SKOLFÖRVALTNINGENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Transkript

1

2 SKOLFÖRVALTNINGENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet Första giltighetsdatum Fastställd Reviderad Skolnämnden Handling Sortering Medium Förvaring Bevaras/Gallras Anmärkning ALLMÄN ADMINISTRATIV VERKSAMHET Skolnämndens protokoll Kronologisk Papper Skolkontoret Bevaras Centralarkiv efter 5 år Skolnämndens arbetsutskott Kronologisk Papper Skolkontoret Bevaras Centralarkiv efter 5 år protokoll Samverkansgrupp protokoll Kronologisk Papper Skolkontoret och Bevaras Centralarkiv efter 5 år skolexp Förhandlingsprotokoll - Kronologisk Papper Skolkontoret Bevaras Centralarkiv efter 5 år personalärenden Minnesanteckningar från Kronologisk Fil/Papper Skolkontoret och Gallras efter 1 år arbetsplatsträffar skolexp Minnesanteckningar från Kronologisk Fil/Papper Skolkontoret och Gallras efter 2 år ledningsgrupper skolexp Delegeringsbeslut Kronologisk Papper Skolkontoret Bevaras Förteckning eller originalbeslut/kopia anmäls till SKN Kallelser,föredragningslistor Fil/ Skolkontoret och Gallras efter 2 år till sammanträden papper skolexp Diarieplan och diarielistor Årsvis Papper Bevaras Centralarkiv efter 5 år

3 ALLMÄN ADMINISTRATIV VERKSAMHET Diarieförda handlingar Papper Skolkont.Arkivskåp Bevaras Centralarkiv efter 5 år Inkommande och utgående Kronologisk Filer/Papper Diarieförs och arkiveras av skolkontoret Centralarkiv efter 5 år brev av bestående värde resp.skolexp. gäller e-post och vanlig post Handlingar inkomna för Kronologisk Papper Skolkontoret och Gallras vid inaktualitet kännedom samt allmän skolexp information, cirkulär, meddelanden m.m. Informationsskrifter/bro- Årsvis Papper Skolkontoret och Bevaras Centralarkiv efter 2 år schyrer eller liknande som skolexp framställts inom den egna verksamheten Projekt, uppdrag/rapport Kronologisk Papper Skolkontoret Bevaras Överförs till centralarkivet samt utredningsmaterial efter 3 år av betydelse Statistiska uppgifter till Årsvis Fil/Papper Skolkontoret och Gallras efter 1 år t.ex SCB skolexp - personalstatistik - elevstatistik

4 ALLMÄN ADMINISTRATIV VERKSAMHET Handling Sortering Medium Förvaring Bevaras/Gallras Anmärkning Kvalitetsredovisning Årsvis och enhets- Papper Skolkontoret resp Bevaras Centralarkiv efter 2 år -gemensam på förvaltn.nivå vis skolexp - enheterna Elevregister Läsårsvis Procapita Bevaras* Barnomsorgsregister Årsvis Procapita Bevaras* Cockiefiler, historikfiler och Filer Användare Vid inaktualitet Automatisk gallring, kan e-postförteckningar läggas in av varje användare Skolförvaltningens hemsidor Arkivering avskövde kommuns hemsidor ombesörjs av kommunstyrelsen. In- och utgående handlingar via den elektroniska brevlådan Handlingar som tillhör ett ärende ska tas ut - allmänna och offentliga på papper och diarieföras. Därefter kan den elektroniska handlingen gallras. *) Bevaras i Procapita i avvaktan på riktlinjer/regler för digital förvaring.

5 ALLMÄN ADMINISTRATIV VERKSAMHET - allmänna och hemliga Hemliga handlingar ska inte lagras i någon handläggares elektroniska brevlåda utan omgående tas ut på papper och diarieföras. Därefter ska den elektroniska handlingen gallras. EDU - hemsidan (Skövdes skolwebbplats) Reklam och allmän information i den elekroniska brevlådan Arkiveringskopia av edu.skovde.görs en gång per halvår. Ombesörjs av kommunstyrelsen. Gallras vid inaktualitet. Handlingar av tillfällig Kostenheten Gallras betydelse rörande skolmåltider/kostenhet, t ex. matsedlar

6 FÖRSKOLEVERKSAMHET OCH SKOLBARNSOMSORG Ansökningar om förskole- Kronologisk Köregister i Skolkontoret Gallras när barnet är plats procapita placerat/när köplatsen är uppsagd Begäran om överflyttning Köregister i Skolkontoret Gallras när barnet är procapita placerat/när köplatsen är uppsagd Svar på placeringsmeddelan- Papper/Fil Skolkontoret Gallras när barnet Svar Nej-tack bevaras de om förskoleplats registrerats vid för- under 1 år skolan Uppsägningar av förskole- Papper/Fil Skolkontoret Gallras efter 2 år eller skolbarnsomsorgsplats Scheman över barns planerade Papper/Fil Skolkontoret Bevaras i barnomsorgsvistelse registret

7 FÖRSKOLEVERKSAMHET OCH SKOLBARNSOMSORG Uppgifter om vårdnads- Papper/Fil Skolkontoret Gallras Gallras 3 år efter inkomsthavares inkomster året Underlag för återbetalning av barnom- Papper Skolkontoret Gallras efter 10 år Återbetalning finns i ekosorgsavgift nomisystemet och underlaget finns på skolkontoret Ansökningar om vårdnads- Kronologiskt Papper Skolkontoret Bevaras Delegeringsbeslut anmäls bidrag och beslut till skolnämnden

8 EKONOMI Förteckning över elever Kronologisk Fil/papper Ekonom Gallras 5 år efter det att eleven avslutat sin skolfrån annan kommun som gång undervisas i skolor Förteckning över elever Kronologisk Fil/papper Ekonom Bevaras som undervisas i skola i annan kommun Underlag för debitering, inter- Fil/papper Ekonom Gallras efter 4 år kommunal ersättning Förteckning över elever som Papper Skolkontoret Bevaras Delegeringsbeslut anmäls får utbetalning ur donationer till skolnämnden och fonder, redovisning från enheterna

9 EKONOMI Handling Sortering Medium Förvaring Bevaras/Gallras Anmärkning Årsredovisning utbetalning av Papper Skolkontoret Gallras Original bevaras av fondmedel Konsult o Service ekonomi enheten Underlag och utbetalning Papper Skolkontoret Gallras efter 10 år av kommunalt bidrag till enskilda förskolor och skolor Försäkringsfrågor Finns hos tekniska förvaltningen Arvoden till förtroendemän, Alfabetisk Papper Skolkontoret Gallras efter 10 år underlag

10 Handling Sortering Medium Förvaring Bevaras/Gallras Anmärkning PERSONAL Anställningsavtal Personnr.ordn. Papper/Fil Original finns i akt på personalkontoret Anställningsavtal, vik Alfabetisk Papper/Fil Original finns i akt på personalkontoret Tjänstgöringsrapport, Alfabetisk Min Lön Finns hos Löneavdeln. övertid, semester, övrig ledighet Besched Personakt Personnr.ordn. Personakten finns hos personalkontoret Arbetskadeanmälan Personnr.ordn. Personakt Hanteras av försäkringskassan Personalhandlingar, övriga Personnr.ordn. Personakt Handlingar arkiveras i akt hos personalkontoret Riskbedömningar Papper/Fil Resp enhet Gallras efter 2 år Tillbud och olycksfall Fil Skolkontoret Bevaras Databas på skolkontoret Barn/elever, personal

11 GRUNDSKOLA OCH SÄRSKOLA Ledighetsansökan för elev Papper Skolexp Gallras efter läsårets slut under 10 dagar Ledighetsansökan för elev Papper Skolkontoret Bevaras Beslut av skolchef. Delegerings- 10 dagar och däröver beslut anmäls till SKN. Klasslistor från läsårets Skolvis och Papper/Fil Skolexp Bevaras Överförs till centralarkivet slut klassvis efter läsårets slut Skolkataloger- Foto Årsvis Papper Skolexp Bevaras Överförs till centralarkivet efter läsårets slut Betygskataloger Skolvis och Papper/Fil Bevaras Betygskataloger med klassvis kodförklaringar överförs till centralarkivet efter läsårets slut Individuella betygskopior Skolvis och Papper/Fil Skolexp Bevaras Överförs till centralarkivet åk 9 klassvis efter läsårets slut

12 GRUNDSKOLA OCH SÄRSKOLA Skriftliga omdömen åk 9 Skolvis och Papper/Fil Bevaras Överförs till centralarkivet klassvis efter läsårets slut Protokoll från elevvårds- Alfabetiskt Papper Skolexpedition/ Bevaras Överförs till centralkonferens och årsvis Skolvis arkivet efter 2 år Individuell utvecklings- Alfabetiskt Papper Skolexpedtion/ Gallras IUP gallras vid inaktualitet, plan (IUP) samt barn- Skolvis dock senast 1 år efter och elevmapp avslutad skolgång åk 9 Originalhandlingar av Alfabetisk Fil/ Enheten för stöd Bevaras Överförs till centralsekretessbelagda elevvårds- Papper och utveckling/ arkivet efter 2 år utredningar skolvis - psykolog - kurator - specialpedagog Dokumentation av händelser Alfabetisk Fil och Dator och pärm Bevaras läsårsvis och utredningar t.ex. Papper skolexp och gallras efter 10 år trakasserier barn/elever

13 GRUNDSKOLA OCH SÄRSKOLA Åtgärdsprogram för elever Alfabetisk Papper Låst skåp skolvis/ Bevaras Överförs till centralarkivet skolexp 2 år efter avslutad skolgång Elevhandlingar särskolan Alfabetisk Papper Enheten för stöd Bevaras* *Så länge eleven finns inoch utveckling inskriven. Vid avslutad skolplikt överförs akt till gymnasiesärskolan med förälders tillstånd Skolhälsovårdsjournaler Hanteras enligt SKN:s beslut 56/2008. Bevaras. Nationella prov klassvis Årsvis Papper Skolvis/skol- Bevaras Överförs till centralarkivet sammanställning av elev- expeditioner omgående efter läsårets resultat, åk 3, 5 och 9 slut - alla ämnen Nationella prov i svenska - Årsvis och Papper Skolvis/skol- Bevaras Överförs till centralarkivet samtliga svar, åk 3, 5 och 9 klassvis expeditioner omgående efter läsårets slut/senast ett läsår efter

14 GRUNDSKOLA OCH SÄRSKOLA Övriga nationella prov Årsvis och Papper Skolvis/skol Gallras efter 5 år klassvis expeditioner Protokoll och handlingar Kronologisk Papper Skolvis/skol Bevaras Överförs till cenralarkivet från föräldraförening/föräldra- expeditioner efter 5 år råd Lokala arbetsplaner Fil/ Skolvis/skolexp Gallras vid in- Papper aktualitet Praktisk arbetslivsorientering, Papper/Fil Skolvis Gallras vid inaktuali- Finns i elevregistret - praktiklistor tet procapita Förteckning över elever som Årsvis Papper/Fil Rydskolan Bevaras Överförs till centralarkivet har modersmålsundervisning omgående efter läsårets slut Skyddsrondsprotokoll Kronologiskt Papper Skolvis Gallras vid inaktualitet Kopia finns på tekniska förvaltningen Skola 24 webbaserat pro- Förvaras i Skola 24 gram för hantering av frånvaro och omdömen - elever