Arkivbeskrivning för fritids- och kulturnämnden tillika demokratinämnd FKN-2014/125

Transkript

1 Britta Lästh Ordförandens förslag Diarienummer Fritid- och kulturnämndens Datum FKN-2014/130 ordförande Fritid och kulturnämnden tillika demokratinämnd Arkivbeskrivning för fritids- och kulturnämnden tillika demokratinämnd FKN-2014/125 Förslag till beslut Fritids och kulturnämnen beslutar att anta arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan för fritids- och kulturnämnden Britta Lästh ordförande

2 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Lisbeth Rye-Danjelsen Datum FKN-2014/ Fritids och kulturnämnden Arkivbeskrivning för fritids- och kulturnämnden tillika demokratinämnd FKN-2014/125 Förslag till beslut Fritids och kulturnämnen beslutar att anta arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan för fritids- och kulturnämnden Sammanfattning Enligt arkivlagen skall arkivbeskrivningen ge information om hur nämndens arkiv är organiserat och vilka slag av handlingar som kan finnas i arkivet. Dokumenthanteringsplanen ska ge information om hur nämndens olika typer av handlingar ska tas om hand. Ekonomiska konsekvenser Beslutet innebär inga ekonomiska konsekvenser Lena Larsson Fritids- och kulturchef

3 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej x Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej x Förklara oavsett svar. Den berörda målgruppen är primärt inte barn och förslaget berör inte barn direkt, ärendet kräver dessutom ett snabbt beslut.

4 Handläggare Lisbeth Rye-Danjelsen FKN-2014/125 ARKIVBESKRIVNING FÖR FRITIDS- OCH KULTURNÄMNDEN TILLIKA DEMOKRATINÄMND Denna arkivbeskrivning fastställdes av fritids- och kulturnämnden den xxx Enligt arkivlagen skall arkivbeskrivningen ge information om vilka slag av handlingar som kan finnas i arkivet och hur arkivet är organiserat. I tillämpningsanvisningar finns mer detaljerade föreskrifter om hur den skall se ut. Den skall innehålla uppgifter om: - Myndighetens organisation och arbetsuppgifter, - Sambandet mellan myndigheternas arbetsuppgifter och viktigare handlingsslag och ärendeslag, - Sökingångar i arkivet/arkiven, - Vilka arkiv myndigheten förvarar - Gallringsregler - Inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess och - Vem som är ansvarig för arkivverksamheten inom myndigheten Fritids- och kulturnämndens organisation Ordförande Britta Lästh (KN.NU) 6 ledamöter och 4 ersättare Fritids- och kulturnämndens arbetsuppgifter Fritids- och kulturnämnden bildades den 1 januari Alla nämndpolitiker utses av kommunfullmäktige med utgångspunkt i de olika partigruppernas förslag. Nämnden leder och ansvarar för verksamheten inom följande områden: Kulturskolan Föreningsstöd Fritids- och ungdomsverksamheten Drift av kommunala idrottsanläggningar samt uthyrning av dessa Biblioteksverksamheten Allmänkulturell verksamhet Utvecklingen och arbetet med den lokala demokratin Fritids- och kulturnämnden ska lämna ekonomiskt och annat stöd till fritidsföreningar för att därigenom skapa förutsättningar för en attraktiv, innehållsrik och geografiskt spridd verksamhet inom olika verksamhetsområden samt vara föreningarnas kontaktyta hos kommunen, bevaka att villkoren i kommunens avtal beträffande externa entreprenader för kommunens idrottsanläggningar efterlevs och slutligt svara för att en rättvis fördelning av tider sker för 1

5 dessa samt svara för uthyrning av övriga kommunala idrottsanläggningar, svara för kommunens fritids- och ungdomsverksamhet och liknande verksamheter. Vidare har nämnden ansvaret för fritidsverksamhet, kulturlivet och kulturminnesvården, bidrag och annat stöd till föreningslivet, övergripande förebyggande barn- och ungdomsverksamhet, biblioteksverksamheten, kommunens musik och kulturskola, programservice för fritidsverksamheten, kommunens konst och konstinköp samt bidrag och annat stöd till kulturliv och folkbildning samt fördelning av stipendier. Nämnden är tillstånds- och tillsynsmyndighet för lotterier. Förhållandet mellan arbetsuppgifterna och handlingar/ärenden hos myndigheten Arbetsuppgift Handlingar/ärenden Diarier/register Fritids och kulturnämnden Protokoll/minnesanteckningar, diarieförda ärenden W3D därefter Public 360 tom Sökingångar i arkiven Arkivförteckningar, diarier, dokumenthanteringsplan och nämndprotokoll utgör de viktigaste sökingångarna i nämndens arkiv. Vilka arkiv som myndigheten förvarar Hos myndigheten förvaras nämndens arkiv från den 1 januari Nämndens huvudarkiv finns på Centralvägen 18, Knivsta kommun, Knivsta. Förvaring hos arkivmyndigheten Hos arkivmyndigheten förvaras Nämndens protokoll ( ) Nämndens diarieförda handlingar ( ) Gallringsregler Gallringsregler för allmänna handlingar framgår av dokumenthanteringsplanen. Arkivansvar Arkivansvarig: kanslichef Arkivhandläggare: Registrator/nämndsekreterare Arkivredogörare: Förvaltningschef Administrativ organisation En gemensam administration Knivsta kommun har en gemensam administration, anställd av kommunstyrelsen - kommunkontoret. Syftet är att minimera administrationens kostnader och skapa samordningseffekter. Förändringar (tidpunkt kort beskrivning): Nämnden avslutas Ny politisk organisation fastställs från

6 Dokumenthanteringsplan FRITIDS- OCH KULTURNÄMNDEN TILLIKA DEMOKRATINÄMND Fastställd av fritids- och kulturnämnden XXX HANDLING BEVARAS/ GALLRAS TILL CENTRAL- ARKIV Anmälningsärenden i cirkulationspärm Anvisningar rörande budget och bokslut Arbetsplatsträffar, minnesanteckningar Arkivbeskrivning Arkivförteckning Avtal och kontrakt som direkt rör verksamheten Avtal och kontrakt som inte direkt rör verksamheten efter giltighet Beställning/orderkopior Beställningslistor över bokinköp Besöksrapporter mfl handlingar som redovisar verksamheter vid anläggningar tex simhallar Bibliotekskatalog Bokningsscheman, bokningsbesked och handlingar rörande uthyrning som inte utgör debiteringsunderlag Centrala samverkansgruppens protokoll Datalistor uttagna ut diariet för tillfälligt bruk Del- och slutrapporter projekt Delegationslistor, förteckningar Diarieförda handlingar Dokumentation av egenproducerade utställningar Dokumentation över givna utbildningar, kurser, seminarier, information

7 Egenproducerade trycksaker Ej antagna anbud och offerter Ej antagna offerter rörande utbildningar Ekonomiska delårsbokslut Ekonomiska månadsrapport Enkäter, beräkningar och andra underlag för projekt Enkätsammanställningar Enkätsvar Fax eller e-post som inkommit om en äkthetsgaranterad handling inkommit vid senare skede Fotografier, papperskopior, negativ, dia, digital Ett arkivex skall bevaras Förteckning över anmälningsärenden Föreningsbidrag Föreningskataloger Kallelser och föredragningslistor Krav och räkningar på ej återlämnade böcker Kulturevenemang, utställningar där kommunen medverkat som arrangör Kvittenser för utlämnande av nycklar, kort Lokaluthyrning Låntagarlistor på bibliotek Nyförvärvslistor på bibliotek Protokoll och minnesanteckningar Pressklipp som har anknytning till verksamheten

8 Programblad, affischer, fotografier och andra handlingar som dokumenterar verksamheten Protokoll Protokoll fackliga frågor, kopior Protokoll och minnesanteckningar Påminnelser på ej återlämnade böcker Remisser med bilagor från annat håll Bevars Rekvisitions/beställningskopior Statistik/underlag som redovisats till annan myndighet Statistik som redovisats till SCB Statistikunderlag för bibliotek Stipendier Tillsvidarelöpande kontrakt och avtal med föreningar rörande uthyrning, utarrendering, och/eller skötsel av lokaler, mark etc Upphandlingar Verksamhetsstatistik Årsstatistik över låntagare på bibliotek, utlånade volymer etc

9 ANMÄRKNNG Under förutsättning att anmälningsärendena framgår av protokoll T ex städ- och serviceavtal Under förutsättning att redovisning skett i verksamhetsberättelse Ärendevis efter diarienummerordning Tex affischer, broschyrer T ex program, deltagarförteckning, kursmaterial, utvärdering

10 Återkommande (tex personaltidning) ställs samman i egen serie Under förutsättning att sammanställning eller bearbetning utförts Kan ingå i ärende eller projekt När sammanställning och redovisning skett För varje foto/serie skall fotograf, tid och motiv anges tillsammans med protokollen När böckerna eller motsvarande återlämnats Dvs sedan nyckeln återlämnats Tex bokningsbesked, -scheman, hyreskontrakt Avser all media Anteckning om tid och tidning

11 Årsvis Originalprotokollen förvaras hos KS Tex arbetsplatsträffar, skyddsronder När böckerna eller motsvarande återlämnats Med undantag av förvaltningens svar som ska diarieföras Undantag för statistik som är av betydelse för planering, uppföljning eller utvärdering vilken skall bevaras Dvs efter sammanställning skett Ska diarieföras Förvaras i akter över varje upphandling. Gäller årsstastistik Avser såväl utdata ur system som egna sammanställningar