DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Äldreenheten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring

Transkript

1 Anmälningar enl 14 kap 2 SoL (Lex Sarah) Anmälningar enl Lex Maria Arbetsmiljöbesiktningar, exv skyddsronder Enkätsammanställningar Papper (original, kopia) Papper (original, kopia) Diarienummer (Ädit) Diarienummer (Ädit) Enhetschef Avser anmälningar som inte rör en enskild person. Vissa ärenden handläggs på PLUSenheten. Kontakta Registratur för diarieföring. Akten med originalhandlingarna sänds i rensat skick till Registratur när ärendet är avslutat. Enhetschef Avser anmälningar som inte rör en enskild person. Vissa ärenden handläggs på PLUSenheten. Kontakta Registratur för diarieföring. Akten med originalhandlingarna sänds i rensat skick till Registratur när ärendet är avslutat. Kronologiskt Enhetschef 3 år Kan gallras när nytt upprättats dock tidigast efter 3 år. Arbetsmiljö plan ska bevaras, se avsnittet Administration. Papper (kopia) Kronologiskt Vid inaktualitet Enkätundersökningar utförs av PLUSenheten och bevaras där. Kopior kan gallras när de inte längre behövs för Äldre 1(8)

2 Protokollskopior, inkomna för kännedom: Förtroenderåd Handikappråd Pensionärsråd Programråd Styr och policydokument rörande verksamheten Synpunkter och klagomål, inkomna från brukare (exv förtryckt formulär) Tillsynsrapporter över enskilt bedrivna verksamheter Utvecklingsdokumentation, verksamhet och metod Papper (kopia) Kronologiskt Enhetschef Vid inaktualitet Original bevaras hos kommunstyrelsens sekreterare. Kopior kan gallras när de inte längre behövs för Papper (kopia) Kronologiskt Enhetschef Vid inaktualitet Original sammanställs av nämnden eller PLUSenheten och bevaras där. Kronologiskt Gruppchef / Enhetschef Vid inaktualitet Vidaresänds till PLUSenheten som gör sammanställning. Papper (kopia) Kronologiskt Enhetschef Vid inaktualitet Original sammanställs av PLUSenheten och bevaras där. Papper (kopia) Kronologiskt Enhetschef Vid inaktualitet Original sammanställs av nämnden eller PLUSenheten och bevaras där. Gallras när de inte längre behövs för det administrativa arbetet. Äldre 2(8)

3 Personakt äldreomsorgen Anmälan om enskilds behov av god man eller förvaltare Anmälningar enl 14 kap 2 SoL (Lex Sarah) Papper (kopia) Anmälningar enl Lex Maria Papper (kopia) Anmälningar och rapporter som ej tillhör ärende eller ger upphov till ärende Anmälningar och rapporter som tillhör ärende eller ger upphov till ärende Kronologiskt Avtal med utförare rörande individ Beslut /domar i förvaltningsdomstol Papper (kopia) Beslut från Försäkringskassan om personlig assistans Papper (kopia) Alla akter (papper och digitalt) gallras anteckning med undantag för personer födda den 5:e, 15:e och 25:e i varje månad eller akter enligt 12 kap 12 SoL. Akter som ska bevaras lämnas till kommunarkivet. Digitala akter ska raderas efter 5 år enl ovan eller i samband med leverans till kommunarkivet. Anmälan sänds till Överförmyndaren. Avser anmälningar som rör en enskild person. Vissa ärenden handläggs på PLUSenheten. Avser anmälningar som rör en enskild person. Vissa ärenden handläggs på PLUSenheten. 1 år Handlingarna förvaras i "slaskpärmen". Register över handlingarna bör upprättas enligt 15 kap 12 Sekretesslagen. Gallras av handläggare efter 1 år. 1 år efter avtalets utgång Gallras av handläggare 1 år efter avtalets utgång, dock senast anteckning. Äldre 3(8)

4 Beställning av beslutad insats Alfabetiskt Handläggare Vid inaktualitet Gallras när ny utredning genomförts och en ny beställning gjorts. Fullmakter Genomförandeplaner Papper (kopia) Vid inaktualitet Original förvaras hos utförare. Kopia gallras av handläggare vid inaktualitet dock senast anteckning. Handläggningsdokumentation rörande bistånd, insats och/eller service till enskild enl SoL och LSS Journalanteckningar Meddelanden och kommunikation om vårdplanering, (WebCare) Med ansökan, utredning, beslut, arbetsplan och övriga bilagor. Handläggare Vid inaktualitet Landstingsgemensamt system. Notering bör ske i personakten. Mottagningsbevis/delgivningsbevis Upprättade och inkomna handlingar av betydelse i ärende (Korrespondens) Upprättade och inkomna handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär 2 år Förekommer sällan. Gallras av handläggare efter 2 år dock senast anteckning. Vid inaktualitet Gallras av handläggare vid inaktualitet, dock senast anteckning. Äldre 4(8)

5 Överklagande med bilagor Äldre 5(8)

6 Enhetens Avgiftshandläggning administration Beslut om avgift Papper, Avgiftshandläggare/ i låst 5 år efter ärendet avslutats/ bevaras Beslut för personer födda den 5:e, 15:e och 25:e i varje månad ska bevaras och sändas till kommunarkivet tillsammans med personakten. Debiteringslistor Papper (kopia), områdesvis Avgiftshandläggare/ 1 år Listorna tas ut från ekonomisystemet Winsam. pärm Listorna gallras av handläggare efter 1 år. Inkomstförsäkran Avgiftshandläggare/ 2 år Underlag till avgiftsbeslut gallras av pärm handläggare efter 2 år. Registerkontroller som utgör underlag för beslut Vid inaktualitet Exv inkomstuppgifter hämtade från Försäkringskassan och andra registerkontroller av tillfällig betydelse och som direkt förs in i ProCapita. Trygghetslarm / telefon, rapport om installation / avinstallation Avgiftshandläggare 2 år efter avinstallation Korrespondens om funktion o dyl kan gallras vid inaktualitet. Underlag för debitering av avgift / Avgiftsunderlag från utförare Papper (Excelregister; TuppeN) Avgiftshandläggare 2 år Gallras av handläggare efter 2 år. Ev papperskopior av underlag kan gallras vid inaktualitet, förslagsvis 1 år. Äldre 6(8)

7 Färdtjänst Enhetens och administration riksfärdtjänst Ansökningar och beslut om riksfärdtjänst, med bilagor Ansökningar och utredning om färdtjänst, med bilagor Papper (kopia) Kronologiskt pärm Färdtjänstutredningar för hela Socialtjänsten handläggs av äldreenheten. Huvudmannaskapet för färdtjänsten är överlåten till Stockholms Läns Landsting. 5 år efter inaktualitet Vid inaktualitet Utredningen med ansökan sänds i original till Landstinget som fattar beslut i ärendet. Årsstatistik över riksfärdtjänst, översiktlig Årsstatistik från Stockholms Läns Landsting resp Statens institut för kommunikation (SIKA) Kronologiskt I pärm på enheten Översiktlig statistik tas sällan fram men då detta görs ska den bevaras och sändas till Kommunarkivet. Statistik över resor av enskilda brukare kan gallras vid insktualitet. Kronologiskt I pärm på enheten Vid inaktualitet Gallras av handläggare vid inaktualitet. Äldre 7(8)

8 Bostadsanpassningsbidrag och återanpassningsbidrag Beslut om bidrag Papper (kopia) (BAB) Efter fastighet akt i låst Lämnas till kommunarkivet 10 år efter beslutsårets utgång alt. efter att den sökande har avlidit eller flyttat. Sorteras efter år och fastighet. Om protokoll finns kan beslut gallras. Material och installationsdokumentation Efter fastighet akt i låst 10 år efter beslutsårets utgång Informationen behövs för framtida reparation och underhåll. Övriga handlingar kan eg. gallras redan efter 2 år men om det underlättar hanteringen kan de gallras efter 10 år. Akter där bidragsmottagaren avlidit följer samma bevarande och gallring som övriga. Register över åtgärdade fastigheter (BAB) Efter fastighet akt i låst Lämnas till kommunarkivet för bevarande. Statistiska sammanställningar Papper (kopia) (BAB) Valfri sortering Handläggare Statistik lämnas till Boverket. Informationen finns i systemet BAB och tas sällan ut på papper men då detta görs ska den bevaras och sändas till Kommunarkivet. Övriga handlingar, exv. ansökan med intyg (original) faktura (kopia) Papper (original, kopia), Efter fastighet akt i låst 2 år efter beslutsårets utgång Gallras av handläggare 2 år efter beslutsårets utgång. Handlingarna kan gallras senare om de behövs för Äldre 8(8)