DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 31/13 Handlingsslag. Arkivläggs

Transkript

1 Digitala system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation och behandlingshistorik) IT-samordnare / IT-enheten Annonser, annonsmanus Annonsansvarig Förvaltningen redovisar dokumentation till ITenheten där ITenheten inte är applikationsägare 3 Anonyma brev Anslag/Tillkännagivande av sammanträdesprotokoll Arbetsordningar, reglementen, instruktioner, handböcker Arkivbeskrivning Avtal/kontrakt Avtal/kontrakt av rutinartad eller kortvarig karaktär (t.ex. kopieringsavtal, leasingavtal) Avtal/licenser med Datainspektionen rörande förvaltningens register Nämndsekreterare Nämndsekreterare Bilaga till dokumenthanteringsplaner Personuppgiftsombud Diarieförs och bevaras - år upphörd giltighet 3

2 Besked till enskilda om att deras brev har mottagits eller överlämnats till annan instans Blanketter, tryckoriginal Cirkulär, kurs- och konferensinbjudningar, reklam, meddelanden av kortvarig betydelse, inkomna för kännedom och allmän information, interna meddelanden samt frågor av ringa betydelse. Delegationsbeslut Ingår i protokoll Delegationsbeslut, anmälda inför nämnden Delegationsordning Delgivningar Diarieförda. Nämndsekreterare, arkivytrymme Nämndsekreterare, arkivutrymme Diarienummerordning med aktomslag i arkivkartong Diarier LIS KS

3 Dokumenthanteringsplaner med arkivbeskrivning E-post (Offentlighetslagstiftningen gäller även för privat post i ns dator) E-post, sekretess E-post som innehåller känsliga uppgifter men ej är sekretess. Pappershandlingen i arkivutrymme Enligt plan för respektive handling omedelbart som e- post. som pappershandling Utskrift på papper som hanteras enligt respektive handling. omedelbart som e-post. Sekretesshandlingen registreras omedelbart Då ny plan antagits Egenproducerat informationsmaterial, (program, pressklipp, foton, hemsidor, videofilmer, ljudband, kartor, ritningar, Cdskivor m.m.) som rör förvaltningens verksamhet. Om människor finns med på bilder, film m.m. biläggs som redogör för hur Ett exemplar bevaras (Hemsidan bevaras två gånger per år av IT-enheten) Årligen Arkivkartong. Digitalt framställd information bevaras om möjligt på arkivbeständigt papper. Fotografier förses. 3

4 bilderna, filmerna m.m. får hanteras (med eventuellt tillstånd enligt PUL (Personuppgiftslagen) Se även: Fotografier Enkäter med bildbeskrivning. Digitala bilder bevaras på lämpligt sätt (enligt IT-enhetens direktiv) Enkätresultat och sammanställning bevaras Fotografier Om människor finns med på bilder, film m.m. biläggs som redogör för hur bilderna, filmerna m.m. får hanteras (med eventuella tillstånd enligt PUL= Personuppgiftslagen) Bildbeskrivning på arkivbeständigt papper i arkivkartong med syrafritt aktomslag. Digitala bilder (med ev. ljud, text och tal) bevaras på lämpligt sätt (enligt IT-enhetens direktiv) Förtroendevalda, förteckning över Ingår i protokoll 3 Handböcker, instruktioner, arbetsordningar, 3 reglementen 3

5 Handlingar av tillfällig eller ringa art Inkommen handling i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande och som tillfört ärendet sakuppgifter Instruktioner, handböcker, reglementen, arbetsordningar Interna meddelanden, intern information och intern korrespondens som tillkommit uteslutande för att underlätta myndighetens/ förvaltningens arbete och som inte har ett egenvärde Inventarieförteckningar år inaktualitet Kallelser, föredragningslistor, expeditionslistor och dagordningar till sammanträden Kopior av som i original förvaras på annat håll inom kommunen, det att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts ärendet 3 Nämndsekreterare

6 Kopior, avskrifter, utdrag, dubbletter och överexemplar som inkommit endast som information och som inte föranlett någon åtgärd Kopior utsända inför styrelsemöten/ sammanträden, kopior av inkomna som för kännedom anmälts på styrelsemöten/sammanträden Korrespondens, rutinmässig eller av tillfällig betydelse, förfrågningar från allmänhet och som behandlas vedertagen mall Korrespondens som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt Kvalitetsredovisning (Innehåller en bedömning av om målen uppnåtts samt om eventuella åtgärder) Licenser rörande system/applikationer IT-enheten / IT-samordnare Årligen 3 Årligen 3 3 Loggar för t.ex. fax, e-post och Internet samt elektroniska spår från t.ex. cookie- och globalfiler / IT-enheten Vid inaktualitet. Sekretessbelagt material: år Minnesanteckningar från arbetsträffar; 5 Under förutsätt-

7 avdelnings-, personal-, informationsmöten; lednings-, referens-, arbetsgrupper eller liknande Ordningsstadgor med föreskrifter om ordningen vid skolenheterna samt vård och tillsyn av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial Organisationsplaner och organisationsscheman Postlista Pressmeddelanden, egna Projekt, protokoll/mötesanteckningar och från projekt som bedrivs i form av lednings- och projektgrupper enhet Nämndsekretera rre respektive ning att de inte innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten 3 3. Inkomna gallras vid inaktualitet Kopieras på arkivbeständigt papper. Datum och tidning antecknas När projektet upphör Protokoll samt bilagor och andra som ligger till grund för de olika besluten från Kronologiskt i arkivkartong

8 sammanträden med styrelse/nämnd, arbetsutskott, kommittéer m.m. där förtroendevalda ledamöter ingår Protokoll och bilagor av långsiktigt värde Protokoll och bilagor från sammanträden i planerings- eller administrativa frågor Protokoll och från lokala styrelser, t.ex. föräldraråd och skolråd Protokoll med bilagor/ från lokala samverkansgrupper t.ex. skola-fritid, skolanäringsliv Minnesanteckningar från skolkonferenser, klassråd och andra sammankomster om pedagogiska frågor, t.ex. arbetsenhetskonferenser, ämneskonferenser, personalkonferenser, studie- och yrkesorienteringskonferenser, klasskonferenser (motsvarande) Protokoll, yrkesrådsprotokoll (om sådana protokoll eller minnesanteckningar finns) respektive enhet Kronologiskt i arkivkartong Kronologiskt i arkivkartong 3 3 Protokoll och, kopior av, som i original finns på annan Redogörelser och uppgifter som endast finns i

9 kopia och där samma redogörelser och uppgifter införts i officiella publikationer, utgivits som egna rapporter eller införts i egna register eller databaser Register, liggare och listor som tillkommit uteslutande som ett led i förvaltningens egna arbete och som inte har ett egenvärde Registerförteckning Registerutdrag, begäran om Reglementen, arbetsordningar, instruktioner, handböcker Alla versioner skall bevaras Reklamationer Skolkataloger med uppgifter om lärare och elever Skolskjutskort, rörande elevernas skolexpedition Årligen 3 3

10 Skolskjutskostnader, övergripande slutavräkning Skolskjutsreglemente Skolskjutsupp, entreprenörer m.m. Skolskjutsverksamheten, förteckning över skolskjutsberättigade elever, scheman m.m. Handläggs av kommunstyrelsen Handläggs av kommunstyrelsen Handläggare på respektive skola - - Skolskjutsverksamheten, övriga bl.a. undantag från normerna t.ex. vid farlig skolväg Statistik, egenproducerad (av väsentlig betydelse, t.ex. framtagen i samband med bokslut) Statistik, besöksrapporter och liknande, underlag för Statistiska uppgifter som lämnats till Statistiska centralbyrån Statistiskt underlag till årsberättelse Årligen 3

11 Tidningsurklipp och fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Se: Fotografier 3 Tryckoriginal (material för att kunna mångfaldiga en handling) Utrymningsplan Verksamhetsplaner Voteringslistor Yttranden (t.ex. remissyttranden) Års- eller verksamhetsberättelser, verksamhetsuppföljningar Års- eller verksamhetsberättelser, som utgör underlag till Verksamhetsansvarig Nämndsekreterare Då ny plan utkommer Efter kontroll och uppgifterna skrivits in i protokollet Skrivs om möjligt på arkivbeständigt papper

12 Års- och verksamhetsberättelser från studieförbund och föreningar som erhållit/ansökt om bidrag Intendent 10 Bidrag till studieförbund och föreningar, sammanställningar Bidragsansökningar från studieförbund och föreningar jämte Årligen 5 Med undantag för års- och verksamhetsberättelser som bevaras