Dokumenthanteringsplan Kultur- och fritidsnämnden Rådhuset

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Kultur- och fritidsnämnden Rådhuset RÅDHUSET Kategori Handling Medium Förvaringsplats Gallras eller Administration Ansökningar om lotteritillstånd, diarieförda papper när 5 Administration Avtal papper när, rådhuset 2 år efter avtalet upphört Administration Bidragshandlingar, Ansökningar och Intyg papper eller när, rådhuset 5 år digitalt eller server Administration Bidragsärenden: verksamhetsrapporter, revisionsberättelser och resultaträkningar papper eller digitalt när, rådhuset 5 se anm. Digitala årsberättelser utskrives på papper, och sorteras till sammans med de som redan finns på papper, före leverans till et. Administration Bilagor KFN papper när, rådhuset 1 Binds in med protokoll årsvis Administration Cockiefiler digitalt användarkatalog vid inaktualitet Administration Delegationsbeslut papper förvaltningschef 1 Administration Detaljplaner, kopior papper när 1 år Yttranden finns som bilaga i KFN:s protokoll. Originalet på Stadsbyggnads- kontoret. Administration EDP ärendehanteringssystem digitalt server Konverteras vid byte av system Administration Felhanteringssystem - parkverksamhet digitalt accessdatabas Bevaras Konverteras vid byte av system Administration Föreningsregister papper rådhuset, pärm vid inaktualitet Administration Föreningsregister digitalt server vid inaktualitet Administration Handlingar (skrivelser) ej diarieförda, papper rådhuset, pärm 5 år postpärm Administration Handlingar, diarieförda papper när, rådhuset 5 Administration Historyfiler/globalfiler digitalt användarkatalog vid inaktualitet Administration Hyreskontrakt lokaler, externt papper rådhuset, pärm 2 år efter upphörandet Administration Hyreskontrakt lokaler, internt papper rådhuset 2 år efter upphörandet Administration Hyreskontrakt, lokaler digitalt rådhuset Överföres till historikfil, FRI på Olympen :T, genom systemansvarig för bokningsprogrammet Administration Kallelser, kultur- och fritidsnämnden papper rådhuset 2 år Administration Kultur och Fritid - Egna trycksaker papper 1 år Två ex. till Kommunet, ett ex. på förvaltningen :04 1/4

2 Dokumenthanteringsplan Kultur- och fritidsnämnden Rådhuset Kategori Handling Medium Förvaringsplats Gallras eller Administration Kultur- och fritidsvane-undersökning papper + digitalt pärm, handläggare Vid inaktualitet Sammanställning finns i diariefört ärende Administration Meddelanden av ringa och/eller tillfällig röstbrevlåda/mo vid inaktualitet betydelse biltelefon Administration Röstmeddelanden, av vikt röstbrevlåda/mo biltelefon gallras efter avskrift Administration Skallgångskår, förteckning över deltagare papper, digitalt pärm vid inaktualitet handläggaren Administration Stadgar för vänortsföreningar papper pärm 5 handläggaren Administration Systematiskt arbetsmiljöarbete papper förvaltningschef vid inaktualitet Administration Vigselprotokoll Papper Vigselförrättaren 1 Administration Ärendelista, diariet papper när, rådhuset 5 Administration Postlista över inkomna skrivelser digitalt, EDP rådhuset Administration Ledningsgruppens protokoll papper/digitalt när på rådhuset, eller server 3, se anm. Digitala protokoll utskrives på papper före leverans till et Bokningar Bokningsbesked -, lokaler, stenmjölsplaner digitalt server Överföres till historikfil, FRI på Olympen :T, genom systemansvarig för bokningsprogrammet Bokningar FRI boknings- och bidragsprogram digitalt server Konverteras vid byte av system Bokningar Lokalbokning - Kod-/taxeregister digitalt server vid inaktualitet uppdateras löpande Bokningar Lokalbokning - Kundregister digitalt server vid inaktualitet uppdateras löpande Bokningar Lokalbokning - Objektregister digitalt server vid inaktualitet uppdateras löpande Bokningar Lokalbokning - Tabellregister digitalt server vid inaktualitet uppdateras löpande Ekonomi Bokföringsjournaler papper när, rådhuset Ekonomienheten Ekonomi Fakturaunderlag, externt papper när, rådhuset 10 år, se anm. Recall för förvaring efter 1 år Ekonomi Fakturaunderlag, internt digitalt, ekonomisystemet server 10 år Ekonomi Inventarieförteckningar för förvaltningen, papper rådhuset 1 år Original till Ekonomienheten kopior Ekonomi Kund-fakturajournaler papper när, rådhuset 10 år Recall för förvaring efter 1 år Ekonomi Kvittensblock papper rådhuset 10 år Ekonomi Kvittenser, motionshallen papper rådhuset 10 år :04 2/4

3 Dokumenthanteringsplan Kultur- och fritidsnämnden Rådhuset Kategori Handling Medium Förvaringsplats Gallras eller Ekonomi Leverantörsfakturor papper eller när på digitalt i ekonomi rådhuset, eller systemet server 10 år, se anm. Pappershandlingar till Recall för förvaring efter 1 år Ekonomi Orderbekräftelse papper pärm/handlägg Vid inaktualitet Ekonomi Raindance - ekonomiprogram digitalt server Se dokumenthanetringsplan för Kommunstyrelsens ekonomienhet Personal Anhörigregister digitalt server uppdateras löpande Personal Ledighetsansökningar - Anställningsbevis, kopior papper rådhuset vid inaktualitet Original till Arbetsgivarenheten Personal Protokoll från arbetsplatsträffar, enhetsvis papper/digitalt när på rådhuset, eller server 3, se anm. Digitala protokoll utskrives på papper före leverans till et Personal Personalärenden, handlingar Rådhuset vid inaktualitet Lämnas till Personalkontoret Protokoll Kungörelsekort till protokoll för politiska organ papper rådhuset 1 år Endast politiska organ som administreras av kultur- och fritidsförvaltningen Protokoll Falkenbergsnämnden, protokoll, kallelser papper pärmar, folkhälsa 1 Landstingets. Kallelser och föredragningslistor gallras efter 2 år Protokoll MBL- och Samverkansprotokoll papper rådhuset, när 10 Protokoll Protokoll, Rådet för folkhälsa och papper när, rådhuset 1 brottsförebyggande arbete Protokoll Protokoll, Rådet för folkhälsa och digitalt server brottsförebyggande arbete Protokoll Protokoll från utskott under kultur- och papper när, rådhuset 1 fritidsnämnden Protokoll Protokoll kultur- och fritidsnämnden papper när, rådhuset 1 Protokoll Protokoll kultur- och fritidsnämnden, kopior papper rådhuset 10 år Originalen överlämnade till Kommunet Protokoll Protokoll kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott, kopior papper rådhuset 10 år Originalen överlämnade till Kommunet Protokoll Protokoll, kultur- och fritidsnämnden och digitalt server dess arbetsutskott Upphandling Anbud, antagna papper när, rådhuset :04 3/4

4 Dokumenthanteringsplan Kultur- och fritidsnämnden Rådhuset Kategori Handling Medium Förvaringsplats Gallras eller Upphandling Anbud, icke antagna papper när, rådhuset 2 år Efter anbudsöppningsår Upphandling Anbudsprotokoll papper när, rådhuset 5 Förvaras i akter (diarieförda) :04 4/4

5 BIBLIOTEKET Kategori Handling Medium Förvaringsplats Gallras/ a rkiv efter (år) Administration Avtal papper när, rådhuset 2 år, se anm. Gallras 2 år efter avtalet upphört. Bokföringsunderlag gallras 10 år efter avtalet upphört. Administration Bekräftelse rörande hyra av lokaler för teatrar papper pärm, huvudbiblioteket Administration Bokkatalog. Förteckning över bibliotekets digitalt biblioteket vid inaktualitet bokbestånd Administration Cockiefiler digitalt användarkatalog vid inaktualitet Administration Dokumentation av programverksamhet, t.ex. författarbesök, högläsning m.m. papper diariefört ärende hos Kultur- och fritidsnämnden Administration Förteckningar över prenumerationer av databaser Administration Förteckningar över tidskrifter och dagstidningar digitalt och papper 2 år, se anm. Gallras 2 år efter avtalet upphört. Bokföringsunderlag gallras 10 år efter avtalet upphört. Sammanställning i årsredovisningen (diariefört ärende på förvaltningen i rådhuset). digitalt hemsidan vid inaktualitet Uppdateras löpande hemsidan och tidskriftsförteckning vid inaktualitet Administration Förteckningar/beståndsregister över samtlig digitalt bibliotekskatalog vid inaktualitet media som lånas ut Administration Historyfiler/globalfiler digitalt användarkatalog vid inaktualitet Administration Informationsbroschyrer, program och affischer eller liknande, bibliotekets egna papper biblioteket se anmärkning 1 2 ex. till et. 1 ex till förvaltningen Administration Kontrakt med artister papper pärm, huvudbiblioteket Administration Statistik papper och diariefört ärende digitalt hos Kultur- och fritidsnämnden och Statens kulturråd Administration Teaterprogram papper pärm, huvudbiblioteket 2 år, se anm. Gallras 2 år efter avtalet upphört. Se anm. Statistiska sammanställningar i årsredovisning (diariefört ärende på förvaltningen i rådhuset). Statistik till SCB/Kulturrådet sparas innevarande år. Underlag till statistik gallras när sammanställning är gjord. 1 Två ex. till Kommunet

6 Kategori Handling Medium Förvaringsplats Gallras/ a rkiv efter (år) Administration Verksamhetsberättelse papper till rådhuset Diarieförs på rådhuset Ekonomi Fakturor m.m. digital server, se anmärkning hanteras i enlighet med ekonomisystemet dokumenthanteringsplan för Ekonomi Fakturor m.m. papper huvudbiblioteket 10 år, se anmärkning Låneverksamhet Avtal med låntagare angående lånekort digitalt låntagarregister 4 år som inaktiv databas låntagare styreslens ekonomienhet Överförs årligen till Recall för förvaring Låneverksamhet Fjärrlån, beställning digitalt bibliotekssystem vid inaktualitet Gallras efter avslutat lån Låneverksamhet Låntagarregister, register över låntagare digitalt bibliotekssystem vid inaktualitet Låneverksamhet Påminnelse om ej återlämnat lån papper huvudbiblioteket vid inaktualitet Utskrives ur bibliotekssystemet och skickas till låntagaren. Efter två påminnelser utgår en faktura. Låneverksamhet Registrering av lån per person digitalt bibliotekssystem Låneverksamhet Talbokslån. Godkännande från låntagaren att spara deras lån i registret papper talboksavdelningen när resp. låntagare avförs Personal Anteckningar från medarbetarsamtal papper huvudbiblioteket vid inaktualitet Även lönesamtal Personal Minnesanteckningar från arbetsplatsträffar papper/ huvudbiblioteket 5 digitalt Personal Samtycken om postöppning papper huvudbiblioteket vid inaktualitet Uppdateras löpande

7 MUSEET Kategori Handling Medium Förvaringsplats Gallras/ Administration Gåvobrev, depositionshandlingar etc. papper museet Administration Gästböcker papper när Administration Konst - brev, skrivelser, ej diarieförda papper museet vid inaktualitet Administration Lånekvitton och depositionshandlingar papper museet vid inaktualitet Gallras efter avslutat lån/deposition. Möjlig sekretess enligt SL 8:9 Administration Museets egna publikationer, affischer broschyrer, et c. papper museet 1, se anmärkni ng papper museet Bevaras även separat på museet, 5 ex. 1 ex till Kommunet årligen. Administration Pedagogisk verksamhet/ programverksamhet, dokumentation Administration Protokoll Kulturpriskommittén papper, museet digitalt Administration Register till pressklipp och digitalt server Konverteras vid systembyte samtidsdokumentation Dokumentation Accessionskataloger papper/digit museet/server Konverteras vid systembyte. Gemensam alt katalog planeras till Dokumentation Inventarieförteckning över konst digitalt server Uppdateras löpande Dokumentation Inventarieförteckning över konst papper/foto museet Ekonomienheten Dokumentation utställningsverksamhet, dokumentation papper museet Dokumentation Vård av samlingarna, dokumentation papper museet Personal Anteckningar från medarbetarsamtal och papper museet vid inaktualitet utvecklingssamtal Personal Protokoll eller anteckningar från papper museet 5 arbetsplatsträffar/personalmöten Personal Samtycken om postöppning papper museet vid inaktualitet Uppdateras löpande Övrigt Cockiefiler digitalt användarkatalog vid inaktualitet Övrigt Historyfiler/globalfiler digitalt användarkatalog vid inaktualitet

8 KONSUMENT- VÄGLEDNING Kategori Handlingstyp Förvaringplats/ Sortering Gallras/ Administration Bokningslistor Handläggare Vid inaktualitet Administration Statistik, underlag, Handläggare Vid inaktualitet, se verksamhetsberättelse anm. Gallras sedan sammanställning eller redovisning skett. Årsberättelsen skickas till Kultur- och fritidsförvaltningens kansli. Budget/skuld Ärenden rörande budgetrådgivning Handläggare Vid inaktualitet T.ex. ärendeblad, minnesanteckningar, kalkyler, förslag till budget, kopior av underlag och överenskommelser Budget/skuld Ärenden rörande skuldrådgiving Handläggare 5 år Kopior av handlingar från tingsrätt eller kronofogdemyndighet Konsumentrådgivning Egenproducerade trycksaker och Handläggare Bevaras Skickas till Kultur- och fritidsförvaltningens kansli informationsmaterial Konsumentrådgivning Reklamationsärenden, enskilda Handläggare 1 år Ärenden till Allmänna reklamationsnämnden konsumenter, ARN Konsumentrådgivning Reklamationsärenden, lokala Handläggare Se anm. Bevaras, se anm. Bevaras i urval för att ge historisk dokumentation. et efter överenskomelse. 1/1