Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden Integrationsavdelningen UN

2 Serie, Handlingar /Gallras Leverans till Kommunarkiv Se bilaga 1 Flyktinghandlingar Flyktingakt Introduktionsplan, gäller före Etableringslagen Journalanteckning Uppehållstillstånd tom Bosättningsunderlag från AF/Migrationsverkt fr o m Andrahandskontrakt genomgångsbostad, besiktningsprotokoll,inventeringslista Hyreskontrakt, kopior Borgensförbindelse, hemförsäkring, Hemutrustningslån CSN Meddelande från hyresvärd, hyresskuld, uppsägningar mm Underrrättelse från kronofogdemyndighet om avhysning Korrespondens av tillfällig art, kallelser till möten med handläggare, rättegång mm Polisrapport om brott eller misstanke om brott Fullmakt Domar/beslut från andra myndigheter Remisser, AF, bostadsbolag, läkare mm Sjukintyg Anmärkning Läggs i akt Läggs i akt Efter kontraktstidens utgång under förutsättning att hyreskuld ej föreligger Lägg i akt Som ej har betydelse för verksamheten Journalanteckning Uppehållstillstånd Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll Beslut från handläggare, nämnd, utredningar mm Mottagningsbevis Kopior pass, skolor, betyg Ensamkommande barn flyktingakt Anvisning Migrationsverket CSN, hemförsäkring Fullmakt Lägg i akt 2

3 Serie, Handlingar /Gallras Leverans till Kommunarkiv Korrespondens av tillfällig art, kallelser till möten med handläggare, rättegång mm Polisrapport om brott eller misstanke om brott Domar/beslut från andra myndigheter Beslut överförmyndare, särskild förordnad vårdnadshavare Remisser, AF, bostadsbolag, läkare mm Ekonomiakt Bilagor till ansökan om ekonomiskt bistånd, kostnadsförslag tandvård, kontoutdrag, kvitton, räkningar, fakturor, närvarolistor, tjänstgöringsrapporter,se bilaga 1 Handlingar återkrav av ekonomiskt bistånd Ensamkommande barn ekonomiakt Bilagor till ansökan om ekonomiskt bistånd, kontoutdrag, kvitton, räkningar, fakturor, se bilaga 1 Handlingar återkrav av ekonomiskt bistånd Övriga flyktinghandlingar Personuppgifter på personer som ej mottogs i Alingsås Statsbidrag Återsökningar, flyktingar samt kvot Återrsökningar, ensamkommande Anmärkning Original bevaras i socialakten Som ej har betydelse för verksamheten Lägg i akt, endast 5,15, 25 bevaras Endast födda 5, 15, 25 bevaras Endast födda 5, 15, 25 bevaras, endast 5,15, 25 bevaras Endast födda 5, 15, 25 bevaras Endast födda 5, 15, 25 bevaras 1 år Tolkhandlingar Tolkbeställningar Tolkfakturor, kopior Tolkrekvisitioner (bilagor till tolkfakturan) Tolkrekvisitioner, rosa 1 år Original faktura i IOF Ekonomi Statsbidrag: nyanlända &asylsökande ansökningar 3

4 Serie, Handlingar /Gallras Utbetalningslistor Ansökningar samt utbetalningar Leverans till Kommunarkiv I pärm i kronologisk ordning Lämnas till leverantör ihop med inköp Ihop med fakturan Original hos Utbildningsförvaltning en Original Kassan KLK Rekvisitioner (vita) Rekvisitioner (rosa) Bokföringsorder & -specifikation utanordning Extern/internfakturering, tolkning mm Personligt utlägg Anmärkning (kopior) Leverantörsfakturor, internfakturor, Firstcard Hyresinbetalning (tomhyror) Akututbetalning till klient via Kassan Utbetalning av försörjningsstöd för mottagna flyktingar Original fakturor samhällsorientering och behandlingshem med personnr Ansökningshandlingar i offentliga jobb(tjänst) 1 år Original KLK, lönegruppen Betalas via IOF, Procapita Betalas via IOF Original hos Kassan KLK (kopior) Delegationsbeslut, Original hos UN 3 år Ansökningshandlingar på papper som skannats till offentliga jobb Ansökningshandlingar (ej ledig tjänst) Fullmakt för postöppning APT protokoll Flexlistor Polis- och skadeanmälan Rehabutredning 39 kap 1 OSL Ansökningshandling och anställningsbevis(vid anställning) till KLK, Lönegruppenpersonalakt Gallras Vid anställningens upphörande Rapportering i Aditro Självservice (centralt). Handling till rehab-system Utredning förvaras hos avd chef till personalsekreterare när ärendet är avslutat, skickas vidare till KLK, lönegruppen till personalakt när ärendet är avslutat 4

5 Serie, Handlingar /Gallras Företagshälsovård - underlag till fakturor - 39 kap 1 OSL Leverans till Kommunarkiv Original hos personalsekreteraren kopias mals efter attest och betalning Dokumentera datum för sjukskrivning därefter återlämnas sjukintyget. Ev kopia mals Rapportering i LISAsystemet Medicinskt underlag (sjukintyg) Arbetsskadeanmälan Tillbudsrapportering Frånvarorapportering Tjänstgöringsrapport timanställda 1 år Sekretessunderskrift, personal Sekretessunderskrift, praktikant Plan för extraordinära händelser på Integrationsavdelningen Anmärkning Rapportering i LISAsystemet Inrapporteras i Självservice lön Original till lönegruppen, kopia i pärm? Till personalakt Arkiv Gallringsprotokoll original Leveransbevis original Omgående Omgående Kopia i pärm Kopia i pärm Administration Statistiska uppgifter som efterfrågas av SCB Meddelanden av ringa värde i röstbrevlådor, mobiltelefoner, SMS, MMS och telefonsvarare Tidningsurklipp, fotografier Avyttran av inventarie I kronologiskordning i pärm Viktig information skall tillföras ärendet Korrespondens av tillfällig betydelse på papper/ e-post E-post av vikt Nyckelkvittering på Integrationsavd KS och KF handlingar som ej tillhör något ärende Avtal av vikt 3 år Sjukvårdsgruppen, protokoll Trycksaker, egen produktion Projekthandlingar Inventarieförteckning 3 år Original till KLKredovisningsavdelnin gen Se bilaga 2 5

6 Serie, Handlingar /Gallras Leverans till Kommunarkiv Anmärkning Dokumentation av kurser, utbildningar och seminarier i egen regi Kursinbjudningar, tidsskrifter & reklam Kallelser Handlingar inkomna för kännedom samt allmän information Ärende registrerad i Platina Ärende Kan innehålla sekretess, sekretessprövning i varje enskilt fall Ansökan om projektmedel Volontärregister Integrationpolicyn Kommunikationstrategi Diverse avtal rörande ensamkommande Avtalskopior Gallras ihop med Länsstyrelsen och EU I kronologiskordning i pärm Un och KS UN och KS UN och KS, ihop med Migrationsverket och Länsstyrelsen Förvaras på tjänsterum 6

7 Procapita Bilaga 1 Integrationsavdelningen använder datasystemet Procapita sedan december 2003 för hantering av journalanteckningar samt utbetalning av försörjningsstöd till sina klienter. All journalskrivning före december 2003 skrevs på skrivmaskin och utbetalningar av försörjningsstöd skedde genom Magnacura som administrerades av Socialförvaltningen. Fr o m trädde en ny lag i kraft Etableringslagen vilken innebär att kommunen inte har huvudansvaret längre för flyktingmottagning utan det har gått över till Arbetsförmedlingen. Kommunen kommer endast att betala ut försörjningsstöd i början då en flykting är mottagen i kommunen eller om flyktingen har nedsatt arbetsförmåga till 25 %. Flyktingen får en ersättning från staten som betalas ut via Försäkringskassan som heter etableringsersättning, denna betalas ut under två års tid. Alingsås kommun Integrationsavdelningen kommer att ansvara för flyktingen under två års tid. Arkivering av flyktingakten samt ekonomiakten kan variera i samma familj då en person kom år 1 och tex make/maka och barn kom år 2. Då arkiveras personen som kom först efter och resten av familjen också efter två dvs det innebär att olika personer i samma familj arkiveras olika år. Ensamkommande flyktingbarn har tagits emot i Alingsås kommun sedan år Alingsås kommun Integrationsavdelningen kommer att ansvara för det ensamkommande flyktingbarnet fr o m de år barnet kom till kommunen fram tills, underhållsskyldigheten upphör när barnet fyller arton år. Går barnet i skolan efter denna tidpunkt, är föräldrarna/kommunen underhållsskyldiga under den tid som skolgången pågår, dock längst intill dess barnet fyller tjugoett år. Till skolgång räknas studier i grundskolan eller gymnasieskolan och annan jämförlig grundutbildning. Bevaring Flyktingakten tas ut på papper vid arkivering efter mottagningsperiodens ( i det nya systemet Etableringslagen och 3 år i det gamla systemet Introduktionslagstiftningen) slut, denna skall bevaras, förvaring sker de fem första åren i arkivskåp på Integrationsavdelningen. Efter fem år levereras flyktingakten till kommunarkivet. I det gamla systemet används introduktionsplaner som skrivs ut, i det nya används ej introduktionsplaner. Föräldrarna till barnen får ett brev och erbjuds samtal 1 gång/halvår i det nya systemet. Asylakten ensamkommande tas ut på papper vid mottagningsperiodens slut (fr o m de år barnet kom till kommunen fram tills, underhållsskyldigheten upphör när barnet fyller arton år. Går barnet i skolan efter denna tidpunkt, är föräldrarna/kommunen underhållsskyldiga under den tid som skolgången pågår, dock längst intill dess barnet fyller tjugoett år. Till skolgång räknas studier i grundskolan eller gymnasieskolan och annan jämförlig grundutbildning.), denna skall bevaras. Förvaring sker de fem första åren i arkivskåp på Integrationsavdelningen. Efter fem år levereras asylakten till kommunarkivet. Gallring Ekonomiakten tas ut på papper vid arkivering efter mottagningsperiodens ( i det nya systemet Etableringslagen och 3 år i det gamla systemet Introduktionslagstiftningen) slut, förvaring sker de fem första åren i arkivskåp på Integrationsavdelningen. Fem år efter senaste journalanteckning sker arkiveringen av 7

8 5, 15, 25 i månaden som bevaras, resterande ekonomiakter gallras ut. (enligt socialtjänstlagen). * Asylakten, ensamkommande ekonomi, tas ut på papper vid mottagningsperiodens slut (fr o m de år barnet kom till kommunen fram tills, underhållsskyldigheten upphör när barnet fyller arton år. Går barnet i skolan efter denna tidpunkt, är föräldrarna/kommunen underhållsskyldiga under den tid som skolgången pågår, dock längst intill dess barnet fyller tjugoett år. Till skolgång räknas studier i grundskolan eller gymnasieskolan och annan jämförlig grundutbildning.). Förvaring sker de fem första åren i arkivskåp på Integrationsavdelningen. Fem år efter senaste journalanteckning sker arkiveringen av 5, 15, 25 i månaden som bevaras, resterande ekonomiakter gallras ut. (enligt socialtjänstlagen). * *Efter två år kan gallring ske av ekonomiunderlag enligt samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor, se nedan. Personuppgifter om årets mottagna bevaras. * Tillägg till Bevara eller gallra? nr 5 Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor rekommenderar, efter samråd med Socialstyrelsen, att underlagen till ansökan om bistånd kan gallras efter två år under förutsättning att för ansökan relevanta uppgifter har noterats i personakten. Tidigare gallringsrekommendation var. 8

9 Gallringsråd för projekthandlingar Bilaga 2 Inledning I dagens läge sker alltmer arbete i form av projekt. Det kan vara utredningar av olika slag och införande av ny teknik inom administrativa rutiner. De här råden skall ses som en hjälp vid bevarande och gallring av handlingar som projektet ger upphov till. Här avses inte projekthandlingar inom teknisk verksamhet för där finns bra gallringsråd i kommunförbundets serie Bevara eller gallra? Nr 7. Registrering Oftast, men inte alltid, registreras starten av ett projekt genom att direktiv upprättas som diarieförs. Ibland är projektet av sådan vikt att det fattas beslut i nämnd eller styrelse om direktiven. I de fall ett projekt är diariefört är det naturligt att de handlingar som skall bevaras också registreras i diariet och i regel på samma diarienummer. Projekthandlingar kan också hållas ordnade genom systematisk förvaring. Då hålls alla handlingar samlade i pärmar eller boxar. Framöver kommer detta att kunna ske digitalt men rutiner för det får tas fram när det blir aktuellt. Projektledarens ansvar Projektledaren ansvarar för de handlingar som projektet ger upphov till. Om projektet gäller samverkan mellan flera myndigheter är det projektledarens ansvar att klara ut vilken myndighet som äger handlingarna och som därmed har arkivansvar. I de fall projektet är diariefört ansvarar projektledaren för att relevanta handlingar lämnas till registrator för registrering. Handlingar som skall bevaras Här är exempel på handlingar som skall bevaras. Bevarandet skall ske på papper, även av t ex e-post och anteckningar förda i databaser eller Words hemkatalog. Direktiv, beslut, uppdragshandling Protokoll, mötesanteckningar för olika grupper t ex styrgrupp, projektgrupp och arbetsgrupp Rapporter t ex delrapporter, slutrapport Korrespondens av vikt Avtal av vikt, t ex med leverantörer av IT Handlingar som bör gallras Nedan följer exempel på handlingar som bör gallras. Gallring kan med något undantag ske kort efter projektets avslutande. Egen budget och uppföljning Fakturakopior Tidningsklipp Kom ihåg lappar och egna anteckningar Utkast till rapporter etc Korrespondens av ringa betydelse Avtal av tillfällig betydelse, efter upphörd giltighet Litteratur förvaras bäst i förvaltningens bibliotek och om sådant inte finns, i den egna bokhyllan. Inaktuell litteratur kan kastas. 9

10 Leverans till kommunarkivet Tidpunkten för leverans av projekthandlingar till kommunarkivet är beroende på eventuell registrering. Ett diariefört projekt följer med diarieförda handlingar till kommunarkivet. Ett systematiskt förvarat projekt kan levereras så snart det är avslutat. En god rutin är att projektledaren genomför gallring och leverans så snart som möjligt efter avslutande, innan nya uppgifter tar all tid i anspråk. Råd Det är lämpligt att dessa råd arbetas in i nämndernas arkiverings- och gallringsplaner, därmed behövs inga separata gallringsbeslut för varje projekt. 10