Verksamhet Byggnadsnämnden ("Myndighetsnämnden för miljö och bygg")

Transkript

1 Verksamhet ("Myndighetsnämnden för miljö och bygg") Antagen Senast ändrad NÄRARKIV Nämnden Protokoll - *) Kronologiskt 2 år *) Före "Nämnden för miljö och bygg" Delegeringsbeslut*) Kronologiskt 2 år *) Redovisning av delegeringsbeslut i nämnden Kallelser till sammanträde*) Kronologiskt Tjänsterum Lev ej 6 mån *) Kallelser inkl. kopior utsända inför sammanträde Allmänt/övergripande Diarium, fastighetsanknutna ärenden enl. PBL Egenproducerat informationsmaterial*) Ärende, flera alt. sökbegrepp Digitalt Elektronisk databas Winbär Lev. ej*) **) Efter färdigställande **) *)**) Vid byte av system överföres informationen till det nya systemet *) Informationsskrift, broschyr m.m. framtagen av byggenheten för spridning till allmänheten **) Ett ex lämnas till kommunarkivet efter färdigställande Sida 1 av 9

2 NÄRARKIV Korrespondens*) Postlistan i Doär /Digitalt Elektronisk brevlåda Lev. ej 2 år *) Inkomna och upprättade handlingar av rutinmässig karaktär och/eller av tillfällig och ringa betydelse för myndighetens verksamhet E-postmeddelanden (inkomna el. upprättade) i gemensam eller individuella elektroniska brevlådor Kronologisk, eller efter avsändare/ mottagare Digitalt*) Elektronisk databas. Säkerhetskopia på magnetband. **) ***) *)**)***) E-post av tillfällig och ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet. E-postmeddelanden av vikt tas ut på papper, diarieförs och läggs i resp. ärendeakt varefter bevarande/gallring och överföring till kommunarkiv sker som med akten i övrigt. Felaktiga uppgifter i ADB-upptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel Digitalt Resp. IT-system Lev. ej Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll Tjänsterum Lev. ej Postlista i DoÄr Kronologisk, flera alt. sökbegrepp Digitalt Elektronisk databas Doär Lev. ej *) När rättelse skett Vid inaktualitet *) Handlingskort för handlingar som endast finns på postlistan och som är äldre än 2 år gallras vid byte av system. Yngre kort förs över till det nya systemet Systemdokumentation*) Efter färdigställande *) Verksamhetssystem. Historik, rutinbeskrivningar etc. Ärendekort - uttag från diarium Fastighet/Ärende Skrivs ut efter avslutat ärende Sida 2 av 9

3 NÄRARKIV Bygglov Bygglov, ansökan *) *) Fullföljt bygglov bevaras, återtagen bygglovsansökan återsändes vid inaktualitet *) Arkitektritning, situationsplan, sektionsritning, nybyggnadskarta Bygglov, ritningar*) Bygglov, verksamhetsbeskrivning Bygglov, granneyttrande, medgivande Bygglov, remissyttrande från myndigheter Bygglov, beslut/domar i bygglovsmål **) **) Ritningar som inaktualiserats genom att reviderade ritningar kommit in och som inte utgjort underlag för beslut kan gallras efter ärendets avgörande i nämnden. Sida 3 av 9

4 NÄRARKIV Bygganmälan Bygganmälan Besked ang. inlämnad bygganmälan Bygganmälan, kontrollplan Bygganmälan, sotareintyg Grundundersökning*) *) *) Fullföljd bygganmälan bevaras, återtagen bygganmälan återsändes vid inaktualitet *) Radonförekomst, Bärighet *) Konstruktion, ventilation, VA och dagvatten Bygganmälan, ritningar*) Bygganmälan, kvalitetsansvarig Bygganmälan, teknisk beskrivning **) **) Ritningar som inaktualiserats genom att reviderade ritningar kommit in och som inte utgjort underlag för beslut kan gallras efter ärendets avgörande i nämnden. Sida 4 av 9

5 Bygganmälan, brandskyddsdokumentat Bygganmälan, luftflödesprotokoll Bygganmälan, intyg/protokoll Bygganmälan, protokoll över byggsamråd Bygganmälan, anmälan om färdigställande*) Bygganmälan, slutbevis NÄRARKIV *) Godkänd kontrollplan Rivningsanmälan Rivningsanmälan, anmälan Rivningsanmälan, kvalitetsansvarig Rivningsanmälan, rivningsplan Sida 5 av 9

6 Rivningsanmälan, ohyresintyg Rivningsanmälan, återvinningsplan*) NÄRARKIV *) Deponikvitto Förhandsbesked Ansökan förhandsbesked Beslut förhandsbesked Ritningar förhandsbesked Påföljder och ingripande vid olovligt byggande Handlingar som initierat ärendet*) *) Inkommen skrivelse/anmälan Protokoll/anteckningar Foton efter besiktning Sida 6 av 9

7 Inventering/dokumentation av platsen Begäran om förklaring Inkommen förklaring, ansökan om lov i efterhand Tjänsteskrivelse -utlåtande och särskilt redigerat material till nämndssammanträde s beslut*) NÄRARKIV *) Med tillhörande ritningar, fotodokumentation m.m. Brandfarlig vara Brandfarlig vara, register över tillstånd Brandfarlig vara, ansökan/ritningar Brandfarlig vara, klassningsplan Brandfarlig vara, verksamhetsbeskrivning Kronologiskt Digitalt Digitalt i WinBär Lev. ej *) Lev. ej *) Lev. ej *) Sida 7 av 9

8 Brandfarlig vara, föreståndaranmälan Brandfarlig vara, utlåtande från Räddningstjänsten Brandfarlig vara, kontrollintyg från certifierad sakkunnig Brandfarlig vara, beslut Brandfarlig vara, förelägganden från nämnden. NÄRARKIV Lev. ej *) Lev. ej *) Lev. ej *) Lev. ej *) *) Kan gallras 5 år efter att *) Kan gallras 5 år efter att Obligatorisk ventilationskontroll (OVK) OVK-protokoll Lev. ej *) *) Kan gallras när nytt godkänt protokoll har upprättats Sida 8 av 9

9 NÄRARKIV Överklaganden och beslut från högre instans Inkommet överklagande Handling som visar överlämnande till länsstyrelsen och nämndens prövning att överklagandet kommit in i rätt tid MMB:s beslut att själv överklaga med tillhörande motivering*) Nämndens yttranden till högre instans Beslut från högre instanser *) Protokollsutdrag och tjänsteskrivelse/utlåtande Sida 9 av 9