Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Antagen av Utbildningsnämnden , 57 Gäller från antagande för Utbildningsförvaltningen

2 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Första giltighetsdatum Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: Förvaltningens IT-system Nedanstående system avses när det i dokumenthanteringsplanen omnämns i system under rubrikerna förvaras och databärare : Extens- system för barn- och elevhantering. Används främst av administratörer. Heroma- kommunens personalhanteringssystem. PMO- journalföringssystem som används av elevhälsan. Unikum- dokumentationssystem för skolan (IUP). Används av skolpersonal och även vårdnadshavare har visst tillträde. LEX- kommunens ärende- och dokumenthanteringssystem. Kan användas av alla anställda i kommunen som sysslar med dokumenthantering. Google Apps- system för skolutveckling. Används främst av skolorna. 1

3 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Första giltighetsdatum Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: (rev), UN FÖRSKOLA Handlingar i ärenden om nedsättning Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Handlingarna rensas före överlämnande till av avgiften centralarkivet. Handlingsplaner Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Ett ärende öppnas i LEX per läsår där handlingsplaner för förskola läggs in. Förteckningar över inskrivna barn i Nej I system Papper/ I system Överförs efter 2 år förskola, familjedaghem, fritidshem Närvarorapporter Nej Närarkiv Gallras efter 3 år Ansökan om plats Nej Arbetsrum/i system Papper/ i system Gallras 1 år efter inaktualitet Ansökan är inaktuell när barnet är placerat, när köplatsen är uppsagd, eller när Barnets schema Nej Arbetsrum/ i system genom e-tjänst Papper/i system Gallras 3 år efter inaktualitet förnyelse av ansökan inte gjorts. Planerad vistelse, dvs schema. Inaktuell då barnet lämnat förskolan. Schema kan lämnas via e-tjänst Inkomstuppgifter Nej Närarkiv/ i system Papper/i system Gallras 3 år efter Uppgift kan lämnas via e-tjänst inkomståret Uppsägningar av barnomsorgsplats Nej Arbetsrum/ system Papper/i system Gallras vid inaktualitet Inaktuell 1 år efter barnet slutat. Återfinns i Extens Köstatistik Nej I system I system Vid inaktualitet Aktuell kösituation redovisas på nämndsmöten och återfinns i nämndsprotokoll Placeringsmeddelande Nej Närarkiv, arbetsrum Papper Vid inaktualitet Inaktuell när barnet är registrerat SKOLA (FÖRSKOLEKLASS, GRUNDSKOLAOCH SÄRSKOLA) Elevantal/skolstatistik Ja Närarkiv Papper/i system Överförs efter 2 år Mäts en gång i månaden vid resursfördelningen Ansökan och beslut om placering i särskola Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år 2 år efter avslutad skolgång. Handlingar förvaras i elevakt. 2

4 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Första giltighetsdatum Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: Handlingar rörande disciplinära åtgärder (avstängning, förvisning, varning mm) Protokoll från, ämneskonferenser, arbetslagskonferenser och Åtgärdsprogram (beslut, utvärdering etc) Ja Elevakt Papper Överförs efter 2 år Handlingarna förvaras i elevakt. Ja Arbetsrum/i system I system Överförs efter 2 år Ex Google sites, skrivs ut en gång per år Ja Närarkiv, i elevakt Papper Överförs efter 2 år 2 år efter avslutad skolgång. Alla ÅP registreras i LEX. Viktigt att det i avsändare/mottagare i LEX skrivs in elevens uppgifter så att återsökbarheten finns. Om utredning inte leder till ett åtgärdsprogram så ska även detta beslut registreras (då beslutet går att överklaga). ÅP i pappersformat: Efter registrering i LEX förvaras åtgärdsprogrammet i elevakt. ÅP i system: registreras i LEX med nödvändiga uppgifter men tas ej ut på papper. Återfinns i system. Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år 2 år efter avslutad skolgång. Handlingar förvaras i elevakt. Ansökan och beslut om placering i särskola Elevakt Ja Närarkiv/arbetsrum Papper/ i system Överförs efter 2 år 2 år efter avslutad skolgång. I elevakten finns dokumentation rörande eleven. Exvis protokoll EVK, utredningar, BBiC, beslut och intyg om anpassad studiegång, IUP mm. Handlingarna ska registreras och sedan förvaras i elevakt. Klasslistor, klassförteckningar original Nej I system/papper I system/papper Överförs efter 2 år 2 år efter läsårets början. Den upprättade klasslistan, första och sista för året Betygskataloger Nej Arbetsrum Papper Överförs efter 2 år 2 år efter avslutad skolgång. Mycket viktigt att alla ev. förkortningar och sifferkoder förklaras. 3

5 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Första giltighetsdatum Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: (rev), UN Dokumentation som påvisar tillämpningen av läroplanen Förteckningar /register över elever som undervisas i kommunens skolor men hör hemma i annan kommun Förteckningar över elevers placeringar under praktik Nej Närarkiv/Arbetsrum Papper Överförs efter 2 år Tex lokala arbetsplaner, kursplaner Överföringen till centralarkivet följer diariet, dvs innevarande år samt 2 år till. Nej Arbetsrum I system/papper Överförs efter 2 år 2 år efter avslutad skolgång Nej Arbetsrum/i system Papper Överförs efter 2 år 2 år efter praktiken. Uppgift om elevs praktik förvaras i elevakt. Samlande listor över alla elevers praktik kan gallras när uppgiften om enskild elevs praktik sorterats ner i elevakt. Nej NärarkivArbetsrum Papper/ i system Överförs efter 2 år 2 år efter resan. Digital dokumentation tex blogg skrivs ut och arkiveras. Handlingar rörande studieresor, skolresor och lägerskolor Intyg/avgång från särskolan Nej Närarkiv Papper/i system Överförs efter 2 år Förvaras i elevakt. Överförs 2 år efter avslutad skolgång Listor över elever som inte nått upp Nej Närarkiv/system Papper Överförs efter 2 år 2 år efter avslutad skolgång till målen för betyg för varje termin Nationella prov i svenska/svenska som andraspråk Nej Arbetsrum/närarkiv Papper Överförs efter 2 år Överförs 2 år efter provtillfället. Det som skall sparas är elevlösningar samt sammanställningar över resultat. Skolkataloger Nej Närarkiv/arbetsrum Papper Överförs efter 2 år Kan vara fotokataloger. Ersätter inte klasslistor Slutbetyg, kopior Nej Arbetsrum Papper Överförs efter 2 år 2 år efter avslutad skolgång. Kopian är skolans original Slutligt schema för varje läsår och skolenhet Förteckning/register över elever från Partille som har sin skolgång i annan kommun. Nej I System/pärm I system Överförs efter 2 år Gäller klasschema. Lärarschema kan gallras efter 3 år. Nej Arbetsrum I system/papper Överförs efter 2 år 2 år efter avslutad skolgång. Följer läsårets klasslistor Terminsbetyg Nej Närarkiv Papper Gallras efter 2 år Ansökan och beslut rörande ledighet Nej Arbetsrum/i system Papper Vid inaktualitet Inaktuell då eleven slutat skolan för elev 4

6 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Första giltighetsdatum Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: Förteckning över läromedel Nej Närarkiv/Arbetsrum Papper Överförs efter 2 år Nationella prov Nej Arbetsrum/närarkiv Papper Gallras efter 5 år 5 år efter provtillfället. Alfabetisk ordning, klassvis Screening läsförmåga och matematik Nej Arbetsrum/närarkiv Papper Gallras vid inaktualitet Sorteras alfabetisk ordning, klassvis enligt Partillemodellen Listor över närvaro och frånvaro Nej Arbetsrum, närarkiv/i Papper/ i system Vid inaktualitet Inaktuell senast då eleven slutat skolan Önskemål om placering i förskoleklass GYMNASIESKOLAN OCH GYMNASIESÄRSKOLAN system Nej Arbetsrum Papper Vid inaktualitet Inaktuell då barnet börjat grundskolan Ansökan och beslut om Ja Närarkiv/elevakt Papper Överförs efter 2 år 2 år efter eleven slutat gymnasiesärskola Förteckning/register/yttranden över Ja Närarkiv/EOP Papper/i system Överförs efter 2 år Överförs med diariet. Sekretess på skälen elever folkbokförda i Partille men till byte av skola enligt Sekr L 7 kapitel, som går i skolan i en annan kommun enskilda personliga förhållanden. Försöks- och utvecklingsprojekt Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Varje projekt diarieförs som eget ärende. T ex Internationella kontakter, EU-projekt mm Handlingar rörande disciplinära Ja Elevakt Papper Överförs efter 2 år Handlingarna förvaras i elevakt. åtgärder (avstängning, förvisning, varning mm) Planer för skolans arbete (timplaner) Ja Närarkiv Papper/ i system Överförs efter 2 år Nämndärende, finns bland diarieförda handlingar 5

7 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Första giltighetsdatum Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: (rev), UN Åtgärdsprogram Ja Närarkiv, i elevakt Papper/i system överförs i samband med elevaktens överföring till centralarkiv Alla ÅP registreras i LEX. Viktigt att det i avsändare/mottagare i LEX skrivs in elevens uppgifter så att återsökbarheten finns. Om utredning inte leder till ett åtgärdsprogram så ska även detta beslut registreras (då beslutet går att överklaga). ÅP i pappersformat: Efter registrering i LEX förvaras åtgärdsprogrammet i elevakt. ÅP i system: registreras i LEX med nödvändiga uppgifter men tas ej ut på papper. Återfinns i system. Betygskataloger Nej Närarkiv Papper Överförs efter 2 år 2 år efter avslutade gymnasiestudier. Vid leverans till centralarkiv ska betygskatalogen vara utskriven på arkivbeständigt papper samt sorterad klassvis eller på lärares namn. Förklara siffror och förkortningar. Slutbetyg Nej Närarkiv Papper Överförs efter 2 år 2 år efter avslutade gymnasiestudier. Kopian är skolans original Nationella prov i svenska/svenska som andraspråk Nej Närarkiv Papper Överförs efter 2 år 2 år efter provtillfället. Det som skall sparas är elevlösningar samt sammanställningar över resultat. Nationella prov Nej Närarkiv Papper Gallras efter 5 år 5 år efter provtillfället Anmälan till prövning Nej Kurssekreterare papper Vid inaktualitet Inaktuell då överföring till betygskatalog gjorts Centrala studiestödsnämnden/månadsrapporter ing Klasslistor, klassförteckningar original Nej Kurssekreterare I system Vid inaktualitet Inaktuell då elev slutat skolan Nej I system/papper I system/papper Överförs efter 2 år 2 år efter läsårets början. Den upprättade klasslistan, första och sista för året 6

8 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Första giltighetsdatum Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: Slutligt schema för varje läsår och skolenhet Nej Närarkiv Papper/i system Överförs efter 2 år 2 år efter läsårets början. Gäller klasschema. Lärarschema kan gallras efter 3 år. Nej NärarkivArbetsrum Papper/i system Överförs efter 2 år 2 år efter resan. Digital dokumentation tex blogg skrivs ut och arkiveras. Handlingar rörande studieresor, skolresor och lägerskolor Skolkataloger nej Arbetsrum Papper Överförs efter 2 år Kan vara fotokataloger. Ersätter inte klasslistor Studieavbrott, original Nej I system/elevakt Papper/ i system Förvaras i elevakt och överförs när elevakten överförs till centralarkivet så länge detta finns på papper. Vid förvaring i system sker överföring till e-arkiv. Omval och byte av utbildning Nej I System/Elevakt Papper/i system Vid inaktualitet Inaktuell då elev slutat skolan Avtal med elever om elevdatorer Nej Expedition i pärm Papper Gallras efter 4 år Förteckning över läromedel Nej Närarkiv/Arbetsrum Papper Överförs efter 2 år VUXENUTBILDNINGEN, SFI OCH SÄRVUX Anbudsförfarande, uppdragsutbildning, ansökningar om att anordna utbildning Inkommande/utgående yttranden interkommunala vuxenelever Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Finns bland diarieförda handlingar. Ansökningar kan tex vara till Myndigheten för yrkeshögskolan. Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Överförs i då diariet skickas ner. Delegationsbeslut ska göras i LEX på yttrandena. Yttranden som görs i system skrivs ut och hanteras på samma sätt som pappersyttranden. Anmälan till prövning Nej Kurssekreterare Papper Vid inaktualitet Inaktuell då överföring till betygskatalog gjorts Ansökan till utbildning från elev Nej Närarkiv/i system I system/ papper Gallras när eleven avslutat utbildning Slutbetyg Nej Närarkiv Papper Överförs efter 2 år 2 år efter avslutade studier. Kopian är skolans original 7

9 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Första giltighetsdatum Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: (rev), UN Betygskataloger Nej Expeditionen I system/papper Överförs efter 2 år 2 år efter studiernas slut. Viktigt att alla förkortningar och sifferkoder förklaras Närvarolistor Nej Arbetsrum Papper Vid inaktualitet Inaktuell när kursen är avslutad Slutligt schema för varje läsår Nej Närarkiv Papper/i system Överförs efter 2 år 2 år efter läsårets början. Gäller klasschema. Lärarschema kan gallras efter 3 år. Språktester i svenska för invandrare (sfi) sk nivåbedömning Nej Arbetsrum lärare Papper Gallras när eleven avslutat utbildning Intyg om genomförd utbildning för Nej Närarkiv Papper Överförs efter 2 år 2 år efter avslutad utbildning. Sorteras SFI och särvux klassvis i bokstavsordning Besked om antagning/kallelse till kursstart Nej I system/papper Gallras när eleven avslutat utbildning Elevregister/kort Nej Digitalt I system Överförs efter 2 år 2 år efter att studierna avslutats MODERSMÅLSUNDERVISNING Ansökan och beslut om studiehandledning på modersmål Ja/nej, se anmärkning Administratör Papper Gallras vid inaktualitet/överförs ihop med elevakt Inaktuell då eleven slutat skolan. Om beslutet fattats i form av åtgärdsprogram så återfinns åtgärdsprogrammet bevarat i elevakt. Anmälan/avanmälan Nej Administratör Papper Gallras vid inaktualitet Inaktuell då eleven slutat skolan Förteckningar över de elever som fått Nej Arbetsrum/administratör Papper/i system Överförs efter 2 år 2 år efter avslutade studier. Sorteras modersmålsundervisning och alfabetisk ordning, språkvis studiehandledning Närvarolistor Nej Arbetsrum Papper Gallras vid inaktualitet Inaktuell då eleven slutat skolan 8

10 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Första giltighetsdatum Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: ELEVHÄLSA/ STÖDENHETEN Ansökan om insats från stödenheten Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år 2 år efter barnet fullgjort sin skolplikt eller flyttat från kommunen Ansökan och beslut om Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Överförs med diariet. Ärende öppnas i LEX tilläggsbelopp Utredningar av Läs- och skrivstudion Ja Närarkiv/personakt Papper Överförs efter 3 år Överförs 3år efter eleven fullgjort sin skolplikt eller flyttat från kommunen. Sorteras efter personnummer Dokumentation kring/efter insats från samverkansteamet Ja Närarkiv/personakt Papper Överförs efter 1 år Överförs 1 år efter avslutad skolgång med diariet. Sorteras på personnummer. Skolsociala utredningar (EBiC) Ja Närarkiv/ i system Papper/i system Överförs efter 2 år Överförs två år efter avslutad skolgång. Utredningar görs av kuratorer/socionomer vanligtvis som underlag för annan insats. Diarieförs som bilaga till insats/beslut. Om utredningen inte leder till insats/beslut ska handlingen ändå registreras separat och sedan förvaras i elevakt. Pedagogisk utredning Ja Närarkiv Papper/ i system Överförs efter 2 år Registreras som bilaga till åtgärdsprogram i de fall utredningen föranleder ett beslut kring sådant. I övrigt registreras handlingen för sig. Överförs i samband med diariet EHT-protokoll Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Sorteras i eget ärende. Följer med EVK-protokoll Ja Elevakt Papper Överförs efter 2 år Se under Elevakt Psykologjournal Nej Personakt/närarkiv/ i system på Stödenheten Papper/ i system Överförs efter 2 år 2 år efter barnet fullgjort sin skolplikt eller flyttat från kommunen. Sorteras på personnummer. 9

11 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Första giltighetsdatum Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: (rev), UN Skolhälsovårdsjournaler Nej Skolsköterskans aktskåp /i System Papper/ i system Överförs efter 1 år 1 år efter avslutad skolgång. Överförs till gymnasiets skolhälsovård i förekommande fall. Handlingar i skolhälsovården får gallras under förutsättning att likalydande digitala kopior har framställts genom scanning och tillförts journalen. Beslut i BUN Logopedjournal Nej Logoped, närarkiv Papper/i system Överförs efter 2 år 2 år efter avslutad skolgång. Sorteras på personnummer. I begreppet logopedjournal ingår: Journalanteckningar, utredningar tester och undersökningsresultat, korrespondens, handlingsplaner samt uppföljningar. Register/förteckning över journaler som överlämnats till annan huvudman Nej I system I system Återfinns i elevens journal som en journalanteckning Psykologisk utredning Nej Personakt/närarkiv/ i system på Stödenheten Papper/i system Överförs efter 2 år 2 år efter barnet fullgjort sin skolplikt eller flyttat från kommunen. Sorteras på personnummer. ALLMÄN ADMINISTRATIV VERKSAMHET Protokoll från nämnden och Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Överförs med diariet. Binds in arbetsutskott (centralarkivet ansvarar) Protokoll från förvaltningsråd Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Överförs med diariet Protokoll från LSG Ja Närarkiv papper Överförs efter 2 år Överförs med diariet Protokoll från MBL-förhandlingar Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Delegationsbeslut Ja Närarkiv/ i system Papper/i system Delegationsbeslut görs i LEX. Redovisas vid nämndsmöte och återfinns i protokollet för nämnden. Överförs därmed till arkivet i samband med att protokollen överförs. 10

12 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Första giltighetsdatum Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: Registrerade handlingar Ja Närarkiv Papper Gallras efter 5 år 5 år efter registrering. Gäller ej registrerade och diarieförda handlingar, endast de som bara har handlingsnummer och ej hör till specifikt ärende. Avtal med förskoleverksamheter och Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Överförs med diariet pedagogisk omsorg i enskild regi Avtal mellan vuxenutbildningen och Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Överförs med diariet avtalspartner Tillsyn av enskilda verksamheter Ja Arbetsrum, närarkiv Papper Överförs efter 2 år Tillsynshandlingar kan vara: tillsynsprotokoll och verksamhetsbeskrivningar. Avtal med annan kommun om Ja Närarkiv Papper /i system Överförs efter 2 år Överförs med diariet förskoleplats/skolplats Protokoll från matråd Ja Närarkiv/Elevhälsan/husm Papper Överförs efter 2 år Handlingar efter samverkan kring matfrågor or med eleverna Förteckning över förvaltningens olika Ja HK/resp. enhet Papper Överförs efter 2 år Förteckning diarieförs och överförs till IT-system centralarkivet med diariet. Sociala medier Ja Närarkiv Papper/i system Överförs efter 2 år Information på tex bloggar och facebook av ringa eller tillfällig betydelse kan gallras. Övrigt skrivs ut en gång per år. Protokoll från projektgrupper Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Protokoll från föräldraråd Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Ansökan om att få bedriva verksamhet i enskild regi Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Diarieförd handling. Överförs till centralarkivet i samband med att diariet överförs. Minnesanteckningar från APT Nej Närarkiv Papper Gallras efter 2 år Ärendekort/diariekort med diarieplan Nej Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Skickas med leverans tillcentralarkivet Kallelse nämnd och arbetsutskott Nej I system Digitalt Gallras efter 1 år Fadderrapporter lämnade av nämnden ledamöter Nej Pärm nämndsekreterare Papper Gallras senast efter 4 år Gallras vid ny mandatperiod. 11

13 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Första giltighetsdatum Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: (rev), UN Korrespondens av tillfällig betydelse Nej Administratör Papper/i system Vid inaktualitet Exempelvis meddelanden och information av tillfällig betydelse från området eller förskolan/ skolan, e-post som inte diarieförs eller handlingar av liten betydelse för verksamheten Ett ex. av varje informationsskrift, Nej Närarkiv HK/resp. enhet Papper Överförs efter 5 år broschyr och liknande som framställts inom den egna verksamheten. Tidningsurklipp och fotografier, Nej Närarkiv HK/resp. enhet Papper Överförs efter 5 år 5 år efter publicering samlade för att belysa den egna verksamheten Rapporter från inspektion av livsmedelsverksamhet Nej Närarkiv Papper Gallras efter 1 år Diarieförda originalen finns hos SBK. Inspektionen genomförs årligen. Inspektionsrapporter enligt miljöbalken Nej Närarkiv Papper Gallras efter 3 år Diarieförda originalen finns hos SBK. Inspektionen genomförs var fjärde år. Handlingar rörande samtycken enligt PuL Nej Närarkiv/administratör Papper Gallras vid inaktualitet Inaktuell när eleven avslutat sin skolgång eller då ny blankett lämnats in. EKONOMI Anbudshandlingar Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Ej antagna anbud utgallras 1 år efter avslutad upphandling Attestbehörigheter Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Listan uppdateras i augusti och diarieförs. Originalet finns centralt på förvaltningen. Finns bland diarieförda handlingar. Avtal Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Överförs till centralarkivet i samband med diariet överförs. 12

14 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Första giltighetsdatum Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: Beslut om inackorderingstillägg Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Delegationsbeslut om inackorderingstillägg görs i LEX och återfinns med nämndsprotokoll. Statsbidrag- ansökningar och beslut Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Beslut om vårdnadsbidrag Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Delegationsbeslut görs i LEX. Besluten återfinns även med protokoll från nämnden. Budgethandlingar, verksamhetsplan, prognoser, budgetuppföljningar, tertialrapporter och bokslut Ja Närarkiv Papper/ i system Överförs efter 2 år Finns bland diarieförda handlingar. Återfinns även i nämndsprotokoll. Analyslistor/löner Nej Administratör I system Gallras efter 2 år Budgetunderlag, års- och Nej Arbetsrum, Ek ass. Gallras efter 2 år flerårsbudget Porthälla/Förv. chef Externa verifikationer Nej Administratör Papper Gallras efter 10 år Fakturor, utbetalningar, rekvisitioner. Följesedel sparas vid ej specad faktura. Interna verifikationer Nej Administratör Papper Gallras efter 10 år Bokföringsorder, interna fakturor Ansökan om inackorderingstillägg Nej Närarkiv Papper Gallras efter 3 år Ansökan kan gallras efter 3 år. Reklamationer Nej Närarkiv Papper Gallras efter 2 år Underlag för utbetalningar till Nej Arbetsrum/närarkiv Papper/ i system Gallras efter 2 år förskolor och skolor i enskild regi Arvoden till förtroendevalda Nej I system I system Personalenheten Personalenheten ansvarar för gallring ansvarar Ansökan om vårdnadsbidrag Nej Handläggares arbetsrum Papper Gallras efter 2 år Underrättelser om detaljplaner Nej Närarkiv Papper Gallras efter 1 år Originalen finns hos SBK. Eventuella remissyttranden diarieförs. Anbudshandlingar Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Ej antagna anbud utgallras 1 år efter avslutad upphandling Attestbehörigheter Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Listan uppdateras i augusti och diarieförs. Originalet finns centralt på förvaltningen. Finns bland diarieförda handlingar. 13

15 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Första giltighetsdatum Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: (rev), UN KVALITETSARBETE E-post till klagomålshanteringen Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Sammanställningar av elevenkäter Nej Närarkiv Papper/ i system Överförs efter 2 år Överförs till centralarkivet med diariet. Sammanställning av föräldraenkäter Nej Närarkiv Papper/ i system Överförs efter 2 år Överförs till centralarkivet med diariet. Sammanställning personalenkät Nej Närarkiv Papper/ i system Överförs efter 2 år Överförs till centralarkivet med diariet. Elevenkäter Nej Arbetsrum Papper/ i system Vid inaktualitet Inaktuell då sammanställning tagit fram Föräldraenkäter Nej Arbetsrum Papper/ i system Vid inaktualitet Inaktuell då sammanställning tagit fram Personalenkäter Nej Papper/ i system Vid inaktualitet Inaktuell då sammanställning tagit fram Olycksfall, tillbud barn/elev Nej I system I system Överförs efter 2 år Lista tas ut ur system en gång per år och arkiveras PERSONAL Annons och sökanden till tjänst Ja Närarkiv/ i system Papper/ i system Gallras vid inaktualitet Den anställdes handlingar överförs till personakt. Övriga gallras 6 mån efter att tjänsten tillsats. Registrera lista över sökande med markering över vem som fått tjänsten. Anställningsavtal Ja Närarkiv Papper Gallras vid inaktualitet Anställningsavtal registreras i LEX och samtidigt görs ett delegationsbeslut i LEX. Betyg och intyg över anställning Nej Personalakt Papper Personalenheten Förvaras i personalakt ansvarar Underlag för rapport till Nej Administratör Papper/ i system Gallras efter 2 år Exempelvis sjukintyg Försäkringskassan, Anmälan om företrädesrätt (LAS) Nej Närarkiv Papper Personalenheten ansvarar Företrädesrätt och varsel om varsel leder till avsked Ledighetsansökan Nej I system Digitalt Gallras efter 2 år Personalenheten ansvarar Läkarintyg Nej Administratör Papper Gallras efter 2 år Längre tjänstledigheter Nej Personalenheten Personalenheten Finns i personalakten. Vid avgång ur tjänst ansvarar förs handlingarna till personalakten 14

16 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Första giltighetsdatum Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: Rehab-ärenden Nej Till personalakt Kopior gallras efter sammanställning Sjukanmälan/oplanerad frånvaro Nej I system, Heroma Gallras efter 2 år Tystnadsplikt/sekretessförbindelse Nej Personalakt Papper Läggs i personalakt. Kopia kan sparas hos administratör Uppsägningar Nej Personalakt Papper överförs när anställningen avslutats Medarbetarsamtal/anteckningar Nej Arbetsrum Papper Vid inaktualitet Inaktuell vid nästkommande medarbetarsamtal Timrapporter Nej Personalenheten Papper 2 år Personalenheten ansvarar. Kopia kan finnas hos administratör. Personalförteckning Personalenheten ansvarar Årets ackumulerade Personalförteckning lista bevaras Uppdateras löpande Pensionshandlingar Personalenheten ansvarar Pensionshandlingar Personalakter fasta tjänster och vikariat längre än tre månader Personalenheten ansvarar Personalakter fasta tjänster och vikariat längre än tre månader LOKALER Uthyrningskontrakt Ja Närarkiv Papper 2 år efter inaktualitet Hyresavtal, original Nej Närarkiv Papper 2 år efter inaktualitet Inaktuell då kontraktet sagts upp. Inventarieförteckningar Nej Närarkiv Papper 2 år efter inaktualitet 15