DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Transkript

1 Stadsarkivariens delegationsbeslut om planändringar: Förkortningar: OSL = Offentlighets och sekretesslagen SL = Skollagen PUL = Personuppgiftslagen TF = Tryckfrihetsförordningen DOKUMENTHANTERINGSPLAN för Förskolan o annan pedagogisk v.* fastställd av Utbildningsnämnden ändrad sid 1 (6) NSA bet. 32 ( = gallras vid inaktualitet) * Dokumenthanteringsplan för Förskolan och annan pedagogisk verksamhet, enligt Skollagen kap. 8. Dokumentplanens regler gäller, oavsett om handlingarna har analog (papper) eller digital form. na som enligt planen ska bevaras, ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt papper och arkiveras på angivet sätt. som enligt planen ska gallras, behöver alls inte skrivas ut på papper, om de i digital form kan fullt ut administreras enligt det offentligrättsliga regelverkets krav samt hållas såväl fysiskt som logiskt tillgängliga under gallringsfristen. Sid. INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Allmänna och gemensamma handlingar 3 Kvalitetsuppföljning och redovisning 3 Personaladministrativa handlingar 3 Ekonomiadministrativa handlingar 4 Administrativa handlingar placerade barn i förskola 4 Databas Extens / Hypernet placerade barn i förskola 6 Barndokumentation dels pedagogisk dels rörande barn i behov av särskilt stöd Allmänna och gemensamma handlingar Sekretess gäller, eller kan gälla, för uppgifter om barn / närstående enligt OSL 23:1. Protokoll och mötesanteckningar från möten, som enligt lag eller instruktion krävs, såsom egna arbetsplatsträffar, APT (inkl. MBLmöten, verksamhetsoch samrådsmöten, arbetsmiljömöten, skyddsronder etc) med eventuella bilagor original, papper Årsvis per möteskategori. När bilagor finns, ska de diarieföras. Per enhet /år. Förekommande bilagor, som diarieförs, ska skannas till diariet och arkiveras i ärendeakt. Till NSA efter 5 år. digital version, word / pdf Mötesanteckningar från övriga möten såsom husmöten / husråd, enhetskonferenser etc. med eventuella bilagor arkivexemplar digital version, word / pdf. Diarium verksamhetssystem Public 360 Per enhet /år på katalog L:/. Enhetsvis per läsår. Enligt dhpl år När handlingar arkiveras på annan plats än i ärendeakten, ska det antecknas i diariet.

2 Förskolan o annan pedagogisk v.* sid 2 NSA bet. 32 ( = gallras vid inaktualitet) Diarielista i två versioner, papper enligt diarienummer, enligt diarieplanbeteckning Årsvis. Till NSA efter 5 år. Läggs samman med sin årsomgång diarieförda handlingar. Delegationsbeslut enligt Utbildningsnämndens (UN) delegationsordning, arkivexemplar, papper Ska diarieföras. Läggs till ärendet. Till NSA med diarieförda handlingar. kopior, papper Diarieförda handlingar (ärendeakter), papper Sänds till nämndsekreteraren. Årsvis i diarienummerordning. Beslut ska anmälas till UN. Till NSA efter 5 år avslutade ärenden. Oavslutade ärenden ärenden levereras allt eftersom de avslutas. / korrespondens, som inte är så väsentliga att de kräver att ett ärende skapas, men ändå ska kunna återsökas. Rutinkorrespondens, som kan utgöras av minnesanteckningar, cirkulär, inbjudningar till kurser, konferenser, handlingar för kännedom och annat arbets eller informationsmaterial, som inkommer eller upprättas, och som är av endast tillfällig eller ringa betydelse, eller helt saknar samband med verksamheten. Trycksaker och annat tryckt eller mångfaldigat informationsmaterial om den egna enhetens verksamhet, arkivexemplar, papper Bör registreras. Hos respektive handläggare. Sorteras efter verksamhet / ämne, nrordning och gärna årsvis. Som diarieförda handlingar. 2 år Gäller inte handling rörande visst barn. Sådana handlingar ska alltid diarieföras. Gallras normalt senast efter 2 år. Presentations, informationsbroschyrer, interna personalblad, föräldrainformation mm. Sänds till NSA med ärendeakterna. digital version, pdf word, m fl format Presentationsmaterial om den egna enheten, format i pdf / powerpoint Intranät och hemsida: Uppgifter och handlingar om Förskolan och dess Årsvis på katalog L:/. Årsvis. Enligt rutiner för intranät och T ex bildspel. Senast enligt gällande driftinstruktioner hos Kommuni

3 Förskolan o annan pedagogisk v.* sid 3 NSA bet. 32 ( = gallras vid inaktualitet) verksamhet på kommunens intranät och hemsida Kvalitetsuppföljning och redovisning hemsida. kation och IT Enligt SL 4:4. Startår Se även UBK:s dhpl nr 90. Kvalitetsdokumentation med arbetsplanering, uppföljning och intern och extern granskning, vart 3:e år. Uppgifter skrivs löpande i externt system. Digital enkät med självskattningar. UBK hämtar resultat, redovisar till UN och arkiverar. Enkäter och rapporter från kommunens enheter med svar från personal, föräldrar och barn / elever, detaljerad nivå hämtat format: xml Rapporter och sammanfattningar enligt kvalitetsystemet med intern och extern granskning samt uppföljning / enhet. hämtat format: xml Personaladministrativa handlingar Per läsår, enhet och rapporttyp. Lagringsplats: L:/. Per läsår, enhet och rapporttyp. Lagringsplats: L:/. 10 år Innan gallringstid löper ut, ska NSA vidtalas för eventuell ny bedömning om bevarande och gallring. Hämtas och bevaras av UBK. Earkivering avvaktas. Sekretess kan gälla / gäller enligt OSL 39:1 3, 5, 5a. i ärenden om rekrytering och anställning, i ärenden om rehabilitering och annan individuell personalvård, i ärenden om disciplinära åtgärder samt uppsägning. Utdrag ur belastningsregistret, papper, original kopior Övriga personalhandlingar Ska diarieföras och arkiveras i personalakten. Från de anställda. Till Lönecenter. På Sänds till Lönecenter för arkivering i personalakten.se även Reachme. Till NSA med personalakten efter upphörd anställning. Lönecenter arkiverar i personalakten. Enligt dhpl 03 för Heroma. Ekonomiadministrativa handlingar Se även dhpl 04 för Economa. Ekonomisk information, såsom budget, ekonomiuppföljning och bokslut, digital version Uppgifter rapporteras i Economa. Se UBK:s dhpl nr 90.

4 Förskolan o annan pedagogisk v.* sid 4 NSA bet. 32 ( = gallras vid inaktualitet) Avtal med kommunens interna utförare och upphandlade leverantörer betr kost, städning, IT och företagshälsovård, kopior Administrativa handlingar rörande barn placerade i Förskolan Årsvis enligt intern rutin. 2 år Se Economa och Webbfokus. Sekretess gäller, eller kan gälla, enligt OSL 23:1. Överenskommelse om villkor för barnets vistelse, undertecknas av vårdnadshavare Samtycke för fotografering och publicering av foton på barn i förskolan enligt PUL, blankett, undertecknas av vårdnadshavare, papper Redovisning av närvaro placerade barn i förskolan, papper Övriga dokument och blanketter rörande barn med placering i förskolan Årsvis AÖ efter Kostförsäkran till 'Köket'. Årsvis AÖ efter Förs manuellt årsvis per enhet, avdelning och vecka. Se nedan under databas Extens. 1 år 1 år 3 år Efter att barnet lämnat Gäller uppgift om barnets ev. allergi, diet, medicin etc. Efter att barnet lämnat 3 kalenderår. Avgiftskontrollen kan behöva granska retroaktivt. Blankettyper, se även interna hemsidan. Databas Extens / Hypernet placerade barn i förskola Indata Drift och förvaltning hos IT Databas Extens / Hypernet. Se även UBK:s dokumentplan nr 90. Uppgifter från Skatteverket om barn med placering i förskola BOKA 'farstu', del i Extens / Hypernet per förskoleenhet Underlag vid ändring av telefonnummer Systemintegration veckovis. Manuell inmatning av uppgifter på IT Registreras i Extens/ Hypernet. Med personnummer, namn, adresser, vårdnadshavare, inoch utflyttning inkl. skyddade personuppgifter. Tillfällig 'parkering' av personuppgifter. Registreras även av placeringshandläggare och förskolenheter. Underlag gallras efter kontroll av inmatade uppgifter. Gallras efter kontroll av inmatade uppgifter.

5 Förskolan o annan pedagogisk v.* sid 5 NSA bet. 32 ( = gallras vid inaktualitet) Ansökan om plats i förskola (1) etjänst / Sänds till UBK, Plac.handl. UBK Sänds in av föräldrar via webb eller på blankett. Arkiveras av placeringshandläggare UBK. Inkomstuppgift från vårdnadshavare med barn placerade i förskola, (2) Sänds till UBK, Plac.handl. UBK Sänds in av föräldrar. Arkiveras av placeringshandläggare UBK. Önskemål om annan placering av barn i förskola, (3) Sänds till UBK, Plac.handl. UBK Sänds in av föräldrar. Arkiveras av placeringshandläggare UBK. Överenskommelse om placering av barn i förskola (4) inkl närvarotid med vistelseschema, undertecknad, Uppsägning av barnets plats i förskola (5) undertecknas av vårdnadshavare och förskolechef, Databasen Barnets vistelsetid (och snittid) samt taxekategori registreras i Extens. Blanketter arkiveras årsvis AÖ på Uppgifterna registreras i Extens på Blanketten arkiveras årsvis AÖ på enheten Arkiveras på Obs! Ny överenskommelse läggs till föregående dokument. Avgiftskontrollen granskar retroaktivt. Arkiveras på Avgiftskontrollen granskar retroaktivt. Uppgifter om placerade barn i förskola poster Loggfiler Säkerhetskopior (är enligt TF 2:10 inte allmän handling) Utdata I personnummerordning per enhet. Enligt ITenhetens rutin. Enligt ITenhetens rutin. Hittills har inte äldre uppgifter gallrats enligt IT Hela posten finns kvar. Earkivering avvaktas. Ersätter behandlingshistorik. Här registreras in och utloggning mm i Extens / Hypernet. Gallras enligt ITenhetens rutin. Gallras enligt ITenhetens rutin, som ska vara känd för systemansvarig

6 Förskolan o annan pedagogisk v.* sid 6 NSA bet. 32 ( = gallras vid inaktualitet) Poster placerade barn i förskola Barndokumentation dels pedagogisk dels rörande barn i behov av särskilt stöd I personnummerordning och enhet. Hittills har inte äldre uppgifter gallrats. Hela posten finns kvar. Analys av bevarande och gallring med earkivering avvaktas. Sekretess gäller eller kan gälla, för uppgifter om enskilt barns eller närståendes personliga förhållanden enligt OSL 23:1. Pedagogisk dokumentation för förskolebarn, papper med t ex utvecklingssamtal, dokumentation överlämnandesamtal, dokumentation (till föreskoleklass eller grundskola) Dokumentation angående barn i behov av särskilt stöd Exempel på handlingar, papper, i ärenden angående särskilt stöd: förskolechefs begäran om stöd med problembeskrivning pedagogisk kartläggning orienterande samtal, dokumenterade handlingsplan för särskilt stöd beslut dokumentation från förskoleteam, kurator, specialpedagog etc. För varje barn: I personnummerordning per barn. 1 pärmflik per barn. Upprättas för varje barn med stödbehov. Varje ärende ska diarieföras. 1 år efter att barnet lämnat Enligt SL 8:11. Gallras gemensamt per barnårgång 1 år efter att barnet lämnat Obs! Framkommer i utvecklingssamtal uppgifter som är relevanta för barn med behov av särskilt stöd, ska detta redovisas och arkiveras i akt för särskilt stöd, se nedan. Enligt SL 8:9. När barnet går till förskoleklass/grundskola i kommunen, ska akten i original följa med barnet till den kommunala skolans elevhälsoakt. Aktuella barnhälsoakter, papper I personnummerordning. Ärendet avslutas i diariet när barnet lämnar Avställda barnhälsoakter, papper Sänds årgångsvis till mottagande skola eller till Mellanarkiv. Överföring av akter Om ett barn i förskolan lämnat kommunen, ska dess akt överföras till UBK:s Mellanarkiv senast 6 månader efter att barnet lämnat