföljning/utvärdering av vikt för Diarieplansordning Diariet 5 år Bevaras verksamheten Uppföljning/utvärdering, övrigt Kronologisk ordning Resp. Vid inaktualitet handläggare FORTBILDNING/STUDIE- DAGAR Utvärdering Kronologisk ordning Resp. 5 år Bevaras handläggare Fortbildningsmaterial, deltagarlistor Kronologisk ordning Resp. 2 år handläggare

10 10 (18) VERKSAMHETSLEDNINGS- SYSTEM Verksamhetshandboken Server/ Bevaras Lagras på server i Public från och med Verksamhet oktober s- samordnare Ledningens genomgång, protokoll och bilagor Server 5 år Bevaras Originalet hos ledningens representant Rapporter från interna revisioner Verksamhet s- samordnare 2 år Synpunkter/Beslut om åtgärder Kronologisk ordning Verksamhet (Södermörekort/Tyck till-kort) s- samordnare 2 år Ingår i ledningens genomgång Enkäter Resp. Efter handläggare sammanställning Enkäter, sammanställning Kronologisk ordning Resp. 5 år Bevaras + 1 ex av oifylld enkät handläggare

11 11 (18) Kemikalielista Kronologisk ordning Miljö- 5 år Förvaltningens sammanställning samordnare skickas till kommunens miljösamordnare Anmälan av tillbud/risk Kronologisk ordning Verksamhets- Bevaras Anmälningar och årssammanställningar samordnare Bevaras. Myndighetsspecifik dokumentation bevaras.

12 12 (18) EKONOMI Bokslut, årsredovisning, original Diarieplansordning Diariet 5 år Bevaras Bokslut, årsredovisning, underlag Kronologisk ordning Ekonom 5 år Budgethandlingar, original Diarieplansordning Diariet 5 år Bevaras Budgethandlingar, underlag Kronologisk ordning Ekonom 5 år Ombudgeteringar, original Kronologisk ordning Ekonom 10 år Kopior till enheterna Budgetuppföljning, original Diarieplansordning Diariet 5 år Bevaras Budgetuppföljning, underlag Kronologisk ordning Ekonom 5 år Fakturor Kronologisk ordning Inköp och 10 år Digitala fakturor. faktura Original till de digitala (server) digitala fakturorna förvaras i Östersund.

13 13 (18) Utanordning, original med underlag Kronologisk ordning Personalutv. 10 år Inköp och faktura (server) Omföringar Kronologisk ordning Personalutv. 10 år Intern/externfakturor Kronologisk ordning Personalutv. 10 år Underlag till internfakturor Kronologisk ordning Personalutv. 10 år Kundrapporter/ Debiteringsrapporter / Debiteringsunderlag från inköpsk. Kronologisk ordning Personalutv. 10 år Likställs med internfaktura Övrigt debiteringsunderlag Kronologisk ordning Personalutv. 2 år

14 14 (18) Insättningsbesked -kontantinbetalning Kronologisk ordning Personalutv. 2 år Följesedlar/fraktsedlar, Kronologisk ordning Personalutv. 10 år bilaga till faktura Listor över preliminär- och direkt Kronologisk ordning Personalutv. 10 år Sista utgallring 2015 bokförda fakturor Lista över korrektivposter Kronologisk ordning Personalutv. 10 år Sista utgallring 2015 Statsbidrag, momsunderlag Kronologisk ordning Ekonom 2 år Restlistor Kronologisk ordning Personalutv. Vid inaktualitet Rekvisitioner/beställningar, kopior Kronologisk ordning Personalutv. 2 år Garantibevis Kronologisk ordning Personalutv. Efter utgång

15 15 (18) PERSONALHANDLINGAR Reseräkningar Kronologisk ordning Personalutv. 2 år Körjournal egen bil Kronologisk ordning Personalutv. 6 år Sparas 6 år för Skattemyndigheten Körjournal förvaltningens bilar Kronologisk ordning Personalutv. 2 år Tjänstgöringsrapporter (personal Kronologisk ordning Personalutv. och förtroendevalda) / Självservice 2 år Arbetstidsschema Kronologisk ordning Personalutv. Vid inaktualitet Ledighetsansökningar Kronologisk ordning Personalutv. / Självservice 2 år Rapportering i systemet Självservice Server Avser ex sem, sjukdom

16 16 (18) Byte av semesterdagstillägg mot Kronologisk ordning Personalutv. 2 år Ansvarig chef registrerar ledig tid, original beviljade ansökningar i Sälvservice Anställningsbeslut, kopior Kronologisk ordning Personalutv. 2 år Original till akten på KL-kontoret/ personal Ansvarsförbindelse vid användande av datorer anslutna till Kalmar kommuns nätverk Kronologisk ordning Personalutv. Efter upphörd anställning Uppsägning Personnummerordning Personalutv. 2 år 1 ex till akten på KL-kontoret/ personal Uppsäg. från arbetsg. är Varsel till fackliga organisationer Kronologisk ordning Personalutv. Vid inaktualitet delegationsbeslut Erbjudande om anställning Personnummerordning Personalutv. 2 år Uppgifter hämtas i WIN-LAS (LAS-företräde)

17 17 (18) Sammanställning över sökanden Diarieplansordning Diariet/ 5 år Bevaras Sammanställning skrivs ut från och deras meriter Offentliga jobb systemet offentligajobb.se Ansökningshandlingar Offentliga Samtliga handlingar från den som har jobb erhållit tjänsten skickas till KLkontorets personalenhet. Personalakt upprättas där. Betygshandlingar och liknande från de som sökt men ej erhållit tjänsten gallras vid inaktualitet. Intresseanmälan till tjänst Kronologisk ordning Personalutv. / Offentliga jobb Vid inaktualitet Läkarintyg/sjukintyg Kronologisk ordning Kommun- 2 år Sekretess delschef om diagnos anges Försäkran för sjuklön Kronologisk ordning Personalutv. 2 år

18 18 (18) Kopia till akten på KL- Tjänstgöringsintyg/betyg kopior Kronologisk ordning Personalutv. 2 år kontoret/personalenhet Försäkran om tystnadsplikt Kronologisk ordning Personalutv. 5 år Efter upphörd anställning Hälsodeklaration TBC, kopia Alfabetisk ordning Personalutv. Vid inaktualitet Original till Kl-kontoret/ Personalenheten. Vid behov kopia till Kommunhälsan Hälsodeklaration TBC för studenter/ Alfabetisk ordning Personalutv. 2 år praktikanter Rehabiliteringsärende Personnummerordning Kommun- 5 år Bevaras Sekretess OSL 39 kap. 1 och 2 delschef / efter sista Följ rutin i rehabprogrammet Adato Adato anteck- Se rutin i den kommungemensamma ningen verksamhetshandboken Anteckningar angående omplaceringar Kronologisk ordning Personalutv. 5 år Bevaras Sekretess Disciplinära åtgärder Diariet/Personalakt Bevaras Till Kl-kontoret, personalenheten för

19 19 (18) insorterande i akt. Anmälan om tillbud Kronologisk ordning Kommunde Kan gallras efter Original till KL/löner ls- chef anställningens kopia till arbetstagare och chef upphörande Arbetsgivarintyg Kronologisk ordning Personalutv. 2 år Arbetsskadeanmälan, kopia Kronologisk ordning Personalutv. 2 år Original till KL-kontoret/personal Psykosocial enkät, medarbetarenkät Kronologisk ordning Personalutv. Bevaras NYTT sammanställning Handlingar angående Kronologisk ordning Kommun- Se anmärkning Sekretess Medarbetarsamtal/lönesamtal delschef Efter upphörd Blanketten kommer att överlämnas anställning vid eventuellt byte av chef om medarbetaren godkänner det. Gallring sker om medarbetaren inte godkänner överlämning.

20 20 (18) Individuell kompetens- Kronologisk ordning Kommun- Efter upphörd utvecklingsplan delschef anställning Medgivande att öppna post Kronologisk ordning Personalutv. Efter upphörd Rutin i den kommungemensamma (e-post och vanlig post) anställning verksamhetshandboken INFORMATIONSMATERIAL - EGENPRODUCERAT Skolkataloger Kronologisk ordning Vid inaktualitet Bevaras av skolorna Södermöre kommundelsnytt Diariet Personalutv. 5 år 1 ex bevaras Informationsblad till anställda Diariet Personalutv. 5 år 1 ex bevaras Övrigt informationsmaterial Kronologisk ordning Resp. 5 år 1 ex bevaras producerat av Södermöre handläggare kommundelsförvaltning