BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR NATURBRUKSGYMNASIER I STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING

Transkript

1 BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR NATURBRUKSGYMNASIER I STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING Handling Gallringsfrist A. PROTOKOLL OCH MINNESANTECKNINGAR Skolkonferensprotokoll Ledningsgruppens protokoll MBL-protokoll Protokoll från budgetgrupp Lärarmötesprotokoll Protokoll rörande skydds- och arbetsmiljöfrågor Elevrådsprotokoll Protokoll från arbetsledargrupper o.d. Elevvårdskonferensprotokoll Protokoll från arbetsenheter Protokoll från ämnes-/planeringskonferens Protokoll rörande internatsfrågor Delegationsbeslut Kallelser och dagordningar Övriga protokoll och minnesanteckningar 10 år 5 år 5 år Efter läsårets slut. Vid inaktualitet Vid inaktualitet under förutsättning att de inte innehåller beslutsanteckning som saknas i protokollen, då de lika länge som protokollen. Protokoll och minnesanteckningar av

2 bestående värde eller nödvändiga för förståelsen av skolans verksamhet. Minnesanteckningar av ringa värde och tillfällig betydelse gallras efter varje läsår. B. UTGÅENDE HANDLINGAR Betyg/intyg, personal Broschyrer, prospekt och annat egenproducerat tryck och informationsmaterial riktat till elever, föräldrar och utomstående Kopior av betygsdokument Kopior av intyg till elever Kopior av uppgifter som olika myndigheter infordrat (SCB, CSN m.fl.) Personal- och elevtidningar Skolans årsredogörelser, verksamhetsplaner, kurs- och undervisningsplaner Arkivex i förvaltningskontorets personaldossier. Kopior gallras 2 år efter avslutad anställning. Om arkivex:et bevaras på skolan gallras kopior vid inaktualitet.. Meddelanden om inställd undervisning och liknande uppgifter av tillfällig betydelse gallras dock vid inaktualitet. Kopior av slutbetyg/samlat betygsdokument. Är dokumentationen datorförd, tas kopior av slutbetyg/samlat betygs- dokument ut på åldringsbeständigt papper efter utbildningens slut och. Kopior av betygsdokument utskrivna under terminen gallras efter utbildningens slut. Saknas slutbetyg/samlat betygsdokument, dock senast utskrivna betygsdokument. Intyg över genomgången kurs, där slutbetyg ej utfärdats,. Intyg av tillfällig betydelse gallras vid inaktualitet. Efter läsårets slut.. Anm.: Jämför nedan Handlingar rörande undervisning under huvudavd. F.

3 Skolkataloger Statsbidragsansökningar och rekvisitioner Tjänstefördelningar Utgående skrivelser (kopior) 2 år 3 år Anm.: Jämför huvudavd. A, MBL-protokoll, vilka. Se nedan under Huvudavd. E, Inkomna handlingar: Akter till diariet/in- och utgående diarieförda skrivelser resp. Ej diarieförd korrespondens... C. DIARIER Originaldiarier Söklistor till diarier Postlistor. Är diarieföringen datoriserad, tas originaldiariet varje år ut på arkivbeständigt papper. Söklistor nödvändiga för återsökningen av skolans diarieförda handlingar. Datorförda söklistor tas minst vart femte år ut på åldringsbeständigt papper. Gallras efter varje läsår under förutsättning att diarium finns. I annat fall postlistorna. D. REGISTER OCH LIGGARE Betygskataloger/elevmatriklar Betygsunderlag, terminskort, frånvarolistor och övrigt arbetsmaterialbetyg. Datorförda betygskataloger/ elevmatriklar eller motsvarande betygsdokumentation tas ut på arkivbeständigt papper efter läsårets slut. Efter avslutad utbildning och sedan betyg noterats i betygskatalogen. Elevkort. Efter införandet av PC elev och senare Procapita tas

4 informationen ut som klasslistor och studieplaner. Förteckningar över anläggningstillgångar Förteckningar över elever berättigade till studiebidrag Journaler för skoljordbruk Klasslistor och övriga elevförteckningar på central förvaltning, ett ex årligen. Vid inaktualitet Upprops- och sista elev-/klasslistan, övriga gallras vid inaktualitet. E. INKOMNA HANDLINGAR Akter till diariet/ in- och utgående diarieförda skrivelser Ansökningshandlingar, antagna elever Ansökningshandlingar, ej antagna elever Ansökningshandlingar för elever som gjort uppehåll eller som avbrutit sina studier Ett år efter avslutad utbildning. Ett år efter avslutat intag. 3 år Ansökningshandlingar och andra inkomna Se bevarande- och gallringsplan för handlingar rörande personal personalhandlingar , LA Ej diarieförd korrespondens och handlingar som inkommit för kännedom Korrespondens av tillfällig betydelse och handlingar som inkommit för kännedom gallras vid läsårets slut. Anm.: Härmed avses inte korrespondens av varaktig betydelse, vilken diarieförs och. F. HANDLINGAR ORDNADE EFTER ÄMNE Anteckningar rörande behandlade kursmoment Handlingar rörande lokalupplåtelser samt övriga avtal och kontrakt 1 år efter avslutad utbildning. 2 år efter avtalsförhållandets upphörande.

5 Anm.: Avtal som diarieförs. Handlingar rörande ombyggnationer och skolans historia Handlingar rörande personal- och Se bevarande och gallringsplan för lönerapportering ingående i KPAI-systemet KPAI-systemet , LA Handlingar rörande studieuppehåll/-avbrott Handlingar rörande undervisning och övrig verksamhet: Specialarbeten och dokumentation kring elevarbeten och -projekt, Nationella (centrala) prov, Frågor till övriga kunskapsprov i urval, Litteraturlistor, Scheman i urval, Projekt rörande undervisningen, Arbetsordningar, Dokumentation kring planerings- och studiedagar, Handlingsplaner, Elevutvärderingar i urval. Personalhandlingar Skolhälsovårdsjournaler 3 år Se bevarande- och gallringsplan för personalhandlingar , LA Anm. Personaldossiererna i original förutsätts finnas på Kultur- och utbildningsnämndens förvaltningskontor. Jfr ovan Betyg/intyg, personal under Huvudavd. B, Utgående handlingar. enligt bevarande- och gallringsplan för vårdrelaterade handlingar , LA G. RÄKENSKAPER Budget och bokslut Handlingar till Prosit X och andra ekonomisystem Räkenskaper rörande skoljordbruk Se bevarande- och gallringsplan för decentraliserade ekonomisystem , LA år

6 J, K. KARTOR OCH RITNINGAR RESP FOTON (Anm: ej obligatoriska huvudavdelningar - handlingar under J och K förtecknas i regel under huvudavdelningarna A-G) Fotografier Kartor och ritningar, original Kartor och ritningar, kopior där originalet finns på annat håll om de bidrar till förståelsen av skolans verksamhet. Fotografier av ringa värde eller tillfällig betydelse gallras vid inaktualitet. 10 år Ö. ÖVRIGA HANDLINGAR Pressklipp om de bidrar till förståelsen av skolans verksamhet. Pressklipp av ringa värde eller tillfällig betydelse gallras vid inaktualitet.