Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för leverans till kommunarkivet

Transkript

1 30 Administration Verksamhetsmöte, protokoll / PapperIT* O Institutionerna 5 år Lämnas till BSG-exp / rektorer. minnesanteckningar omedelbart, för att arkiveras. Klasskonferens, protokoll / minnesanteckningar PapperIT* O Gymnasieexp. Bevaras 5 år Lämnas till BSG-exp. omedelbart, Rektorernas APT, arbetsplatsträff. Planeringsmöte protokoll / minnesanteckningar PapperIT* O Gymnasieexp. 5 år Lämnas till BSG-exp. omedelbart, Rektorsråd, protokoll / minnesanteckningar Skrifter, info, utredningar, cirkulär mm från andra förvaltningar, myndigheter, företag, föreningar och förbund PapperIT* O Gymnasieexp. PapperIT* K Handläggares, IT, Bok mm Bevaras 5 år Lämnas till BSG-exp. omedelbart, (Presenteras även på hemsida) Inkomna / utgående / upprättade handlingar av betydelse Inkomna / utgående / upprättade handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Papper IT* O / K Exp. Dnr Bevaras Till nämndförvaltning för att ingå i diariet, övriga kopior gallras vid PapperIT* O / K Olika Kron ordn IT, pärm e.d.

2 31 E-post, Sms, Bloggar e. d. Digitalt O Handläggare., se anm. Röstbrevlåda Ljudfil O Handläggare., Brev (kopior och original), som ej är rutinmässig och ej kan ingå i en objektsakt PapperIT* O / K Gymnasieexp. Handläggares, IT Cockiefiler Digitalt O Handläggare., se anm. Incident- och skadeanmälan, med bilagor PapperIT* O / K Handläggare Ekonomi Ekonomihandlingar PapperIT* K Gymnasieexp. Underlag till fakturor Papper IT* O Handläggares Rekvisitioner, kvittenser PapperIT* K Handläggares, IT Objektsordn. Block, IT Ingår i ovanstående rader Väsentlig information dokumenteras se anm. Bevaras 5 år Överförs till nämndförvaltningen vid årets slut. Arkiveras i samlingsakt. 10 år, se anm. et översänds till Ks, säkerhetssamordnare Överförs till Ekonomikontoret årsvis Se instruktion/rutin från Ks: Ekonomikontoret

3 32 Personal Personalhandlingar PapperIT* K Gymnasieexp. Ansökningshandlingar där vederbörande fått och antagit tjänsten, samt för den som överklagat, och sammanställning / register över alla sökande, IT. Papper IT* O / K Närarkiv Överförs till Personalkontoret Till gymnasieförvaltningen, där ärendet handläggs Ansökningshandlingar till utlysta befattningar / tjänster där vederbörande ej fått tjänsten Ansökningshandlingar för ej ledigförklarad tjänst Papper IT* O / K Närarkiv 3 år Papper IT* O / K Chef Till gymnasieförvaltningen, där ärendet handläggs Begärd handling återsänds Begärd handling återsänds Personalregister hela förvaltningen med personnummer och befattning PapperIT* K Exp. Årligen Gemensam utskrift för alla förvaltningar från Personalkontoret Tjänstgöringsbetyg / - intyg PapperIT* K Gymnasieexp. Personnr. Överförs till nämndförvaltningen vid årets slut. Medarbetarsamtal anteckningar PapperIT* O Chef Syst.ordn 2 år Osl. kap 39 Lönesamtal Papper IT* O Chef 2 år

4 33 Elev-administration Elevkort, Administrativa elevakter PapperIT* O Närarkiv IT, IT Elevregister med personnummer PapperIT* O / K Närarkiv Alfa. ordn. Skolkatalog Papper K Närarkiv Klasslistor, den slutliga med personnummer Elevers närvaro / frånvaro och ledighetsansökan, även Skola24 Underlag till register, förteckningar, anmälningar och aviseringslistor Häfte PapperIT* K Närarkiv PapperIT* O Handläggares PapperIT* O / K Gymnasieexp., IT, IT Ansökningar och beslut om busskort PapperIT* O / K Förvaltn-exp. Bevaras Bevaras Bevaras läsårets slut 1 år efter avslutad skolgång. Överföring, då betygen överförs 1 ex /år, 15 september årligen Överföring, då betygen överförs Omedelbart 1 ex / termin, arkivkatalog (utan bilder) 1 ex / år (slutlista) 15 september årligen + kompletteringar. Överföring, då betygen överförs Ev. läkar- /sjukintyg i original samlas hos skolhälsovården Kan innehålla sekretessuppgifter Resp. elevs samlade ansökningar och beslut gallras samtidigt

5 34 Undervisning Lokala kursplaner Lokalt utarbetade betygskriterier PapperIT* O / K Förvalt.exp. Dnr -, Samlat betygsdokument / slutbetyg PapperIT* K Närarkiv Betygskataloger PapperIT* O Gymnasieexp. Anmälningar med handlingar till PapperIT* O / K Gymnasieexp. särskild- och fyllnadsprövning Kopior: Då de inte längre används på skolan Lämnas till förvaltn-exp. omedelbart, Bevaras Planeras överföring till kommunarkivet efter 5 år, se ovan under elev-adm. Bevaras 5 år Schema, även Novoschem PapperIT* O Gymnasieexp. Individuella studieplaner ProCapita PapperIT* O Gymnasieexp. Individuella studieplaner, underlag PapperIT* O Gymnasieexp. Elevvårdskonferens protokoll PapperIT* O Gymnasieexp. Åtgärdsprogram för elever med behov av särskilt stöd PapperIT* O Gymnasieexp., Klassvis,, Klassvis, Mapp Bevaras 5 år 1 ex / år, typschema Bevaras 5 år 1 ex / år. 10 år *. *Tid för överklagan. 5 år Lämnas till BSG-exp. omedelbart, Kan innehålla Sekretess-uppgifter 5 år Lämnas till BSG-exp. omedelbart, Kan innehålla Sekretess-uppgifter

6 35 mässiga dokument / material i PapperIT* O / K Handläggares Syst ordn Kan återlämnas till elev dagliga undervisningen ar rörande samarbete med Musikskolan. Se; Dokumenthanteringsplan för Barn- och Ungdomsnämnden; Musikskolan Regler, samtycke / blankett: Ansökan om tillgång till BSG:s skoldatanät Nationella prov: Resultatsammanställningar Samtliga svar i ämnet svenska i nationella prov Papper O Exp. e.d. Papper O / K Närarkiv, Låda Papper O Närarkiv, Låda 5 år, se anm. Gallras 5 år efter avslutad utbildning Bevaras 5 år De år SCB insamlar sammanställningar bevaras kopior här Bevaras 5 år Övriga nationella och officiella prov, även diagnoser Papper O Närarkiv, Låda Skriftliga ej officiella förhör och prov Papper O Lärar. Handläggares Premier, stipendier, underlag och beslut PapperIT* O / K Gymnasieexp., IT, Akt 5 år efter avslutad skolgång Bevaras, se anm. Ev. återlämnas till elev Arkivlagen 15 5 år Underlagen gallras vid Projektarbeten PapperIT* K Handläggares Ämnesvis, e d, IT När elev slutat skolan / Återlämnas till elev. För stora projekt, som berör en större grupp elever bör en redovisning bevaras. Lämnas till Gymnasie-exp. omedelbart för arkivering.

7 36 SYV Studie- och yrkesvägledning Korrespondens e.d. rörande syv, elever PapperIT* O / K Handläggares Klassordning _ Gallras senast då elev slutat skolan och vårdnadshavare m fl. Gymnasieskolans bibliotek Förbindelseavtal rörande lånekort Papper O Bibliotekets, 1 år Gallras 1 år efter avslutad skolgång Nyförvärvslistor över media (böcker, CD etc.) Förteckning över tidskrifter och tidningar kontor PapperIT* O Bibliotekets kontor PapperIT* O Bibliotekets kontor Klassordning, IT, IT, Bevaras 2 år Bevaras 2 år SCB-statistik PapperIT* K Bibliotekets kontor, IT Bevaras 2 år Register över utlånade böcker IT O Div. IT Ingår i IT-matr. i bibliotekskatalog., successivt. Dokumentation för enheten (utställningar, föredrag, etc.) PapperIT* O Div., IT Bevaras Ingår i kvalitetsredovisning. Ange årtal

8 37 Information, m m Skolinfo av betydelse till elev och personal Egenproducerat informationsmaterial, broschyrer, foldrar e.d. PapperIT* O Handläggares PapperIT* O / K Handläggares. Arkivbox e.d 5 år 1 ex till Gymnasieexp. Omedelbart för arkivering OBS! Arkiveras i pappersform 5 år OBS Årtalsmärks Egenproducerade läromedel, i den mån det produceras på skolan och för att användas allmänt i undervisning PapperIT* O / K Handläggares Programvis, e d 5 år Ett exemplar lämnas till Gymnasieexp. för arkivering. Obs Årtalsmärks Förteckningar över läromedel (i huvudsak kurslitteratur) PapperIT* O / K Gymnasieexp. Egna (personalens) projekt och PapperIT* O Institutionerna specialarbeten av betydelse Webb-sidor IT O Handläggares Webb-master IT IT. 5 år Bevaras i beställnings- eller följesedelsform 5 år 1 ex lämnas till Gymnasie-exp omedelbart, Arkiveras på Kungliga Biblioteket. Se Kommunstyrelsen: Utvecklingskontorets dokumenthanteringsplan

9 38 Övrigt Foto från miljöerna och aktiviteterna Dokumenteras med t.ex. datum, plats, aktivitet, personer Inventarieförteckning för specialmaterial för verksamheterna PapperIT* Film e d. K Närarkiv Handläggares Objektsvis, IT, album e d. PapperIT* O., IT Kvalitetsredovisning PapperIT* O Handläggares, Gymnasieexp. Fastigheter: Ritningar och handlingar angående byggnader PapperIT* K Handläggares, Källararkiv Fastighetsskötsel, uthyrning m m PapperIT* K Handläggares Dokumenthanteringsplan PapperIT* K Handläggares IT Objektsvis, Ritningsskåp Objektsvis, IT Arkivpärm Bevaras 5 år Ett urval bevaras, övriga gallras. Kan bevaras på CD e.d. Fotografier o d tål ej trä. Bevaras i specialkuvert eller plåtask. Omedelbart 1:a förteckningen och sedan vart 10:e jämnt (2010) år bevaras... Samlas på förvaltningen. Samlas på förvaltningen, där sammanställning görs en finns hos Fastighetsägare en finns hos Fastighetsägare, resp. gymnasieförvaltning Revideras årligen tillsammans med kommunarkivarie. återfinns i diarieförda handlingar